Sectie Betalingsgegevens
Valuta / Wisselkoers
Hier kunt u de valuta voor deze order opgeven. Standaard wordt de valutacode voorgesteld die aan de debiteur is gekoppeld. Wanneer bij de betreffende valutacode de optie 'Variabele dagkoers' is aangevinkt, kunt u hier tevens de wisselkoers opgeven/aanpassen. Standaard wordt de wisselkoers voorgesteld die van toepassing is op de orderdatum.
Bij het wijzigen van de valutacode of wisselkoers wordt, afhankelijk van de kolominstelling 'Wisselkoers: valutabedragen herberekenen?', het orderbedrag opnieuw berekend (of wordt de vraag gesteld of u de valutabedragen wilt herberekenen) aan de hand van de nieuwe valuta/wisselkoers.
Betalingsconditie
De betalingsconditie die is gekoppeld aan de debiteur in het debiteurenonderhoud wordt hier voorgesteld. U kunt deze betalingsconditie ook wijzigen.
Overzicht termijnen
Standaard wordt één betalingstermijn aangemaakt volgens de betalingsconditie, die gekoppeld is aan de factuurdebiteur. Met de knoppen links van deze sectie kunt u de termijnbetalingen voor deze verkooporder bewerken. Zo kunt u een betalingstermijn toevoegen, een bestaande betalingstermijn bewerken of een betalingstermijn verwijderen. De volgende kolommen worden getoond:
- Betalingsdatum: de in de termijn ingegeven betalingsdatum, dat is de datum waarop de betaling wordt verwacht.
- Vervaldatum: de in de termijn ingegeven vervaldatum, dat is de uiterlijke betaaldatum.
- Betalingstermijn percentage: Geeft het percentage van de betalingstermijn weer.
- Val: De valuta van de betalingstermijn.
- Bedrag: Het bedrag van de betalingstermijn in de valuta van de betalingstermijn.
- Betaald: Het bedrag wat reeds betaald is.
Afletteren
Indien u gebruik maakt van vooruitbetaling, kunt u middels deze knop direct uw termijn afletteren met het ontvangen bedrag, en de factuur afdrukken.
Om deze knop actief te maken dient u een aantal stappen uit te voeren. Allereerst kunt u met de knop 'Vooruitbetaling', een vooruitbetaling aanmaken. Bij 'Overzicht termijnen' boven in dit scherm wordt nu een extra termijn voor de vooruitbetaling getoond. Hier selecteert u deze termijn, en klikt dan op de knop 'Factuur aanmaken'.
Wanneer u in de factuurinstellingen heeft aangegeven dat u facturen wilt fiatteren dan dient u de factuur eerst te fiatteren alvorens u de knop 'Factuur aanmaken' kunt gebruiken.
Zodra de factuur voor de vooruitbetaling is aangemaakt en verstuurd en de betaling is ontvangen, kunt u middels de knop 'Afletteren' de vooruitbetaling afletteren met de aangemaakte factuur.
Deze knop is alleen beschikbaar wanneer er een vooruitbetaling is aangemaakt voor de verkooporder en order is gefiatteerd (indien dit is aangegeven in de factuurinstellingen). Tevens dient de medewerker rechten te hebben om facturen aan te maken, en dient de factuur definitief te zijn afgedrukt/verwerkt.
Kredietlimiet
Via deze knop worden kredietgegevens van de debiteur getoond. Dit is alleen ter informatie, hierin kunt u niets wijzigen. Op basis van deze informatie kunt u besluiten of u de order wilt doorvoeren.
Opmerking: Het bedrag van de huidige order is niet opgenomen in deze
bedragen.
Achterstallig (Openstaand) bedrag
Het totale openstaand bedrag bij deze debiteur waarvan de vervaldatum is verstreken.
Openstaand bedrag
Het totale openstaande bedrag (niet-afgedrukte facturen en openstaande posten) bij deze debiteur.
Kredietlimiet
Gedefinieerd bij het onderhouden van de debiteur [Financieel, Debiteuren, Onderhouden], tabblad 'Financieel', sectie 'Algemeen'.
Vooruitbetaling
Een vooruitbetaalde order kunt u aanmaken via de knop 'Vooruitbetaling'. U krijgt dan
een scherm waarin u een bedrag of percentage ingeven dat vooruitbetaald dient te worden. Verder kunt u de betalingsdatum ingeven. Wanneer u vervolgens kiest voor de knop 'Bewaren', is er een termijn aangemaakt met de betalingsdatum. De verkooporder kan niet geleverd worden alvorens deze termijn voldaan is. Een uitzondering hierop zijn gebruikers die beschikken over het verkoopfunctierecht 'Overschrijden kredietlimiet klant toegestaan'. Deze gebruikers hebben de mogelijkheid om de verkooporder te leveren wanneer er slechts een deel van de vooruitbetaling is voldaan.
Werkwijze 1 (bijv. bij 100% vooruitbetaling)
U kunt de factuur aanmaken via [Order, Invoer, Afdrukken / Verwerken]. Hier kunt u de verkooporder selecteren en kiezen voor 'Afdrukken'. Er wordt eventueel een proefpakbon afgedrukt en een factuur gegenereerd. Op de factuur worden alle regels afgedrukt als u bij het genereren van de factuur bij 'Regels' voor 'Alle' kiest.
Werkwijze 2 (bijv. bij twee of meer termijnen vooruitbetaling)
U kunt in het scherm Condities de termijn van de vooruitbetaling selecteren en kiezen voor de knop 'Factuur aanmaken'. Voor de termijn die vooruitbetaald dient te worden, wordt dan een factuur gegenereerd. Met de optie 'Exclusief BTW' kunt u aangeven of het vooruit te betalen bedrag wilt baseren op het bruto of netto orderbedrag. Wanneer u deze optie uitvinkt kunt u het bedrag baseren op het bruto order bedrag. Wanneer u het bedrag wilt baseren op het netto order bedrag vinkt u deze optie aan.
Kies hier vervolgens voor de optie om facturen aan te maken. Hierdoor wordt er een verkoopfactuur met de conditie PROJECT_TERM in de regel aangemaakt. Dit geeft de mogelijkheid om vooruit te factureren zonder dat daar goederen of diensten voor verbruikt zijn. De omzet zal, afhankelijk van de factuurinstelling 'Omzetrekening', worden geboekt op de grootboekrekening die is gekoppeld aan de factuurdebiteur of de omzetrekening die is gekoppeld op het tabblad 'Financieel' van deze conditie.
Voorbeeld mbt de optie 'Exclusief BTW':
U heeft een verkooporder met een totaalbedrag van 119,-. Dit betreft 100,- aan goederen/diensten en 19,- aan BTW. Bij het aanmaken van de vooruitbetaalde order kunt u aangeven of het bedrag inclusief of exclusief wilt berekenen.
U wilt een vooruitbetaling genereren voor 10%.
Wanneer u de optie uitvinkt betreft het vooruit te betalen bedrag 10% van het totale orderbedrag = 10% van 119 = 11,90.
Wanneer u de optie uitvinkt betreft het vooruit te betalen bedrag 10% van het netto orderbedrag = 10% van 100 = 10,-. (Dit betreft dan 8,4 % van het totale orderbedrag).
Wanneer u een vooruitbetaling heeft aangemaakt, maar hiervoor nog geen factuur heeft gegenereerd en u klikt nogmaals op deze knop wordt de vraag "Herstellen: Vooruitbetaling?" getoond. Wanneer u kiest voor 'Nee' blijft de vooruitbetaling aanwezig. Wanneer u kiest voor 'OK' dan wordt de vooruit betaling gewist. U kunt vervolgens opnieuw op deze knop klikken om een eventuele nieuwe vooruitbetaling te definiëren. Wanneer u reeds een factuur heeft gegenereerd voor de vooruitbetaling, is deze knop niet meer actief.
Bewerken
Met deze knop kunt u de geselecteerde termijn bewerken. U opent hiermee het termijnen detailscherm waarin u de detailgegevens van de geselecteerde termijn kunt bewerken.
Verwijderen
Met deze knop kunt u de geselecteerde termijn verwijderen. U kunt alleen termijnen verwijderen wanneer er meerdere termijnen aanwezig zijn.
Factuur aanmaken
Deze knop is alleen actief wanneer de verkooporder gefiatteerd is. Met deze knop kunt u voor een termijn een factuur aanmaken. Dit kan door de termijn (in de sectie 'Betalingsgegevens') te selecteren en vervolgens te kiezen voor 'Factuur aanmaken'. Nadat u op de knop 'Factuur aanmaken' heeft geklikt verschijnt
een scherm met de volgende velden:
Factuurcode
Hier kunt u de factuurcode selecteren waaronder de gegenereerde factuur wordt aangemaakt.
Medewerker
Hier kunt u de medewerker koppelen die als medewerker aan de gegenereerde factuur wordt gekoppeld. Standaard wordt hier de medewerker voorgesteld die aan de verkooporder is gekoppeld.
Exclusief BTW
Standaard is deze optie uitgevinkt. Binnen bepaalde wetgevingen van bepaalde landen zoals bijvoorbeeld in Frankrijk, mogen facturen voor vooruitbetalingen geen BTW bevatten. Met deze optie kunt u aangeven of u de BTW wilt meenemen in de factuur die wordt gegenereerd voor de betreffende termijn. Wanneer u de optie uitvinkt wordt er een factuur gegenereerd waarin BTW is opgenomen. Wanneer u de optie aanvinkt wordt er geen BTW meegenomen in de gegenereerde factuur en bevat alleen de definitieve factuur de BTW voor de gehele order.
Voorbeeld:
U heeft twee verkooporders met beide een totaalbedrag van 119,-. Dit betreft 100,- aan goederen/diensten en 19,- aan BTW. Aan beide orders is een betalingsconditie voor een gespreide betaling gekoppeld. Dit betreft een termijn van 25% en een termijn van 75%. Voor de termijn van 25% genereert u een factuur. Voor verkooporder 1 vinkt u de optie 'Uitsluiten BTW' uit en voor verkooporder 2 vinkt u de optie 'Uitsluiten BTW' aan. Nu worden de volgende facturen gegenereerd:
Voor verkooporder 1 betreft dit een factuur met een totaalbedrag van 29,75 waarvan 4,75 aan BTW. Voor verkooporder 2 betreft dit een factuur met een totaalbedrag van 29,75 waarvan 0,00 aan BTW.
Wanneer u de twee verkooporders vervolgens verwerkt en hier facturen voor aanmaakt worden de facturen voor het resterende bedrag aangemaakt. Voor verkooporder 1 betreft dit een factuur met een totaalbedrag van 89,25 waarvan 14,25 aan BTW. Voor verkooporder 2 betreft dit een factuur met een totaalbedrag van 89,25 waarvan 19,- aan BTW.
OK
Na het klikken op 'OK' wordt een factuur gegenereerd voor de termijn die u in de sectie 'Betalingsgegevens' heeft geselecteerd.
Annuleren
Met deze knop sluit u dit scherm en wordt er geen factuur gegenereerd.
Factureringsschema's
Met deze knop wordt de termijn gesplitst naar de verschillende afleverdata van de orderregels. Wanneer er een order wordt ingevoerd met orderdatum 05-12 en in de regels staan afleverdata 31-12 en 31-01 worden er twee termijnen aangemaakt met deze twee afleverdata. Deze functionaliteit is aan te raden wanneer u per deellevering een factuur stuurt. U kunt dan al vooruit rekening houden met welke bedragen u wanneer binnen krijgt. Wanneer u in de factuurinstellingen heeft aangegeven dat u facturen wilt fiatteren dan dient u de factuur eerst te fiatteren alvorens u deze knop kunt gebruiken.
Deelleveringen faktureren / Ongedaan maken
Met de knop 'Deelleveringen faktureren' kunt u facturen genereren voor alleen de geleverde artikelen. Met 'Ongedaan maken' herstelt u de termijnen zodat er weer een factuur wordt aangemaakt voor alle artikelen in de verkooporder.
De knop 'Deelleveringen faktureren' is alleen beschikbaar wanneer een betalingsconditie is geselecteerd die uit meer dan één termijn bestaat. Bijvoorbeeld 20% binnen 14 dagen en 80% binnen 30 dagen.
De knop 'Ongedaan maken' is alleen beschikbaar wanneer:
- de verkooporder meerdere termijnen betreft
- er één termijn getoond wordt waarvoor er nog geen factuur gegenereerd is
- er nog geen vooruitbetaling gedaan is voor de order
- De order nog niet gedeeltelijk is geleverd
- De gebruiker rechten heeft om facturen aan te maken
Sectie Ordergegevens
Omschrijving 1-3
In deze velden kunt u eventueel extra omschrijvingen voor deze verkooporder invoeren. Afhankelijk van uw lay-out kunnen deze worden afgedrukt op de orderbevestiging en pakbon.
Extra omschrijving
In dit veld kunt u een extra artikelomschrijvingcode selecteren. Per code kan voor elk artikel een extra artikelomschrijving worden aangemaakt. Deze omschrijving kan (afhankelijk van uw lay-out) worden afgedrukt op de orderbevestiging en pakbon in plaats van de standaard omschrijving van het artikel uit het onderhoud, tenzij geen extra artikelomschrijving voor het artikel is aangemaakt.
Orderbevestiging
In dit veld kunt u beslissen of een orderbevestiging verplicht is voor deze verkooporder. Standaard wordt dit veld gevuld op basis van de instelling 'Bevestig order' uit het debiteurenonderhoud van de orderdebiteur.
Deellevering toegestaan
In dit veld kunt u aangeven dat de verkooporder in zijn geheel moet worden uitgeleverd (veld uitvinken) of dat het mogelijk is om een deellevering te doen (veld aanvinken). Een deellevering kan voorkomen als enkele artikelen wel en enkele artikelen niet op voorraad zijn. De artikelen die wel op voorraad zijn kunnen dan worden uitgeleverd.
Als u beslist dat het niet is toegestaan een deellevering uit te voeren, is de consequentie dat in de verkooporder alleen artikelen uit hetzelfde magazijn kunnen worden geselecteerd. Als u dit toch doet, krijgt u de melding dat het niet is toegestaan. U kunt dan beslissen of u de instelling van dit veld wilt wijzigen, waardoor het mogelijk wordt een deellevering uit te voeren (kiezen voor 'Ja' bij de melding). Ook kunt u kiezen voor 'Nee'. U dient dan in de verkooporderregel het juiste magazijn te selecteren.
Wanneer u bij het onderhoud van de debiteur heeft aangegeven dat deellevering is toegestaan is deze optie standaard aangevinkt bij orders die u voor die debiteur invoert. Dit is niet van toepassing op serviceorders.
Wilt u toch de verkooporder in zijn geheel uitleveren en heeft u de artikelen in verschillende magazijnen liggen, dient u een interfiliale overboeking te doen.
Toepassen: Gekoppelde opslagen
Met deze optie kunt u aangeven of u de gekoppelde opslagen wilt toepassen op deze verkooporder. Voor orders waarbij de factuurdebiteur een binnenlandse debiteur is, is deze optie automatisch aangevinkt. Binnenlandse debiteuren zijn debiteuren waarvan het land van het bezoekadres hetzelfde is als het land dat in uw licentie is opgenomen.
Wanneer deze optie is aangevinkt is tevens de knop 'Gekoppelde opslagen' in de verkooporder beschikbaar waarmee u kunt bekijken welke gekoppelde opslagen er van toepassing zijn voor deze verkooporder. Wanneer u deze optie uitvinkt worden de gekoppelde opslagen niet toegepast op deze verkooporder.
Wijze van factureren
Met deze optie kunt u de factuurwijze aangeven. Met 'Vast' factureert u een vast bedrag aan de klant. Dit bedrag is gebaseerd op het bedrag in de verkooporder. Wanneer u bijvoorbeeld 2 stuks van AB1010 in de order heeft opgenomen, maar er 3 levert, dan worden er toch 2 gefactureerd. Met 'Nacalculatie' wordt het aantal geleverd, gefactureerd. Standaard wordt de wijze van factureren voorgesteld zoals u die in de sectie 'Invoer' in de orderinstellingen heeft gedefinieerd.
Deze optie is kunt u alleen aanpassen wanneer er nog geen facturen zijn aangemaakt voor deze verkooporder.
Gevraagde datum
In dit veld kunt u de datum invullen wanneer de order is aangevraagd door de klant. Standaard wordt hier dezelfde datum als de verkooporder datum getoond. Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de orderinstellingen heeft aangegeven dat u met Orderprestatiedatums wilt werken.
Verkoopmedewerkers
Deze knop is alleen aanwezig wanneer u in de order- of factuurinstellingen heeft aangegeven dat u gebruik maakt van verkoopprovisie. Met deze knop kunt u de medewerkers en provisiepercentages bekijken/definiëren die van toepassing zijn voor deze order.
De medewerkers en percentages worden
standaard voorgevuld op basis van de medewerkers en percentages die u bij het leveradres, de leverdebiteur of de orderdebiteur heeft gedefinieerd.
Indien gewenst kunt u de medewerkers en percentages in dit scherm aanpassen. De medewerkers en percentages die u hier opgeeft zijn van belang voor het
berekenen van de provisie.
Sectie Analytische groep
Kostenplaats
In dit veld kunt u de kostenplaats invoeren van deze verkooporder. Standaard wordt dit veld gevuld met de kostenplaats die gekoppeld is aan de medewerker die u in de kopregel van de verkooporder heeft geselecteerd.
Factuurcode
In dit veld kunt u alvast de factuurcode invoeren, die bij het aanmaken van de verkoopfactuur moet worden gebruikt. Als u dit veld niet invult wordt de eerst beschikbare factuurcode die u heeft gebruikt voor de verkoopfactuur.
Selectiecode
In dit veld kunt u een selectiecode invoeren. Met selectiecodes kunt u een onderverdeling maken in soort verkooporders, zodat u bijvoorbeeld in een keer een bepaald soort verkooporders kunt bevestigen. Standaard wordt de selectiecode voorgesteld, die u heeft gekoppeld bij het onderhouden van de factuurdebiteur in de order.
Projectcode
In dit veld staat de projectcode die wordt gegenereerd voor deze verkooporder. Dit veld wordt pas gevuld wanneer de verkooporder bewaard wordt.
Wanneer u in de orderinstellingen de optie 'Project genereren' heeft aangevinkt geldt het volgende: Wanneer u hier geen project koppelt wordt bij het sluiten van de verkooporder een project gegenereerd voor deze verkooporder. Dit project wordt dan automatisch gekoppeld aan de verkooporder en aan de factuur die u genereert voor deze verkooporder. Wanneer u hier een project koppelt, dan wordt er bij het sluiten van de verkooporder een project gegenereerd voor deze verkooporder. Dit project wordt dan aangemaakt als kindproject van het door u gekoppelde project. Tevens wordt dit kindproject gekoppeld aan de factuur die u genereert voor deze verkooporder.
Wanneer u in de orderinstellingen de optie 'Project genereren' heeft uitgevinkt geldt het volgende: Wanneer u hier geen project koppelt wordt bij het sluiten van de verkooporder ook geen project gegenereerd voor deze verkooporder. Aan de factuur die wordt gegenereerd voor deze order wordt ook geen project gekoppeld. Wanneer u hier wel een project koppelt, dan wordt er bij het sluiten van de verkooporder wel een project gegenereerd voor deze verkooporder. Dit project wordt dan aangemaakt als kindproject van het door u gekoppelde project. Tevens wordt dit kindproject gekoppeld aan de factuur die u genereert voor deze verkooporder.
Wanneer er een artikel van het type 'Arbeidsuur' wordt gebruikt in de verkooporder wordt er toch een Project aangemaakt als er sprake is van Orderinkoop. Dit veld is alleen zichtbaar als u de module E-Project in de licentie heeft.
Brutogewicht
In dit veld kunt u het brutogewicht van de verkooporder invoeren. Dit is het gewicht van de artikelen inclusief de verpakking. Eventueel kunt u dit gewicht afdrukken op de orderbevestiging of de pakbon (afhankelijk van de lay-out). Deze gegevens kunnen van belang zijn voor uw transportovereenkomst met uw vervoerder.
Nettogewicht
In dit veld kunt u het nettogewicht van de verkooporder invoeren. Dit is het gewicht van de artikelen exclusief de verpakking. Eventueel kunt u dit gewicht afdrukken op de orderbevestiging of de pakbon (afhankelijk van de lay-out). Deze gegevens kunnen van belang zijn voor uw transportovereenkomst met uw vervoerder.
Route
In dit veld kunt u het routenummer van de verkooporder invoeren. Bij het afdrukken van een picklijst kunt u verkooporders sorteren op deze route. Op deze manier kunt u snel alle verkooporders selecteren, die op dezelfde route liggen.
Colli
In dit veld kunt u het aantal colli invoeren voor deze verkooporder.
Vrije velden
Hier kunt u vrije waarden opgeven voor deze order. U kunt deze op de lay-out van de orderbevestiging toevoegen in het kopregelblok. De omschrijvingen van de vrije velden kunt u zelf aanpassen (tabel: Grootboekmutaties).
Sectie Notitie(Debiteur)
Hier kunt u extra notities kwijt aangaande de debiteur van de verkooporder.