Audit files importeren en exporteren
Introductie
Een auditfile kan door de belastingdienst worden gebruikt om snel een indruk te krijgen over de inrichting van uw administratie. Daarnaast wordt de
auditfile ook gebruikt bij de controle van de financiële gegevens. Met de
auditfile kan de Belastingdienst op eenvoudige wijze een administratie controleren. Dit bespaart zowel de Belastingdienst als de ondernemer tijd. De ondernemer kan nu namelijk eenvoudig de
auditfile genereren en hoeft geen uitgebreide uitleg meer te geven aan de Belastingdienst. Deze
auditfile kan vanuit de administratie geëxporteerd worden. Het gebruik van de
auditfile is geheel vrijwillig. Het formaat van deze auditfile is ADF.
Een belangrijke ontwikkeling is het gebruik van de Auditfile in XML formaat, genaamd XAF. Op deze wijze is het mogelijk om op eenvoudige wijze te komen tot uitwisseling van stam- en transactiegegevens tussen verschillende standaardpakketten, zoals die worden gebruikt in de accountantspraktijk.
De Auditfile is ontwikkeld door het XML platform. Dat is een samenwerking van de SRA (samenwerkende registeraccountants & accountants-administratieconsulenten) met softwareleveranciers en de Belastingdienst. Voor meer informatie, zie Auditfiles.nl.
Naast het exporteren is het ook mogelijk om een auditfile te importeren. Hiervoor dient u wel te beschikken over de modules SE1065 E-Accountancy Standaard en SE1066 E-Data Analyse. De import kan worden gestart via:
- [Financieel, BTW / Statistieken, Audit file]
- [Accountancy, Controle, Audit file]
Met het importeren van een auditfile kunt u gegevens vanuit andere (Exact) pakketten inlezen in de administratie. Dit heeft als grote voordeel dat u en uw klant niet meer gebonden zijn aan hetzelfde pakket en u toch de financiële gegevens kunt importeren en analyseren van uw klant.
Let op: Naast de opmaak van het bestand dient u er tevens rekening mee te houden dat de inhoud van het bestand voldoet aan de logica van Exact Globe Next. Dit bepaalt of het bestand daadwerkelijk geïmporteerd kan worden. In Exact Globe Next kan een dagboekcode bijvoorbeeld uit maximaal 3 numerieke tekens bestaan. Bijvoorbeeld '1' of '001'. Wanneer de gegevens in het bestand bijvoorbeeld de dagboekcode 'INKOOP' of 'V01' bevatten kan het bestand niet geïmporteerd worden omdat dit niet voldoet aan de eisen van Exact Globe Next.
Tijdens het importeren worden de regels uit dit bestand omgezet in mutatieregels in de administratie. Nadat de mutatieregels zijn aangemaakt kunt u de administratie analyseren.
Actie
Hier kunt u aangeven of u een auditfile wilt exporteren of juist importeren. Het veld 'Actie' met beide opties is alleen beschikbaar wanneer SE1066 E-Data Analyse in uw licentie aanwezig is. Wanneer u niet over deze module beschikt is het alleen mogelijk om te exporteren en wordt het veld 'Actie' met beide opties dan ook niet getoond.
Formaat
Hier geeft u aan welk formaat Auditfile u wilt exporteren of importeren.
Bij het importeren zijn volgende mogelijkheden zijn aanwezig:
- XML Auditfile 2.0 (XAF)
- ADF Auditfile (ADF)
Bij het exporteren zijn volgende mogelijkheden zijn aanwezig:
- XML Auditfile 2.0 (XAF)
- XML Auditfile 3.1 (XAF)
- ADF Auditfile (ADF)
Let op dat bij het XML Auditfile (XAF) 2.0 formaat alleen verwerkte boekingen
worden meegenomen. Bij het ADF Auditfile (ADF) en XML Auditfile (XAF) 3.1
formaat heeft u ook de keuze om onverwerkte boekingen mee te nemen bij het
exporteren.
Bij het aanmaken van XML Auditfile (XAF) 2.0 wordt deze gesplitst in
bestanden van 60MB tot 69MB. Dit is alleen van toepassing op de XML Auditfile (XAF)
2.0; de ADF auditfile wordt niet gesplitst. Voor de XML Auditfile (XAF) 3.1 kunt
u zelf aangeven of u deze wilt splitsen.
Het exporteren van een Auditfile
Boekjaar
Hier geeft u het betreffende boekjaar op waarvan u de auditfile wilt maken.
Onverwerkt
Deze optie is in deze sectie is alléén aanwezig wanneer u exporteert naar ADF
Auditfile (ADF). Met deze optie kunt u aangeven dat u tevens de onverwerkte
boekingen wilt exporteren. Bij de XML Auditfile 2.0 worden de onverwerkte
boekingen niet meegenomen in de export. Bij de XML Auditfile 3.1 kunt u in de
sectie 'Criteria' aangeven of u de onverwerkte boekingen wil exporteren.
Datum / Rapportage datum
Deze velden zijn alleen aanwezig bij de XML Auditfile 3.1. Hier kunt u
aangeven of u een selectie wilt maken op basis van de datum of rapportage datum.
Datum
Dit veld is alleen aanwezig bij de XML Auditfile 3.1. Hier kunt u een
datumtraject opgeven van de transacties die u wilt meenemen in de Auditfile.
Afhankelijk van welke optie u hierboven heeft geselecteerd betreft dit het
datumtraject of het rapportage datumtraject
Sectie Criteria
Deze sectie is alleen aanwezig bij de XML Auditfile 3.1.
Beginsaldo/Winst lopend jaar
Indien u deze optie aanvinkt, wordt het beginsaldo van de administratie ook
geëxporteerd. U beschikt dan tevens over het veld 'Winst lopend jaar' waar u de
grootboekrekening van de winst van het lopend boekjaar kunt selecteren.
Onverwerkt
Hiermee geeft u aan of u tevens de onverwerkte boekingen wilt meenemen in de
Auditfile.
Sluitposten
Hiermee geeft u aan of u de
sluitposten
wilt meenemen in de Auditfile.
Fiscaal
Hiermee geeft u aan of u
fiscale transacties wilt meenemen in de Auditfile.
Nulsaldi
Wanneer u deze optie aanvinkt worden de grootboekrekeningen waarop
transacties zijn geboekt, maar het totale saldo van die rekening nul is,
meegenomen in de Auditfile.
Nul transacties
Wanneer u deze optie aanvinkt worden de grootboekrekeningen waarop geen
transacties zijn geboekt ook meegenomen in de Auditfile.
Sectie Exportbestand
Exportbestand
U kunt in dit veld zelf een bestandenpad en bestandsnaam aangeven.
Houdt u er rekening mee dat u het op een locatie plaatst waar u het makkelijk
terug kunt vinden. U kunt ook gebruik maken van de verkenfunctie (vergrootglas)
om een locatie uit te zoeken. Wellicht is het voor u en voor de Belastingdienst
handig als u hierin uw bedrijfsnaam verwerkt.
Beginsaldo/Winst lopend jaar
Deze optie is alleen aanwezig in deze sectie wanneer u exporteert naar het
XML Auditfile (XAF) 2.0 formaat. Indien u deze optie aanvinkt, wordt het
beginsaldo van de administratie ook geëxporteerd. U beschikt dan tevens over het
veld 'Winst lopend jaar' waar u de grootboekrekening van de winst van het lopend
boekjaar kunt selecteren. Wanneer u exporteert naar het XML Auditfile (XAF) 3.1
formaat kunt u deze instelling vinden in de sectie 'Criteria'.
Beveiligen
Indien u deze optie aanvinkt, zal het exportbestand beveiligd worden als en
ingepakt als ADC-bestand of XFC-bestand.
- Bij het exporteren van een XML Auditfile (XAF) met deze optie aangevinkt
wordt er een XFC-bestand geëxporteerd.
- Bij het exporteren van een ADF auditfile (ADF) met deze optie aangevinkt
wordt er een ADC-bestand geëxporteerd.
Dit beveiligd bestand kan alleen door de Belastingdienst ontsleuteld en
uitgepakt worden.
Verdichten
Indien u deze optie aanvinkt, wordt de auditfile gecomprimeerd in CAB
formaat. Indien u auditfile groter wordt is het toch via deze optie mogelijk om
de auditfile per e-mail te versturen.
Splitsen
Deze optie is alleen aanwezig bij het XML Auditfile (XAF) 3.1 formaat.
Wanneer u deze optie aanvinkt worden grote bestanden
automatisch gesplitst. Wanneer u dit niet wilt kunt u deze optie uitvinken.
Sectie Voortgang
Nadat u op 'Export' heeft geklikt, toont de voortgangsindicator in welke mate
de export van de auditfile afgerond is.
Knoppen
Exporteren
Met de knop 'Exporteren' kunt u de exportfunctie opstarten
Sluiten
Met de knop 'Sluiten' wordt het venster afgesloten.
Het importeren van een Auditfile
Wanneer u bij 'Actie' voor 'Importeren' heeft gekozen beschikt u tevens over de volgende velden. Om
auditfiles te kunnen importeren dient u over SE1066 E-Data Analyse te beschikken.
Sectie Audit file
Bestand
Hier kunt u het bestand selecteren dat u wilt gaan importeren.
Sectie Voortgang
Nadat u op 'Import' heeft geklikt, toont de voortgangsindicator in welke mate de import van de
auditfile afgerond is.
Knoppen
Importeren
Met de knop 'Importeren' kunt u de importfunctie opstarten. Er wordt eerst een overzicht getoond met informatie over de te importeren
auditfile.
Met de knop 'Voorbeeld' kunt een voorbeeld van het te importeren bestand bekijken. Dit voorbeeld kunt u groeperen per dagboek, grootboekrekening, relatie of mutaties.
Met de knop 'Doorgaan' start u de daadwerkelijke import. Wanneer u de auditfile importeert in een administratie waarin reeds gegevens aanwezig zijn verschijnt de volgende melding:
"Er bestaat reeds een Auditfile!
Kies Import om de aanwezige auditfile aan te vullen met een auditfile van een ander jaar.
Kies 'Verwijderen' indien de aanwezig auditfile eerst verwijderd dient te worden.
Hierbij worden ook de reeds aangemaakte boekingen en stamgegevens verwijderd. "
In deze melding beschikt u over de volgende knoppen:
Importeren
Met deze knop importeert u de auditfile. De in de administratie aanwezige gegevens worden aangevuld met de gegevens uit de auditfile. Let op: Met deze optie worden de bestaande gegevens uit de administratie aangevuld.
Verwijderen
Met deze knop worden de reeds in de administratie aanwezige gegevens (zoals boekingen en stamgegevens) verwijderd. Vervolgens worden de gegevens uit de auditfile in de administratie geïmporteerd. Let op: Met deze optie worden de bestaande gegevens uit de administratie verwijderd.
Annuleren
Met deze knop annuleert u de import. Er wordt niet verwijderd en er worden ook geen gegevens geïmporteerd.
Wanneer u niet wilt dat de bestaande gegevens worden aangevuld of verwijderd kunt u de auditfile in een lege administratie importeren.
Sluiten
Met de knop 'Sluiten' wordt het venster afgesloten.
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
04.325.483 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |