Betalen crediteuren
Inleiding
Beschikt u over de module Electronic Banking dan kunt u met Exact Financials de openstaande posten met betrekking tot inkopen die bij crediteuren zijn gedaan, automatisch betalen. Ook kunt u debiteuren automatisch betalen. Er wordt een bestand gemaakt met de relevante openstaande posten (een 'betaalrun'). Dit bestand stuurt u naar uw bank, waar de betaalopdrachten worden verwerkt. Journaalposten voor deze betalingen kunnen automatisch worden aangemaakt.
Naast binnenlandse betalingen kunt u ook buitenlandse crediteuren en debiteuren automatisch betalen. Buitenlandse en binnenlandse betalingen zijn volledig gedntegreerd in de module "Betalen crediteuren" en "Betalen debiteuren". Dit wil zeggen dat ook buitenlandse betalingen automatisch worden herkend, als de juiste aanvullende bankgegevens zijn ingevoerd. In dit hoofdstuk wordt alleen het betalen van crediteuren beschreven. Het betalen van debiteuren werkt op dezelfde manier.
Procedure
- Lay-outs voor de betaalspecificatie aanmaken
- Instellingen voor betalingsverkeer definiëren
- Dagboekkoppelingen aanmaken
- Openstaande posten wijzigen en/of blokkeren
- Betaalrun aanmaken. Hier selecteert u de te betalen openstaande posten.
- Betaalrun fiatteren
- Betaalrun wijzingen, eventueel verwijderen
- Betalingen verrichten: Direct nadat u de relevante openstaande posten betaalbaar hebt gesteld en de betalingen hebt gecontroleerd, kunt u de betalingen verrichten. Hierbij wordt het betaalbestand daarwerkelijk aangemaakt.
- Betaalspecificatie afdrukken: Direct nadat de betalingen zijn verricht, kunt u de betaalspecificatie per crediteur afdrukken.
- Automatische betalingen journaliseren: Journaliseer de verrichte betalingen nadat de betaalopdrachten naar de bank zijn gestuurd.
Lay-outs definiëren
Voordat u uw betalingen automatisch kunt laten verlopen, dienen de lay-outs van de betaalspecificaties te worden samengesteld. Dit kunt u doen in Exact System [Management, Applicatie, Lay-out onderhoud, Formulieren lay-outs].
Instellingen voor betalingsverkeer definiëren
U dient de instellingen voor betalingsverkeer te definiëren met [Financieel: Bestand, Administratie instellingen, Betalingen, Algemeen], voordat u crediteuren automatisch kunt betalen.
Formaten
De module betalingen ondersteunt diverse formaten voor zowel binnenlandse als buitenlandse betalingen voor diverse landen.
|
Nederland
|
EU PAIN - SEPA
|
|
|
|
|
BTL91
|
Buitenlands formaat, ABN AMRO |
|
| |
EU PAIN - non-SEPA |
|
|
| België | EU PAIN - SEPA | | |
| | EU PAIN - non-SEPA | | |
| | Lay-out 128 | Buitenlands formaat | |
|
Frankrijk
|
Etabac3CD
|
Buitenlands formaat |
|
|
Duitsland
|
DTAVZ
|
Buitenlands formaat |
|
Raadpleeg uw documentatie van uw bankier voor de specifieke eigenschappen van deze formaten. Deze kan u informatie geven over de door het formaat ondersteunde banktypen, ondersteunde ISO-valuta en indien van toepassing optionele extra formaat instellingen of informatie.
Dagboekkoppelingen aanmaken
Voordat u openstaande posten automatisch kunt betalen, dienen betaalformaten aan dagboeken gekoppeld te worden. Koppelingen kunnen alleen voor bankboeken en giroboeken worden aangemaakt via [Bankieren: Stamgegevens, Onderhouden, Dagboekkoppelingen betalingen]. Het koppelen van formaten aan dagboeken is van cruciaal belang, omdat de wijze waarop deze koppelingen tot stand worden gebracht het formaat bepaalt waarin een betaling plaatsvindt. Gezien het belang hiervan, volgt hier de wijze waarop het formaat wordt bepaald om de betaling te voldoen.
Hoe bepaalt Exact Financials het betaalformaat dat moet worden gebruikt om een openstaande post te betalen?
Het bepalen van het formaat bestaat uit vier fasen:
- Beschikbare formaten worden vastgesteld
Op basis van de geselecteerde bank/giroboeken wordt een lijst van beschikbare formaten doorgegeven. Alleen formaten die aan de geselecteerde bankboeken zijn gekoppeld komen in aanmerking.
- ISO-valuta bepaling van de openstaande post
Er wordt gecontroleerd of er een gekoppeld formaat aanwezig is dat de ISO valuta van de openstaande post ondersteund.
- Bankrekeningnummer bepaling van de crediteur
Vervolgens wordt het bankrekeningnummer bepaald waarop de betaling dient te worden voldaan. Als eerste komt het standaard bankrekeningnummer in aanmerking. Er wordt gekeken of de valutacode van het standaard bankrekeningnummer gelijk is aan de valutacode van de openstaande post. Is dit het geval dan wordt het standaard bankrekeningnummer gekozen. Als de valuta's niet overeenkomen, wordt gekeken of er een ander bankrekeningnummer gekoppeld is aan de crediteur waarvan de valuta wel overeenkomt met de valuta van de openstaande post. Indien geen enkel bankrekeningnummer kan worden gevonden met eenzelfde valuta, wordt alsnog het standaard bankrekeningnummer gekozen om de betaling op te voldoen. Vervolgens wordt gekeken of er een formaat aanwezig is dat het banktype ondersteunt.
- Uiteindelijke formaatbepaling op basis van de gegevens uit de informatie uit voorgaande fasen.
Tot slot wordt definitief het formaat bepaald. Als eerste wordt gekeken of het mogelijk is een formaat te koppelen waarvan in de koppeling is aangegeven dat de valuta standaard in dit formaat dient te worden betaald. Vervolgens worden binnenlandse formaten gezocht die aan de criteria voldoen. Is dit niet het geval dan komen eventueel aanwezige buitenlandse formaten in aanmerking. Aangezien de kosten die door de bank in rekening worden gebracht bij de verwerking van een buitenlandse betaalopdracht hoger zijn dan de doorberekende kosten bij de verwerking van een binnenlands formaat, worden automatisch binnenlandse formaten boven buitenlandse formaten verkozen om de betalingen te voldoen indien aan de gewenste criteria is voldaan.
Proces
Aanmaken betalingen
Gebruik [Financieel: Bankieren, Betalen Crediteuren, Aanmaken betalingen] om een betaalrun aan te maken. U selecteert de posten die in aanmerking komen voor betaling en maakt op basis hiervan de de betaalrun aan. De geselecteerde openstaande posten leiden tot betaalopdrachten. Als u gebruik maakt van een verzamelbetaling, dan resulteren meerdere openstaande posten in een betaalopdracht. Als u geen gebruik maakt van verzamelbetalingen, dan leidt elke openstaande post tot een betaalopdracht. De betaalopdrachten worden verzameld en toegekend aan een specifiek betaalformaat. Een betaalformaat wordt dus gekenmerkt door een veelvoud van betaalopdrachten in combinatie met de typering (bijvoorbeeld Clieop03 of MT100). Eén of meerdere formaten vormen tot slot inhoud van de betaalrun.
Controle & Wijzigen: Onderhoud Betalingen
Nadat u de betaalrun heeft aangemaakt, controleert u de inhoud van de run met [Financieel: Bankieren, Betalen crediteuren, Onderhoud: (Run)]. Binnen deze functie heeft u de mogelijkheid op formaatniveau, betaalopdrachtniveau en op het niveau van de openstaande post eventuele aanpassingen door te voeren.
In het menu [Financieel: Bankieren, Betalen crediteuren, Onderhoud (Opdracht)] kunnen de betaalopdrachten aangepast worden. Omdat niet de gehele run geopend wordt zal de optie sneller zijn dan het onderhouden van de betaalrun.
Wanneer u werkt met verzamelen van betalingen kan her voorkomen dat een verzameling aangepast moeten worden. In het menu [Financieel: Bankieren, Crediteuren betalen, Hergroeperen] kunt u de gewenste wijzigingen doorvoeren.
Tevens kunt u hier uw betaalrun in zijn geheel verwijderen als u openstaande posten en masse wenst te bewerken alvorens een betaalrun aan te maken. Maak gebruik van de ondersteunende functies Wijzigen openstaande posten en Blokkeren openstaande posten om openstaande posten te bewerken als tijdens de controle blijkt dat openstaande posten dienen te worden gewijzigd of in grote getale dienen te worden geblokkeerd voor betaling. Als u gebruik maakt van de processtap 'fiatteren betalingen'', dan dient te worden opgemerkt dat een goedgekeurde betaalrun eerst dient te worden afgekeurd alvorens deze kan worden verwijderd.
Fiatteren betalingen
Deze processtap is optioneel. In [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Betalingen, Algemeen] geeft u aan of u betaalruns wenst te fiatteren alsvorens deze te verrichten. Betaalruns fiatteert u met de functie [Financieel: Bankieren, Betalen crediteuren, Fiatteren betalingen]. Controleer uw betaalruns met [Financieel: Bankieren, Betalen Crediteuren, Overzicht Betalingen].
Betalingen verrichten & Betaalspecificaties afdrukken
Als u de juiste openstaande posten betaalbaar hebt gesteld, kunt u de feitelijke betalingen verrichten door ze in een bestand te zetten met [Financieel: Bankieren, Betalen crediteuren, Verrichten betalingen]. Afhankelijk van het formaat wordt tevens een betaalformulier afgedrukt. Als u in [Financieel: Bestand, Administratie instellingen, Betalingen, Algemeen] heeft aangegeven dat u betaalspecificaties wenst af te drukken voor verzamelbetalingen worden tijdens het verrichten van de betaling de betaalspecificaties per crediteur afgedrukt. Vervolgens kunt u de betaalspecificaties per post naar de leverancier versturen.
Betalingen journaliseren
U journaliseert de betalingsrun nadat de betaalopdrachten naar de bank zijn gestuurd met [Financieel: Bankieren, Betalen crediteuren, Journaliseren betalingen].
Boekingsverslag
Controleer de aangemaakte journaalpost met [Financieel: Grootboek, Boeken, Boekingsverslag].
Verwerken boekingen
Verwerk de boekingen met [Financieel: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen]
Informatie
Overzicht betalingen
Inzicht in uw betaalruns verwerft u met behulp van flexibele lay-outs in [Financieel: Bankieren, Betalen Crediteuren, Overzicht Betalingen].
In dit document behandelen we de stappen die u dient te doorlopen voor het aanmaken van een betaalbestand en het journaliseren van de bijbehorende boekingen. Wanneer u gaat naar [Finance: Bankieren, Betalen crediteuren] ziet u onderstaande menupaden. Het is niet verplicht alle stappen te doorlopen. Als u een van de hyperlinks kiest, wordt gedetailleerde informatie over dat onderwerp weergegeven.
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
23.192.112 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
09-04-2021 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |