Exact Globe+

Facturen versturen (EDI)

Introductie

Met behulp van EDI is het mogelijk om facturen te versturen. Voor het verwerken en verzenden van EDI-facturen dient een aantal stappen te worden doorlopen. Allereerst worden de facturen ingevoerd via menupad [Factuur, Invoer, Facturen]. Daarna worden de facturen afgedrukt en verwerkt via menupad [Factuur, Invoer, Afdrukken/verwerken]. De EDI-facturen dienen dan aangemaakt te worden via menupad [Add-on, Electronic Data Interchange, Exporteren, Facturen]. Daarna bestaat de mogelijkheid om een overzicht van de EDI-facturen op te vragen via menupad [Add-on, Electronic Data Interchange, Verslag, Facturen] en om de EDI-facturen vrij te geven [Add-on, Electronic Data Interchange, Vrijgeven, Facturen]. 

Uitleg van de velden

Invoeren facturen [Factuur, Invoer, Facturen]
Zodra voor een (EDI-)order een pakbon is aangemaakt, is de factuur op te vragen in menupad [Factuur, Invoer, Facturen]. Deze is op dezelfde manier opvraagbaar als een factuur die u zelf ingevoerd heeft. De EDI-gegevens zijn op de volgende plaatsen te vinden:

Factuurcode
Standaard zal hier Verkoopfactuur staan, maar er kan ook worden ingevoerd Credit factuur, Correctie factuur of Bonus factuur (deze dienen aangemaakt te worden in het onderhouden factuurcodes scherm). Dit zal invloed hebben op de code die in het EDI-bericht wordt meegegeven met betrekking tot het soort factuur.

Levering aan (bij backhauling)
Bij backhauling worden de bestelde goederen door de afnemer opgehaald bij de leverancier; de afnemer organiseert het transport. Bij backhauling vindt de wettelijke overdracht van de goederen plaats bij de leverancier. In dit veld wordt het adres gevuld dat overeenkomt met het EAN-adres dat bij de, uit de instellingen gekozen, backhauling debiteur is gevuld.

Notities
Indien de debiteur een “Doe-het-zelf” debiteur is en er wordt een gewenste afleverdatum, vroegste afleverdatum en/of laatste afleverdatum meegeleverd in het EDI-import bestand dan kunnen deze gegevens in het notitieveld uitgelezen worden.

Uw referentie
De inhoud van dit veld (Oorspronkelijk ordernummer) wordt overgenomen uit het gelijknamige veld in de kopregel van de bijbehorende order.

Leveringswijze
In dit veld wordt aangegeven of de factuur een normale levering of een crossdock levering betreft. Crossdocking is ook wel bekend als transitolevering, doorlevering of prepacking. Bij doorlevering worden goederen geleverd aan een distributiecentrum of magazijn, waarbij de goederen worden verpakt per eindbestemming. De goederen worden niet op voorraad gelegd, maar direct doorgeleverd naar de desbetreffende eindbestemming.

Raamordernummer
Het raamordernummer is te vinden onder de knop Condities in het veld ‘omschrijving 1’.

Klantreferentienummer
Het klantreferentienummer is te vinden onder de knop Condities en in het veld ‘omschrijving 2’

EAN code uiteindelijke bestemming
De EAN code uiteindelijke bestemming is te vinden onder de knop Condities in het veld ‘omschrijving 3’.

Ontvangstbevestiging
Indien de klant aangeeft dat een de ontvangst van de order bevestigd dient te worden, dan is via uw EDI-software middels de Aperak-module een ontvangstbevestiging verzonden.

Nulorder
Omdat nulorders in EDI berichten geen sub-regels bevatten en Exact altijd een sub-regel binnen een order nodig heeft, worden nulorders niet geimporteerd.

Aantal geleverd
De inhoud van het veld ‘Aantal geleverd’ wordt overgenomen van het veld ‘Oorspronkelijk aantal besteld’. U kunt dit veld nog wijzigen. De waarde die hier is ingevuld is de werkelijk geleverde hoeveelheid in aantallen. Dit veld wordt automatisch overgenomen uit Order.

Afdrukken facturen [Factuur, Invoer, Afdrukken/verwerken]
Bij het definitief afdrukken van facturen worden gegevens klaargezet voor verdere verwerking via EDI. Deze gegevens worden alleen klaargezet indien bij de betreffende factuurdebiteur de EDI-vertaaltabel is ingevuld.

Aanmaken EDI-facturen [Add-on, Electronic Data Interchange, Exporteren, Facturen, Exporteren]
De facturen die door het definitief afdrukken zijn klaargezet, kunnen vervolgens door deze functie worden omgezet in een bestand (inhouse-file) welke door de EDI software vertaald en verzonden kan worden. Na het uitvoeren van deze functie zult u merken dat er een nieuw bestand (FACTUUR.SDF) wordt aangemaakt in de gedefinieerde inhousedirectory. Telkens als u deze functie uitvoert, worden regels toegevoerd aan het bestand FACTUUR.SDF, totdat het bestand door de EDI-software is verzonden.

Gerelateerde onderwerpen

• Facturen invoeren
• Credit nota's aanmaken
• EDI: Instellingen