Verzuimsoorten kunt u aanmaken en onderhouden via [Systeem, HR & Beveiliging, Verzuimsoorten]. Met verzuimsoorten geeft u aan dat een bepaalde activiteit / uursoort een verzuim inhoudt. U kunt diverse verzuimsoorten aanleggen, zoals bijvoorbeeld vakantie, tandarts, interne training, etc.
ID
In dit veld wordt het nummer van de verzuimsoort getoond. Dit nummer dient uniek te zijn. Dit nummer is alleen benaderbaar bij het aanmaken van de verzuimsoort.
Dit is in feite het nummer van het verzoektype, op de achtergrond wordt er voor
iedere verzuimmelding een verzoek aangemaakt.
Type afwezigheid
Hier geeft u aan dat een bepaalde activiteit/ uursoort een verzuimsoort is. Deze koppeling is noodzakelijk om het ingevoerde verzuim goed te verwerken in overzichten, planningen en koppelingen naar andere pakketten, zoals het salarispakket.
Iedere verzuimsoort moet gekoppeld worden aan een eigen uursoort: als een
uursoort wordt geselecteerd welke al bij een andere verzuimsoort is gebruikt,
komt de melding ‘gegeven bestaat reeds’ naar voren.
Assortimenten
Voor het invoeren van verzuim is het noodzakelijk dat er aan de gekoppelde uursoort grootboekrekeningen zijn gekoppeld. Door hier een assortiment te koppelen, worden de grootboekrekeningen, die aan het assortiment gekoppeld zijn, automatisch overgenomen bij de uursoort.
Hier kan de standaard artikelgroep geselecteerd te worden, verzuimuren worden
immers nooit verkocht en hoeven niet in andere assortimenten te zitten. Ook is
het mogelijk om een ander assortiment te kiezen, de grootboekrekeningen uit het
gekozen assortiment worden dan overgenomen naar de uursoort.
Kleur
Hier legt u een kleur vast voor het verzuimsoort. In een grafische presentatie, zoals een verzuimkaart, kunt u door middel van kleuren direct zien of een werknemer op deze wijze verzuimd heeft.
Duur in dagen
Indien men dit veld heeft geactiveerd dan wordt bij het bewaren van de verzuimboeking automatisch het aantal dagen berekend dat voor het verzuim van toepassing is.
Deze instelling geeft aan of deze verzuimsoort ingevoerd wordt in uren / dagen.
Dit heeft relatief veel gevolgen, afhankelijk van hoe omgerekend wordt van uren
naar dagen en andersom.
Automatisch goedkeuren
Deze instelling zorgt ervoor dat alle ingevoerde
verzuimmeldingen automatisch worden goedgekeurd. Door middel van handig gebruik
van rollen & rechten kan hiermee een controle worden ingebouwd waardoor het
opnemen van verlof moet worden goedgekeurd. Het goedkeuren gebeurt via menupad [HR,
Invoer, Absenties goedkeuren].
Kosten: Salaris component
Deze instelling is beschikbaar wanneer de module e-Salaris -SE1703, SE1704 of SE1705- in de licentie aanwezig is. Daarnaast is deze instelling alleen benaderbaar wanneer de instelling 'Opbouw van echt toegestaan verlof' op 'Geen' of 'Maandelijks' staat. Standaard staat deze instelling niet aangevinkt. Via menu [HR/ Salaris, Verslagen, Saldilijst verzuim] kunt u middels de knop 'Genereren' recht op toegestaan verlof genereren. Tevens kunt u bij het berekenen van de salarisboeking toegestaan verlof genereren. Bij het genereren van toegestaan verlof wordt een financiële boeking aangemaakt. Met deze instelling kunt u aangeven welke kostprijs wordt gebruikt voor deze boeking.
Wanneer de optie is uitgevinkt is wordt de kostprijs als volgt bepaald:
- Als er aan de medewerker een activiteit gekoppeld is in menu [HR/ Salaris, Personeel, Onderhouden], knop 'Activiteit' dan wordt de kostprijs van de gekoppelde activiteit gebruikt die u in hetzelfde scherm - knop 'Activiteit' - kunt ingeven als deze kostprijs ongelijk is aan € 0.
- Als er aan de medewerker een activiteit gekoppeld is in menu [HR/ Salaris, Personeel, Onderhouden], knop 'Activiteit', maar er is een kostprijs van € 0 ingevoerd in hetzelfde scherm - knop 'Activiteit' - dan wordt als kostprijs € 0 gebruikt.
- Is er geen activiteit gekoppeld aan de medewerker én er is een intern tarief ingevuld in het veld 'Intern tarief' op tabblad 'Extra' in het onderhoud van de medewerker, dan zal het intern tarief van de medewerker gebruikt worden. Het veld 'Intern tarief' is alleen beschikbaar als de module SE1400 e-Project aanwezig is in de licentie.
- Als er geen activiteit aan de medewerker is gekoppeld en geen intern tarief is ingevuld, dan wordt de kostprijs in het onderhoud van het uur/ artikel [Salaris, Componenten, Uren] of [HR, Planning, Uren] gebruikt als deze niet gelijk is aan € 0.
- Als bovenstaande allemaal niet van toepassing is, wordt er naar de component van type 'Salaris' gekeken als dit component aan de medewerker is gekoppeld. Deze koppeling kunt u onder andere bekijken op tabblad 'Salaris' in menu [HR/ Salaris, Personeel, Onderhouden]. Als een bedrag in het veld 'Bedrag' is ingevuld bij dit component, wordt het aantal uren waarvoor toegestaan verlof wordt gegenereerd, vermenigvuldigd met het berekende uurloon. Dit uurloon wordt berekend op basis van het rooster van de medewerker, het ingevulde uurloon wordt niet gebruikt als kostprijs.
- Als de punten 1 t/m 4 niet van toepassing zijn én er is geen bedrag ingevuld in de component van type 'Salaris', maar wel een uurloon, dan wordt dit uurloon gebruikt in de financiële boeking voor genereren van toegestaan verlof.
- Als geen van bovenstaande punten van toepassing is -dus er is geen activiteit gekoppeld aan de medewerker, geen intern tarief ingevuld, geen kostprijs in het onderhoud van het uurartikel en geen component van type 'Salaris' aan de medewerker gekoppeld met een bedrag of uurloon ingevuld- dan wordt als kostprijs € 0 gebruikt.
Als deze instelling is aangevinkt, dan wordt bij de berekening van de kostprijs uitgegaan van het laatste basissalaris. Wanneer een gebruiker een verzuimmelding invoert, toegestaan verlof genereert of in een taak of projectrealisatie een verzuimsoort gebruikt, wordt de kostprijs van de verzuimsoort gebaseerd op de instelling 'Kosten: Salaris component' uit het onderhoud van de verzuimsoort. Als deze instelling is aangevinkt wordt de kostprijs als volgt bepaald:
- Uurloon = Bedrag uit basis salariscomponent / gemiddeld aantal dagen
- Gemiddeld aantal dagen = ((Aantal SVW-dagen in de salarisinstellingen * aantal werkdagen per dag) / factor) * (werkuren per week / werkdagen per week)
-
| Betalingsperiode |
Factor |
| Jaarlijks |
5 |
| Halfjaarlijks |
10 |
| Per kwartaal |
20 |
| Maandelijks |
60 |
| Elke 4 weken |
65 |
| Wekelijks |
260 |
| Dagelijks |
1300 |
| Overig |
1 |
- Berekening kosten verzuim wanneer de optie 'Duur in dagen' is aangevinkt in de verzuimsoort = Uurloon * (dagen ingevoerd * standaard aantal werkuur).
- Berekening kosten verzuim wanneer de optie 'Duur in dagen' niet is aangevinkt in de verzuimsoort = Uurloon * ingevoerd aantal uren.
Om bovenstaande te verduidelijken is een voorbeeld toegevoegd.
- Basissalaris voor medewerker A is € 5.000
- Frequentie salariscomponent is maandelijks
- Gegenereerd toegestaan verlof is 14 dagen
- Totaal aantal SVW-dagen per jaar is 261
- Genereren van toegestaan verlof voor jaar 2007
Uurloon
= € 5.000 / (((261 * 5) / 60) * (40 / 5))
= € 5.000 / 174
= € 28,74
Bedrag van toegestaan verlof
= € 28,74 * 14 * 8
= € 3.218,88
Cumulatief saldo in geld
Wanneer deze optie is aangevinkt, is het mogelijk om het openstaande recht op verzuim in geld op de salarisstrook te laten tonen. Het bedrag op de salarisstrook wordt berekend als het aantal openstaande uren recht op verzuim * uurloon. Het bedrag wordt enkel getoond wanneer het recht op toegestaan verlof is ingegeven in uren bij de Saldilijst Verzuim .
Sectie Toegestaan verlof
Opbouw van echt toegestaan verlof
Hier wordt aangegeven of bij deze verzuimsoort sprake is van toegestaan
verlof. Voor Vakantie en ATV is dat wel het geval, voor ziekte, kort verzuim,
doktersbezoek en dergelijke is dit uiteraard niet van toepassing.
De te
kiezen opties zijn Geen, Maandelijks of Jaarlijks. Bij Maandelijks wordt iedere
maand 1/12 deel van het verlof opgebouwd. Bij de instelling Maandelijks kan er
ook vanuit de salarisboeking verlof worden opgebouwd. Bij Jaarlijks wordt het
toegestaan verlof per jaar opgebouwd; op 1 januari komt het toegestane verlof
voor het hele jaar beschikbaar.
- geen : de verzuimsoort heeft geen toegestaan verlof, bijvoorbeeld de verzuimsoort Ziekte;
- maandelijks : de toegestaan verlof van de verzuimsoort wordt per maand opgebouwd, bijvoorbeeld vakantiedagen;
- jaarlijks : de toegestaan verlof van de verzuimsoort wordt per jaar opgebouwd, bijvoorbeeld vakantiedagen.
Basis
In dit veld kunt u aangeven hoe het toegestaan verlof opgebouwd dient te worden. Dit veld is alleen benaderbaar als in het veld 'Opbouw van echt toegestaan verlof' op maandelijks of jaarlijks staat. U heeft de keuze uit de opties 'Vast', 'Dienstjaar' en 'Leeftijd'. Wanneer de verzuimsoort als basis dienstjaar heeft, dan kunt u per jaar het aantal dagen invullen als u de verzuimsoort opent via de knop 'Toegestaan verlof' in menu [HR/ Salaris, Verslagen, Saldilijst verzuim]. Wanneer de verzuimsoort als basis leeftijd heeft, dan kunt u het aantal standaard dagen voor toegestaan verlof per leeftijd ingeven. Als de verzuimsoort vast als basis heeft, dan kunt u het aantal dagen (of uren) voor deze verzuimsoort ingeven in bovenstaand menupad.
Ophoogfactor
Als bij het veld Basis is gekozen voor ‘Leeftijd’ of ‘Dienstjaar’ kan hiermee
worden aangegeven of de verhoging per 1 januari of per de jubileumdatum ingaat.
Als voor ‘Kalender’ wordt gekozen, gaat de verhoging in vanaf het volgende
kalenderjaar. Ter voorbeeld; als een medewerker op 2 januari jarig is zal bij de
instelling ‘Leeftijd’ en ‘Kalender’ de verhoging pas per 1 januari van het
volgende jaar ingaan.
Voorbeeld van opbouw toegestaan verlof met ophoogfactor ‘Kalenderjaar’.
Ieder nieuw ‘Kalenderjaar’ zal het toegestaan verlof opnieuw opgehoogd worden. Ieder jaar in dienst komt 1 dag erbij.
0 jaar in dienst = 14 dagen
>= 1 jaar in dienst = 14 dagen
>= 2 jaar in dienst = 15 dagen
>= 3 jaar in dienst = 16 dagen.
Medewerker is op 01-07-2003 in dienst gekomen.
<1 jaar
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2003 is: 14 dagen/ 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2003 t/m 31-12-2003 = 1,166667 * 6 = 7
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2004 is: 14 dagen / 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-01-2004 t/m 31-12-2004 = 1,166667 * 12 = 14
> 1 jaar < 2 jaren in dienst
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2005 is: 14 dagen / 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-01-2005 t/m 31-12-2005 = 1,166667 * 12 = 14
> 2 jaren < 3 jaren in dienst
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 2006 is: 15 dagen / 12 maanden = 1,25
Opbouw toegestaan verlof voor 01-01-2006 t/m 31-12-2006 = 1,25 * 12 = 15
Voorbeeld van opbouw toegestaan verlof met ophoogfactor ‘Jubileum’.
Ieder nieuw ‘Jubileumjaar’ zal het toegestaan verlof opnieuw opgehoogd worden. Ieder jaar in dienst komt 1 dag erbij.
0 jaar in dienst = 14 dagen
>= 1 jaar in dienst = 14 dagen
>= 2 jaar in dienst = 15 dagen
>= 3 jaar in dienst = 16 dagen.
Medewerker is op 01-07-2003 in dienst gekomen, per 01-01-2007 uit dienst.
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2003 t/m 30-06-2004 is: 14 dagen/ 12 maanden = 1,166667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2003 t/m 30-06-2004 = 1,166667 * 12 = 14
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2004 t/m 30-06-2005 is: 15 dagen / 12 maanden = 1,25
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2004 t/m 30-06-2005 = 1,25 * 12 = 15
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2005 t/m 30-06-2006 is: 16 dagen / 12 maanden = 1,3333
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2005 t/m 30-06-2005 = 1,3333 * 12 = 16
Maandelijks opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2006 t/m 31-12-2006 is: 17 dagen / 12 maanden = 1,416667
Opbouw toegestaan verlof voor 01-07-2006 t/m 31-12-2006 is: 1,416667 * 6 = 8,5
Sectie Veld
In deze sectie kunt u per verzuimsoort aangeven welke velden getoond dienen te worden als een verzuimmelding op deze verzuimsoort wordt aangemaakt. Tevens kunt u ook aangeven wat de positie van de velden dienen te zijn en de criteria of waardes kunnen aangegeven worden. Middels de knoppen 'Invoegen'
, 'Bewerken'
en 'Verwijderen'
kunt u de velden toevoegen, bewerken of verwijderen. De velden 'Medewerker', 'Reden', 'Begindatum', 'Einddatum', 'Tijdsduur' en 'Notities' zijn verplicht en kunnen niet verwijderd worden.
In de sectie Veld staat een tabel met een aantal velden welke bij een
verzuimmelding ingevoerd kunnen worden. De eerste 6 velden kunnen niet
verwijderd worden, deze staan verplicht in ieder verzuimverzoek. Het gaat
hier om ‘Medewerker’, ‘Reden’, ‘Begindatum’, ‘Einddatum’, ‘Tijdsduur’ en
‘Notities’.
Andere velden kunnen hier worden toegevoegd, bewerkt en verwijderd. Aan de
linkerkant staan een aantal icoontjes vermeld. Met de bovenste knop kunnen
velden worden toegevoegd: naast begin- en einddatum kan ook de begin- en
eindtijd worden toegevoegd, een projectcode, document, uw referentie of onze
referentie en een groot aantal vrije velden.
Met de middelste knop kan worden aangegeven hoe de velden zich gedragen
tijdens het aanmaken van een verzuimverzoek. Hier kan worden aangegeven of een
bepaalde waarde verplicht is, of juist niet. Ook kan een standaardwaarde voorgevuld worden. Medewerker, reden en begindatum zijn altijd verplicht: zonder
deze velden kan een verzuimmelding niet aangemaakt worden.
Bij het bewerken van het veld Medewerker zijn extra opties aanwezig: hier kan
worden aangegeven voor welke type werknemers de verzuimsoort bedoeld is. De
keuze is tussen ‘Medewerker’ of ‘Alle’. Bij de optie ‘Alle’ worden ook
medewerkers met de status tijdelijk, gedetacheerd en student meegenomen.
Hetzelfde geldt voor het veld Status, hiermee worden de niet-actieve medewerkers
al dan niet uitgesloten van de lijst van medewerkers waarvoor verlof mag worden
ingevuld.
Bij het veld ‘Tijdsduur’ kan worden aangegeven of deze berekend wordt aan de
hand van het rooster van de werknemer of het rooster van de administratie.
Deze instelling heeft grote gevolgen als het rooster van de werknemer en de
administratie afwijken: een parttime medewerker wordt 5 in plaats van 3
dagen gekort als een week verlof wordt opgenomen, of een medewerker die 6
uur op een dag werkt wordt voor 8 uur geregistreerd bij een vrije dag. Er is
ook de optie om ‘handmatig invoeren’ aan te zetten. Als dat vinkje aan
staat, krijgt de gebruiker de mogelijkheid om handmatig correcties in te
voeren als een verzuimmelding niet het juiste aantal uren bevat. Deze
instellingen zijn alleen in te stellen voor nieuwe verzuimsoorten: zodra
erop geboekt is, kan dit niet meer worden aangepast.
Sectie Planning
Afwezig
Met deze keuze geeft u aan of voor deze verzuimsoort de planning moet worden aangepast. Als u dit veld aanvinkt, wordt het ingevoerde verzuim in de planning verwerkt. Staat het veld niet aangevinkt, dan wordt de planning niet bijgewerkt. Als deze optie niet is aangevinkt, dan worden de uren die op deze activiteit worden ingevoerd gezien als uren en niet als verzuim. U kunt dan ook geen verzuimmelding op deze activiteit invoeren in menu [HR/ Salaris, Invoer, Verzuim].
Kalender
Als deze optie aangevinkt is worden de verzuimmeldingen die op deze verzuimsoort zijn ook ingevoerd, ook meegenomen in de kalender van de medewerker. Dit geldt alleen wanneer u de verzuimgegevens middels XML uitwisselt met e-Synergy of met een geïntegreerd scenario met e-Synergy werkt. Als deze optie uitgevinkt staat, dan worden de verzuimmeldingen die op deze verzuimsoort worden ingevoerd niet meegenomen in de kalender in e-Synergy.