Wanneer u boekingen invoert, worden bepaalde bedragen, zoals inkoopkortingen, gewoonlijk doorgeboekt naar rekeningen die speciaal voor dit doel bestemd zijn. In de programmatuur gebeurt dit automatisch aan de hand van grootboekrekeningen die u vooraf heeft gedefinieerd. De velden die u ziet, kunnen afwijken van de getoonde velden in dit document. De velden die worden getoond hangen namelijk af van de licentie die u heeft.
U bent verplicht een rekening in te voeren in alle velden.
N.B. Ook als u misschien niet alle grootboekrekeningen nodig heeft, moet u toch een aantal rekeningen invoeren wanneer u deze grootboekkoppelingen aanmaakt.
Sectie BTW
BTW deactiveren
Indien u in uw administratie nooit BTW gaat gebruiken, kunt u hier aangeven dat de BTW gedeactiveerd moet worden. U kunt deze instelling voor BTW wel tussentijds wijzigen, er mogen dan geen onverwerkte boekingen in uw administratie aanwezig zijn.
BTW-type
U kunt hier aangeven of u uw BTW-overzicht in [Compact, Grootboek, BTW-aangifte, BTW-overzicht] wilt tonen op basis van het 'Factuurstelsel' of het 'Kasstelsel'. Het factuurstelsel houdt in dat u BTW afdraagt en terugvordert aan de hand van ingevoerde inkoopfacturen en verkoopfacturen in een bepaalde periode. Het kasstelsel houdt in dat u BTW pas afdraagt en terugvordert op het moment dat u de inkoopfacturen betaald heeft en het verschuldigde bedrag voor de verkoopfacturen ontvangen heeft.
Niet-aftrekbare BTW
Met deze instelling kunt u aangeven dat u wilt
werken met niet-aftrekbare btw. Wanneer u deze instelling aanvinkt beschikt
u over extra velden bij het onderhoud van de
btw-codes en bij het onderhoud van de
grootboekrekeningen waar u de gegevens van de niet-aftrekbare btw kunt
definiëren.
Digipoort endpoint
Bij het indienen van de btw-aangifte en loonaangifte worden
deze verstuurd naar een endpoint. Dit endpoint fungeert als een adres dat wordt
gebruikt voor de communicatie met Digipoort. Hier kunt u selecteren welk
endpoint gebruikt moet worden.
Om ervoor te zorgen dat de communicatie met dit endpoint correct
verloopt, dient er een set certificaten (die bij het endpoint horen)
geïnstalleerd te worden op de machine(s) van waar de aangiftes worden
verstuurd. Wanneer u deze instelling aanpast is het daarom van belang dat
tevens de bijbehorende certificaten zijn geïnstalleerd.
Voor meer informatie over het installeren van deze certificaten en
informatie over wanneer u het endpoint moet/kunt aanpassen, zie
Het installeren van de SSL-certificaten voor de Digipoort verbinding.
Sectie Invoer
Verwerkingsverslag direct afdrukken
Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt het verwerkingsverslag direct afgedrukt bij het verwerken. Wanneer dit niet is aangevinkt, kunt u de verslagen achteraf opvragen via [Compact, Boekingen, Verwerkt] of (CBP).
Boekstuknummer / rapportagedatum link
Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt het boekstuknummer gebaseerd op basis van de rapportagedatum van de boeking. Als deze optie niet is aangevinkt, wordt het boekstuknummer gebaseerd op de datum. Tevens bepaalt deze instelling samen met de instelling 'Overnemen van vorige regel: Rapportagedatum' in de kolominstellingen, welke logica wordt toegepast bij standaard vullen van de rapportagedatum in bank- en kasboekingen.
Sectie Jaarafsluitingsproces
Resultaat
Geef hier de resultaat (balans) rekening in die gebruikt wordt bij het verwerken van het resultaat voor W&V rekeningen.
Sectie Grootboek
In de sectie 'Grootboek' vindt u alle koppelingen die nodig zijn voor bijvoorbeeld betalingsverschillen of kredietbeperkingen.
Betalingsverschillen
De optie betalingsverschillen omvat onder de knop 'Details' nog enkele grootboekkoppelingen. Deze koppelingen worden verder in dit document beschreven.
Details
Onder de knop details ziet een scherm met de overige grootboekkoppelingen:
Verkoop-/Inkoopkortingen
Op deze rekening worden afgeschreven verkoopkortingen of inkoopkortingen afgeboekt, mits de juiste afboekcode is gebruikt.
Betalingsverschil inkoop/verkoop
Een betalingsverschil dat u via een afboekcode afboekt, wordt op de rekening geboekt die u in dit veld kiest. Een betalingsverschil is elk verschil dat niet voortvloeit uit een korting, een kredietbeperking of een rekenverschil.
Kredietbeperking inkoop/verkoop
Een kredietbeperking op een inkoop of een verkoop wordt geboekt op deze rekening, mits de toepasselijke afboekcode is gebruikt.
Rekenverschillen
Onder de knop details ziet een scherm met instellingen voor de rekenverschillen:
Rekenverschillen
Een verschil tussen het factuurbedrag en het ontvangen of betaalde bedrag wordt geboekt op deze rekening als er sprake is van rekenverschillen door bijvoorbeeld het gebruik van vreemde valuta.
Gebruik GB eerste boekingsregel
Wanneer u deze optie aanvinkt wordt wanneer er sprake is van een afrondingsverschil, dit geboekt op de eerst aanwezige grootboekrekening in de boeking. Deze rekening mag niet gebruikt worden als nog te ontvangen facturenrekening en de rekening mag niet gekoppeld zijn aan een BTW-code.
Wanneer de eerst gebruikte rekening een nog te ontvangen facturenrekening is of een rekening gekoppeld aan een BTW-code, dan wordt het afrondingsverschil geboekt op de verschillenrekening Die u hierboven heeft geselecteerd. Hierbij maakt het niet uit of de optie is aangevinkt of uitgevinkt.
Reserveringen
Deze grootboekrekening wordt gebruikt om inkoopboekingen per datum in evenwicht te brengen. Indien er verschillende datums worden gebruikt in de boekingsregels dan vallen deze boekingen in verschillende periodes. Dit zou betekenen dat de boeking niet in evenwicht is per datum. Middels deze rekening is de boeking wel in evenwicht.
Euro-rekenverschillen
Dit veld heeft betrekking op administraties die reeds in gebruik waren toen er nog met guldens werd geboekt. Afrondingsverschillen die kunnen ontstaan bij het afboeken van bijvoorbeeld openstaande posten die zijn geboekt in euro's en betaald in lokale valuta zoals guldens, of omgekeerd, dienen te worden geregistreerd op een rekening 'Euro-rekenverschillen', die uitsluitend hiervoor wordt gebruikt. Voor dit doel kunt u hier een rekening koppelen.
Als u hiervoor een nieuwe grootboekrekening aanlegt, kunt u zelf kiezen aan welke zijde van de balans (debet of credit) ze dient te verschijnen. Raadpleeg bij twijfel uw accountant.
Sectie Dagboek
Verkoopfactuur
Dit is het standaarddagboek voor verkopen dat voorgesteld wordt voor het afdrukken van facturen vanuit [Compact , Factuur, Facturen].
Kasboek
Doorgaans wordt hier het dagboek "Kas" gebruikt. Deze koppeling is alleen van toepassing als u werkt met Exact Compact Kassa.
Artikelmutaties
Bij de artikelmutaties is het alleen mogelijk om een memoriaaldagboek te koppelen. Mochten er artikelmutaties plaatsvinden dan wordt hiervan een boeking in het memoriaal geplaatst.
Inkoopboek (Elektronisch factureren)
Dit veld is alleen actief wanneer u in de administratie-instellingen
in de sectie 'Exact Shared Cloud Services' de digitale brievenbus heeft
ingevuld en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd. In dit veld kunt u een inkoopdagboek selecteren. Dit inkoopdagboek wordt gebruikt om de transacties te registreren die worden aangemaakt bij het bij het aanmaken omzetten van de ontvangen elektronische factuur naar een inkoopboeking.
Sectie Standaard
Bel & Kortingsberekening
Deze instelling bepaalt op welke manier de BTW van de factuur zal worden berekend. U heeft hier de keuze uit:
- Belasting berekend over netto factuurbedrag exclusief korting; de korting zal niet worden meegenomen in de BTW-berekening
- Belasting berekend over netto factuurbedrag inclusief korting; de korting zal worden meegenomen in de BTW-berekening
- Belasting berekend over bruto factuurbedrag;de belasting wordt berekend over het bruto factuurbedrag
Standaard-betalingsconditie debiteuren/crediteuren
De standaardbetalingsconditie die u hier ingeeft, zal standaard opkomen bij het maken van een boeking voor deze debiteur of crediteur. Via de iconen achter deze velden is het mogelijk om in specifieke gevallen een andere betalingsconditie te koppelen aan uw debiteuren en/of crediteuren. U kunt dit doen voor meerdere debiteuren / crediteuren door tijdens het selecteren tegelijk de SHIFT of CONTROL toets in te drukken.
Sectie Ouderdom
U kunt hier een traject ingeven in dagen die gebruiken wilt om de ouderdom van openstaande posten te bepalen en te tonen voor zowel debiteuren als crediteuren. De ouderdomsanalyse kunt u opvragen via het te vorderen overzicht van de debiteuren, het te betalen overzicht van de crediteuren en via de debiteuren/crediteuren kaart.
Sectie Algemeen
Scherm toewijzen: Geavanceerde modus
Tijdens het invoeren van bankboekingen of afletteren van bankafschriften wordt respectievelijk bij het kiezen van F5 in het veld 'Onze ref' en middels de knop 'Zoeken' het toewijsscherm opgestart om te kunnen zoeken naar facturen welke afgeletterd kunnen worden met de betaling/ontvangst. Indien u hier een vinkje plaatst krijgt u een toewijsscherm te zien met geavanceerde mogelijkheden. Standaard staat dit vinkje uit, waardoor u over standaard functionaliteit beschikt om betalingen en ontvangsten te kunnen afletteren.
Sectie Afletteren: Cash flow
Overschrijven Tegenrekening
Met deze optie kunt u aangeven onder welke condities de grootboekrekening debiteuren/crediteuren van de ontvangstboeking mag worden overschreven door de grootboekrekening debiteuren/crediteuren van de factuur bij het afletteren.
In de praktijk kan het namelijk voorkomen dat een factuur op een debiteurenrekening is geboekt die afwijkt van de debiteurenrekening die gebruikt is bij de ontvangst van deze factuur in het bankboek. Op het moment dat u later deze twee posten aflettert op bijvoorbeeld de debiteurenkaart, wordt door Exact Compact de debiteurenrekening van de bankboeking vervangen door de debiteurenrekening van de verkoopboeking. Als na het boeken van de bankboeking de periode is afgesloten, is het gevolg van het afletteren dat de ontvangst van de factuur verplaatst wordt van de ene rekening naar de andere rekening. Dit is niet altijd gewenst.
Om deze reden is deze instelling toegevoegd voor het omgaan met de tegenrekening. Hier heeft u de volgende opties:
-
Nooit: De originele tegenrekening wordt nooit overschreven. Wanneer u deze optie selecteert heeft u de mogelijkheid om de optie 'Tegenboeking maken' aan te vinken waarmee u kunt aangeven of bij het afstemmen van posten van twee verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen een boeking moet worden aangemaakt.
-
Altijd: De originele tegenrekening van de betaling wordt altijd overschreven met de tegenrekening van de factuur. Dit heeft tot gevolg dat saldo's op grootboekrekeningen worden aangepast (verplaatst van de ene rekening naar de andere).
- Enkel in open periodes: De originele tegenrekening wordt alleen in open periodes overschreven door die van de factuur. Indien u voor deze optie kiest, worden termijnen in periodes die afgesloten zijn niet overschreven en afgestemd. U krijgt dan bij het afstemmen een melding dat de grootboekrekeningen niet gelijk zijn. In dit geval dient u de periode te heropenen om te kunnen afstemmen of de twee posten handmatig tegen elkaar weg te boeken in het memoriaal. Tijdens het importeren van bankafschriften wordt deze controle op de achtergrond uitgevoerd. Facturen en betalingen/ontvangsten met verschillende rekeningen in gesloten periodes worden dan niet afgeletterd.
Tegenboeking maken
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u bij 'Overschrijven Tegenrekening' de optie 'Nooit' heeft geselecteerd. Middels deze optie kunt u aangeven of er bij het afstemmen van posten van verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen een boeking moet worden aangemaakt waarbij de ene rekening wordt afgeboekt en de andere wordt opgeboekt. Wanneer u deze instelling niet aanvinkt wordt er geen boeking aangemaakt.
Wanneer u een vooruitbetaling van een debiteur op rekening 1310 aflettert met een factuur van diezelfde debiteur op rekening 1300. wordt de volgende boeking aangemaakt.
| Rekening |
Debiteur |
Debet |
Credit |
| 1310 Debiteuren |
1010 |
980,- |
|
| 1300 Debiteuren |
1010 |
|
980,- |
Behouden analytische waarden afschrift
Deze optie is alléén van toepassing wanneer u werkt met Exact Compact Kostenanalyse. Hiermee kan worden aangegeven of de analytische waarden (kostenplaats en kostendrager) van bank/kasboeking mogen worden overschreven bij het afletteren. Wanneer u deze optie aanvinkt worden bij het afletteren de analytische waarden van de bank/kasboeking niet overschreven. Wanneer u deze optie uitvinkt mogen deze wel worden overschreven. Een uitzondering hierop is de volgende: Wanneer u bij het invoeren van een nieuwe regel deze aflettert met een enkele factuur worden de analytische waarden van het afschrift overschreven met de analytische waarden van de factuur, ongeacht of de grootboekinstelling is aangevinkt of uitgevinkt. Aan de hand van de volgende twee voorbeelden wordt deze wijziging nader toegelicht.
Situatie 1
In het bank/kasboek wordt een nieuwe regel ingevoerd en deze wordt afgeletterd met een enkele factuur. De analytische waarden project, kostenplaats en kostendrager worden gekopieerd van de factuur. Ongeacht of u de grootboekinstelling 'Behouden analytische waarden afschrift' heeft aangevinkt of uitgevinkt.
Situatie 2
In het bank/kasboek wordt een nieuwe regel ingevoerd. De boeking wordt gesloten. Vervolgens wordt de boeking bewerkt en wordt de betreffende regel afgeletterd met een enkele factuur. De analytische waarden project, kostenplaats en kostendrager worden niet gekopieerd van de factuur omdat dit geen nieuwe regel betreft. Alleen wanneer u de grootboekinstelling 'Behouden analytische waarden afschrift' heeft uitgevinkt worden de analytische waarden van de bank/kasboeking overschreven.
Datum: Tegenboeking
Deze instelling is alleen beschikbaar wanneer bij 'Overschrijven tegenrekening' de optie 'Nooit' is geselecteerd, en wanneer de optie 'Tegenboeking maken' is aangevinkt. Als de instelling 'Tegenboeking maken' is aangevinkt wordt er bij het afstemmen van posten van verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen een boeking aangemaakt waarbij de ene rekening wordt afgeboekt en de andere wordt opgeboekt. Met deze instelling kunt u aangeven op welke datum deze boeking wordt aangemaakt. Wanneer u de optie 'Huidige datum' selecteert wordt voor de tegenboeking de huidige systeemdatum gebruikt. Wanneer u de optie 'Laatste mutatiedatum' selecteert wordt voor de tegenboeking de laatste datum van afgeletterde posten gebruikt. Ook wordt in dit geval de rapportagedatum van deze boeking overgenomen in de tegenboeking.
De instelling 'Datum: Tegenboeking' sectie 'Afletteren: Cash flow' is alleen beschikbaar wanneer in die sectie bij 'Overschrijven tegenrekening' de optie 'Nooit' is geselecteerd, en wanneer de optie 'Tegenboeking maken' is aangevinkt. In de sectie 'Afletteren: Facturen' is de instelling 'Datum: Tegenboeking' alleen beschikbaar wanneer in die sectie de optie 'Tegenboeking maken' is aangevinkt.
Sectie Afletteren: Facturen
Tegenboeking maken
Middels deze optie kunt u aangeven of er bij het afstemmen facturen/creditfacturen waarbij verschillende grootboekrekeningen zijn gebruikt, een boeking moet worden aangemaakt waarbij de ene rekening wordt afgeboekt en de andere wordt opgeboekt. Wanneer u deze instelling niet aanvinkt wordt er geen boeking aangemaakt.
Wanneer u een factuur van 2.380,- een debiteur op rekening 1300 heeft geboekt en deze aflettert met een creditfactuur van 1.190,- van diezelfde debiteur op rekening 1310. wordt de volgende boeking aangemaakt.
| Rekening |
Debiteur |
Debet |
Credit |
| 1310 Debiteuren |
1010 |
1.190,- |
|
| 1300 Debiteuren |
1010 |
|
1.190,- |
Datum: Tegenboeking
Deze instelling is alleen beschikbaar wanneer de optie 'Tegenboeking maken' is aangevinkt. Als de instelling 'Tegenboeking maken' is aangevinkt wordt er bij het afstemmen van posten van verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen een boeking aangemaakt waarbij de ene rekening wordt afgeboekt en de andere wordt opgeboekt. Met deze instelling kunt u aangeven op welke datum deze boeking wordt aangemaakt. Wanneer u de optie 'Huidige datum' selecteert wordt voor de tegenboeking de huidige systeemdatum gebruikt. Wanneer u de optie 'Laatste mutatiedatum' selecteert wordt voor de tegenboeking de laatste datum van afgeletterde posten gebruikt. Ook wordt in dit geval de rapportagedatum van deze boeking overgenomen in de tegenboeking.