Exact Globe+

Procesgang importeren

Menupaden

XML > Financiële import
XML > Logistieke import
XML > Overige import

Introductie

Het importeren van gegevens is een snelle en efficiënte manier om je gegevens in je administratie op te nemen. In Exact Globe+ kun je het importeren van gegevens starten via XML. Hier heb je de mogelijkheid om financiële, logistieke en overige gegevens te importeren.

Rollen en rechten

Je moet toegang hebben tot het menupad XML > Financiële import > Financiële boekingen en de volgende rechten hebben om financiële boekingen te kunnen importeren:

Verkoopboekingen importeren
Inkoopboekingen importeren
Diverse boekingen importeren
Bank-/kasboekingen importeren

Opmerking: Controleer of deze functierechten compatibel zijn met je aangepaste oplossingen. Het gebruik ervan kan mogelijk problemen veroorzaken.

De overige gegevens die geïmporteerd kunnen worden zijn:

Financiële import

Grootboekrekeningen
Crediteuren
Debiteuren
Financiële boekingen
Mutaties (verwerkte boekingen)
Budgetten
Wisselkoersen
Activa
Servicecontracten

Logistieke import

Artikelen
Artikelprijzen
Serie-/batchnummers
Verkooporders
Verkoopfacturen
Bestellingen
Offertes
Interne orders
Productieorders

Overige import

Personeel
Salaris Component
Projecten
Salarisgegevens
Relaties
Salarisboekingen
Verzuim
Uurboekingen

Activa, servicecontracten, artikelprijzen, bestellingen, budgetten, offertes, interne orders, uurboekingen, medewerkers, salaris component, projecten, salarisgegevens, relaties, salarisboekingen en verzuim kunnen niet geïmporteerd worden in CSV-formaat. Deze kunnen alleen in xml-formaat worden geïmporteerd.

Welke versie gebruik je?

De informatie in dit document is van toepassing op productupdate 507 en hoger. Als je een oudere versie hebt, zijn bepaalde functies die hier worden beschreven niet beschikbaar.

Hoe importeer ik gegevens via XML?

Definieer de velden in het scherm Importeren.
Klik op Voltooien.
Zodra de verwerking is voltooid, wordt er een kort overzicht van de importresultaten weergegeven in het scherm Resultaat. Je kunt zien hoeveel records zijn geaccepteerd (succesvol geïmporteerd) en hoeveel zijn afgewezen. Je kunt de afgewezen records in detail bekijken door het pictogram Opmerking aan de rechterkant van het veld Berichten te selecteren. Er wordt een foutenlog gegenereerd en opgeslagen in de map “Mijn documenten” op je C:\-schijf. Je kunt het foutenlog direct afdrukken.

Opmerking: De resultaten van alle importbewerkingen kunnen ook worden bekeken via XML > Overige import > Resultaten.

Velden

Bestand

Hier kun je de locatie van het importbestand ingeven. Standaard staat hier de locatie en de bestandsnaam van de laatste succesvolle import. Je kunt zelf het gewenste bestand selecteren door op het vergrootglas aan de rechterkant van het scherm te klikken. Nu verschijnt een selectiescherm van waar je naar de juiste locatie kunt 'bladeren'. In het bladerscherm kun je onderaan aangeven of je een csv-bestand of een xml-bestand wilt importeren.

Wanneer je een csv-bestand importeert, beschik je tevens over de sectie 'CSV' waar je de decimaalscheiding kunt aangeven.

De optie CSV is alleen beschikbaar bij de gegevens die in het csv-formaat kunnen worden geïmporteerd.

e-Synergy URL

De lijst met URL’s die je hebt gedefinieerd bij Exact Synergy URL in de XML Server-instellingen wordt weergegeven. Dit veld kan niet worden bewerkt. Voor meer informatie over de XML Server-instellingen, lees het document: XML-Server (XML Server-instellingen). Wanneer deze optie is geselecteerd, worden de secties Gegevens en Inclusief ingeschakeld.

Opmerking: Het is niet mogelijk om financiële boekingen te importeren met deze optie.

Andere URL

De lijst met URL's die je hebt gedefinieerd bij Andere URL in de XML Server-instellingen wordt weergegeven. Dit veld kan niet worden bewerkt. Voor meer informatie over de XML Server-instellingen, lees het document: XML-Server (XML Server-instellingen). Wanneer de optie Andere URL is geselecteerd, worden de opties Laatst aangepast en Alle in de sectie Gegevens uitgeschakeld.

Netwerkgebruiker

Met de optie 'Netwerkgebruiker' kunt je netwerkgebruikers importeren en als gebruiker aanmaken in de administratie. Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van personeel in menu [XML, Overige import, Personeel] .

Sectie CSV

Decimaalscheiding

Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van csv-bestanden. Deze optie maakt het mogelijk om direct een csv bestand, dat gemaakt is in Excel op een PC met Europese gebruikersinstellingen (het scheidingsteken is een komma) te importeren.

Sectie Gegevens

Gegevens

Dit veld is alleen beschikbaar als er is gekozen voor URL. Gegevens kunnen op twee manieren worden geïmporteerd vanaf een URL:

Alle gegevens; alle gegevens van de opgegeven bron zullen worden geïmporteerd.
Alleen veranderde data importeren (optie "Laatst aangepast"); er wordt alleen data geïmporteerd die is veranderd sinds de laatste geslaagde import. Het gaat hier om alle data die is veranderd, de onderstaande selectiefilter heeft hier geen verdere invloed op.

Sectie Inclusief

Inclusief

De velden in deze sectie kunnen alleen worden gebruikt als er is gekozen voor een URL. Desgewenst kunnen afbeeldingen, notities en/of vrije velden die zijn gekoppeld aan de te importeren gegevens worden meegenomen. Als de checkbox is aangevinkt zullen deze gegevens ook worden geïmporteerd.

Sectie Filter

Filter

Filter is alleen beschikbaar als er is gekozen voor een URL en je in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. De aanwezigheid van de sectie Filter en de beschikbare velden in deze sectie zijn afhankelijk van het soort gegevens dat je importeert. Er kan een traject worden ingegeven welke gegevens moeten worden geïmporteer uit E-Synergy. Met behulp van het vergrootglas kan er een selectie worden opgegeven. Handmatige invoer is ook mogelijk. Daarnaast is er bij bepaalde gegevens het veld 'Wijzigingsdatum' beschikbaar. Daarmee heb je de mogelijkheid om alleen de gegevens te importeren die in een bepaalde periode zijn gewijzigd. Als er bijvoorbeeld bij het importeren van debiteuren een datumtraject van 1 april 2002 tot 1 mei 2002 wordt ingegeven, dan zullen alleen de debiteuren worden geïmporteerd die in die periode zijn gewijzigd.

Sectie Opties

Salaris component / GB-Rekening / Crediteur / Synchroniseren

De optie 'Synchroniseren' is alleen van toepassing bij het importeren van salarisgegevens. Dit veld verschijnt alleen als er een URL is ingevoerd en als er gekozen is voor alle gegevens. Via deze optie kun je je salarisgegevens synchroniseren met de geïmporteerde bestanden. De optie 'Synchroniseren' zorgt ervoor dat er volledige synchronisatie plaats kan vinden tussen Exact Synergy en Exact Globe. Hiermee worden ook verwijderde regels uitgewisseld. Bijvoorbeeld wanneer in Exact Synergy salarisgegevens zijn verwijderd, dan worden deze regels ook in Exact Globe verwijderd.
De opties 'Salaris component', 'GB-rekening' en 'Crediteur' zijn beschikbaar bij de import van salarisgegevens, maar hebben hier geen functie en zijn alleen van toepassing voor het exporteren van salarisgegevens.

Sectie Type

Deze sectie is alleen beschikbaar bij het importeren van projecten waarbij er is gekozen voor een URL en je in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' hebt geselecteerd. Hier kun je een selectie maken op de types van de projecten. Alleen de projecten van de geselecteerde types worden geïmporteerd.

Sectie Status

Status

Deze sectie is alleen beschikbaar als er is gekozen voor een URL en je in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' hebt geselecteerd. Alleen de gegevens met de geselecteerde status worden geïmporteerd.

Download alle projecten waar medewerkers van deze administratie lid van zijn

Deze optie is alleen aanwezig bij het importeren van projecten. Daarnaast is deze optie alleen aanwezig wanneer je 'e-Synergy URL' hebt geselecteerd en bij 'Gegevens' de optie 'Alle' hebt geselecteerd. Met deze kunt je aangeven dat je alle projecten waar de medewerkers van de huidige administratie lid van zijn wilt importeren vanuit de Synergy database wilt importeren.

Sectie Conditie

Bijwerken Leverdatum

Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van orders en je in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' hebt geselecteerd. Wanneer in het importbestand leverdata staan welke voor de datum van importeren vallen, kunt je hier aangeven of je dit ook zo wenst te importeren. Wanneer Bijwerken leverdatum is aangevinkt zullen alle afleverdata welke voor de importdatum liggen aangepast worden naar de dag na import. Wanneer je de optie uitvinkt, zullen de afleverdata rechtsreeks uit het importbestand worden overgenomen in de administratie.

Regel korting (Ontbrekend) : Overnemen 0%

Deze optie is alleen aanwezig bij het importeren van verkoopfacturen via een bestand en je in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' hebt geselecteerd. Wanneer er geen kortingsinformatie aanwezig is in het import bestand kun je middels deze optie aangeven dat er in dergelijke situaties van uit moet worden gegaan dat de korting 0% betreft.
Wanneer je deze optie niet aanvinkt en er is geen kortingsinformatie aanwezig in het importbestand, dan wordt de korting berekend op basis van de verkoopprijs uit het importbestand en de prijs van het artikel in de administratie.

Sectie Uitsluiten

Uitsluiten: Hoofddivisie

Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van debiteuren, als de import wordt opgestart vanuit een URL (een Synergy adres).
Als de optie 'Hoofddivisie' of 'Main division' wordt aangevinkt bij het importeren van debiteuren, zullen alleen de debiteuren worden geïmporteerd die voldoen aan de volgende criteria:

ze dienen een debiteurnummer te hebben voor die divisie, die overeenkomt met het administratienummer in Exact Globe Next
én de divisie, die overeenkomt met het administratienummer in Exact Globe, is niet de hoofddivisie van de relatie.

Een uitgebreide uitleg van deze optie kun je vinden in het document 'Het gebruik van de optie 'Main division' bij het importeren van debiteuren'.

Sectie Bijwerken

Prijslijstassortimenten

Deze optie is alleen beschikbaar als je artikelen importeert. Hiermee wordt gecontroleerd of de combinatie assortiment en prijslijst reeds bestaat. Indien deze bestaat, wordt het artikel toegevoegd aan de prijslijst, met dezelfde logica als het aanmaken van een nieuw artikel. Als de combinatie niet bestaat, wordt het artikel niet aan een prijslijst toegevoegd. Indien deze checkbox is uitgevinkt, wordt hier niet op gecontroleerd. Deze controle is alleen van toepassing voor XML, voor CSV wordt deze niet gebruikt. Wanneer je gebruik maak van prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep is deze optie niet aanwezig.

Sectie Controles

Kopregelbedrag komt overeen met het totaalbedrag van de subregels

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je financiële boekingen importeert. Hiermee wordt bij de import gecontroleerd of het kopregelbedrag gelijk is aan het totaalbedrag van de subregels. Indien dit niet het geval is verschijnt er een melding.

Stamgegevens aanmaken

Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van financiële boekingen en mutaties. Met deze optie kun je aangeven of bij het importeren van boekingen en mutaties in xml-formaat stamgegevens moeten worden aangemaakt. Wanneer je deze optie aanvinkt en de in de boeking of mutatie gebruikte stamgegevens zijn niet aanwezig in de administratie worden deze aangemaakt. Wanneer je de optie uitvinkt en de in de boeking of mutatie gebruikte stamgegevens zijn niet aanwezig in de administratie, worden deze niet aangemaakt en wordt de boeking/mutatie niet geïmporteerd. Dit heeft betrekking op de volgende (stam)gegevens:

Grootboekrekeningen
Debiteuren/crediteuren
Kostenplaatsen
Kostendragers
Artikelen
BTW-codes
Betalingscondities
Medewerkers
Projecten
Magazijnen
Valuta

De instelling is tevens van toepassing op de 'Uw Referentie' van de boeking of mutatie in het import bestand. Wanneer je deze optie aanvinkt is het mogelijk om een boeking/mutatie te importeren met een 'Uw Referentie' die reeds bestaat. Wanneer je deze optie uitvinkt kan een boeking/mutatie met een 'Uw Referentie' die reeds bestaat niet worden geïmporteerd.

Administratiecode

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je financiële boekingen importeert. Met deze optie kun je tijdens de import een controle uitvoeren op de administratiecode (administratienummer) die in het importbestand aanwezig is. Wanneer deze code niet overeen komt met de code van de betreffende administratie wordt de import afgekeurd. Wanneer je met meerdere administraties werkt en alleen voor een bepaalde administratie relevante boekingen wilt importeren, kun je er middels deze optie voor zorgen dat alleen de gewenste boekingen worden geïmporteerd. Wanneer je deze optie uitvinkt kun je ook de boekingen met een andere administratiecode importeren. Deze optie is alleen van toepassing op het XML formaat.

Je kiest nu voor Klaar. Op het scherm dat nu verschijnt is de voortgang is te volgen. Hier kun je de import (indien je vanuit een bestand importeert) desgewenst nog afbreken via de knop 'Annuleren':

Als het proces is voltooid, verschijnt een scherm met het resultaat van de import:

Je kunt nu klikken op het icoon achter "Berichten" om eventuele meldingen te controleren. De berichten kunnen desgewenst ook worden afgedrukt. Als er data is afgekeurd, wordt er ook een foutenbestand aangemaakt. Dit bestand kan direct bekeken worden door het icoon achter "Foutenbestand" te selecteren. Het bestand wordt opgeslagen in uw "Mijn documenten" directory, aangezien u daar altijd rechten op heeft. Het verslag kun je ook uitprinten door middel van de knop 'Afdrukken'.

Na afloop gebruik je de knop "Sluiten" om de importfunctie af te sluiten.

Gerelateerde onderwerpen

Main Category:	Attachments & notes	Document Type:	Online help main
Category:		Security level:	All - 0
Sub category:		Document ID:	04.348.666
Assortment:	Exact Globe+	Date:	28-05-2026
Release:		Attachment:
Disclaimer

Tags	No tags added