Klantenback-up aanmaken vanuit accountancy

Deze stap is alleen van toepassing in situatie A

Wanneer u een administratie heeft aangemaakt voor uw cliënt en u maakt voor de eerste maal een back-up maakt van deze administratie dient u het rekening te houden met het volgende:

Voordat er van deze administratie een back-up wordt gemaakt zijn echter een aantal zaken van belang. Op het moment dat de accountant de administratie heeft aangemaakt, is in de administratie de licentie en de gebruikersnaam van de accountant aanwezig. Wanneer er nu een back-up gemaakt zou worden, betekent dit dat de klant over de licentie van de accountant beschikt en bovendien niet kan inloggen omdat de gebruikersnaam van de klant niet aanwezig is. Voordat de accountant hiervan een back-up maakt dient dan ook eerst de klant licentie te worden geïmporteerd. Samengevat bestaat het importeren van de klantlicentie uit de volgende stappen:

1. In de administratie wordt een gebruiker aangemaakt voor de cliënt.
   De accountant dient in dit geval bij de cliënt na te gaan welke Windows inlognaam men wil gebruiken voor Exact Globe Next/Exact Compact. Er wordt vervolgens een nieuwe gebruiker aangemaakt met deze gebruikersnaam. Verder dient de accountant deze gebruiker voldoende rechten te geven. Het geven van toegangsrechten is niet noodzakelijk
2. De functie 'Importeren klantlicentie' wordt opgestart.
   Middels deze functie wordt de licentie van de cliënt geïmporteerd in de administratie, en kan de gebruikersnaam van de klant geactiveerd worden. De accountant dient hiervoor te beschikken over het licentiebestand van de cliënt.
   Via het menupad [Accountancy, Administraties, Importeren klantlicentie] wordt deze functie opgestart. Hier selecteert u bij het veld 'Licentiebestand' het licentiebestand van de cliënt. Bij het veld 'Gebruiker' selecteert u de gebruiker die u in stap I heeft aangemaakt. Vervolgens klikt u op 'Volgende' en daarna op 'Start', waarna de klantlicentie en de gebruikersnaam in de administratie worden geactiveerd.

Deze stap is van toepassing in situatie A en B

Om de klantenback-up succesvol te laten verlopen, dient u de volgende stappen te doorlopen via het menupad [Accountancy, Administraties, Backup maken/teruglezen]:

• In het welkomstscherm van de back-up wizard klikt u op 'Volgende'.
• Kies de juiste actie: 'Aanmaken back-up' en kies voor 'Volgende'
• U krijgt vervolgens een  scherm te zien met de volgende velden:

Naam

In dit veld kunt u de naam van de back-up invoeren. In de sectie 'Administraties' ziet u uw administraties staan. Als u er een selecteert, wordt de back-up naam automatisch worden gegenereerd. Uiteraard kunt u deze naam aanpassen. Bij het aanmaken van een back-up wordt de volgende werkwijze voor het bepalen van de naam gehanteerd: "Datum-Product update nummer-SQL versie-Administratie naam".

Naam	Formaat	Omschrijving
Datum	JJJJMMDD	De huidige datum.
Product Update nummer	XXX	Het nummer van de product update van Exact Globe Next waarin de administratie het laatst is geopend.
SQL versie	SQLXXXX	De versie van de MS SQL Server waarop de database is teruggelezen bij het aanmaken van de back-up.
Administratie naam	Administratie naam	De naam van de administratie.

Directory

Hier kunt u de locatie invoeren waarin u de backup wilt plaatsen. U kunt hier kiezen voor een directory op uw eigen computer of op de server.

Database directory

In dit veld kunt u het bestandenpad opgeven waar de administratie staat. Als u al uw administraties lokaal heeft staan, staat deze directory automatisch goed. U kunt dan in het scherm 'Administraties' een administratie selecteren. Wanneer u de administratie op een server heeft staan, dient u in dit veld de verwijzing in te voeren vanuit het werkstation naar de data map op de server. Bijvoorbeeld "\\MIJNSERVER\C$\Globedata\".

Details

Met deze knop wordt in het scherm 'Administraties' de kolom 'Grootte' toegevoegd. In deze kolom wordt per administratie de grootte van de database getoond:

Geavanceerd

Met deze knop wordt het beschikt u over een aantal extra velden bij het maken van de back-up:

Windows toegangscontrole

Hier kunt u de inloginformatie controleren/aanpassen. Als u gebruik maakt van de toegangscontrole tot Exact Globe Next kunt u dit aangevinkt houden. Tenzij u hier de inlognaam van een andere gebruiker met rechten tot het maken van een back-up wilt invoeren. Door deze optie uit te vinken, kunt u namelijk een inlognaam en wachtwoord voor de geselecteerde server invoeren.

Server

Indien u van een externe SQL server een back-up wilt maken van een administratie, kunt u hier de servernaam selecteren.

Administratie

Hier kunt u de administratie selecteren die op de externe SQL server staat.

Annuleren

Met deze knop wordt de back-up wizard afgesloten.

Terug

Met deze knop gaat u naar de vorige stap in de back-up wizard.

Klaar

Met deze knop wordt de back-up aangemaakt.

Om een back-up aan te maken, is het noodzakelijk dat er geen actieve gebruikers meer in de administratie aanwezig zijn. Wanneer er nog gebruikers actief zijn, wordt een overzicht van de gebruikersnamen en computernamen van de actieve gebruikers getoond. De administrator kan op dat moment bepalen of hij de gebruikers verzoekt Exact te verlaten alvorens de back-up aan te maken of de back-up direct start waarna de verbinding van deze gebruikers automatisch wordt verbroken.