Exact Globe+

Activa registreren via het inkoopboek of memoriaal

Introductie

U heeft zojuist een nieuwe activum aangeschaft en heeft de inkoopfactuur van de leverancier ontvangen. Naast de mogelijkheid om een inkoopboeking aan te maken vanuit onderhoud activa , heeft u ook de mogelijkheid om een activum aan te maken vanuit een inkoop/memoriaalboeking. U voert nu de inkoopfactuur in het inkoopboek in. U kunt tegelijkertijd een activum registreren en een inkoopfactuur boeken door gebruik te maken van het inkoopboek of het memoriaal. Hoewel een inkoopboeking en een memoriaalboeking van elkaar verschillen, zijn de stappen om een activum te registreren precies hetzelfde. U kunt dus voor beide manieren van registratie dit document volgen.

Uitleg van de velden

Stap 1
Een activum is altijd een artikel dat wordt aangeschaft bij een bepaalde leverancier. Deze initiële aanschaf is dan ook het beginpunt van de activaregistratie. U kunt de aanschaf van activa pas boeken als er drie activumrekeningen gedefinieerd zijn:

• Balansrekening (aanschafwaarde) activum
• Balansrekening (afschrijving) activum
• V&W rekening afschrijvingskosten

Deze rekeningen worden gebruikt om alle relevante afschrijvingen te verwerken in uw financiële administratie. U kunt deze rekeningen aanmaken in het onderhoud grootboekrekeningen. Nadat u de grootboekrekening aan een activumgroep heeft gekoppeld wordt de subadministratie van deze rekening 'Activumrekening'. Verder wordt dan ook het attribuut 'Artikel' verplicht bij het gebruik van deze rekening.

Om een nieuwe activumrekening aan te maken, kiest u [Financieel, Grootboek, Grootboekrekeningschema]. Kies 'Nieuw' en geef de gewenste gegevens op:

• Bij 'Subadministratie' selecteert u 'Neutrale rekening'. Zodra u deze aan de activumgroep koppelt wordt dit automatisch aangepast naar Activumrekening.

• Bij 'Analytisch benodigd' selecteert u de optie 'Artikel'. Op deze wijze is het altijd verplicht om een artikel te koppelen bij het boeken op deze rekening.

Stap 2
Nadat u de grootboekrekeningen heeft aangemaakt, kunt u een artikel aanmaken via het onderhoud artikelen. Dit artikel koppelt u straks aan uw activum. Bij het aanmaken van het artikel dient u op tabblad financieel de activumrekening in te vullen, want anders wordt er bij het invoeren van de inkoop- of memoriaalboeking geen activum aangemaakt. Als u ook serienummers vanuit het inkoopboek wilt registreren, dient bij dit artikel het attribuut 'Serie' geselecteerd te zijn. Afhankelijk van uw licentiesamenstelling kunt u dit attribuut vinden bij het onderhoud van het artikel op het tabblad 'Voorraad' of het tabblad 'Basis'. 

Opmerking: een artikel krijgt pas het attribuut 'Activa' wanneer het aan een serienummer is gekoppeld.

Stap 3
Als u alle voorgaande stappen heeft doorlopen, kunt u de inkoopfactuur gaan inboeken in het inkoopboek of memoriaal. Zodra u het bewuste artikel (met het attribuut 'Serie) heeft geselecteerd, zal het selectiescherm voor serienummers geopend worden.

Voorbeeld: inkoopboeking

U kunt hier een bestaand serienummer selecteren.

Artikelcode

Hier wordt de artikelcode van de inkoopboekingen weergegeven. Als je een activum selecteert dat behoort tot de directe afschrijvingsmethode, zie je de volgende foutmelding: “Activum met directe afschrijvingsmethode gedetecteerd. Wat voor soort transactie is dit?”

Kies de optie Investeren/Desinvesteren of Afschrijven. De optie maakt onderscheid tussen het bedrag voor de investering en de afschrijving. Het bedrag wordt weergegeven in het activabeheerscherm onder het tabblad Transacties. Ga naar Activa > Activa > Beheer, selecteer een activum en klik op Openen.

Stap 4
Als er nog geen serienummer is aangemaakt, kunt u direct een nieuw serienummer aanmaken.

Het onderhoudsscherm voor activa is nu geopend. U kunt nu een nieuw serienummer definiëren. Zodra u alle benodigde gegevens heeft ingevoerd kunt u het scherm met 'Bewaren' en 'Sluiten' afsluiten. Het serienummer is nu aan de inkoopboeking gekoppeld.

Vervolgens kunt u de geplande afschrijvingen berekenen door het bewuste serienummer nogmaals te openen via activa onderhouden.

Nadat de mutaties zijn berekend, kunt u de geplande afschrijvingen verwerken.

In het geval dat er in de factuur meerdere activa gesplitst moeten worden hoeft bovenstaande methode niet toegepast te worden. U maakt de inkoopboeking dan zonder een serienummer te koppelen. Vervolgens maakt u via activa onderhouden een nieuw activum aan en koppelt u de inkoopboeking op het tabblad mutaties.

Gerelateerde onderwerpen

• Startpagina E-Activa