Aanmaken en wijzigen (onderhouden) crediteuren

Een belangrijk onderdeel van uw administratie is uw crediteurenbestand. In Exact Compact kunt u uw crediteuren onderhouden via [Compact, Crediteuren, Onderhouden] of (CCO ).  In Exact Compact Kassa kunt de crediteuren onderhouden en aanmaken via [Systeem, Kassa, Betaalmiddelen] of (SKB). Hier opent u een betaalmiddel en vervolgens kunt u onder de sectie leverancier via het vergrootglas een crediteur selecteren, aanmaken en onderhouden.  

Soort

Het veld soort zal automatisch worden gevuld met leverancier.

Naam

De naam die u hier invoert zal worden gebruikt als bedrijfsnaam voor uw crediteur.

Code

Hier kunt u eenmalig een code toekennen aan een crediteur. Dit is een unieke waarde en kan dus niet nogmaals gebruikt worden. Indien u de verkeerde code heeft toegekend of een andere wilt toekennen, kunt u vanuit het onderhoudsscherm van de crediteuren de code vernummeren. Raadpleegt u hiervoor het document Onderhoud Crediteuren.

Status

Met deze functie kunt u aan uw crediteuren een bepaalde status toewijzen. Heeft u bijvoorbeeld een crediteur waar u niets meer wilt bestellen dan kunt u daar hier de status 'Geblokkeerd' aangeven. Dit wordt door het systeem dan ook kenbaar gemaakt, wanneer u handelingen voor deze crediteur uitvoert.

Classificatie

Indien u classificaties heeft gedefinieerd voor uw crediteuren dan kunt u die hier koppelen. Met de F5-toets kunt u een selectiescherm opvragen. Dit kan ook door met de cursor het vergrootglas in dit veld aan te klikken met de linkermuistoets.

Classificaties kunt u zelf definiëren. Stel, u heeft een classificatie 'Buitenlandse crediteuren' dan kunt u hier bijvoorbeeld uw Duitse of Belgische crediteuren aan koppelen. Het voordeel hiervan is dat u meer gedetailleerde informatie uit overzichten kunt opvragen.

Sectie algemeen

Hier geeft u adresgegevens op van uw crediteur. Het adres dat u hier opgeeft is het eerste algemene adres van deze crediteur.

Sectie contact

In dit veld kunt u een hoofdcontactpersoon opgeven. Met de knop naast het veld 'Naam' kunt u een volledige contactpersoon aanmaken. U kunt hier ook andere relevante informatie opgeven zoals bijvoorbeeld; het directe telefoonnummer van de contactpersoon of een persoonlijk e-mailadres.

Sectie financieel

Crediteurenrekening

Dit is de grootboekrekening waar deze crediteur aan is gekoppeld. Het kan zijn dat u bijvoorbeeld meerdere crediteurenrekeningen gebruikt dan kunt u hier aangeven bij welke grootboekrekening deze crediteur hoort.

Bij het invoeren of bewerken van een bank-/kasboeking waarbij u de betaling/ontvangst aflettert met een factuur wordt ook altijd de standaard de hier gekoppelde rekening gebruikt. Is er hier geen rekening gekoppeld, dan wordt altijd de crediteurenrekening gebruikt van de factuur waarmee u aflettert. Bij het afletteren van een bank-/kas regel met meerdere facturen die verschillende crediteurenrekeningen hebben wordt de crediteurenrekening (die niet aan een belastingcode is gekoppeld) met het laagste nummer gebruikt.

Automatisch afletteren

Wanneer u deze optie aanvinkt is het verplicht om in het veld 'Tegenrekening' een tegenrekening in te vullen. Door deze optie aan te vinken, geeft u aan dat u bij het importeren van afschriften wilt toestaan dat afschriftregels automatisch worden afgeletterd naar de tegenrekening. Indien een afschriftregel bij het importeren wel kan worden toegewezen aan deze crediteur, maar er is geen openstaande post waarmee de regel kan worden afgeletterd, dan zal deze worden afgeletterd naar de tegenrekening.

Tegenrekening

Dit is de standaard tegenrekening voor een boeking op deze crediteur. U kunt hier dus een bepaalde kostenrekening of tussenrekening aangeven.

BTW

Hier kunt u een standaard BTW-code koppelen aan deze crediteur. U kunt deze code desgewenst vergrendelen, zodat deze in boekingsregels niet kan worden gewijzigd bij handmatige invoer. Er wordt dan standaard met deze BTW-code gewerkt bij het handmatig aanmaken van boeking voor deze klant; als u de code vergrendeld heeft, kan deze niet worden gewijzigd. De BTW-code kan ook niet gewijzigd worden bij geïmporteerde boekingen, ondanks dat boekingen wel degelijk geïmporteerd kunnen worden wanneer deze andere BTW-codes bevatten. Er wordt dan standaard met deze BTW-code gewerkt bij deze crediteur.

BTW nummer

Hier kunt u het BTW-nummer van de crediteur aangeven.

Kredietlimiet

Hier kunt u de kredietlimiet voor deze crediteur opgeven. Dit betreft de kredietlimiet die u bij deze crediteur heeft.  Op de saldilijst van de crediteuren kunt u de kolom 'Kredietlimiet' toevoegen waarin de hier opgegeven kredietlimiet voor de crediteur wordt getoond. Hiermee kunt u in een oogopslag het openstaande saldo van u bij deze crediteur is samen met de kredietlimiet bij die debiteur.

Sectie logistiek

In deze sectie kunt u een aantal logistieke instellingen definiëren voor een crediteur. De instellingen die u hier ingeeft dienen als standaard voor deze crediteur. U kunt deze uiteraard wijzigen tijdens het invoeren van een factuur, standaard zal het systeem echter hiermee opkomen.

Klantcode

In dit veld kunt u de klantcode invoeren waaronder u bij deze crediteur geregistreerd staat. Dit zal standaard terugkomen bij de betalingsreferentie van de inkoopfactuur. Indien u hier heeft staat 'XXX' en bij het aanmaken van de inkoopfactuur als Uw referentie 'YYY' dan zal bij de betalingsreferentie van die inkoopfactuur XXX/YYY komen te staan. Voor meer informatie over wanneer de klantcode wordt gebruikt in het betaalbestand, zie Gedetailleerde informatie bij het verwerken van een SEPA betaal- of incasso opdracht.

Bankrekening

Hier kunt u de standaard bankrekening van deze crediteur opgeven. U kunt ook een bankrekening selecteren door op de functieknop naast het veld bankrekening te klikken. U kunt daar ook een nieuwe bankrekening aanmaken.

Betalingsconditie

Wanneer u een betalingsconditie gebruikt bij deze crediteur dan kunt u die hier opgeven.

Lay-outs

Hier kunt u opgeven welke crediteurenetikettenlay-out er standaard moet worden gebruikt bij deze crediteur. 

Notities

Bij handelingen bij een bepaalde crediteur kan het belangrijk zijn om notities bij te houden. Deze notities kunt u hier bekijken, aanvullen of instellen.

Door het vakje aan te vinken bij 'Tonen bij boeking' worden de notities bij deze crediteur automatisch getoond wanneer u een boeking aanmaakt.

Bijlage

Hier kunt u een bijlagebestand opgeven. Wat dit bestand bevat kunt u helemaal zelf bepalen. Het kan buitengewone informatie over uw crediteur bevatten of afbeeldingen indien gewenst.

Digitale brievenbus

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd, de landcode van het factuuradres van deze relatie 'NL' is, en de landcode in de administratie-instellingen 'NL' is. Dit veld is van toepassing voor het elektronisch factureren en voor het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank.

• Voor het het elektronisch factureren dient u in dit veld dient u de digitale brievenbus van uw relatie in te vullen. Dit veld wordt dan gebruikt om de ontvangen elektronische facturen aan deze crediteur te kunnen koppelen. Wanneer u een uitnodiging heeft verstuurd, de relatie deze uitnodiging heeft geaccepteerd en u deze verwerkt via de digitale brievenbus, wordt dit veld automatisch gevuld met de juiste digitale brievenbus van die relatie.
• Voor het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank dient u bij het onderhoud van de crediteur, die aan het Rabobank betaalmiddel is gekoppeld, de digitale brievenbus van de Rabobank te koppelen. Dit veld wordt dan gebruikt voor het uitwisselen van de bankbestanden.

Uitnodiging versturen

Deze optie is alleen aanwezig wanneer u in de administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd, de landcode van het factuuradres van deze relatie 'NL' is, en de landcode in de administratie-instellingen 'NL' is.

Met deze knop kunt u uw debiteuren/crediteuren een uitnodiging sturen voor het elektronisch factureren. Wanneer u een uitnodiging heeft verstuurd en deze wordt verwerkt via de digitale brievenbus dan wordt het veld 'Digitale brievenbus' automatisch gevuld met de juiste digitale brievenbus. Om een uitnodiging te kunnen versturen dient het e-mailadres bij de hoofdcontactpersoon gevuld te zijn. Wanneer er geen e-mail adres is gevuld verschijnt de melding "Verplicht: Hoofdcontactpersoon E-mailadres".

Tabblad Documenten

Onder het tabblad documenten kunt u documenten toevoegen aan de crediteur.

Tabblad Persoonsgegevens classificaties

Op dit tabblad kunt u bekijken welke persoonsgegevens classificaties zijn gekoppeld aan deze relatie en kunt u de classificaties koppelen of ontkoppelen.

Bij het aanmaken van een nieuwe relatie wordt gecontroleerd of er een actieve persoonsgegevens classificatie is waarbij de categorie en type overeenkomen, en waarbij de optie 'Automatisch koppelen' is geselecteerd. Als dat het geval is, wordt die classificatie automatisch aan deze relatie gekoppeld.

Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden.

Nieuw

Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie koppelen aan deze relatie.

Verwijderen

Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie ontkoppelen van deze relatie.