Afschriften afletteren

Nadat u gekozen heeft voor de knop 'Afletteren', wordt het afletterscherm geopend. U beschikt hier over de volgende velden:

Tonen

U kunt hier de keuze maken of u alleen de posten wilt zien die 'Niet afgeletterd' zijn, of u kunt 'Alle' posten laten zien.

Geavanceerd

Hiermee opent u de zoekfilter van het scherm. De zoekcriteria aan de linkerzijde van het scherm hebben betrekking op de betalingen en ontvangsten. De zoekcriteria aan de rechterzijde van het scherm hebben betrekking op de facturen.

Datum

Hier kunt u een selectie maken op een datum of een datumtraject. Alleen de betalingen/'ontvangsten die binnen het opgegeven traject vallen worden getoond.

Betalingsreferentie (Bet. Ref.)

Hier kunt u een selectie maken op de betalingsreferentie of het begin van de betalingsreferentie van de betaling/ontvangst.

Omschrijving

Hier kunt u een selectie maken op de omschrijving of een deel van de omschrijving van de betaling/ontvangst.

Factuur nr.

Hier kunt u een selectie maken op het factuurnummer (de onze ref,.) van de betaling/ontvangst.

Uw ref.

Hier kunt u een selectie maken op de uw referentie of het begin van de uw referentie van de betaling/ontvangst.

Bankrekening

Hier kunt u een selectie maken op de bankrekening van de betaling ontvangst. Dit betreft uw eigen bankrekeningen (betaalmiddelen).

Bedrag / +/-

Als u de optie 'Bedrag' aanvinkt, heeft u de mogelijkheid om een bedrag in te vullen. Vervolgens wordt gezocht naar mutaties die qua bedrag overeenkomen, maar hierbij wordt rekening gehouden met een afwijking. Deze afwijking is het bedrag dat u heeft ingevuld. U kunt het veld 'Bedrag' aanvinken, als u een regel geselecteerd heeft.

Uitgebreid

Deze knop wordt pas actief als u een specifieke betaling heeft geselecteerd. Hierna wordt op basis van de criteria van deze specifieke betaling de bijpassende openstaande factuur gezocht. Dit is een handige optie als u een grote openstaande postenlijst heeft, en de betaling precies overeenkomt met een factuur. Hierdoor hoeft u niet door de hele openstaande postenlijst te bladeren, maar wordt de specifieke factuur getoond.

Zoeken

Met deze knop activeert u de zoekopdracht die u heeft ingegeven in het filterscherm. Hierna worden alle mutaties getoond die aan de gestelde criteria voldoen. U kunt vervolgens verder filteren door extra criteria toe te voegen totdat u de gewenste mutatie gevonden heeft.

Icoon

Hiermee kunt u zoeken op 'Onze referentie' van de factuur.

Onze referentie (Onze ref.) / Uw referentie (Uw ref.) / Order Nr.

Het veld dat u hier krijgt is afhankelijk van de gekozen optie achter het veld 'Onze ref'. Indien u (een gedeelte) van de 'Onze referentie' van de factuur weet, kunt u dat in dit veld opgeven. Het systeem beperkt de getoonde mutaties direct tot de mutaties waarin dat referentienummer voorkomt. Hetzelfde geldt wanneer u zoekt op 'Uw referentie' en 'Ordernummer' van de factuur.

Betalingsreferentie (Bet. Ref.)

Indien u de (gedeeltelijke) betalingsreferentie van de factuur weet, kunt u dat in dit veld opgeven. Het systeem beperkt de getoonde mutaties direct tot de mutaties waarin deze betalingsreferentie voor komt.

Datum

Middels deze optie kunt u een selectie maken op datum of een datumtraject van de factuur.

Runnummer

Middels deze optie kunt u filteren op een runnummer.

Groepeer op

U heeft hier de keuze uit 'Geen', 'Onze referentie', 'Betalingsdatum', 'Nummer betaalmiddel', 'Runnummer' 'Betalingsreferentie' en 'Uw referentie'. De door u gekozen selectie van facturen wordt gegroepeerd op basis van de keuze die u hier maakt. Hiermee kunt u een beter overzicht krijgen van de verschillende facturen, wat gemakkelijk is als u veel facturen heeft.

Omschrijving

Hier kunt u een selectie maken op omschrijving van de factuur.

Sectie Kas / Bank en Sectie Facturen

In deze sectie ziet u aan de linkerzijde (sectie Kas / bank) de betalingen aan of ontvangsten van een debiteur of crediteur. Aan de rechterzijde (sectie Facturen) ziet u de termijnen (facturen) van een debiteur of crediteur. U selecteert hier de betalingen, ontvangsten en facturen die u met elkaar wilt afletteren.

Actualiseren

Met deze knop kunt u het selectiescherm actualiseren/verversen nadat u een van de selectiemogelijkheden heeft gebruikt en het resultaat wilt zien.

Laten vervallen

U kunt via deze optie de geselecteerde regel(s) laten vervallen. Het kan natuurlijk gebeuren dat bij de invoer een fout gemaakt is, die bij de controle voor het verwerken niet is opgemerkt. In plaats van een tegenboeking aan te maken om de administratie te corrigeren, kunt u de boeking laten vervallen. Als u op deze knop drukt, krijgt u eerst een nieuw scherm 'Bevestigen: Laten vervallen'.

Hierin wordt getoond welke mutatie u heeft geselecteerd om te laten vervallen. U ziet de factuur of afschriftregel en de boeking die hieraan ten grondslag ligt. Door nogmaals te kiezen voor 'Laten vervallen' verschijnt een scherm waarin een reden en een vervangende 'Onze ref' wordt gevraagd. Wanneer u deze invult en op 'OK' drukt laat u de boeking definitief vervallen.

Als er tijdens het afstemmen extra regels zijn aangemaakt probeert het systeem deze boeking op de status 'Vervallen' te zetten. Dit kan alleen als de periode waarin de boeking is aangemaakt niet gesloten is. Als dit wel het geval is, krijgt u de melding "De periode van de geselecteerde termijn is reeds afgesloten", met de volgende mogelijkheden: 

Heropenen periode en de boeking laten vervallen  

 

Deze optie is alleen beschikbaar als de gebruiker rechten heeft om de periode-datumtabel te onderhouden. Als u voor deze optie kiest, wordt de periode waarin de boeking is gemaakt heropend en krijgt de boeking de status 'Vervallen'.

Stornoboeking aanmaken

 

Met deze optie wordt de automatisch aangemaakte boeking gestorneerd in de huidige periode.

 

Annuleren

 

Met deze optie sluit u het scherm en is het ongedaan maken van de boeking niet verwerkt.

 

Boekingen/mutaties die uit andere modules afkomstig zijn kunt u niet laten vervallen. In dat geval wordt de melding "Boeking: Niet toegestaan: Transactie: Logistiek" getoond.

Tevens is het niet toegestaan om boekingen/mutaties die reeds zijn meegenomen in een definitieve BTW-aangifte, te laten vervallen. In dat geval wordt de melding "Boeking: xxxxx: BTW: Verwerkt" getoond. 

Automatisch

Met deze knop kunnen facturen automatisch worden afgestemd met betalingen/ontvangsten.

Kaart

Via deze functie zoomt u door naar de debiteuren/crediteurenkaart van de relatie die hoort bij de geselecteerde regel.

Details

Deze optie stelt u in staat om voor een geselecteerde betaling of een geselecteerde factuur de gegevens op te vragen. In het geval van een betaling wordt het boekingsscherm van uw afschrift geopend. In het geval dat u ook al facturen heeft geselecteerd, wordt eerst een selectiescherm getoond. Hier kunt u kiezen of u de details van de betaling of van de factuur wilt zien. Als u kiest voor de factuur, wordt het termijnenscherm geopend, met daarop de informatie over de factuur en de daarbij behorende termijnen. Hier kunt u, afhankelijk van de status van de factuur, een aantal velden wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld de betalingsreferentie zijn, de omschrijving of het bedrag. Als de factuur al verwerkt is, kunt u hier geen gegevens meer aanpassen.

Onze ref.

Hiermee krijgt u een overzicht te zien van alle boekingen die behoren tot dezelfde referentie.

Afletteren ongedaan maken

Via deze knop kunt u het afletteren ongedaan maken voor een betaling met een factuur. Tevens kunt u het afletteren van een ontvangst met een betaling ongedaan maken. De betaling (en ontvangst) wordt weer teruggezet naar de status 'Toegewezen'. Dit wil zeggen dat de betaling en ontvangst wel toegewezen is aan een debiteur of crediteur, maar nog niet gekoppeld is aan een betaling/ontvangst of factuur.

Heropenen periode en de boeking laten vervallen  

Deze optie is alleen beschikbaar als de gebruiker rechten heeft om de periode-datumtabel te onderhouden. Als u voor deze optie kiest, wordt de periode waarin de boeking is gemaakt heropend en krijgt de boeking de status 'Vervallen'.

Stornoboeking aanmaken

Met deze optie wordt de automatisch aangemaakte boeking gestorneerd in de huidige periode.

Annuleren

Met deze optie sluit u het scherm en is het ongedaan maken van de boeking niet verwerkt.

Opnieuw toewijzen

Met deze knop kunt u een regel opnieuw toewijzen

Afletteren/ Verwerken

Met deze knop kunt u de aflettering uitvoeren. Voor meer informatie, zie Aflettering verwerken.

Sluiten

Met deze knop sluit u het afletterscherm.

Met de knop 'Afletteren/Verwerken' kunt u de aflettering verwerken. Deze knop kunt u gebruiken om:

• ontvangsten en betalingen af te letteren met één of meerdere facturen (termijnen).
• ontvangsten en betalingen af te letteren met andere ontvangsten of betalingen
• twee termijnen met elkaar af te letteren

U selecteert in het linker scherm de betaling of ontvangst en in het rechterscherm de factuur. Vervolgens kiest u voor de knop 'Afletteren'. Hiermee worden de geselecteerde regels aan elkaar gekoppeld en afgeletterd.

Toch zal niet in alle gevallen het totale bedrag afgestemd kunnen worden. Het verschilbedrag kan worden afgeschreven naar een bepaalde grootboekrekening, of er kan sprake zijn van een deelbetaling of -ontvangst. In het verwerken scherm worden de verschillende mogelijkheden getoond. De aanwezige opties zijn afhankelijk van of u een verkoopfactuur, inkoopfactuur, betaling of ontvangst heeft geselecteerd.

Saldo

Deze optie ziet u alleen als het bedrag van de betaling of ontvangst kleiner is dan het bedrag van de factuur. Het betaalde/ontvangen bedrag wordt afgeletterd en het resterende bedrag blijft open staan. Wanneer er sprake is van verschillende valuta kunt u in het veld achter het saldo indien gewenst een gedeelte van het bedrag invullen zodat een deel van de post blijft openstaan. U kunt deze optie niet selecteren als u de optie 'Voorschot' heeft geselecteerd.

Betalingsverschil

De bestaande factuur wordt afgeletterd, zodat er niets meer openstaat en het betalingsverschil wordt weg geboekt (voor crediteuren is de boeking andersom):

Betalingsverschillen (gebaseerd op de instellingen van uw administratie)
aan debiteuren

Kortingen

De bestaande factuur wordt afgeletterd, zodat er niets meer openstaat. en het verschil wordt weg geboekt als korting (voor crediteuren is de boeking andersom):

Betalingskortingen (gebaseerd op de instellingen van uw administratie)
aan debiteuren

Koersverschil

Wanneer er gewerkt wordt met vreemde valuta wordt het koersverschil aangegeven. Wanneer u tijdens het afletteren resterende saldo's als koersverschil afboekt controleert het systeem of er aan de grootboekrekening voor koersverschillen een btw-code is gekoppeld. Wanneer hier een btw-code aan is gekoppeld wordt standaard de betreffende btw-code gebruikt voor het afboeken van de koersverschillen. Indien gewenst kunt u een andere btw-code selecteren. Niet-aftrekbare btw-codes kunnen niet worden geselecteerd bij het afboeken van koersverschillen.

In het geval dat de standaard btw-code "0" of er geen btw-code is gekoppeld, wordt er geen btw-termijn aangemaakt in de boeking voor het afboeken van de koersverschillen.

Wanneer het percentage van de btw-code groter is dan 0% wordt het btw-bedrag voor de boeking berekend op basis van de betreffende koers, en geboekt op de Af te dragen btw-rekening van de btw-code.  

Korting (inclusief Bel)

De bestaande factuur wordt afgeletterd, zodat er niets meer openstaat, en het verschil wordt weg geboekt als korting inclusief BTW. 

Bankkosten

Wanneer u deze optie selecteert wordt het verschilbedrag geboekt als bankkosten. Hierbij wordt dit bedrag afgeboekt van de huidige crediteur/debiteur en opgeboekt bij de bankcrediteur. Vervolgens wordt het bedrag bij de bankcrediteur afgeboekt naar de kostenrekening die u hier heeft geselecteerd.

De optie 'Bankkosten' wordt alleen getoond in de volgende scenario's:

• afletteren van één of meerdere betalingen met inkoopfacturen
• afletteren van één of meerdere ontvangsten met verkoopfacturen
• afletteren van een betaling of ontvangst met één of meerdere inkoop- of verkoopfacturen
• Het afboeken van betalingen of ontvangsten

Opmerking: Deze functie is niet van toepassing bij het samenvoegen van factuurtermijnen, inclusief het afletteren van facturen met meerdere creditfacturen

De grootboekrekening die in dit veld wordt voorgesteld wordt standaard overgenomen uit het veld 'Bankkosten' uit de grootboekinstellingen. Wanneer er aan de grootboekrekening een btw-code is gekoppeld, wordt de betreffende btw-code standaard voorgesteld. Indien gewenst kunt u een andere btw-code selecteren. Niet-aftrekbare btw-codes kunnen niet worden geselecteerd bij het afboeken van bankkosten.

Het btw-bedrag wordt altijd 'inclusief' geboekt ongeacht het btw-type van de btw-code inclusief of exclusief betreft. Het btw-bedrag wordt geboekt op de bankcrediteur.

Overige

Grootboekrekening (welke door u geselecteerd wordt)
aan debiteuren

Terugbetalen

Deze optie is alleen zichtbaar als het ontvangen bedrag groter is dan het bedrag van de factuur. Indien het in de lijn der verwachtingen ligt dat u het teveel ontvangen bedrag terug zult moeten storten, kiest u voor deze optie. De post komt nu als negatieve openstaande post open te staan.

Voorschot

Deze optie is alleen zichtbaar als het ontvangen bedrag groter is dan het bedrag van de factuur. Als dit het geval is, kan er sprake zijn van een voorschot. Indien dit van toepassing is, kiest u deze optie. De post komt nu als negatieve openstaande post open te staan. U kunt deze optie niet selecteren in combinatie met de optie 'Saldo'.

Selecteren

Deze knop is alleen aanwezig als u het afletteren opstart via het bankboek, kasboek of memoriaal. Met deze knop kunt u een post selecteren.

Sectie Transactie

Deze sectie is beschikbaar bij alle opties behalve de opties 'Saldo' en 'Terugbetalen'. In deze sectie wordt een voorbeeld van de boeking die wordt aangemaakt getoond. Hier kunt u tevens de datum en rapportagedatum opgeven waarop de boeking gemaakt dient te worden. Bij het afboeken wordt standaard het memoriaaldagboek met het laagste nummer (en in dezelfde valuta als de standaard valuta van de administratie) voorgesteld. Wanneer u een ander memoriaaldagboek wilt gebruiken voor deze boekingen kunt u dit per keer wijzigen. In het veld 'Dbk' kunt u het gewenste memoriaaldagboek nummer invullen, of u kunt middels de toets <F2> een ander memoriaal selecteren. Wanneer u wilt dat er standaard een ander memoriaaldagboek wordt voorgesteld kunt u een nieuw memoriaaldagboek (in dezelfde valuta als de standaard valuta van de administratie) aanmaken met een lager nummer.

Bij het afletteren van posten waarbij er verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen zijn gebruikt is het mogelijk om een tegenboeking aan te laten maken. Wanneer u in de grootboekinstellingen in de sectie 'Afletteren: Cash flow' de optie 'Tegenboeking maken' heeft aangevinkt dan wordt er bij het afletteren over verschillende debiteuren/crediteurenrekeningen een tegenboeking aangemaakt. In deze tegenboeking wordt het bedrag van de ene debiteuren/crediteurenrekening overgeboekt naar de andere debiteuren/crediteurenrekening waarna de posten vervolgens met elkaar worden afgeletterd. Hoe er met de analytische waarden (project, kostenplaats en kostendrager) wordt omgegaan is tevens afhankelijk van de grootboekinstellingen 'Tegenboeking maken' en 'Boekingen verplicht in evenwicht op kostenplaats'. en beschrijving van de verschillende scenario's kunt u vinden in de online help.

Wanneer het bedrag van de bank/kasboeking groter is dan dat van de factuur, en u selecteert de optie betalingsverschil, voorschot, overige of koersverschil wordt er in deze sectie een voorbeeld van de te maken boeking getoond. Wanneer u in de grootboekinstellingen de optie 'Behouden analytische waarden afschrift'  heeft aangevinkt, wordt bij de debiteuren/crediteurenregel van deze boeking, het project, kostenplaats en kostendrager overgenomen van de bank/kasboeking. In dit verwerken scherm worden deze echter niet getoond, en zijn de velden ook niet te wijzen. Bij het verwerken worden deze echter wel overgenomen. Wanneer het project, kostenplaats en kostendrager niet gevuld zijn in de bank/kasboeking, worden deze bij de debiteuren/crediteurenregel van deze boeking ook niet gevuld. Wanneer u meerdere bank/kasboekingen aflettert met een factuur, dan worden het project, kostenplaats en kostendrager van de eerste bank/kasboeking gebruikt.

Wanneer het bedrag van de bank/kasboeking kleiner is dan dat van de factuur, en u selecteert de optie betalingsverschil, kortingen, korting (Inclusief: Bel), of overige wordt er in deze sectie een voorbeeld van de te maken boeking getoond. Wanneer u in de grootboekinstellingen de optie 'Behouden analytische waarden afschrift'  heeft aangevinkt, wordt bij de debiteuren/crediteurenregel van deze boeking, het project, kostenplaats en kostendrager overgenomen van de factuur. In dit verwerken scherm worden deze echter niet getoond, en zijn de velden ook niet te wijzen. Bij het verwerken worden deze echter wel overgenomen. Wanneer het project, kostenplaats en kostendrager niet gevuld zijn in de factuur, worden deze bij de debiteuren/crediteurenregel van deze boeking ook niet gevuld. Wanneer u meerdere facturen aflettert met een betaling/ontvangst, dan worden het project, kostenplaats en kostendrager van de eerste factuur gebruikt.

De omschrijving van de aan te maken boeking wordt standaard gevuld op basis van de optie die u selecteert. Wanneer u bijvoorbeeld de optie 'Betalingsverschil' selecteert, dan is de omschrijving ook standaard "Betalingsverschil". Indien gewenst kunt u de omschrijving van regel van de tegenrekening aanpassen. De omschrijving van de andere regels wordt dan automatisch aangepast op basis van de door u opgegeven omschrijving.