Er zijn twee manieren om uw facturen af te drukken. U kunt er voor kiezen om uw factuur direct na invoer af te drukken. Dit kunt u doen door, nadat u de laatste regel van de factuur heeft ingevoerd, op de werkbalk de button met het printersymbool te klikken. Deze button is alleen actief als u een factuurregel volledig heeft ingevoerd en de cursor op een nieuwe lege regel staat. Ook kunt u kiezen voor de knop 'Afdrukken' onderin het scherm om de factuur af te drukken.
U kunt ingevoerde facturen via het menupad [Compact, Factuur, Afdrukken/Verwerken] of (CAP). Bij het opstarten van deze functie krijgt u een scherm te zien waarin u bepaalde instellingen voor het afdrukken van facturen, zoals de lay-out en de factuurdatum, kunt ingeven en waarin u de gewenste facturen kunt selecteren. Dit scherm is uit meerdere secties opgebouwd, welke hieronder per sectie worden toegelicht.
Sectie Verwerken
Verwerken
U kunt hier aangeven of u proef of definitieve facturen wenst af te drukken.
Uitvoer
U kunt hier aangeven of de uitvoer moet worden afgedrukt op de printer of per e-mail moet worden verstuurd. Let op: Of er bij het mailen van de factuur tevens een factuur wordt afgedrukt op de printer is afhankelijk van de instelling ´Afdrukken layout bij e-mail´ in de factuurinstellingen.
Wanneer u de optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de factureringsmethode gebruikt die u bij het onderhoud van de relatie op het tabblad 'Financieel' heeft geselecteerd.
Printer selectie
Hier kunt u de printer selecteren die u wilt gebruiken voor het definitief afdrukken van de facturen.
Factuurdatum
Hier geeft u aan welke factuurdatum er bovenin de factuur dient te komen. Standaard staat hier de datum van vandaag. Deze datum is bepalend voor de verdere verwerking.
Lay-out
In dit veld kiest u de gewenste lay-out voor de af te drukken facturen. U kunt een lay-out selecteren door op het vergrootglas te drukken.
Begeleidend schrijven
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld. Dit veld is alleen wijzigbaar wanneer op het tabblad 'Geavanceerd' de optie 'Debiteurenlay-out-koppelingen' is uitgevinkt.
Tabblad Algemeen
Op het tabblad 'Algemeen' worden de belangrijkste gegevens voor het afdrukken van facturen weergegeven. Dit tabblad is opgedeeld in een aantal onderdelen.
Sectie Selectie
Factuurcode
Selecteer hier de juiste factuurcode indien u een specifieke factuur wenst af te drukken.
Verzendmethode
Met deze optie kunt u een selectie maken op de verzendmethode van de relatie. Alleen de facturen voor de relaties waarbij deze verzendmethode is geselecteerd, worden getoond.
Uw referentie
U kunt zoeken naar de referentie die uw relatie heeft toegekend aan de transactie, uw referentie.
Volgnummer
Als extra criterium kunt u het volgnummer, of een selectie ervan, opgeven. Standaard staat deze optie op 'Alle'.
Zoeken
Nadat u de selectiecriteria heeft aangepast kunt u middels deze knop de facturen zoeken.
Filter
Met deze knop kunt u de filtercriteria tonen of verbergen. Door het verbergen van de filtercriteria beschikt u over meer ruimte om de gewenste facturen te selecteren. Wanneer u de filtercriteria heeft verborgen kunt u aan
het vinkje met de tekst "In gebruik" zien zien of het filter in gebruik is
Wissen
Met deze knop kunt u de filtercriteria wissen.
Tabblad E-mail
De velden op dit tabblad zijn alleen actief bij het verwerken van een definitieve factuur en wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'Op basis van relatie' of 'E-mail' heeft geselecteerd.
Email type
De optie Begeleidend schrijven wordt
geselecteerd als u Begeleidend schrijven hebt
geselecteerd bij Verkoopfactuur onder het gedeelte E-mailinstellingen
bij Systeem > Algemeen > Instellingen >
Documentinstellingen. De optie E-mail template
wordt geselecteerd als u E-mail template hebt geselecteerd
bij Verkoopfactuur onder het gedeelte E-mailinstellingen
onder Systeem > Algemeen > Instellingen >
Documentinstellingen.
Opmerking: Dit veld kan niet worden bewerkt.
Begeleidend schrijven
Type of selecteer een begeleidende brief voor de factuur.
Opmerking:
Dit veld is alleen beschikbaar als u de optie Definitief
selecteert bij Verwerken en E-mail
als Uitvoer in de sectie Verwerken.
U moet ook de optie Begeleidend schrijven selecteren
bij Verkoopfactuur onder het gedeelte E-mailinstellingen
bij Systeem > Algemeen > Instellingen >
Documentinstellingen.
E-mail template
Typ of selecteer een e-mail template dat u wilt gebruiken wanneer
u de factuur naar de ontvanger e-mailt.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u
de optie Definitief selecteert bij Verwerken
en E-mail als Uitvoer in de
sectie Verwerken. U moet ook de optie E-mail
templateVerkoopfactuur
onder het gedeelte E-mailinstellingen bij Systeem
> Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen. U kunt
de e-mail template maken bij Verkoopfactuur via Systeem
> Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen.
E-mailadres
U kunt hier aangeven naar welk e-mailadres de factuur moet worden gestuurd. Dit veld kunt u alleen invullen als u bij 'Verwerken' de opties 'Definitief' en 'E-mail' heeft aangevinkt.
Hier wordt standaard het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon van de factuurdebiteur gevuld. U kunt dit aanpassen of e-mailadressen toevoegen (gescheiden door een punt komma).
Opmerking: Dit veld kan niet worden bewerkt en toont Meerdere records als u
meerdere records hebt geselecteerd.
CC
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een kopie van de
factuur naar die persoon te sturen. Om een kopie van de factuur naar meer dan
één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk e-mailadres dat u
toevoegt.
Opmerking: Dit veld kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt
geselecteerd.
BCC
Typ het e-mailadres van een ontvanger om een blinde kopie
van de factuur naar die persoon te sturen. Om een blinde kopie van de factuur
naar meer dan één ontvanger te sturen, typt u een puntkomma (;) na elk
e-mailadres dat u toevoegt.
Opmerking: Dit veld kan niet worden bewerkt als u meerdere records hebt
geselecteerd.
Onderwerp: Inclusief
Hier kunt u aangeven welke referentie van de factuur u in het onderwerp van de e-mail wilt opnemen. Vervolgens kunt u bij het veld 'Onderwerp' de gewenste omschrijving voor het onderwerp van de e-mail. Het onderwerp van de e-mail bestaat dan uit het opgegeven onderwerp, met daarachter de geselecteerde referentie. In dit veld heeft u de keuze uit de volgende opties:
- Geen: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail alleen uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp'.
- Onze ref.: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter het onze referentie nummer van de factuur.
- Uw referentie. Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter de uw referentie van de factuur.
- Omschrijving: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter de omschrijving van de factuur.
- Ordernr.: Met deze optie bestaat het onderwerp van de e-mail uit de omschrijving uit het veld 'Onderwerp' met daarachter het ordernummer van de factuur.
Onderwerp
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail ingeven. het onderwerp van de e-mail zal standaard gevolgd worden door het referentienummer van de factuur dat u bij het veld 'Onderwerp: Inclusief' heeft geselecteerd.
Altern. omschr.
Naast de standaardomschrijving die geplaatst kan worden in de onderwerpsregel, kunt u hier nog een extra omschrijving ingeven ter verduidelijking voor de te versturen e-mail. Deze omschrijving wordt onderaan de e-mail getoond.
eFactuur
Deze optie is alleen actief wanneer u bij het veld 'Uitvoer' de optie
'E-mail' heeft geselecteerd. Hier kunt u aangeven of u het een XML bestand van
de factuur wilt meesturen als bijlage. Uw klant kan deze bijlage vervolgens
importeren in zijn/haar systeem. Afhankelijk van het land van de debiteur is
dit XML bestand opgemaakt volgens een bepaald formaat:
- Nederland:
UBL formaat (Universal Business Language), Of de factuur in het SI-UBL2.0
of SI-UBL2.1 formaat wordt verstuurd is afhankelijk van welk formaat u heeft
geselecteerd bij het onderhoud van de debiteur. Voor meer informatie, zie de
uitleg bij het pictogram
achter het veld 'eFactuur' in de sectie 'Factuur' op het
tabblad 'Logistiek' bij het onderhoud van de
debiteur, of in de sectie 'Order-Factuur' op het tabblad 'Financieel' bij het onderhoud van de
relatie.
- België: Of de factuur in het
fInvoice formaat of
SI-UBL2.1 formaat wordt verstuurd is afhankelijk van welk formaat u heeft
geselecteerd bij het onderhoud van de debiteur. Voor meer informatie, zie
de uitleg bij het pictogram
achter het veld 'eFactuur' in de sectie 'Factuur' op het
tabblad 'Logistiek' bij het onderhoud van de
debiteur, of in de sectie 'Order-Factuur' op het tabblad 'Financieel' bij het onderhoud van de
relatie.
- Spanje: eFactura
formaat
Dit betreft algemene formaten die zijn ontwikkeld door overheden/instanties.
Exact Compact biedt de mogelijkheid om met deze formaten te werken, maar heeft
verder geen invloed op het formaat zelf. Meer informatie over deze formaten kunt
u vinden op Internet of bij de betreffende instanties.
Alle factuurbijlagen toevoegen
Schakel dit selectievakje in om alle bijlagen op te nemen die zijn gekoppeld aan verkoopfacturen die naar uw klanten worden gemaild.
Nieuwe bijlage toevoegen aan facturen
Klik op het bijlagepictogram om een nieuwe bijlage toe te voegen aan verkoopfacturen die naar uw klanten worden gemaild.
Tabblad Vrije tekst
Vrije tekstregels afdrukken
Indien u vrije tekstregels wenst af te drukken dan kunt u dat hier markeren. Vrije tekstregels kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor feestdagen of het aankondigen van aanbiedingen.
Vrije tekstegel 1, 2 en 3
Hier heeft u de mogelijkheid om 3 vrije tekstregels in te geven die u op de factuur kunt laten afdrukken .
Tabblad Geavanceerd
Debiteurenlay-out koppeling
De optie 'debiteurenlay-out koppeling zorgt ervoor dat bij het afdrukken van de factuur de gedefinieerde lay-out wordt gebruikt die op de debiteurenkaart is aangegeven.
Verkoopboek
Hier kunt u het dagboek voor verkopen ingeven voor het afdrukken van facturen. Dit dagboek wordt gebruikt voor het aanmaken van de journaalposten.
Memoriaal
Hier kunt u het dagboek voor het memoriaal ingeven voor het afdrukken van facturen. Dit dagboek wordt gebruikt voor het aanmaken van de journaalposten. Dit dagboek wordt alleen gebruikt indien u werkt met voorraadbeheer. In Exact Compact Factuur zal er derhalve geen gebruik worden gemaakt van dit memoriaaldagboek. Desalniettemin dient dit verplichte veld te worden ingevuld.
Tabblad Voortgang
Het tabblad 'Voortgang' is van belang indien facturen niet of niet goed worden afgedrukt. U vindt in dit tabblad de reden van het niet afdrukken onder de optie 'resultaten'.Tevens kunt u onder de optie 'fouten' achterhalen waarom een fatuur niet is afgedrukt. Onderaan vindt u de knop 'verslag genereren'.Hiermee kunt u een verslag van de voortgang exporteren naar Microsoft Excel zodat u het voortgangsverslag af kunt drukken.