Exact Compact+

De functie van Onze referentie en Uw referentie bij het invoeren van boekingen

Introductie

Bij het invoeren van boekingen komt u regelmatig de velden ''Onze Referentie'' en ''Uw referentie'' tegen. Deze velden worden gebruikt om additionele informatie op te slaan op basis waarvan u uw boekingen eenvoudig kan traceren.

Uitleg

De functie van deze twee velden is per boeking (dagboek) verschillend. 

Verkoopboekingen

Uw referentie: dit veld is bedoeld om naast een eigen factuurnummer ook een verwijzing te kunnen maken naar een voor de debiteur duidelijke referentie. Dit veld kan bestaan uit letters en cijfers. Het kan bijvoorbeeld gebruikt worden om te verwijzen naar het bestelnummer van de klant.

Onze referentie: met dit veld wordt een bepaalde transactie aangeduid. Een transactie is het totaal aan boekingsregels dat te maken heeft met een bepaalde handeling. Als er bijvoorbeeld iets wordt verkocht, heeft de omzetboeking daar mee te maken, maar ook de betaling die later wordt geboekt in het bankboek. In het verkoopboek kan het factuurnummer worden ingegeven, aangezien elke verkoopfactuur een uniek nummer heeft. Dit is de reden dat het factuurnummer wordt voorgesteld als Onze referentie tijdens het boeken. Het nummer dat wordt voorgesteld als Onze referentie is gelijk aan het eerstvolgende boekstuknummer van betreffend verkoopdagboek. Het boekstuknummer kunt u  wijzigen. 

Inkoopboekingen

Uw referentie: dit veld is bedoeld om het factuurnummer van de leverancier te registreren. Naar dit nummer zal de leverancier verwijzen als er contact wordt opgenomen naar aanleiding van een factuur. Het is ook mogelijk om in diverse overzichten te zoeken op dit veld.

Onze referentie : het veld onze referentie kan handmatig in het inkoopboek worden ingevuld. Indien de kolom 'Onze ref.' niet zichtbaar is kunt u deze toevoegen via (beeld, kolommen toevoegen). Indien u geen onze referentie invult zal Exact automatisch dit veld invullen met het eerstvolgende vrije nummer wat is aangemaakt in het menupad [Systeem, Algemeen, Instelling, Nummers] of (SAS). 

Kas/Bank/Giroboekingen

Uw referentie: niet van toepassing in deze dagboeken.

Onze referentie: als een openstaande post wordt afgeboekt, kan hier de betreffende transactie van de debiteur/crediteur worden geselecteerd. Er wordt hiermee dus verwezen naar een eerder ingevoerde inkoop- of verkoopfactuur. Voor een betaling kan er in dit veld F5 gekozen worden om de openstaande posten af te boeken. Indien dit veld wordt leeggelaten verschijnt er aan het eind van de subregel een scherm waarin u zelf het bedrag kunt ingeven wat is ontvangen/betaald. Op deze manier kunt u dus meerdere openstaande posten tegelijk afboeken of deelbetalingen boeken.

Als er een andere rekening wordt gekozen dan een verzamelrekening debiteuren/crediteuren kan in dit veld een referentie worden meegegeven voor de transactie. Als er gebruik wordt gemaakt van een tussenrekening voor het overboeken van kasgeld naar de bank, dan kan er in beide boekingsregels dezelfde Onze referentie worden ingegeven. Als dit wordt gedaan, dan worden de twee boekingen op deze tussenrekening automatisch afgeletterd.

Als in het veld een niet bestaande waarde wordt ingegeven, zal dit beschouwd worden als een vooruitbetaling.

Wanneer er geen onze ref wordt ingevuld zal deze automatisch worden ingevuld met het eerstvolgende nummer dat beschikbaar is vanuit  [Systeem, Algemeen, Instelling, Nummers] of (SAS).

Memoriaalboekingen

Uw referentie: dit veld kan in het Memoriaalboek worden gebruikt voor de verwijzing naar een document anders dan het boekstuk. Als voorstel wordt het boekstuknummer, gevolgd door een volgnummer ingevuld.

Onze referentie: in dit veld kan de openstaande post van een debiteur/crediteur geselecteerd worden. Het is de bedoeling dat de boeking ook op dit veld in evenwicht is.

Wanneer er geen onze ref wordt ingevuld zal deze automatisch worden ingevuld met het eerstvolgende nummer dat beschikbaar is vanuit  [Systeem, Algemeen, Instelling, Nummers] of (SAS).

Gerelateerde onderwerpen

• Invoeren, verwerken en verwijderen van boekingen