Exact Globe+

Interne en externe projecttarieven vastleggen in E-Project.

Introductie

Exact Globe Next hanteert een duidelijke tariefstructuur voor het realiseren van werkzaamheden op uw projecten. Met behulp van deze tariefstructuur kunt u zowel een interne als een externe tariefstructuur vastleggen.
De interne tariefstructuur bepaalt de kosten die u maakt tijdens het realiseren van werkzaamheden op uw project. Met behulp van de externe tariefstructuur kunt uw tarieven vastleggen die het uiteindelijk te factureren bedrag bepalen.
Dit document geeft u inzicht in de wijze waarop u in Exact Globe Next vanaf release 360 de interne en externe tarieven vastlegt en welke prioriteit het programma hanteert bij het bepalen van deze tarieven bij het boeken van de kosten en het opmaken van het factuurvoorstel waaruit de factuur voortkomt.
Werkt u nu met release 351 dan zult u gebruik dienen te maken van het document 'Tariefstructuur in E-project t/m release 351'

Uitleg

Voordat u kunt beginnen met het realiseren en factureren van werkzaamheden/activiteiten op uw projecten dienen er een aantal gegevens vastgelegd te worden. Hieronder volgen de belangrijkste randvoorwaarden waaraan de projectadministratie moet voldoen voordat u er goed mee kunt werken:

• Medewerkers;
• Activiteiten/materialen;
• Projectonafhankelijke interne tarieven;
• Projectafhankelijke interne tarieven;
• Projectonafhankelijke externe tarieven;
• Projectafhankelijke externe tarieven.

Medewerkers
Zoals gezegd zijn je medewerkers een essentieel onderdeel van de projectadministratie. Voordat er op medewerkers gepland, realiseert en gefactureerd kan worden, dient u een werkrooster aan te leggen, MRS te genereren en de medewerker als crediteur in de administratie bekend te maken.

Activiteiten/materialen
Een ander essentieel onderdeel zijn de activiteiten en materialen die uw medewerkers uitvoeren en verbruiken.

Prioriteitstelling interne tarieven
Bij het realiseren van activiteiten en/of materialen zal het programma direct het interne tarief voor de betreffende activiteit en/of materiaal bepalen aan de hand van de volgende prioriteitstelling.

• Projectafhankelijke interne tarieven:
  1. is er een intern tarief gedefinieerd per project activiteit en/of materiaal per medewerker;
  2. is er een intern tarief gedefinieerd per project per activiteit en/of materiaal;
  3. is er een intern tarief gedefinieerd per project per medewerker.
  
• Projectonafhankelijke interne tarieven:
  4. is er een intern tarief gedefinieerd per activiteit en/of materiaal per medewerker;
  5. is er een intern tarief gedefinieerd per medewerker. 

Bij het bepalen van het tarief heeft tarief 1. de hoogste prioriteit. Als de ingevoerde gegevens niet aan deze criteria voldoen, zoekt het programma de lijst af naar het juiste tarief. Tarief nummer 5 heeft daarmee automatisch de laagste prioriteit.
In het document 'Hoe wordt het project tarief bepaald in Globe' kunt u een schema vinden waarin de prioriteitstelling wordt toegelicht.

Vastleggen van projectafhankelijke interne tarieven
Wanneer u voor specifieke projecten interne tarieven per medewerker, activiteit of combinatie wilt vastleggen, kunt u gebruik maken van de projectafhankelijke tarieven die u ook per project vastlegt. Deze interne tarieven per project zijn een verdieping van de basistariefstructuur zoals hierboven is beschreven.

Intern tarief per project per activiteit en/of materiaal per medewerker
Via het tabblad 'Tarieven' bij het onderhoud van een project kunt u het tarief per project per activiteit en/of materiaal per medewerker vastleggen. Bij het realiseren van deze activiteiten en/of materialen voor een bepaalde medewerker op dit project zal het programma het tarief hanteren dat u hier heeft gedefinieerd.

Intern tarief per project per activiteit en/of materiaal
Via het tabblad 'Tarieven' bij het onderhoud van een project kunt u het tarief per project per activiteit en/of materiaal vastleggen.

Intern tarief per project per medewerker
Via het tabblad 'Tarieven' bij het onderhoud van een project kunt u het tarief per project per medewerker vastleggen. Bij het realiseren van activiteiten en/of materialen voor een bepaalde medewerker op dit project zal het programma het tarief hanteren dat u hier heeft gedefinieerd.

Vastleggen van projectonafhankelijke interne tarieven
Indien u kosten van medewerkers, activiteiten en materialen in uw projectadministratie wilt registreren, zult u vaak met deze interne basistariefstructuur beginnen.

Intern tarief per activiteit en/of materiaal per medewerker
Op de medewerkerstamkaart kunt u via de knop 'Activiteit' activiteiten en de kostprijs van deze activiteit per medewerker vastleggen. Wanneer er geen van de projectafhankelijke interne tarieven zijn gedefinieerd, zal het programma bij het realiseren van de activiteiten van deze medewerker de vastgelegde kostprijs voor de betreffende activiteit hanteren.

Intern tarief per medewerker
Op de medewerkerstamkaart kunt u op het tabblad ' Extra' een intern tarief definiëren. Wanneer er geen van de vorige interne tarieven zijn gedefinieerd, zal het programma bij het realiseren van de activiteiten dit tarief hanteren.

Prioriteitstelling externe tarieven
Bij het samenstellen van het factuurvoorstel zal het programma het externe tarief voor de activiteiten en/of materialen bepalen aan de hand van de volgende prioriteitstelling:

• Projectafhankelijke externe tarieven:
  1. is er een tarief gedefinieerd per project per artikel per medewerker;
  2. is er een tarief gedefinieerd per project per artikel;
  3. is er een tarief gedefinieerd in de template van het moederproject (maximaal één niveau);
  
• Projectonafhankelijke externe tarieven vastgelegd d.m.v. E-Prijsbeheer:
  4. is er een tarief gedefinieerd per artikel per klant (Prijsafspraak);
  5. is er een tarief gedefinieerd per artikel per categorie (Prijslijst);
• Projectonafhankelijke externe tarieven activiteiten en/of materialen:
  6. is er een tarief gedefinieerd per artikel;
  7. is er een standaard tarief gedefinieerd per medewerker.

Bij het bepalen van het tarief heeft tarief 1. de hoogste prioriteit. Als de ingevoerde gegevens niet aan deze criteria voldoen, zoekt het programma de lijst af naar het juiste tarief. Tarief nummer 7 heeft daarmee automatisch de laagste prioriteit.

Vastleggen van projectafhankelijke externe tarieven
Wanneer u voor specifieke projecten externe tarieven wilt vastleggen, dan kunt u gebruik maken van de volgende tarieven.

Extern tarief per activiteit en/of materiaal per medewerker per project
Via het tabblad 'Tarieven' op de projectstamkaart kunt u het externe tarief per activiteit en/of materiaal per medewerker per project vastleggen.

Extern tarief per activiteit en/of materiaal per project
Via het tabblad 'Tarieven' op de projectstamkaart kunt u het externe tarief per activiteit en/of materiaal per project vastleggen.

Vastleggen van projectonafhankelijke externe tarieven
Wanneer u voor uw projecten een externe basistariefstructuur wilt vastleggen per activiteit of materiaalartikel kunt u gebruik maken van de hier beschreven mogelijkheden.

Hieronder volgen een aantal projectonafhankelijke externe tarieven die alleen beschikbaar zijn als u de module E-Prijsbeheer in licentie heeft. Met behulp van deze module legt u prijslijsten en prijsafspraken vast waarmee u kortingen over bepaalde periodes en voor uw debiteuren vastleggen.

Extern tarief voor een activiteit en/of materiaal gedefinieerd in een prijslijst gekoppeld aan een debiteur
Wanneer een prijslijst is aangelegd en gekoppeld is aan een debiteur.

Extern tarief voor een activiteit en/of materiaal gedefinieerd in een prijslijst met classificatie
Om specifieke debiteurengroepen kortingen te geven is het mogelijk om prijslijsten aan te maken door een classificatie, een land en/of een valutacode mee te geven. Het is van groot belang dat deze drie factoren correct worden ingevoerd bij de inrichting van de debiteuren. Is er bij het opvragen van het factuurvoorstel geen van de hierna volgende tarieven aanwezig, dan zal het programma de verkoopprijs uit de prijslijst met bijv. de classificatie hanteren.

Extern tarief voor activiteit en/of materiaal gedefinieerd in een prijslijst zonder classificatie
Om voor een bepaalde periode kortingen vast te leggen voor uw activiteiten en/of materialen kunt u een prijslijst aanleggen zonder classificatie. Is er bij het opvragen van het factuurvoorstel geen van de hierna volgende tarieven aanwezig, dan zal het programma de verkoopprijs uit de prijslijst zonder classificatie hanteren.

Extern tarief voor een activiteit en/of materiaal gedefinieerd in een prijsafspraak voor de debiteur
Naast het aanmaken van de hierboven genoemde prijslijsten is het mogelijk om per debiteur prijsafspraken aan te maken. Een prijsafspraak is dus een uitzondering op een prijslijst omdat u deze voor slechts één debiteur aanmaakt. Ook een prijsafspraak kunt u aanleggen voor een bepaalde geldigheidsduur en verschillende eenheden.
Is er bij het opvragen van het factuurvoorstel geen van de hierna volgende tarieven aanwezig, dan zal het programma de verkoopprijs uit de prijsafspraak voor de debiteur hanteren.

Extern tarief per medewerker
Op het tabblad 'Extra' van het onderhoud van een medewerker kunt u een uurartikel koppelen. De verkoopprijs van dit uurartikel gebruikt het programma voor het opstellen van het factuurvoorstel voor de gerealiseerde uren van deze medewerker als er geen van de hierna volgende tarieven aanwezig zijn.

Extern tarief per activiteit
In het onderhoud van het uurartikel kunt u een verkoopprijs opgeven. Deze verkoopprijs hanteert het programma bij het opstellen van het factuurvoorstel voor alle realisaties voor deze activiteit als er geen van de hierna volgende tarieven aanwezig zijn.