Exact Globe+

Tonen van een subtotaal op uw balans

Introductie

Het kan zeer overzichtelijk zijn om op een balans een tussentelling te maken van een groep grootboekrekeningen. Dit kunt u doen door een subtotaalrekening aan te maken. Zo'n subtotaalrekening is geen grootboekrekening in de eigenlijke betekenis van het woord. Op zulke rekeningen kan namelijk niet worden geboekt; er kunnen slechts tellingen worden verzameld.
Indien u een subtotaalrekening aanmaakt worden de bedragen van de grootboekrekeningen vanaf de vorige subtotaal of lege rekening gesaldeerd.

Uitleg

Stel dat in uw rekeningstelsel de volgende "echte" grootboekrekeningen voorkomen:

• 0010 Grond
• 0050 Bedrijfspand
• 0060 Afschrijving bedrijfspand
• 0100 Inventaris
• 0110 Afschrijving inventaris

Door het aanmaken van een subtotaalrekening "Boekwaarde bedrijfspand" met nummer 0070 bereikt u dat er een subtotaal berekend wordt van de voorafgaande grootboekrekeningen. Deze boekwaarde hoeft u nu niet zelf te berekenen. Op dezelfde manier kan een subtotaalrekening 0120 worden aangemaakt.
Het kan voorkomen dat een groep grootboekrekeningen, waarvan u een subtotaal wilt maken, wordt vooraf gegaan door één of meer grootboekrekeningen. In bovenstaand voorbeeld wilt u bijvoorbeeld niet dat het bedrag op 0010 Grond wordt meegenomen in het subtotaal van rekening 0050 en 0060. Hiervoor moet een speciale maatregel worden genomen, zodat het bedrag van 0010 Grond niet terecht komt in het subtotaal. Dit is mogelijk door een zogenaamde 'lege' rekening 0020 aan te maken tussen de rekeningen die wel en die niet moeten worden meegenomen in het subtotaal. Hiermee bereikt u dat alle grootboekrekeningen voor 0020 worden afgeschermd van het subtotaal van 0050 en 0060. Het aanmaken van een lege rekening heeft de volgende twee consequenties:

• de bedragen van de eraan voorafgaande rekeningen worden niet bij het volgende subtotaal opgeteld.
• in de overzichten waarin subtotaalrekeningen worden afgedrukt, wordt van de lege rekeningen niets afgedrukt: geen bedrag, geen nummer, dus een gewone witregel.

Na het doorvoeren van de bovenstaande aanpassingen ziet het rekeningschema er als volgt uit:

• 0010 Grond
• 0020 Lege rekening
• 0050 Bedrijfspand
• 0060 Afschrijving bedrijfspand
• 0070 Boekwaarde bedrijfspand
• 0100 Inventaris
• 0110 Afschrijving inventaris
• 0120 Boekwaarde inventaris

Indien u nu een balans opvraagt, wordt deze als volgt getoond:

De subtotaalrekeningen moeten goed worden onderscheiden van de categorieën, want deze staan helemaal los van elkaar en werken geheel onafhankelijk van elkaar. de verschillen tussen deze twee kunnen als volgt worden samengevat:

• Indien u een balans opvraagt gegroepeerd op categorieën komen hier geen subtotalen voor. Dat is ook niet nodig want de categorieën zorgen hierin al voor het groeperen en cumuleren van de bedragen.
• Subtotaalrekeningen kunnen uitsluitend bedragen optellen en salderen van rekeningen waarvan de nummers op elkaar volgen, terwijl categorieën dat kunnen van willekeurige verzamelingen rekeningen.

Gerelateerde onderwerpen

• Aanmaken en onderhouden van grootboekrekeningen
• De Balans / W & V
• De Interactieve balans / W & V