Finance Manual - Jaarafsluiting verrichten
Jaarafsluiting verrichten
Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft hoe u de jaarafsluiting verricht.
Aan het einde van elk boekjaar kunt u een aantal controles uitvoeren, zodat u zeker weet dat de administratie klopt en dat deze administratie u de juiste en actuele gegevens verschaft, waarmee u de eindbalans kunt opstellen. De eindbalans wordt gebruikt als beginbalans voor het volgende jaar.
Procedure
Het proces van jaarafsluiting omvat de volgende stappen:
- Controles uitvoeren. De beschreven controles moet u niet als verplicht beschouwen, omdat de controles die u uitvoert en de manier waarop u dat doet grotendeels worden bepaald door uw organisatie en de omvang van uw administratie.
- Proefbalans opstellen. Als u in de proefbalans fouten aantreft, moet u ze corrigeren met behulp van voorafgaande journaalposten.
- Voorafgaande journaalposten aanmaken. Voorafgaande journaalposten zijn de laatste journaalposten die u boekt voordat u de eindbalans en de winst-en-verliesrekening opstelt.
- De eindbalans en de winst-en-verliesrekening opstellen
- Consolidatie uitvoeren. Als uw bedrijf een holdingbedrijf met verschillende dochterondernemingen is, kunnen de dochteradministraties worden geconsolideerd, mits het desbetreffende boekjaar is afgesloten in iedere afzonderlijke administratie.
- Een boekjaar openen. Doorgaans wordt het volgende boekjaar reeds geopend voordat het huidige boekjaar is afgesloten.
- Een boekjaar sluiten.
Vervolgens is het ook mogelijk om een boekjaar te verwijderen.
Controleer of er nog boekingen moeten worden verwerkt. Blijkt dit het geval te zijn, verwerk ze dan direct.
Met [Grootboek, Boeken, Overzicht geboekte periodes] kunt u nagaan of er nog onverwerkte boekingen zijn. Als dat zo is, moet u eerst een boekingsverslag afdrukken met [Grootboek, Boeken, Boekingsverslag]. Vervolgens loopt u de boekingen na en verwerkt u ze met [Grootboek, Verwerken, Boekingen verwerken].
Voorraad bij grootboek aansluiten
Controleer of uw voorraadrekeningen de werkelijke waarde van uw voorraad tonen. Hiervoor moet u het volgende weten:
- De voorraad per artikel
- De juiste prijzen waartegen de voorraad moet worden gewaardeerd
Aan de hand van deze informatie kunt u de werkelijke waarde van de voorraad vaststellen en vergelijken met de totale waarde die wordt genoemd in de voorraadrekeningen van het grootboek.
Vergelijk in [Grootboek, Grootboekkaarten] de voorraadtotalen met de eindsaldi van uw voorraadrekeningen. De eindsaldi zijn ook beschikbaar in de balansoverzichten in [Grootboek, Balansen].
Deelnemingen controleren
De werkelijke waarde van een deelneming kunt u vaststellen door de waarde van de beginbalans aan te passen op basis van het door de deelneming gerealiseerde resultaat. Deze methode staat bekend als de vermogensmutatiemethode. Winst die wel is gemaakt (en zo de waarde van de deelneming heeft doen toenemen) maar (nog) niet overgeboekt, journaliseert u als volgt:
Deelnemingen-,--
Aan Resultaat deelnemingen-,--
Als de deelneming dividend uitkeert, moet de waarde van de deelneming worden aangepast door de journaalpost terug te boeken.
Reserves en voorzieningen controleren
U moet de waarde van alle reserves en voorzieningen controleren. Indien nodig kunt u deze waarde aanpassen door voorafgaande journaalposten in te voeren. Welke controles u moet uitvoeren is afhankelijk van uw organisatie; dit wordt hier verder niet besproken.
Periodetotalen controleren
Om te kunnen bepalen of er inconsistenties optreden, vergelijkt u de periodetotalen met behulp van de volgende methoden:
- Vergelijk alle periodetotalen per grootboekrekening in het huidige boekjaar. Als er één periodetotaal aanzienlijk hoger of lager dan de andere is, moet u controleren of alle boekingen wel (juist) verwerkt zijn. Via [Grootboek, Balansen] kunt u de balans en de resultatenrekening per periode bekijken.
- Vergelijk elk periodetotaal per grootboekrekening met hetzelfde periodetotaal in het vorige boekjaar (vergelijk bijvoorbeeld de periodetotalen van 1996 met die van 1995). Dit kunt u doen via [Grootboek, Saldi per periode]. Vindt u aanzienlijke verschillen, dan controleert u of alle boekingen (juist) zijn uitgevoerd.
Balansoverzichten met die van het voorgaande boekjaar vergelijken
Voordat u voorafgaande journaalposten invoert en de resultatenrekening en de eindbalans opstelt, moet u bij wijze van eindcontrole de balansoverzichten van het lopende boekjaar vergelijken met die van het voorgaande boekjaar. Dit geeft u meer inzicht in de algemene financiële situatie van het bedrijf. Ook kunt u nagaan of er aanzienlijke afwijkingen optreden, die extra maatregelen met betrekking tot de activiteiten van uw bedrijf noodzakelijk zouden maken.
Via [Grootboek, Balansen] kunt u de balansoverzichten van het voorgaande boekjaar per grootboekrekening, verdichting of hoofdverdichting bekijken. Geef de volgende selectiecriteria op:
- Selecteer alle perioden, inclusief periode 0.
- Selecteer {Eindcijfers vorig jaar} in 'Voorkeuren'.
Voorafgaande journaalposten invoeren
De controles die worden uitgevoerd bij de jaarafsluiting, kunnen leiden tot aanpassingen in het grootboek. In veel gevallen zult u aanvullende boekingen moeten verwerken. Dergelijke boekingen staan bekend als voorafgaande journaalposten.
U kunt voorafgaande journaalposten op dezelfde manier als normale boekingen invoeren met [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen]. Controleer de voorafgaande journaalposten met [Grootboek, Boeken, Boekingsverslag] en verwerk ze met [Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen].
De eindbalans en resultatenrekening opstellen
Zijn de benodigde controles uitgevoerd en alle wijzigingen verwerkt, dan kunt u de balansoverzichten aanmaken. Die zijn zeer belangrijk voor het jaarverslag, dat later moet worden opgesteld.
Druk de balans en de resultatenrekening af met [Grootboek, Balansen] Voer de volgende selectiecriteria in:
- Selecteer alle perioden, inclusief periode 0.
- Selecteer {Eindcijfers vorig jaar} in 'Voorkeuren'.
Als u de uiteindelijke jaarrekening hebt opgemaakt sluit u het boekjaar af, zodat er geen boekingen meer in kunnen worden ingevoerd. In Exact Finance sluit u een boekjaar af met [Bestand, Financieel beheer, Sluiten/openen periodes], door alle dagboeken in alle perioden te sluiten.
Het is vaak nodig om boekingen in te voeren in andere boekjaren dan het huidige, bijvoorbeeld als het gaat om correcties op mutaties in een voorgaand boekjaar, of om kosten (zoals vooruitbetaalde verzekeringspremies) die moeten worden geboekt in een toekomstig boekjaar. In bepaalde gevallen heeft één enkele boeking betrekking op zowel het huidige boekjaar als een ander boekjaar. Dergelijke boekingen kunt u verwerken in het reserverings- of vooruitbetalingsdagboek.
Voorbeeld
U hebt een factuur ontvangen voor de huur van januari 1997, die vooruit moet worden betaald, dus in 1996. Dit kunt u als volgt journaliseren:
1996: Vooruitbetaalde bedragen-,--
Aan Bank-,--
1997: Kosten-,--
Aan Vooruitbetaalde bedragen-,--
Als u in Exact Finance een nieuw boekjaar opent, wordt er een beginbalans aangemaakt. Dit gebeurt voor elk boekjaar dat u opent.
- Open niet te veel boekjaren tegelijk. Elke keer dat u een boekjaar opent, wordt een beginbalans aangemaakt.
- Elke boeking die u invoert in het huidige jaar (en in voorgaande boekjaren) leidt tot een voorlopige boeking ter correctie van het beginsaldo voor het volgende jaar. Hierdoor wordt het verwerkingsproces vertraagd. Dit wordt geïllustreerd in het volgende voorbeeld:
Voorbeeld
Het standaard boekjaar is 1996. U besluit de boekjaren 1997 en 1998 te openen. Er wordt automatisch een beginbalans voor deze jaren aangemaakt. U voert een eenvoudige maandelijkse afschrijvingsboeking in voor december 1996 (periode 12):
Afschrijvingskosten auto's-,--
Aan Afschrijvingen auto's-,--
Als deze boeking wordt verwerkt, worden de volgende mutaties gegenereerd (zie het verwerkingsverslag):
Afschrijvingskosten auto's-,--
Winst huidige boekjaar (corr. beginbalans '97)-,--
Winst huidige boekjaar (corr. beginbalans '98)-,--
Aan Afschrijving auto's-,--
Aan Afschrijving auto's (corr. beginbalans '97)-,--
Aan Afschrijving auto's (corr. beginbalans '98)-,--
Zie ook:
[Bestand, Financieel beheer, Openen boekjaren]
Meest gestelde vragen
- Ik heb zes boekjaren geopend. De verwerkingsfuncties zijn nu erg traag geworden. Kan ik een paar van de nieuwe boekjaren afsluiten?
Nee, u kunt de nieuwe boekjaren niet afsluiten. Wel kunt u aangeven dat de transitorische mutaties niet hoeven worden afgedrukt op het verwerkingsverslag. U zet hiervoor de instelling 'Transitorische mutaties afdrukken' ('Verwerken' tab) in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] uit.
Als u al een aantal jaren met Exact Financials werkt, is uw database behoorlijk groot geworden. Als u de gegevens van een financieel jaar niet meer gebruikt, kunt u dat financieel boekjaar verwijderen [Bestand, Financieel beheer, Verwijderen boekjaren]. Aangezien het verwijderen van een boekjaar of de details van een boekjaar definitief is, is het noodzakelijk dat u eerst een back-up van uw administratie maakt, voordat u de actie uitvoert. U kunt nu in de back-up alsnog de gegevens van het verwijderde boekjaar bekijken. Voor het verwijderen van een boekjaar dient aan een aantal voorwaarden voldaan te worden:
- Alle boekingen en rekening-courantboekingen van het te verwijderen boekjaar dienen verwerkt te zijn.
- Er dienen in het te verwijderen boekjaar geen verplichtingen meer open te staan.
- Het te verwijderen boekjaar kan niet het standaard boekjaar zijn.
- U kunt alleen het laagste boekjaar verwijderen.
Finance Manual > Inhoud > Jaarafsluiting verrichten
XTwoEightX
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.841.444 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
03-10-2007 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |