Wanneer u wilt voorkomen dat er in een dagboek geboekt wordt in een periode die al verwerkt is, is het mogelijk om dagboeken voor periodes af te sluiten. U kunt periodes afsluiten via het menupad [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel] of (SAP). Hier heeft u twee mogelijkheden. U kunt het gehele boekjaar in één keer sluiten of u kunt dit per periode bepalen.
Let op:
Het kan zijn dat, indien u een periode sluit, u de volgende melding krijgt:
Indien u deze melding krijgt, kies dan altijd voor 'Nee'. Vervolgens komt u weer terug in de Periode-datumtabel. Lees vervolgens eerst document ID 15.376.252 - Wat is de melding "Periode kan niet worden afgesloten omdat er niet toegewezen betalingen en/of ontvangsten zijn"? door en zorg dat de 'Niet toegewezen rekening' bij u goed ingesteld is alvorens de eindejaarsverwerking te hervatten.
Gehele boekjaar sluiten
U kunt het gehele boekjaar in één keer sluiten door in het menupad [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel] het betreffende boekjaar te selecteren en te kiezen voor de knop 'Perioden sluiten'.
Tevens kunt u het gehele boekjaar ook weer in één keer openen door voor de knop 'Perioden heropenen' te kiezen. Middels deze knoppen worden alle dagboeken en perioden ineens gesloten of heropend.
Boekjaar per periode sluiten
Via [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel] selecteert u het boekjaar waarvan u de dagboeken voor periodes wilt afsluiten. Vervolgens kiest u voor de knop 'Openen' en krijgt u het scherm te zien waarin alle periodes van het betreffende boekjaar staan.
In dit geval ziet u in de rechter kolom dat van alle periodes, alle dagboeken zijn geopend.
U kunt per periode van het jaar een of meerdere dagboeken sluiten, door op het getal in de kolom 'Open' te klikken. Het volgende scherm zal dan verschijnen:
Hier ziet u dat alle dagboeken in de periode 1 van boekjaar 2005 zijn geopend aan het groene vinkje. Door de juiste dagboeken te selecteren en hierna te klikken op de knop 'Periode afsluiten' zal het groene vinkje veranderen naar een rood kruis. Dit geeft aan dat de dagboeken voor deze periode zijn afgesloten. Wanneer u kiest voor 'Bewaren' zullen deze wijzigingen worden opgeslagen.
U kunt controleren welke periodes zijn afgesloten in het overzicht 'Afgesloten perioden'.
Wanneer u bepaalde dagboeken heeft afgesloten kunt u in dat dagboek in die periode wel boeken, maar zal bij het verwerken de melding komen dat de periode is afgesloten.
Meer informatie