Invoeren van salarisboekingen

Sectie Selectie

Filter

Met deze knop kunt u de selectiemogelijkheden verbergen en/of zichtbaar maken in het scherm.

Frequentie

U kunt opgeven voor welke betalingsperiode u salarisboekingen wilt maken. Medewerkers met een andere betalingsperiode worden niet meegenomen. U heeft de keuze uit: maandelijks, wekelijks, dagelijks, per kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks of elke 4 weken.

Loonjaar

Hier wordt automatisch het standaard loonjaar ingevuld. Wanneer u voor een ander loonjaar wilt verlonen dan kunt u hier het desbetreffende loonjaar ingeven mits dit loonjaar reeds geopend is.

Periode

U geeft op voor welke periode u salarisboekingen wilt genereren. U kunt handmatig ingeven voor welke periode u salarisboekingen wilt genereren.

Boekdatum

Dit is de datum waarop de boekingen worden aangemaakt. U kunt de boekdatum handmatig op iedere gewenste datum zetten.

Kostenplaats

U kunt een selectie maken om salarisboekingen te genereren per kostenplaats of een selectie van kostenplaatsen. Ook kunt u voor alle kostenplaatsen tegelijk een salarisboeking genereren.

Medewerker

U kunt een selectie maken om salarisboekingen te genereren per medewerker of een selectie van medewerkers. Ook kunt u voor alle medewerkers tegelijk een salarisboeking genereren wanneer de optie 'Alle' is aangevinkt.

Functiegroep

U kunt een selectie maken om salarisboekingen te genereren per functiegroep of een selectie van functiegroepen. Ook kunt u voor alle functiegroepen tegelijk een salarisboeking genereren.

Datum

Dit veld wordt standaard gevuld met het datumtraject van de periode ingegeven in het veld 'Periode'. Tevens wordt om het datumtraject te bepalen gekeken naar de betalingsperiode in het veld 'Frequentie'. U kunt de data in het datumtraject wijzigen, wanneer u in het veld 'Groepeer op' kiest voor 'Medewerker' of 'Kostenplaats'.

Als u het datumtraject wijzigt heeft dat gevolgen voor de berekening van de componenten, namelijk:

• Als de bron van het component 'Werkelijk ' is, wordt het datumtraject gebruikt om het aantal uren en of aantal dagen te berekenen.
• Als de bron van het component 'Contract' en de betalingsperiode per uur of per dag is, wordt het datumtraject gebruikt om het aantal uren en of aantal dagen te berekenen.
• Als de bron van het component 'Contract' en de betalingsperiode niet per uur of per dag is, wordt het datumtraject dat ingevoerd is niet gebruikt. Voor deze componenten wordt het standaard datumtraject voor die periode gebruikt.        

Actief

Wanneer dit veld is aangevinkt, worden medewerkers met de status actief worden getoond waar componenten in de betreffende periode aan gekoppeld zijn. Wanneer u deze optie uitvinkt worden ook de niet actieve medewerkers getoond waaraan componenten zijn gekoppeld. Ongeacht of u deze optie aan- of uitvinkt, medewerkers waaraan géén componenten zijn gekoppeld worden niet getoond.

Inactief: Lopende periode

Wanneer dit veld is aangevinkt, worden medewerkers die deze periode de status inactief krijgen getoond. Deze optie is automatisch aangevinkt wanneer de optie 'Inactief' is aangevinkt. Alleen medewerkers waar componenten in de betreffende periode aan gekoppeld zijn zullen getoond worden.

Inactief

Wanneer dit veld is aangevinkt, zullen medewerkers met de status inactief worden getoond wanneer aan deze medewerkers componenten voor de betreffende periode zijn gekoppeld.

Groeperen op

U kunt het overzicht groeperen op: 'Medewerker', 'Kostenplaats', 'Periode' of 'Component'. Vervolgens kunt u met de knop 'Zoomen' inzoomen op een gekozen groepering.

Status

Met dit filter kunt u aangeven welke boekingen u wel en niet wilt zien.

• Open: U ziet alle medewerkers waarvoor in de betreffende periode nog geen boekingen zijn gegenereerd.
• Ingevoerd: U ziet alle medewerkers waarvoor berekende salarisboekingen in de betreffende periode aanwezig zijn.
• Gefiatteerd: Hier worden alle medewerkers getoond waarvoor gefiatteerde boekingen aanwezig zijn in de betreffende periode.
• Verwerkt: Hier ziet u alle medewerkers waarvan verwerkte boekingen aanwezig zijn in de betreffende periode.
• Alle boekingen/ verschil: Hier ziet u alle medewerkers waarbij een verschil is geconstateerd tussen het ingevoerde bedrag op basis van de componenten en het bedrag dat gebruikt is in de berekening als de optie 'Verschil' is geselecteerd. Standaard is de optie 'Alle boekingen' geselecteerd en wordt er geen selectie gemaakt op het verschil tussen het ingevoerde en berekende bedrag.

Aantal 

Dit veld geeft het aantal medewerkers weer dat is geselecteerd en het aantal te genereren medewerkers weer voor de opgegeven periode. 

Aan de rechterkant van het scherm staan drie knoppen.

Met de knop    'Nieuw' heeft u de mogelijk om een component te koppelen aan één of meerdere werknemers. Dit component wordt in het onderhoud van de werknemer op het tabblad Salaris gekoppeld. Via deze knop kunt u ook componenten koppelen aan een medewerker die de status inactief heeft.

Met de knop  'Componenten wizard' kunt u wijzigingen doorvoeren in de componenten voor meerdere werknemers tegelijk. De wijzigingen kunt u terugvinden in het onderhoud van de werknemer op het tabblad Salaris.

Met de knop  'Importeren/Exporteren' kunt u gegevens overzetten naar Excel om te controleren of aan te passen.

Actualiseren

Als u de selectiecriteria in de kop heeft ingegeven of gewijzigd, kunt u met de knop 'Actualiseren' het scherm verversen. Er wordt een overzicht gegenereerd aan de hand van het opgegeven traject.

Zoomen

Als u een boeking selecteert in het overzicht, kunt u met de knop 'Zoomen' de manier waarop het bedrag in het overzicht tot stand gekomen is opvragen. Tevens heeft u hier de mogelijk om de componenten te bewerken, componenten toe te voegen of te verwijderen. 

Medewerker

Deze knop is alleen beschikbaar als u een boekingsregel selecteert in het overzicht. Met de knop medewerker gaat u naar het onderhoudsscherm van de geselecteerde medewerker.

Rooster

Via deze knop gaat u naar de verzuimkaart van de geselecteerde medewerker.

Uren

Wanneer u op deze knop drukt kunt u de gewerkte uren invoeren voor uw medewerkers. Het invoerscherm is afhankelijk van welke optie u heeft geselecteerd bij het veld 'Arbeidsuur'  in de salarisinstellingen.

Wanneer u 'Project'heeft geselecteerd krijgt u het realisatiescherm per kostenplaats waarbij u de gerealiseerde uren op een project kunt ingeven. Wanneer u 'Salaris' heeft geselecteerd krijgt u een invoerscherm waarbij de gewerkte dagen en uren van uw medewerkers ingegeven kunnen worden.

Salarisgegevens

Deze knop is alleen beschikbaar als u een boekingsregel selecteert in het overzicht. Met de knop salarisgegevens gaat u naar de salarisgegevens van de geselecteerde medewerker. Wanneer u de salarisgegevens wijzigt en de wijzigingen worden bewaard, dan wordt automatisch de salarisboeking opnieuw gegenereerd.

Salarisslips

Via deze knop kunt u de (proef)salarisslip opvragen, de salarisboekingen dienen hiervoor wel de status ingevoerd, gefiatteerd of verwerkt te hebben.

Exporteren

De gegevens die in dit scherm getoond wordt kunt u exporteren naar Microsoft Excel middels deze knop. De notities en omschrijving van de bijlage worden ook geëxporteerd.

Berekenen

Via deze knop kunt u de salarisboekingen berekenen. Als u de module SE1704 in uw licentie heeft, dan wordt erop het moment van genereren een controle uitgevoerd op het aantal gegenereerde werknemers en het aantal dat volgens de licentie gekocht is. Indien dit aantal in deze administratie overschreden wordt dan wordt hiervan een melding gemaakt. Tevens wordt ook het aantal actieve salarismedewerkers in de administraties met dezelfde licentie op dezelfde sql server waar de geopende administratie staat gecontroleerd. Wanneer het aantal actieve salarismedewerkers in de administraties met dezelfde licentie op dezelfde sql server waar de geopende administratie staat het aantal salarismedewerkers in de administratie overschrijdt, dan kunt u geen salarisboekingen genereren. Er zal dan een melding naar voren komen. Meer informatie over hoe het maximum aantal salarismedewerkers wordt bepaald.

Alles selecteren

Via deze knop worden alle weergegeven salarismedewerkers geselecteerd.

Verwijderen

Met deze knop kunt u de geselecteerde salarisboeking verwijderen. Als u salarisboekingen heeft met de status verwerkt dan worden alleen de verwerkte boeking verwijderd wanneer de optie 'Toevoegen: verwerkt' is aangevinkt. Er zijn twee methodes beschikbaar  voor het verwijderen van de verwerkte boekingen:.

• Boekingen laten vervallen: bij deze methode krijgt de financiële boeking de status 'laten vervallen'. De boeking is dan niet meer zichtbaar in de module Financieel of Salaris.
• Correctie: bij deze methode wordt een correctieboeking aangemaakt voor de verwerkte boeking. Er zullen dan twee boekingen aanwezig zijn voor deze salarisboeking, één financiële boeking met positieve bedragen en één financiële boeking met negatieve bedragen zodat per saldo de boeking op nul staat. U kunt het memoriaaldagboek ingeven waar de correctieboeking in aangemaakt zal worden en de boekdatum van de correctieboeking.
• Runnummer: Wanneer u boekingen verwijderd met de status 'Verwerkt' kunt u aangeven of de hele boeking verwijderd dient te worden of alleen de boeking van een bepaald runnummer. Alle boekingen met een runnummer gelijk aan of hoger dan het ingevoerde runnummer zullen worden verwijderd.  

Sluiten

Met deze knop sluit u de applicatie.