Excel Add-in: uitleg functie GL_BAL

Administratie

Selecteer hier de administratie waaruit Exact de gegevens moet halen. U kunt hier 'Standaard' laten staan, zodat altijd de betreffende gegevens uit de standaardadministratie worden getoond. Selecteert u hier een administratie, dan worden altijd de gegevens van de betreffende administratie getoond.

Het voordeel van het niet selecteren van een administratie is dat hetzelfde overzicht voor alle administraties kan worden gebruikt. U hoeft alleen de standaardadministratie te wijzigen om de juiste gegevens te zien te krijgen.

Functie

Selecteer hier de functie die u wilt gebruiken. Voor het selecteren van het kostenplaats-kostendrager saldo per periode van een grootboekrekening, dient u hier te kiezen voor 'GL_BAL'.

GB-rekening

Selecteer hier de grootboekrekening, waarvan u het saldo wilt zien. U kunt het rekeningnummer ook intypen. Ook is het mogelijk meerdere  rekeningen te selecteren. Dit kan op de volgende manieren:

• 1300:8010 - In dit geval wordt het saldo getoond van rekening 1300 tot en met 8010;
• 8010, 8020, 8030, 8040 - Dit omvat een opsomming van deze vier rekeningen;
• 8* - Dit omvat elke grootboekrekening die met het cijfer 8 begint, ongeacht het aantal cijfers dat het getal volgt;
• 8??? - Dit omvat elke viercijferige grootboekrekening die met een 8 begint;
• 8?0 - Dit omvat elke driecijferige grootboekrekening die met een 8 begint en met een 0 eindigt.

Kostendrager

Selecteer hier de kostendrager, waarvan u het saldo wilt zien. Meerdere kostendragers selecteert u op dezelfde manier zoals bij het selecteren van GB-rekening is aangegeven. In dit geval is het natuurlijk nodig om een alfanumerieke invoer te geven. Zo kunt u bijvoorbeeld ingeven: a:bzzzz. In dat geval wordt het saldo getoond van alle kostendragers die beginnen met een 'A' of een 'B'. Laat u het veld leeg, dan wordt het saldo van alle kostendragers meegenomen.

Kostenplaats

Selecteer hier de kostenplaats, waarvan u het saldo wilt zien. Meerdere kostenplaatsen selecteert u op dezelfde manier zoals bij het selecteren van GB-rekening is aangegeven. In dit geval is het natuurlijk nodig om een alfanumerieke invoer te geven. Zo kunt u bijvoorbeeld ingeven: a:bzzzz. In dat geval wordt het saldo getoond van alle kostenplaatsen die beginnen met een 'A' of een 'B'. Laat u het veld leeg, dan wordt het saldo van alle kostenplaatsen meegenomen.

Boekjaar

Geef hier het boekjaar in waarvan u de bedragen wilt zien. Alleen bedragen die in dit boekjaar zijn geboekt worden meegenomen.

Periode

Hier kunt u de periode ingeven, waarvan u de bedragen wilt zien. Meerdere periodes selecteert u op dezelfde manier zoals bij het selecteren van GB-rekening is aangegeven. Zo kunt u bijvoorbeeld ingeven: 1:6. In dat geval wordt het saldo getoond van de periodes 1 tot en met 6.

Onverwerkt

U kunt gegevens opvragen na boeken. Dit houdt in dat ook gegevens van niet-verwerkte boekingen getoond worden (na boeken=1; na verwerken=0).

Waarde

Geef aan welke waarde u wilt zien. U heeft hier de volgende keuzes:

• Debet (1): het totaal van de bedragen die debet geboekt zijn
• Credit (2): het totaal van de bedragen die credit geboekt zijn
• Saldo (3): het saldo van het debettotaal en het credittotaal
• Positief (4): gelijk aan het saldo, maar alleen positieve waarden worden getoond
• Negatief (5): gelijk aan het saldo, maar alleen negatieve waarden worden getoond (als positieve waarden)
• Aantal (6): Het aantal (zoal ingevoerd) wordt getoond

Inclusief Sluitposten

Hiermee geeft u aan of u ook sluitposten wil opnemen in de functie.

GL_BAL("0050:9250";"ABON";"ADM";100;2002;"7";1;3)
Als resultaat wordt het saldo 'na boeken' van de kostendrager 'ABON' en de kostenplaats 'ADM' in boekjaar 2002 en periode 7 opgenomen, gebaseerd op de bedragen die op grootboekrekening 0050 t/m 9250 zijn geboekt in administratie 100.