Exact Globe+

Hoe werkt de gemiddelde inkoopprijs (GIP) in Exact Globe Next?

Algemene uitleg:

De GIP is gebaseerd op de transacties op de ‘voorraad’-rekening van de artikelen.

De volgende logistieke handelingen creëeren/wijzigen een transactie op de ‘voorraad’-rekening:

• Begintelling
• Ontvangst
• Directe inkoopfactuur
• Logistiek afstemmen
• Levering
• Lokatie overslag
• Interfiliale overboeking
• Positieve telling
• Negatieve telling
• Retour naar leverancier (gepland en ongepland)
• Retour van klant (gepland en ongepland)
• Financiële boeking

Binnen Exact Globe Next wordt bij de registratie van bovenstaande logistieke handelingen de meest waarschijnlijke prijs gebruikt. Vervolgens kan via voorraadwaarderen kan deze prijs worden aangepast met de juiste GIP [Voorraad, Magazijnbeheer, Voorraadwaardering].

In onderstaand schema wordt uitgelegd welke prijs de transactie in eerste instantie krijgt en wat er gebeurt bij voorraadwaarderen.
 

Een rekenvoorbeeld:

Het resultaat van voorraadwaarderen ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

De berekening in bovenstaand voorbeeld is op de volgende manier gegaan:
Levering 6/5/2003 = ((10*70)+(4*80))/14=72.857
Levering 6/6/2003 = ((10*70)+(4*80)-(6*72.857))/8=72.857
Levering 6/9/2003 = ((10*70)+(4*80)-(6*72.857)-(1*72.857)+(7*100))/14= 86.429

De laatste regel kan ook makkelijker, namelijk ((7*72.857 (7*100))/14= 86.429
 

Negatieve voorraad:

Als op een bepaald moment een negatieve voorraad ontstaat dan wordt voor de GIP-berekening naar binnenkomende goederentransacties in de toekomst gekeken. Zijn er geen positieve transacties nadat de voorraad negatief is geworden, dan wordt er door gerekend met de op dat moment beschikvare GIP.

Geblokkeerde perioden:

Als er wordt gewerkt met gesloten perioden, worden leveringen en negatieve tellingen in die perioden niet aangepast (start daarom altijd voorraadwaarderen voor het sluiten van een periode). Om de financiële verschillen, die hierdoor mogelijk zijn ontstaan weg te boeken, kan de voorraad worden geherwaardeerd [Systeem. Logistiek, Herwaarderen]. Leveringen en negatieve tellingen buiten de gesloten perioden krijgen altijd de goede GIP. Als er na het sluiten van de periode niet wordt geherwaardeerd dan worden de financiële verschillen meegenomen in GIP van de leveringen na de gesloten periode.

Als er geen perioden zouden zijn afgesloten dan zou voorraadwaarderen de levering op 5/20/2003 aanpassen met de GIP:

Als periode 5 is afgesloten, dan wordt de levering van 5/20/2003 niet aangepast.

Met logistiek herwaarderen kan het verschil (3*(90-70)=60) worden weggeboekt:

De kostprijs in het artikel-bestand en op overzichten:

Alleen als bij voorraadwaarderen het hele datumtraject wordt gewaardeerd of de t/m-datum is minimaal vandaag, dan wordt de kostprijs van het artikel aangepast met de nieuwe GIP. Met andere woorden als een datum-traject in het verleden wordt gewaardeerd, dan wordt die GIP niet weggeschreven in het artikelbestand.

Deze opgeslagen GIP/kostprijs wordt op de verschillende overzichten getoond (dus de GIP wordt op geen enkel overzicht meer uitgerekend). Alleen direct na voorraadwaarderen is de GIP/kostprijs voor 100% juist.

Beginnen met een nieuwe GIP:

Stel dat door omstandigheden de huidige GIP niet meer helemaal correct is voor sommige (of alle) artikelen. U wilt dan beginnen met een nieuwe GIP en historische transacties mogen geen invloed meer hebben op deze GIP. Om dan met een nieuwe GIP te beginnen is niet zo eenvoudig als op eerste gezicht lijkt. Dit komt door het feit dat de GIP-berekening pas helemaal op nieuw begint als de voorraad qua aantal en bedrag tegelijkertijd 0 zijn. Er moet dus een punt worden gekozen waarop beide 0 zijn en de transacties voor dat punt nooit meer worden gewijzigd:

Het stappenplan:

• Bepaal een moment waarop de voorraad qua aantal en waarde 0 moet zijn.
• Zorg er voor dat alle logistieke transacties voor dat moment zijn geregistreerd.
• Stem alle ontvangsten en retouren voor dat moment af. Als er nog geen inkoopfactuur of creditfactuur is, moeten de ontvangsten en retouren worden afgeboekt bij logistiek afstemmen.
• Zet met een voorraadtelling alle aantallen op 0.
• Draai de voorraadwaardering voor alle artikelen en het hele datumtraject. Voor de meeste artikelen zal nu zowel het aantal als de bedrag 0 zijn.
• Doe een voorraad-HERwaardering voor de overgebleven artikelen.
• Controleer en corrigeer de kostprijs (nieuwe GIP) van alle artikelen.
• Doe een voorraardtelling om de juiste voorraad te krijgen. Voor deze telling wordt direct de juiste GIP gebruikt.
• Sluit alle perioden voor de GIP-startdatum, zodat geen transacties meer worden gewijzigd of toegevoegd.

Misvattingen over GIP:

• Er moet elke maand logistiek geHERwaardeerd worden als de waarderingsmethode GIP is.
  • Nee dit is niet juist. Normaal gesproken is voorraadwaarderen voldoende. HERwaarderen is alleen bedoeld om incidenteel verschillen, die zijn ontstaan door gesloten perioden, weg te boeken.
• De GIP voor een bepaalde levering wordt uitgerekend op basis van alle ontvangsten die ooit zijn gedaan voor dat artikel.
  • Nee dit is niet juist. Als voorraadwaarde en voorraadaantal tegelijkertijd 0 zijn, dan begint een nieuwe GIP-berekening.
• GIP is een eenvoudige waarderingsmethode, die net zo makkelijk is als bijvoorbeeld Classic VVP.
  • Nee dit is niet juist. GIP is een veel complexere methode dan Classic VVP (zie bovenstaande uitleg). De keuze voor GIP moet daarom zeer bewust worden gemaakt.
• Ook als een bedrijf heel veel moeite heeft om de voorraadaantallen in Exact in overeenstemming met de aantallen in werkelijkheid te houden, is het zinvol om met GIP te werken.
  • Nee, werken met GIP heeft alleen zin als men gedurende langere tijd de aantallen in Exact kan laten kloppen met de werkelijke aantallen. De verfijning en verdieping van het inzicht in de voorraadwaarde door GIP te gebruiken, is alleen mogelijk alle logistieke transacties altijd juist en op tijd worden geregistreerd.