Bestellingen en RTV orders fiatteren

Met bovenstaande opties kunt u een selectie opgeven, zodat alleen de bestellingen worden getoond die binnen de selectiecriteria vallen. Dit vergemakkelijkt het zoeken naar bepaalde bestellingen.

Magazijn
Hier kunt u een magazijn invoeren. Alleen bestellingen waarbij in de kopregel dit magazijn wordt aangegeven, worden getoond. Standaard is 'Alle' geselecteerd.

Bestelling
Hier kunt u een traject van bestelnummers invoeren. Alleen bestellingen die vallen binnen dit traject, zullen worden getoond.

Besteldatum
Hier kunt u een traject van besteldata invoeren. Alleen bestellingen waarvan de besteldatum uit de kopregel binnen dit traject valt, worden getoond.

Crediteurnummer
Hier kunt u een crediteur invoeren. Alleen bestellingen bij deze leverancier zullen worden getoond.

Fiattering
Hier kunt u aangeven of u gefiatteerde bestellingen, niet-gefiatteerde bestellingen of beide wilt zien.

Tonen: Afgekeurde bestellingen
Met deze optie kunt u aangeven of u tevens de afgekeurde bestellingen wilt tonen. Wanneer u deze optie aanvinkt worden naast de 'normale' bestellingen ook de afgekeurde bestellingen getoond. Wanneer u de optie uitvinkt worden de afgekeurde bestellingen niet getoond. Middels de knop 'Verwerpen' onder in het scherm kunt u een bestelling afkeuren.

Sectie Controle

Dit zijn de automatische controles die Exact voor u kan uitvoeren. Als u een bepaalde optie aanvinkt, wordt de desbetreffende kolom toegevoegd aan het scherm met bestellingen. Als een bestelling op dit punt in orde is, wordt er een groen vinkje in deze kolom bij de betreffende bestelling geplaatst. Voor al deze kolommen geldt dat wanneer er bij een bepaalde bestelling geen groen vinkje in de kolom staat, er bij de desbetreffende controle een probleem is aangetroffen.

Adressen
Er zal worden gecontroleerd of alle noodzakelijke gegevens van de leverancier en het magazijn voor deze bestelling zijn ingevuld. Als een van de gegevens niet is ingevuld, staat er geen groen vinkje in de kolom. De controle vindt plaats op de volgende zaken:

• Leverancier: naam, adresregel 1, postcode, woonplaats, contactpersoon
• Magazijn: naam, adresregel 1, postcode

Openstaande posten
Er zal gecontroleerd worden of bij de leverancier posten open staan waarvan de factuurvervaldatum is overschreden. Als dit niet het geval is, komt er geen groen vinkje te staan.

Prijzen
Er zal worden gecontroleerd of de gegeven kortingen overeenkomen met de standaardkortingen. De standaardkorting is de korting volgens de prijslijst die Exact zal voorstellen in de bestelregels. De prijslijst die Exact voorstelt, wordt bepaald aan de hand van de volgende stappen:

1. Eerst wordt nagegaan welke prijslijst gekoppeld is aan de leverancier.
2. Als er bij punt 1 geen prijslijst is gekoppeld aan de leverancier of als deze niet geldt voor dit artikel, wordt de prijslijst genomen waarin een specifieke inkoopprijs is ingevoerd voor dit artikel en deze leverancier.
3. Als bij punt 2 meerdere prijslijsten worden gevonden, wordt geen standaardprijslijst weergegeven maar een keuzescherm met alle prijslijsten met specifieke prijzen voor dit artikel en deze leverancier.
4. Als bij punt 2 geen prijslijst wordt gevonden, wordt de prijslijst gebruikt waarin voor dit artikel een speciale inkoopprijs is ingevoerd.
5. Als bij punt 4 meerdere prijslijsten worden gevonden, wordt geen standaardprijslijst weergegeven maar een keuzescherm met alle prijslijsten met specifieke prijzen voor dit artikel
6. Als bij punt 4 geen prijslijsten worden gevonden, kan er geen prijslijst worden geselecteerd. Er wordt dus geen keuzescherm weergegeven en ook geen standaardprijslijst ingevuld.

Als er geen standaardprijslijst is (geval 3, 5 en 6), zal er nooit een groen vinkje komen te staan bij deze controle. Is er wel een standaardprijslijst, dan komt er een groen vinkje te staan als voor alle bestelregels de korting overeenkomt met de korting volgens de standaardprijslijst. Er mag dus wel een andere prijslijst gekozen worden, als de korting zelf maar overeenkomt. 

Crediteurenstatus
De status van de leverancier moet 'Actief' of 'Referentie' zijn. Als één van de crediteuren een andere status heeft, komt er geen groen vinkje te staan.

Artikelen
Geen van de artikelen in de bestelling mag de status 'Geblokkeerd' hebben. Als een van de artikelen geblokkeerd is, komt er geen groen vinkje te staan.

Maximumvoorraad
Er wordt gecontroleerd of de maximumvoorraad overschreden is. De afgedrukte bestellingen worden hierbij ook meegenomen. Als de maximumvoorraad overschreden wordt, komt er geen groen vinkje te staan.

Magazijn
Er wordt gecontroleerd of het magazijn van de bestelling geblokkeerd is. Zo ja, dan komt er geen groen vinkje te staan.

Orders
Als een bestelling wordt aangemaakt op grond van een verkooporder (E-Orderinkoop: [Inkoop, Te verwerken, Orderinkoop]), komt het nieuwe bestelnummer in de oorspronkelijke verkooporderregels te staan. Ook is het mogelijk om handmatig een bestelling te selecteren bij het invoeren van een verkooporderregel. Bij de controle wordt nagegaan of het bestelnummer gekoppeld is aan één of meerdere verkooporders. Is dat het geval, dan komt er een groen vinkje te staan.

Project
Er wordt gecontroleerd of er een project gekoppeld is aan een bestelregel. Zo ja, dan komt er een groen vinkje te staan in de kolom project.

De velden bevatten informatie over de bestellingen. De afleverdatum en de fiatteringsstatus worden altijd gecontroleerd, ongeacht de controles die zijn aangevinkt.

• Afleverdatum: als er een afleverdatum in de bestelling staat die vóór de standaarddatum ligt en het geleverde aantal nul is, komt er geen groen vinkje te staan. De standaarddatum is de datum waarmee de administratie geopend is. Standaard wordt de systeemdatum gebruikt.
• Fiat: als de bestelling gefiatteerd is, komt er een groen vinkje te staan.

Alle knoppen (behalve de button 'Sluiten') worden geactiveerd wanneer er een bestelling wordt geselecteerd.

Notitie
Met deze knop kunt u een notitie aan de bestelling toevoegen, een reeds aangemaakte notitie bekijken of een notitie verwijderen.

Bijlage
Met deze knop kunt u een bestand (als bijlage) aan de bestelling toevoegen, een reeds toegevoegde bijlage bekijken of een bijlage verwijderen.

Wijzigen
Met deze knop kunt u de afleverdatum van een geselecteerde bestelling wijzigen. Het is mogelijk om de afleverdatum per regel te wijzigen.

Kaart
Met deze knop gaat u rechtstreeks naar de crediteurenkaart van de leverancier.

Mutaties
Met deze knop worden alle mutaties getoond die aan deze bestelling gekoppeld zijn.

Project
Met deze knop kunt u doorzoomen naar het onderhoudsscherm van een gekoppeld project.

Aanvraag
Als een bestelling is gegenereerd vanuit een interne order, kan met deze knop de interne order worden geopend. Hiermee kan bijvoorbeeld bekeken worden door wie bepaalde goederen besteld zijn voor intern gebruik en of dat verzoek is goedgekeurd. Aan de hand van deze informatie kan besloten worden om de bestelling te fiatteren of niet.

Fiat
Met deze knop wijzigt u de fiatteringsstatus. U kunt bestellingen fiatteren (of ze nu wel of niet voldoen aan de opgegeven controles) en u kunt het fiatteren van bestellingen ongedaan maken.

Verwerpen
Met deze knop kunt u een geselecteerde bestelling verwerpen/afkeuren.

Een bestelling die is verworpen/afgekeurd kunt u herkennen Proces-icoon 'Afgekeurd'. Wanneer u een bestelling opent kunt u bij het proces-icoon 'Afgekeurd' zien wanneer de bestelling is afgekeurd en door wie deze is afgekeurd.

Verwijderen
Met deze knop kunt u een geselecteerde bestelling verwijderen. Als u hiervoor kiest, wordt u gevraagd deze keuze te bevestigen. Als u 'Ja' kiest, wordt de bestelling verwijderd.

Openen
Met deze knop kunt u de geselecteerde bestelling openen.

Sluiten
Met deze knop sluit u het scherm 'Bestellingen fiatteren' af.