Een van de belangrijkste onderdelen van uw administratie is uw crediteurenbestand. U kunt crediteuren onderhouden via het menupad [Financieel, Crediteuren, Onderhouden]. In dit document worden alle tabbladen in de juiste volgorde besproken. Afhankelijk van uw licentie, kunnen de mogelijkheden op sommige tabbladen afwijken van de opties die hier worden besproken.
Het gaat hier over stamgegevens. Dat betekent dat de informatie die u hier invoert, maar eenmaal hoeft te worden ingevoerd. Deze informatie wordt namelijk in het gehele programma gebruikt om standaardwaarden in te voeren. Hoe meer gegevens u invoert, des te meer informatie u straks uit uw crediteurenadministratie kunt halen. Het is daarom belangrijk om voor uzelf na te gaan welke informatie over uw crediteuren u wilt gebruiken.
Let op! Wanneer E-CRM in uw licentie aanwezig is kunt u middels de knop 'Geavanceerd' onderin het scherm, het relaties onderhouden scherm openen. U beschikt dan over meer velden en opties dan bij het onderhoud van de crediteur zoals in dit document beschreven is. Tevens zijn bepaalde velden bij het onderhoud van de crediteur en bij het onderhoud van een relatie op andere tabbladen te vinden.
Boven de tabbladen worden de meest relevante gegevens van de crediteur weergegeven. Afhankelijk van de status van de crediteur wordt er een icoon achter de naam en code getoond:
- non-actief
- geblokkeerd
- referentie
Bij het onderhoud van een crediteur beschikt u over de volgende tabbladen:
Tabblad Basis
Naam
De naam die u hier invoert, wordt gebruikt als bedrijfsnaam voor de crediteur.
LinkedIn
Met dit icoon opent u de LinkedIn pagina (in uw webbrowser) van de bedrijfsnaam die u bij het veld 'Naam' heeft opgeven
Code
Via dit veld kunt u een klantcode toekennen aan een crediteur. Dit is een unieke waarde die uit maximaal 20 cijfers kan bestaan en die niet nogmaals kan worden gebruikt. Wanneer u de code wilt aanpassen kunt u deze crediteur
vernummeren.
DUNS nummer
Dun & Bradstreet (D&B) beschikt over een databank met een grote hoeveelheid klantgegevens, die dagelijks worden verzameld en bijgewerkt op basis van verschillende bronnen. Organisaties kunnen, uiteraard tegen betaling, gebruik maken van deze databank. Hierbij is het 'D & B Nummer' het nummer waaronder een organisatie bekend is in de databank.
Het 'D & B Nummer' is een uniek 9-cijferig nummer waarmee organisaties kunnen worden geïdentificeerd. Daarmee biedt deze tevens de mogelijkheid om moeder-dochter structuren te herkennen. Voor meer informatie kunt u terecht op website van Dun & Bradstreet (http://www.dnb.com, alleen via een internetverbinding te raadplegen).
Validatie relatie en risicoprofiel rapport
Dit icoon is van toepassing op alle types relaties behalve relatie van het type 'Medewerker'. Dit icoon is alleen aanwezig wanneer SE1016 E-Risk Management in uw licentie aanwezig is en is alleen actief wanneer u beschikt over de functierechten 'Inclusief D&B relatie validatie' of 'Opvragen D&B risicoprofiel'. Wanneer u op dit icoon klikt wordt er verbinding gemaakt met D&B. Hiervoor is het van belang dat u uw accountgegevens voor D&B heeft ingevuld in de D&B instellingen. Afhankelijk van over welke functierechten u beschikt kunt u middels dit icoon de relatievalidatie uitvoeren en/of het risicoprofiel voor deze relatie opvragen. Het opgevraagde risicoprofiel kunt u bekijken middels het icoon 'D&B risicoprofiel rapport'.
Tevens kunt u deze optie gebruiken bij het aanmaken van een nieuwe relatie. Wanneer u een nieuwe relatie aanmaakt en de D&B gegevens opvraagt middels het D&B nummer kunt u op deze wijze meteen de adresgegevens (zoals die bij D&B bekend zijn) bij de relatie laten invullen.
D&B risicoprofiel rapport
Dit icoon is alleen aanwezig wanneer SE1016 E-Risk Management in uw licentie aanwezig is en is alleen actief wanneer u beschikt over de functierechten 'Inclusief D&B relatie validatie' of 'Opvragen D&B risicoprofiel'. Met dit icoon open u een MS Excel overzicht waarin de gegevens worden getoond die u eerder heeft opgehaald via D&B. Dit kan informatie betreffen zoals het type bedrijf, kredietinformatie, informatie over de verkopen van het bedrijf, het aantal werknemers etc. Voor meer informatie hierover kunt de website van D&B raadplegen.
Risico indicator
De verschillende kleuren geven de verschillende D&B ratings aan voor deze relatie. In onderstaande tabel wordt aangegeven welke rating bij welke kleur hoort.
D&B Rating |
Kleur |
Risico niveau |
1 |
Groen |
Minimaal risico |
2 |
Geel |
Laag risico |
3 |
Oranje |
Meer dan gemiddeld risico |
4 |
Rood |
Aanzienlijk risico |
5 of null |
Grijs |
De beschikbare informatie maakt het niet mogelijk een risicofactor te bepalen |
Meer informatie over de D&B ratings en hoe de rating tot stand komt kunt u lezen op de website van D&B.
Status
Via dit veld kunt u aan uw crediteuren een bepaalde status toewijzen. Als u bijvoorbeeld een crediteur heeft waarbij u niets meer wilt bestellen, geeft u deze de status 'Geblokkeerd'. Dit wordt door het systeem aangegeven als u handelingen voor deze crediteur uitvoert. U kunt gebruikmaken van de volgende statussen:
-
Actief
Dit is een actieve crediteur waar u regelmatig bestellingen bij plaatst en waarmee u een goede relatie heeft.
-
Geblokkeerd
Deze status kunt u gebruiken om deze crediteur te blokkeren voor boekingen. Voor financiële boekingen geldt dat u bij het boeken een melding krijgt dat de crediteur geblokkeerd is, maar u kunt wel verder gaan met het invoeren van de boeking.
-
Non-actief
Als u al geruime tijd geen gebruik meer heeft gemaakt van de diensten van een crediteur, kunt u deze de status 'Non-actief ' geven. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van E-CRM. Wanneer u gebruik maakt van E-CRM, kunt u een relatie op 'Non-actief' zetten middels het
Icoon. Meer informatie over het inactief maken van een relatie via dit icoon is beschreven bij het
onderhoud van een relatie.
-
Referentie
Deze status is voor leveranciers waar u een bijzonder goede relatie mee heeft of nauw mee samenwerkt.
Door gebruik te maken van verschillende statussen kunt u bepaalde overzichten verder specificeren, bijvoorbeeld het overzicht Openstaande posten
Icoon
Deze optie is alleen aanwezig indien u over de module E-CRM beschikt. Via deze knop kunt u een relatie op de status 'Inactief' zetten. Wanneer u niet over E-CRM beschikt kunt u een relatie inactief maken door bij het veld 'Status' de optie 'Non-actief' te selecteren. Om het inactief maken van een relatie ongedaan te maken kunt u met een licentie zonder E-CRM de status bij het veld 'Status' aanpassen naar 'Actief'. Wanneer u werkt met E-CRM, kunt u de stappen die staan beschreven bij het Icoon bij het onderhoud van een relatie volgen.
Classificatie
U kunt voor uw accounts (crediteuren en crediteuren) verschillende 'Classificaties' aanmaken. Hiermee kunt u onder andere aangeven welke hoofdeigenschappen op deze account van toepassing zijn. Standaard zijn de volgende 'Classificaties' aanwezig:
- Small Enterprise
- Medium Enterprise
- Large Enterprise
-
Large Account
-
Corporate account
Deze 'standaard' classificaties worden gebruikt bij een Exact Synergy integratie. U kunt zelf nieuwe classificaties toevoegen.
Sectie Algemeen
Adrestypen
Hier kunt u het adrestype selecteren dat u wilt bekijken/onderhouden (door middel van het pull-down menu). U kunt kiezen uit:
- Bezoek
- Levering
- Factuur
- Post
- E-mail
Achter dit veld wordt getoond hoeveel adressen u onderhouden heeft.
Adres 1
In Adres 1 van het bezoekadres geeft u doorgaans de straatnaam en het huisnummer in. Het betreft hier de meest relevante adres informatie van het bezoekadres.
Adres 2
Hier kunt u aanvullende adresgegevens kwijt, betreffende het bezoekadres. Hierbij kunt u denken aan zaken als gebouwnummer, kamernummer, afdeling e.d. U kunt dit veld naar eigen inzicht hiervoor gebruiken.
Adres 3
Hier kunt u aanvullende adresgegevens kwijt, betreffende het bezoekadres. Hierbij kunt u denken aan zaken als gebouwnummer, kamernummer, afdeling e.d. U kunt dit veld naar eigen inzicht hiervoor gebruiken.
Postcode, Plaats, Land
Geef hier het postcode, de plaatsnaam en het land in, die horen bij Adres 1.
Staat/Provincie
Hier kunt u de staat/provincie selecteren.
Kaart
Met deze knop opent u GoogleMaps, waarbij het bezoekadres van deze relatie middels een pijl wordt aangegeven op de kaart. U dient over een actieve Internetverbinding te beschikken om deze functie te gebruiken.
Route
Met deze knop opent u de route naar het bezoekadres van de relatie in Googlemaps. Bij het bepalen van de route wordt het adres dat u in de administratie-instellingen heeft opgegeven als vertrekpunt gebruikt.
Telefoon
Geef hier het algemene telefoonnummer van de crediteur in. Indien u gebruik maakt van het Microsoft Phone product, dient u het telefoonnummer op de internationale manier in te geven: U begint met een plusteken, gevolgd door het landnummer, u zet het netnummer zonder nul tussen haken, gevolgd door het locale nummer. Bijvoorbeeld: +31 (15) 2515151. Het icoon met de telefoon kunt u dan gebruiken om het ingevoerde nummer te bellen. Het veld rechts naar de telefoon kunt u gebruiken om het eventuele doorkiesnummer in te voeren.
Fax
Geef hier het algemene faxnummer van de crediteur in.
Website
Geef hier het internetadres van de crediteur in. Met het icoon ernaast zal deze pagina worden geopend met de internet explorer. Dit veld wordt zichtbaar wanneer u bij 'Adrestypen' het adrestype 'E-mail' selecteert.
E-mail
Geef hier het e-mail adres van de crediteur in. Met het icoon ernaast zal er een scherm naar voren komen voor het versturen van een e-mail bericht via Microsoft Outlook. Het ingegeven e-mail adres zal hierin worden overgenomen. Dit veld wordt zichtbaar wanneer u bij 'Adrestypen' het adrestype 'E-mail' selecteert. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.
Notities
Bij handelingen voor een bepaalde crediteur kan het belangrijk zijn om notities bij te houden. Deze notities kunt u hier bekijken, aanvullen of instellen. Als u het vakje 'Tonen bij boeking' in de sectie 'Info' aanvinkt, worden de notities bij een crediteur automatisch getoond wanneer u boekingen uitvoert voor deze crediteur.
Sectie Contact
Naam
In dit veld kunt u een hoofdcontactpersoon opgeven. U heeft de mogelijkheid de gegevens van de hoofdcontactpersoon verder uit te werken op het tabblad 'Contact'. Hier kunt tevens nieuwe contactpersonen aanleggen. Met het icoon achter dit veld opent u een nieuw scherm waarin u de naamgegevens van de contactpersoon in afzonderlijke velden ('Voorletters', 'Voornaam', Tussenvoegsel' en 'Achternaam') kunt invoeren
Functieomschrijving
Dit is ook een verplicht veld. Standaard wordt dit veld gevuld met --. Hierdoor kunt u het veld als het ware leeg laten als u de precieze functie niet weet. U heeft ook de mogelijkheid om te 'Browsen' naar een functienaam via het icoon naast het veld.
Telefoon
In dit veld kunt u het telefoonnummer van de contactpersoon opgeven
E-mail
Hier kunt u het e-mailadres van de hoofd contactpersoon invullen. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.
Sectie Info
Bijlage
Met deze knop kunt u de bijlagen bekijken die aan deze crediteur zijn gekoppeld en kunt u nieuwe bijlagen toevoegen. Dit kan bijvoorbeeld een document met bijvoorbeeld met speciale informatie over de crediteur of afbeeldingen betreffen.
Notities
Bij handelingen voor een bepaalde crediteur kan het belangrijk zijn om notities bij te houden. Deze notities kunt u hier bekijken, aanvullen of instellen. Als u het vakje 'Tonen bij boeking' aanvinkt, worden de notities bij een crediteur automatisch getoond wanneer u boekingen uitvoert voor deze crediteur.
Tabblad Contact
Hier kunt u voor uw crediteur meerdere contactpersonen aanmaken. Het is handig om gebruik te maken van contactpersonen, vooral als uw leverancier een grote organisatie is. U kunt dan per contactpersoon directe telefoonnummers bewaren, maar ook hun persoonlijke e-mailadres of faxnummer.
Als u een bestelling gedaan heeft bij een bepaalde contactpersoon, kunt u deze contactpersoon koppelen aan de bestelling. Zo weet u direct bij wie u moet zijn als u nog wijzigingen wilt doorvoeren.
Sectie Contactpersonen
Status
Hier kunt u een selectie maken om alleen de actieve, inactieve of alle contactpersonen te tonen.
Nieuw
Met deze knop kunt u een nieuwe contactpersoon toevoegen. Als u er op klikt, zal het onderhoudsscherm voor contactpersonen geopend worden.
Bewerken
Met deze knop wordt tevens het onderhoudsscherm voor contactpersonen geopend, maar dan kunt u de geselecteerde contactpersoon wijzigen.
Verwijderen
Met deze knop verwijdert u een contactpersoon.
Verwijderen: Contactpersonen - Doublures
Met deze knop worden dubbele contactpersonen automatisch verwijderd.
Bijwerken: Contactpersonen - Voorletters
Met deze knop kunt u de voorletters van de contactpersonen bijwerken. Wanneer er bij een contactpersoon wel een voornaam is gevuld maar heen voorletter, dan wordt bij het bijwerken de eerste letter van de voornaam als voorletter ingevuld. Deze functie is van toepassing voor alle contactpersonen in het scherm en niet alleen de gemarkeerde contactpersoon.
Repareren: Contactpersonen - Geslacht
Met deze knop kunt u het geslacht van de contactpersonen repareren op basis van het geslacht van de titel. Stel u heeft een contactpersoon waarbij aangegeven is dat het een 'Dhr' is, maar bij geslacht staat 'vrouwelijk. Via deze knop wordt het geslacht dan aangepast naar 'mannelijk'. Deze reparatie heeft betrekking op alle contactpersonen die in het scherm worden getoond.
Sectie Adressen
Nieuw
Met deze knop kunt u een nieuw adres toevoegen.
Bewerken
Met deze knop wordt het onderhoudsscherm
voor adressen geopend, U kunt hier een adres wijzigen.
Verwijderen
Met deze knop verwijdert u een adres.
Tabblad Financieel
Sectie Algemeen
Valuta
Dit is de standaardvaluta waarin geboekt wordt voor deze crediteur. De instellingen die u hier opgeeft, hebben altijd voorrang op de dagboekinstellingen.
Automatisch afletteren
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u beschikt over de bankmodule. Wanneer u deze optie aanvinkt is het verplicht om bij het veld 'Tegenrekening' een tegenrekening in te vullen. Door deze optie aan te vinken geeft u aan dat u bij het importeren van afschriften wilt toestaan dat afschriftregels automatisch worden afgeletterd naar de tegenrekening. Indien een afschriftregel bij het importeren wel kan worden toegewezen aan deze crediteur, maar er is geen openstaande post waarmee de regel kan worden afgeletterd, dan zal deze worden afgeletterd naar de tegenrekening.
Tegenrekening
Dit is de standaard tegenrekening voor een boeking op deze crediteur. U kunt hier de desbetreffende grootboekrekening aangeven. Indien u de optie 'Automatisch afletteren heeft aanvinkt is het verplicht dit veld te vullen. Tevens wordt deze rekening dan ook gebruikt om afschriftregels automatisch op af te letteren.
Crediteurenrekening
De standaard grootboekrekening voor crediteuren die wordt gebruikt wanneer u een boeking maakt voor deze crediteur. Let op: als u hier een grootboekrekening koppelt, kunt u het subtype en de presentatie van de grootboekrekening niet meer wijzigen. U kunt deze velden pas weer wijzigen als u deze koppeling ongedaan maakt.
Voor de overzichtelijkheid is het aan te raden om voor de
onbekende crediteur een aparte crediteurenrekening aan te maken en deze aan de onbekende crediteur te koppelen. Op deze manier worden deze transacties op een aparte rekening geregistreerd waardoor u op de 'normale' crediteurenrekening een beter overzicht heeft van de transacties van de overige crediteuren.
Wanneer er meerdere crediteurenrekeningen in uw administratie aanwezig zijn dan wordt als volgt bepaald welke rekening wordt gebruikt:
- Er wordt eerst gekeken naar de crediteur. Is bij het onderhoud van deze crediteur een rekening gekoppeld bij het veld 'Crediteurenrekening' op het tabblad 'Financieel', dan wordt deze rekening gebruikt.
- Is hier geen rekening gekoppeld dan wordt er gekeken of er een crediteuren grootboekrekening aanwezig is waarbij de optie 'Standaard' op het tabblad 'Basis' is aangevinkt. Is dat het geval, dan wordt die rekening gebruikt.
- Is er geen crediteurenrekening aanwezig waarbij de optie 'Standaard' is aangevinkt, dan wordt de crediteurenrekening, die niet aan een belastingcode is gekoppeld en het laagste nummer heeft, gebruikt.
Bij het invoeren of bewerken van een bank-/kasboeking waarbij u de betaling/ontvangst aflettert met een factuur wordt ook altijd standaard de hier gekoppelde rekening gebruikt. Is er hier geen rekening gekoppeld, dan wordt altijd de crediteurenrekening gebruikt van de factuur waarmee u aflettert. Bij het afletteren van een bank-/kas regel met meerdere facturen die verschillende crediteurenrekeningen hebben wordt de crediteurenrekening (die niet aan een belastingcode is gekoppeld) met het laagste nummer gebruikt.
Moederbedrijf
Als er voor deze crediteur een moederbedrijf bestaat, bijvoorbeeld in de vorm van een holding of hoofdkantoor, kunt u dat in dit veld opgeven.
Nummer kamer v. koophandel
In dit veld kunt u het nummer invullen waarmee de relatie is ingeschreven
bij de kamer van koophandel.
Sectie Logistiek
In deze sectie kunt u een aantal logistieke instellingen definiëren voor een crediteur. De instellingen die u hier invoert, zijn de standaardwaarden voor deze crediteur. Deze gegevens worden gesuggereerd als u een factuur invoert; u kunt de gegevens bij een bepaalde factuur wijzigen.
Vertegenwoordiger
Als in uw bedrijf een bepaalde werknemer zich specifiek met deze leverancier bezighoudt, kunt u de naam van die werknemer hier opgeven.
Code bij leverancier
In dit veld kunt u de klantcode invoeren waaronder u bij deze crediteur geregistreerd staat. De code die u hier opgeeft wordt tevens gebruikt in de betalingsreferentie voor betalingen aan deze crediteur. Voor meer informatie over wanneer de 'Code bij leverancier' wordt gebruikt in het betaalbestand, zie Gedetailleerde informatie bij het verwerken van een SEPA betaal- of incasso opdracht.
Prijslijst / Korting
U kunt hier een standaardprijslijst voor deze crediteur instellen. Als u bijvoorbeeld een afspraak met uw crediteur heeft over kortingen bij bepaalde afnamen, is dit erg handig. Het is mogelijk om een prijslijst te selecteren met dezelfde land- en valuta code als de relatie; ook prijslijsten waarbij de landcode niet is ingevuld kunnen geselecteerd worden. Bovendien kunnen alleen prijslijsten die gedefinieerd zijn voor de betreffende relatie 'Soort' geselecteerd worden. Dus als de relatie valt onder het soort 'Leverancier', is het alleen mogelijk om prijslijsten te selecteren die gedefinieerd zijn voor het soort 'Leverancier'.
Het kortingsveld is bedoeld voor de standaardkorting die u per regel aan deze crediteur wilt toekennen.
Leveringswijze
Hier kunt u de standaardleveringswijze van deze crediteur opgeven.
Bankrekening
Hier kunt u de standaardbankrekening van deze crediteur opgeven. U kunt ook een bankrekening selecteren door op de functieknop naast het veld 'Bankrekening' te klikken. U kunt zo ook een nieuwe bankrekening aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe crediteur is de knop niet meteen actief. U dient de nieuw aangemaakte crediteur eerst te bewaren alvorens u een bankrekening kunt koppelen.
Kredietlimiet
In dit veld kunt u de kredietlimiet opgeven die u bij deze crediteur heeft.
Betalingsconditie
Wanneer u een betalingsconditie gebruikt bij deze crediteur, kunt u die hier opgeven.
Lay-outs
Als u gebruikmaakt van verschillende lay-outs, kunt u hier op crediteurenniveau standaard lay-outs koppelen.
Verzamelen betalingen
Wanneer u meerdere facturen van dezelfde crediteur gelijkertijd wilt betalen heeft u de mogelijkheid om deze te verzamelen. Door de optie 'Verzamelen Betalingen' aan te vinken worden openstaande posten van deze crediteur automatisch verzameld. U dient deze niet meer handmatig te selecteren en voor verzamelen te kiezen.
Bevestig prijzen
Middels deze optie kunt u aangeven of u wilt dat deze crediteur de prijzen van de bestelling bevestigd. Deze optie bepaalt de standaard waarde van de optie 'Bevestig prijzen', onder de knop 'Condities', bij het invoeren van een bestelling. Bij het invoeren van een bestelling of RTV order kunt u de optie daar indien gewenst nog wijzigen. Met dit veld geeft u aan dat u wilt dat deze crediteur u een bevestiging stuurt voor de prijzen zoals die op de bestelbon staan. Hiervoor dient u in het totaalblok van de lay-out van de bestelbon het veld 'Bevestig prijzen' toe te voegen. Wanneer deze optie (in de condities van de bestelling) is aangevinkt wordt er op de lay-out 'Ja' afgedrukt. Wanneer u de bestelbon vervolgens naar uw leverancier verstuurd weet hij/zij dat u graag een bevestiging van de prijzen wilt ontvangen.
Bevestig order
Middels deze optie kunt u aangeven of u wilt dat deze crediteur een bestelling dienst te bevestigen. Deze optie bepaalt de standaard waarde van de optie 'Bevestig order', onder de
knop 'Condities', bij het
invoeren van een bestelling. Bij het invoeren van een bestelling of RTV order kunt u de optie daar indien gewenst nog wijzigen. Met dit veld geeft u aan dat u wilt dat deze crediteur u een bevestiging stuurt voor de bestelling. Hiervoor dient u in het totaalblok van de lay-out van de bestelbon het veld 'Bevestig order' toe te voegen. Wanneer deze optie (in de condities van de bestelling) is aangevinkt wordt er op de lay-out 'Ja' afgedrukt. Wanneer u de bestelbon vervolgens naar uw leverancier verstuurd weet hij/zij dat u graag een bevestiging wilt ontvangen van de bestelling.
Bevestiging bestelling
Middels deze optie kunt u aangeven of u wilt dat de bestellingen voor deze crediteur bevestigd dienen te worden. Deze optie bepaalt de standaard waarde van de optie 'Bestelbevestiging', onder de
knop 'Condities', bij het
invoeren van een bestelling. Bij het invoeren van een bestelling kunt u de optie daar indien gewenst nog wijzigen. Bij bestellingen waarbij de optie is aangevinkt is een extra proces-icoon 'Bevestigd' aanwezig waarmee de
bestelling bevestigd kan worden.
Incoterm
Hier kunt u de standaard Incoterm voor deze crediteur selecteren. Deze optie bepaalt de standaard waarde van het veld 'Incoterm', onder de knop 'Condities', bij het invoeren van een bestelling. Bij het invoeren van een bestelling of RTV order kunt u de optie daar indien gewenst nog wijzigen.
Incotermcode
Hier kunt u de standaard Incotermcode voor deze crediteur selecteren. U kunt hier alleen Incotermcodes selecteren die zijn gekoppeld aan de Incoterm die u bij het veld Incoterm heeft geselecteerd. De Incotermcode die u hier selecteert, bepaalt de standaard waarde van het veld 'Incotermcode', onder de knop 'Condities', bij het invoeren van een bestelling. Bij het invoeren van een bestelling of RTV order kunt u de optie daar indien gewenst nog wijzigen.
Sectie Factureren
Extra omschrijving
Hier kunt u een extra omschrijving selecteren
Intrastat
Met deze optie kunt u de INTRASTAT gegevens invullen.
Relatie
Hier staat automatisch de relatie gevuld van waaruit u dit scherm heeft opgestart. U kunt deze niet wijzigen.
Intrastat stelsel
Hier kunt u het stelsel definiëren dat voor deze crediteur van toepassing is. Het stelsel is afhankelijk van het soort goederen dat u exporteert/importeert.
Transactie A
U kunt hier het soort transactie dat normaal gesproken bij deze crediteuren plaatsvindt instellen. Deze transactiesoorten zijn voorgedefinieerd.
Transactie A2
U kunt hier het soort transactie dat normaal gesproken bij deze relatie
plaatsvindt instellen. De code die u hier opgeeft wordt standaard gebruikt
bij voor de intrastat-transacties voor deze relatie. Wanneer u hier geen
code opgeeft wordt standaard de Transactie A2 code uit de Intrastat-instellingen
gebruikt.
Vervoer
Welk type vervoer is normaal gesproken voor deze crediteur van toepassing.
Digitale brievenbus
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de
administratie-instellingen in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de
digitale brievenbus heeft ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd,
de landcode van het factuuradres van deze relatie 'NL' is, en de landcode in de
administratie-instellingen 'NL' is. Dit veld is van toepassing voor het
automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank.
Voor het
automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank dient u bij
het onderhoud van de crediteur, die aan het Rabobank betaalmiddel is
gekoppeld, de digitale brievenbus van de Rabobank te koppelen. Dit veld
wordt dan gebruikt voor het uitwisselen van de bankbestanden.
Dit veld is alleen beschikbaar bij crediteuren die aan een betaalmiddel zijn
gekoppeld.
Sectie BTW
Privé-persoon
Vink deze optie aan om aan te geven dat deze relatie een privé-persoon is met
betrekking tot e-commerce. Dit is van toepassing op het gebruik van One Stop
Shop. Voor meer informatie, zie
Exact Globe en One Stop Shop (OSS).
BTW-nummer
In deze velden kunt u aangeven of de relatie BTW-plichtig, niet BTW-plichtig, of vrijgesteld is. Verder kunt u het BTW-nummer van de relatie invullen. Het BTW-nummer dient inclusief de landcode ingevuld te worden.
De belastingdienst bepaalt of een ondernemer of de producten en diensten van die ondernemer BTW-plichtig zijn en welk tarief hierop van toepassing is. Als de belastingdienst bepaalt dat een ondernemer BTW-plichtig is dan ontvangt die ondernemer een BTW nummer van de belastingdienst, en dient een BTW administratie bij te houden. Bedrijven kunnen (bij de belastingdienst) een ontheffing aanvragen voor de plicht van het voeren van een BTW-administratie. In dat geval is de ondernemer Niet-BTW plichtig. Dit heeft veelal betrekking op de hoogte van de omzet van het bedrijf. Daarnaast is een aantal diensten vrijgesteld van BTW. Op deze diensten is de BTW heffing niet van toepassing. Een vrijstelling van BTW is dan ook niet hetzelfde als een ontheffing van de BTW plicht (Niet BTW-plichtig). Vrijstelling houdt in dat over de vergoeding geen omzetbelasting verschuldigd is. Ook een ondernemer die vrijgesteld is van BTW beschikt over een BTW-nummer.
Dit veld heeft alleen invloed op de beschikbaarheid van het veld 'BTW nummer'. Verder is er geen controle aanwezig op de waarde van het veld. Het BTW-nummer dat wordt opgegeven bij een relatie die BTW-plichtig is of vrijgesteld is van BTW, wordt gebruikt in de ICP aangifte. Wanneer u het BTW-nummer niet weet kunt u uw crediteur raadplegen zodat hij/zij u het betreffende BTW-nummer kan verstrekken.
Controle datum
Hier kunt u de controledatum invullen. dit is de datum waarop het BTW-nummer van de relatie voor het laatst gecontroleerd is bij de belastingdienst.
BTW
Hier kunt u een standaard BTW-code koppelen aan deze crediteur. U kunt deze code desgewenst vergrendelen, zodat deze in boekingsregels niet kan worden gewijzigd bij handmatige invoer. Er wordt dan standaard met deze BTW-code gewerkt bij het handmatig aanmaken van boeking voor deze crediteur; als u de code vergrendeld heeft, kan deze niet worden gewijzigd. De BTW-code kan ook niet gewijzigd worden bij geïmporteerde boekingen, ondanks dat boekingen wel degelijk geïmporteerd kunnen worden wanneer deze andere BTW-codes bevatten. In een bestelling wordt altijd de BTW-code uit het artikelonderhoud, tabblad Leverancier voorgesteld. In het inkoopboek (als er niet op een artikel wordt geboekt) de BTW-code van de crediteur.
Als u gebruik maakt van BTW-codes met ICP-listing binnen de EU, is het gebruik van een BTW-nummer voor uw crediteur verplicht.
Sectie Specifiek
Naam ontvanger
Hier kunt u de naam van de ontvanger van de betaling opgeven, indien deze af dient te wijken van de naam op het tabblad 'Basis'. Als u het veld 'Naam begunstigde' opneemt op de lay-out van de betalingsspecificatie [Systeem, Algemeen, Instellingen, Document instellingen, sectie Cash flow], wordt deze naam afgedrukt. Als u het veld 'Naam ontvanger' leeg laat, wordt op de betalingsspecificatie de naam van de crediteur afgedrukt.
Dit veld wordt tevens gebruikt bij het toewijzen van CAMT.053 afschriften. Wanneer de afschriftregel tijdens de import niet kan worden toegewezen op basis van het bankrekeningnummer of de naam van de relatie, wordt naar dit veld gekeken. Hierbij is het van belang dat de naam in het afschrift exact hetzelfde is als deze naam. Het gebruik van hoofdletters of kleine letters is niet van toepassing. Wanneer er meerdere relaties met dezelfde naam zijn, en bij één van de relaties is de 'Naam ontvanger' gevuld, wordt de afschriftregel niet toegewezen.
Tabblad Persoonsgegevens classificaties
Op dit tabblad kunt u bekijken welke persoonsgegevens classificaties zijn
gekoppeld aan deze relatie en kunt u de classificaties koppelen of ontkoppelen.
Bij het aanmaken van een nieuwe relatie wordt gecontroleerd of er een actieve
persoonsgegevens classificatie is waarbij de categorie en type overeenkomen, en
waarbij de optie 'Automatisch koppelen' is geselecteerd. Als dat het geval is,
wordt die classificatie automatisch aan deze relatie gekoppeld.
Voor meer informatie, zie
Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden.
Nieuw
Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie koppelen aan deze relatie.
Verwijderen
Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie ontkoppelen van deze
relatie.
Tabblad Extra
Op het tabblad 'Extra' vindt u 45 extra te definiëren velden, waarin u zelfgedefinieerde alfabetische en numerieke waarden kunt koppelen aan uw crediteur. U kunt deze velden gebruiken in overzichten. U kunt zelf aangeven welke vrije velden worden getoond en wat de omschrijving van deze vrije velden is. Daarnaast kunt u ook aangeven of en welke standaard waarde gevuld dient te worden, en heeft u de mogelijkheid om voorgedefinieerde waarden te gebruiken. Dit kunt u instellen bij het onderhoud van de vrije velden.
Account: free field 1 t/m 5
Deze vrije velden kunt u gebruiken voor datums.
Account: free field 6 t/m 10
Deze vrije velden kunt u gebruiken om bedragen in te vullen.
Account: free field 11 t/m 15
Deze vrije velden kunt u als aanvink veld gebruiken.
Account: free field 16 t/m 45
Deze vrije velden kunt u als tekst velden gebruiken.
Onderhouden: Vrije velden
Via de knop opent u het vrije velden onderhouden scherm. In dit scherm kunt u zelf een naam definiëren voor de vrije velden.