De debiteuren-/crediteurenkaart tonen

Links wordt informatie getoond van de debiteur of crediteur waarvoor u de kaart heeft opgevraagd. Hier wordt de naam van de hoofdcontactpersoon getoond en het telefoonnummer, plaatsnaam en land die u bij het onderhoud van het factuuradres heeft opgegeven. Tevens word het type en de status van de relatie getoond.

Rechts heeft u een aantal selectiecriteria. U heeft de keuze uit een beknopte en een uitgebreide versie. U kunt wisselen tussen beide versies, door te klikken op het pictogram . 

Datum

In dit veld kunt u een datumtraject opgeven waarvoor u de mutaties op deze debiteur of crediteur wilt opvragen. Standaard wordt hier het datumtraject gevuld zoals u dat in het selectiescherm heeft gedefinieerd.

Boekjaar/Periode van/t/m

Deze velden zijn alleen beschikbaar wanneer u bij 'Traject' de optie 'Periode' selecteert. Met deze velden kunt u een selectie maken op een specifiek boekjaar en een periode of een reeks periodes. Alleen de gegevens die binnen dit traject vallen worden getoond.

Tonen

In dit veld kiest u één van de opties 'Kaart', 'Te vorderen' ('Te betalen') 'Factuurlijst' of 'Alle'. Als u 'Kaart' kiest, ziet u van de geselecteerde debiteur (crediteur) alle mutaties die op de kaart staan, ongeacht of dit openstaande posten zijn of niet.
Het kan handig zijn om alleen de openstaande posten te tonen. Bij de debiteurenkaart kiest u dan 'Te vorderen', bij de crediteurenkaart 'Te betalen'.
Als u 'Factuurlijst' selecteert, worden alle facturen en betalingen/ontvangsten getoond. Ook de facturen die reeds afgeletterd zijn met een betaling/ontvangst. Als u 'Alle' kiest, krijgt u van de mutaties op het scherm alle transacties te zien. Deze transacties zijn opgebouwd uit alle regels met dezelfde waarde voor 'Onze referentie'.

Groepeer op

U kunt de mutaties in dit overzicht groeperen op de volgende criteria (welke criteria beschikbaar zijn, is afhankelijk van de optie die u kiest bij 'Transactie'):

Geen (Onze ref.+boekstuknr) Onze referentie Uw referentie Betalingsreferentie Selectiecode Opdrachtnummer Afletter ID Kostenplaats Kostendrager Medewerker Project Rekening Dagboek Activa

Balans / Verlies en winst Hoofd paragraaf Paragraaf Sub paragraaf Tegenrekening Valuta Periode Datum Week Maand Kwartaal Jaar Valuta

Op welke criteria u kunt groeperen, is afhankelijk van uw licentie. Als u bijvoorbeeld geen Project in uw licentie heeft, kunt u daar ook niet op groeperen.

Als u voor een groepering heeft gekozen, ziet u onderin de knoppenbalk veranderen. Als u vervolgens een regel selecteert, wordt de knop 'Zoomen' actief. Als u hiervoor kiest, wordt de debiteurenkaart in een nieuw scherm geopend met zijn oorspronkelijke knoppen. Het enige verschil is dat de groepering dan op 'Geen' staat en in het filter de waarde is ingevoerd van de regel waarop u bent doorgezoomd. Als u bijvoorbeeld groepeert op debiteur en u zoomt door, wordt de geselecteerde debiteur ingevuld in het filter.

Transactie

In dit veld heeft u de mogelijkheid om te filteren op specifieke soort mutaties. Zo krijgt bij een verkoopfactuur de boeking op de debiteurenrekening het type 'Verkoopfactuur' mee. Als u filtert op dit type, ziet u vervolgens alleen mutaties van het type 'Verkoopfactuur'. Andere typen zijn:

• Creditfactuur verkoop: dit type wordt gekoppeld aan de debiteurenrekening bij het invoeren van een creditnota van een verkoopfactuur.
• Toeslag (financieel): dit type wordt gekoppeld aan de korting/toeslag die u bij een verkoopfactuur heeft opgegeven.
• Inkoopfactuur: dit type wordt gekoppeld aan de crediteurenrekening bij het invoeren van een inkoopfactuur.
• Creditfactuur inkoop: dit type wordt gekoppeld aan de crediteurenrekening bij het invoeren van een creditnota van een inkoopfactuur.
• Betaling: dit type wordt gekoppeld aan de bankrekening bij het invoeren van een betaling aan een crediteur.
• Ontvangst: dit type wordt gekoppeld aan de bankrekening bij het invoeren van een ontvangst van een debiteur.
• Leveringen: dit type wordt gekoppeld aan een levering op een voorraadrekening (met de logistieke modules).
• Retouren: leveringen: dit type wordt gekoppeld aan een retour van een klant op een voorraadrekening (met de module E-Retour). 
• Ontvangst: dit type wordt gekoppeld aan een ontvangst op een voorraadrekening (met de logistieke modules).
• Retouren: ontvangst: dit type wordt gekoppeld aan een retour aan een leverancier op een voorraadrekening (met de module E-Retour). 
• Tellingen: dit type wordt gekoppeld aan een telling op een voorraadrekening (met de logistieke modules).
• Salaris: dit type wordt gekoppeld aan salarisboekingen (met E-Salaris).
• Herwaardering: dit type wordt gekoppeld bij het verwerken van een herwaardering (met E-Activa en/of E-Valuta).
• Afstoting: dit type wordt gekoppeld bij het verwerken van een verkoop van een activum (met E-Activa).
• Overige: dit type wordt gebruikt voor overige boekingen.
• Stornoboeking: dit type wordt gekoppeld al u een stornoboeking aanmaakt.

Traject

Middels deze optie kunt u aangeven of u de gegevens op 'Datum', 'Rapportage datum', 'Periode' of 'Leverdatum' wilt sorteren en filteren. Het datum traject van de geselecteerde optie wordt overgenomen in afdruk overzichten. Wanneer u hier de optie 'Periode' selecteert worden tevens de velden 'Boekjaar' en 'Periode van / t/m' beschikbaar waar u vervolgens een selectie kunt maken op een boekjaar en een periode of een reeks periodes. De optie 'Leverdatum' is alleen beschikbaar wanneer u bij 'Tonen' de optie 'Kaart' heeft geselecteerd. Standaard wordt hier het traject gevuld zoals u dat in het selectiescherm heeft gedefinieerd.

Onverwerkt

Als dit veld niet aangevinkt is, worden alleen verwerkte boekingen getoond. Als u dit veld wel aanvinkt, worden ook niet-verwerkte boekingen getoond.

Filter

Met de knop 'Filter' kunt u een aantal selectie criteria tonen/verbergen. Aan de hand van deze selectie criteria kunt u gericht naar een boeking zoeken.

De aanvullende mogelijkheden onder het pictogram  zijn afhankelijk van de wijze waarop u de debiteurenkaart opvraagt. Indien u voor de optie 'te vorderen' kiest, vindt u een aantal opties onder het pictogram .

Betalingen onderweg

U kunt hier aangeven of u de betalingen onderweg al dan niet wilt tonen op de debiteurenkaart. U kunt hier tevens kiezen voor het uitsluitend tonen van betalingen onderweg. Deze optie kunt u alleen gebruiken wanneer u in de instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bankinstellingen] gekozen heeft om betalingen niet te journaliseren naar een rekening ' Betalingen Onderweg'.

Te factureren

U kunt hier aangeven of u de nog te factureren posten op de debiteurenkaart wilt tonen. Het gaat hierbij om ingevoerde facturen voor deze debiteur, die nog niet definitief zijn afgedrukt en die daardoor nog niet in de financiële administratie zijn opgenomen.

Te ontvangen facturen

Op de crediteurenkaart kunt u middels de optie aangeven dat u de nog te ontvangen facturen wilt tonen. De getoonde gegevens zijn gebaseerd op de ingevoerde bestellingen/ontvangsten waar u nog een inkoopfactuur voor kunt verwachten.

Tonen: Afgeletterd & Niet afgeletterd

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u bij 'Tonen' de optie 'Te betalen' of 'Te vorderen' heeft geselecteerd. Wanneer u deze optie aanvinkt, worden onder de 'Te vorderen' optie alle boekingen op deze debiteur getoond, dus ook de reeds afgeletterde posten. Wanneer u alleen de openstaande posten wilt zien, dient u deze optie niet aan te vinken.

Wanneer u deze optie heeft aangevinkt en wanneer u bij 'Groepeer op' de opties 'Geen' of 'Afletter ID' heeft geselecteerd kunt u tevens de kolommen 'Afgeletterd: Door' en 'Afgeletterd: Datum' toevoegen. In die kolommen kunt u zien wie wanneer de posten heeft afgeletterd.

Tonen begin- en eindsaldo

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u een selectie heeft gemaakt op een datumtraject of rapportage-datumtraject. Wanneer u alleen een selectie heeft gemaakt op de einddatum is deze optie niet beschikbaar. Daarnaast dient de optie 'Tonen: Afgeletterd & Niet afgeletterd' aangevinkt te zijn om over dit veld te beschikken. Hiermee kunt u aangeven of u het begin- en eindsaldo van het opgegeven datumtraject wenst te tonen op de debiteuren/crediteurenkaart. Vinkt u deze optie aan dan wordt het begin- en eindsaldo getoond, vinkt u de optie uit dan wordt het begin- en eindsaldo niet getoond, maar alleen het saldo van de regels die binnen het datumtraject vallen. 

Tonen: Analytische waarden

Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u de analytische waarden Project, Kostenplaats en Kostendrager tonen. Hiervoor dient u de betreffende kolommen wel aan het overzicht toe te hebben gevoegd.

Zoeken, Vorige, Volgende, Rijen

Wanneer u bij 'Tonen' (boven in het scherm) de optie 'Kaart' heeft geselecteerd beschikt u over de knoppen 'Zoeken', 'Vorige' en 'Volgende'. Wanneer een debiteuren/crediteurenkaart veel regels bevat worden deze als pagina's getoond. In het veld rijen kunt u aangeven hoeveel rijen u wenst te tonen per pagina. Middels de knoppen 'Vorige' en 'Volgende' kunt u naar de vorige en volgende pagina bladeren. Desgewenst kunt u in het veld 'Rijen' een ander aantal invullen en middels de knop 'Zoeken' de gewenste resultaten tonen. Deze opties zijn alleen beschikbaar wanneer u groepeert 'Geen'.

Overeenstemmende transacties

Deze knop is alleen aanwezig wanneer u bij 'Tonen' (boven in het scherm) de optie 'Te vorderen' of 'te betalen' heeft geselecteerd en u de optie 'Tonen: Afgeletterd & Niet afgeletterd' heeft aangevinkt. Deze knop is alleen actief wanneer u een regel heeft geselecteerd. Met deze knop kunt u de posten bekijken waarmee de geselecteerd regel is afgeletterd. Wanneer u bijvoorbeeld een bankontvangst heeft afgeletterd met meerdere facturen dan kunt u de regel van de bankontvangst selecteren en met deze knop kunt u dan de facturen tonen waarmee de bankontvangst is afgeletterd. U kunt ook de regel een factuur selecteren en middels deze knop de ontvangst en andere facturen (waarmee deze is afgeletterd) tonen. Wanneer de selectie van afgeletterde posten wordt getoond, kunt u dit ongedaan maken door nogmaals op deze knop te klikken.

Andere kortingen

Deze knop is alleen aanwezig wanneer u bij 'Tonen' (boven in het scherm) de optie 'Te vorderen' of 'te betalen' heeft geselecteerd. Deze knop is alleen actief wanneer u een regel selecteert met de soort transactie 'Korting/Toeslag'. Met deze knop kunt u eventuele andere kortingen voor deze factuur bekijken. Bij het onderhoud van de betalingscondities kunt u meerdere kortingen definiëren. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld aangeven dat er 10 % korting wordt verleend als de factuur binnen 10 dagen wordt voldaan, 5% wanneer deze binnen 15 dagen wordt voldaan en 2% wanneer deze binnen 20 dagen wordt voldaan. Op de debiteuren/crediteurenkaart wordt slechts één kortingspercentage getoond. Wanneer u de regel van deze korting selecteert kunt u met deze knop de andere kortingspercentage bekijken. Deze worden getoond in de sectie 'Andere kortingen' die dan zichtbaar wordt op de debiteuren/crediteurenkaart. 

Filter

Met de knop 'Filter' kunt u aan de hand van diverse zoekvelden gericht naar een boeking zoeken.

Sectie Mutatiescherm

Dit overzicht geeft de mutaties op de kaart weer. U kunt de mutaties bewerken door een regel te selecteren en vervolgens op een van de functieknoppen onder aan het scherm te klikken.
De verschillende kolommen die u in de selectieschermen ziet, kunt u naar eigen inzicht indelen. Die indeling wordt ook overgenomen op een eventuele export die u naar Excel maakt.

Rijen

In dit veld staat het aantal rijen dat op dit moment getoond wordt. Dit aantal is afhankelijk van de geselecteerde opties. Het kan voorkomen dat het aantal getoonde regels niet altijd overeenkomt met het aantal dat u bij 'Rijen' boven in het scherm heeft ingevuld. Dit heeft te maken met hoe de gegevens worden gesorteerd. Wanneer u bijvoorbeeld sorteert op 'Onze ref', en regel 500 en 501 hebben beide dezelfde onze ref., dan worden er 501 regels getoond.

Verborgen

Indien u gebruik maakt van beveiligingsniveaus wordt hier het totaalbedrag getoond van de transacties waarvoor uw beveiligingniveau niet voldoende is.

Vreemde valuta

Deze knop is alleen beschikbaar als er boekingen in meerdere valuta aanwezig zijn. Middels deze knop kunt u de kaart groeperen op de valutacode. 

Betalingen en ontvangsten.

Deze knop is alleen aanwezig wanneer u boven in het scherm bij 'Tonen' de optie 'Factuurlijst' heeft geselecteerd. Deze knop is alleen actief wanneer er meerdere betalingen/ontvangsten in vreemde valuta zijn afgeletterd met een factuur. Met deze knop opent u een detailscherm waarin informatie wordt getoond over de betalingen/ontvangsten.

Sectie Andere kortingen

In deze sectie worden Andere kortingen getoond die voor een factuur van toepassing zijn. Met de knop 'Andere kortingen' kunt u deze sectie tonen of verbergen.

Actualiseren

Deze knop gebruikt u om het scherm te vernieuwen. Als u een bewerking heeft gemaakt die niet direct zichtbaar is, kunt u deze knop gebruiken om de verandering zichtbaar te maken.

Afdrukken

Via deze knop kunt u de betreffende debiteuren/crediteurenkaart afdrukken.

Exporteren

Met deze knop exporteert u het actuele overzicht direct naar Excel. U kunt de gegevens vervolgens in Excel bewerken om ze te naar wens weer te geven.

Grafiek

Met deze knop drukt krijgt u in Excel een overzicht met de grootboektotalen per debiteur/crediteur. Nadat u op deze knop gedrukt heeft verschijnt er een scherm met verschillende criteria:

Groepeer op

U kunt hier aangeven hoe u de gegevens wilt groeperen. U kunt groeperen op:

• Geen
• Kostenplaats
• Project
• Medewerker
• Magazijn
• Valuta
• Vrije velden

Vergelijking

Met deze optie kunt u aangeven waarmee u de te tonen gegevens wilt vergelijken. U kunt vergelijken met:

• Geen
• Budget
• Vorig jaar
• Alle

Trendline

Middels deze optie kunt u aangeven of u een trendlijn in het overzicht wilt tonen. De trendlijn is een grafische vertegenwoordiging van tendensen van uw gegevens. U kunt deze gebruiken om toekomstige waarden te voorspellen. Een dergelijke analyse wordt ook wel regressieanalyse genoemd. Door regressieanalyse te gebruiken kunt u een trend in een grafiek doortrekken om zo toekomstige waarden te voorspellen.

Schaal

Hier kunt u de schaal aangeven. U kunt aangegeven of u de gegevens per maand, periode, kwartaal of jaar wilt bekijken.

Datum

Wanneer u de gegevens binnen een specifiek datumtraject wilt opvragen kunt u dat hier aangeven.

Notitie

Als u een regel selecteert waar een notitie bij staat, kunt u die notitie via deze knop tonen. Bij regels die nog geen notitie hebben, kunt u met deze knop een nieuwe notitie aanmaken. Het notitieveld is doorlopend, dat betekent dat notities altijd in een veld blijven staan en dus worden aangevuld wanneer men een notitie toevoegt.

Bijlage

Voor de bijlage geldt hetzelfde als voor de notities. U kunt met deze knop een bijlage aan een bepaalde regel toevoegen. Dit kan elk willekeurig bestand zijn, bijvoorbeeld een brief of een plaatje. Houd er rekening mee dat bijlagen worden opgenomen in de database. Hoe groter het object is dat u koppelt, des te groter uw database wordt. Als u plaatjes wilt toevoegen, kunt u dat het beste op een kleiner formaat doen.

Ouderdom

Met deze functie kunt u direct naar het scherm ouderdomsanalyse van de betreffende debiteur of crediteur, waar u een overzicht ziet van alle openstaande posten en de ouderdom daarvan. Het overzicht dat u ziet is afhankelijk van de instellingen die u heeft gedefinieerd in de grootboekinstellingen  [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen].

Betalingsspecificatie

Via deze knop kunt u de betreffende betalingsspecificatie tonen. Houd er rekening mee dat betalingsspecificatie alleen op te vragen is als u bij ‘Tonen’ voor de optie ‘Factuurlijst’ heeft gekozen en u een boekingsregel heeft geselecteerd.

Details

Als u één regel selecteert, heeft u de mogelijkheid om deze te bewerken. Indien u een betaling of ontvangst selecteert krijgt u het scherm voor invoer van uw inkomsten en uitgaven. Hier ziet u de originele invoer van uw ontvangst/betaling, en kunt u wijzigingen doorvoeren voor deze mutatie. Indien u een factuur heeft geselecteerd opent het termijnenscherm waarin u wijzigingen kunt aan brengen.

Logistiek

Bij de crediteurenkaarten is tevens de knop 'Logistiek' aanwezig. Met deze knop opent u het 'Te ontvangen facturen' scherm voor deze crediteur. Het scherm wordt alleen getoond wanneer er bestellingen/ontvangsten zijn voor deze crediteur, waarvoor nog geen factuur aanwezig is.

Onderhouden

Met deze functie kunt u direct naar het onderhoudscherm gaan van de betreffende debiteur of crediteur om bepaalde stamgegevens te wijzigen, zoals een telefoonnummer of het afleveradres.

Afletteren ongedaan maken

Via deze knop kunt u het afletteren ongedaan maken voor een betaling met een factuur. Tevens kunt u het afletteren van een ontvangst met een betaling ongedaan maken. De betaling (en ontvangst) wordt weer teruggezet naar de status 'Toegewezen'. Dit wil zeggen dat de betaling en ontvangst wel toegewezen is aan een debiteur of crediteur, maar nog niet gekoppeld is aan een betaling/ontvangst of factuur.

Afletteren

Met deze knop kunt u diverse openstaande posten afletteren. Deze openstaande posten kunnen tegen de betaling worden afgeletterd. Hier kunt u dus rechtstreeks termijnen bewerken, die bijvoorbeeld al reeds betaald zijn, en dus afgeletterd kunnen worden. Deze termijnen zullen vervolgens ook uit het selectiescherm verdwijnen, aangezien u deze niet meer hoeft te betalen. Wanneer U bij Tonen voor 'Te vorderen' heeft gekozen en 2 posten heeft geselecteerd worden de posten bij het drukken op deze knop meteen afgeletterd zonder dat het afletterscherm verschijnt.

Factuur

Deze knop is alleen beschikbaar op de debiteurenkaart. Als u een openstaande post selecteert, kunt u deze knop gebruiken om naar de bijbehorende factuur door te zoomen.

Wijzigen

Een nieuwe functionaliteit in Exact Globe Next is de mogelijkheid om verwerkte mutaties te wijzigen. U kunt niet alles zomaar wijzigen aan een mutatie, maar het is belangrijk om te weten dat de mogelijkheid bestaat.

Boeking

Als u een mutatie heeft geselecteerd kunt u met de knop boeking de bijbehorende boeking openen, ook wanneer deze reeds is verwerkt. Wanneer u de boeking wijzigt dient u deze opnieuw te verwerken. Wanneer u een regel selecteert waarvan de boeking is opgeschoond wordt met deze knop de transactie getoond.

Bet. herinnering

Deze knop is alleen beschikbaar bij de debiteurenkaart en wanneer u bij 'Tonen' de optie 'Te vorderen' heeft geselecteerd. Wanneer u over de module E-Herinnering beschikt kunt u met deze knop een betalingsherinnering afdrukken voor de betreffende debiteur

Onze referentie

Wanneer u een regel selecteert en vervolgende de optie 'Onze referentie' selecteert, krijgt u de volledige transactie bij deze mutatie te zien. Dat wil zeggen dat u alle mutaties te zien krijgt met dezelfde 'Onze referentie' als de geselecteerde regel.

Uw referentie

Hiervoor geldt hetzelfde als voor 'Onze referentie' echter is hier de transactie gegroepeerd op basis van 'Uw referentie' .

Betalingsreferentie

Met deze knop krijgt u de termijnen van de betreffende factuur weergegeven. Het verkregen overzicht is gebaseerd op de betalingsreferentie.

Project

Deze knop is alleen aanwezig op de debiteurenkaarten, en alleen actief wanneer u een regel selecteert waaraan een project is gekoppeld. Met deze knop opent u het onderhoud van het betreffende project.

Sluiten

Met deze optie verlaat u het scherm.