Voordat u gaat telebankieren in Exact Globe+ is het belangrijk uw bank instellingen te definiëren. De instellingen met betrekking tot het elektronisch bankieren vindt u in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bankinstellingen].
U beschikt over de volgende secties:
Sectie Algemeen
Limiet buitenlandse betalingen
Indien een bedrag van een buitenlandse crediteur/debiteur met een binnenlandse bankrekening boven deze limiet komt, dan is er sprake van een buitenlandse betaling. De limiet is het bedrag in de standaard valuta die u in de instellingen ingegeven heeft.
Import-directory
Met het vergrootglas kunt u een map zoeken op uw computer of netwerk. Bij het importeren van het bankafschrift wordt het bestand in de submappen van deze hoofdmap opgezocht. Open na het invullen van de hoofdmap het bankafschrift import scherm [cash flow, invoer, importeren] en klik op actualiseren om de onderliggende submappen aan te maken. Dit gebeurt op basis van de aanwezige betaalmiddelen [cashflow, betaalmiddelen, onderhouden].
In deze mappen mogen alleen bankafschrift bestanden staan en geen andere bestanden.
Export-directory
Met het vergrootglas kunt u een map zoeken op uw computer of netwerk. Bij het aanmaken van een betalingsbestand wordt het bestand standaard in de submap van deze hoofdmap weggeschreven. De submap wordt gegenereerd na het aanmaken van een bankbestand.
Inhoudingen beheer
Middels deze optie kunt u aangeven of u wilt werken met inhoudingenbeheer. Wanneer u niet met inhoudingen beheer wilt werken, maar gebruik wil maken van verzamelbetalingen dient u deze optie uit te vinken.
Geavanceerde afletterrun.
Het doel van deze optie is om een extra afstemming uit te voeren ter verbetering van de bankimport wanneer er één betaling/ontvangst is voor meerdere facturen. De optie 'geavanceerde afletterrun' is standaard niet geselecteerd.
Geavanceerd: betaalmiddel afhandeling
Met deze instelling kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van de geavanceerde betaalmiddel afhandeling met betrekking tot kredietbrieven en cheques. Wanneer u werkt met de geavanceerde betaalmiddel afhandeling kunt u bij het status betaalmiddel overzicht gebruik maken van de extra opties.
Gegevens log: Import van bankafschriften
Met deze instelling kunt u aangeven of u een log wilt bij het van het
importeren van afschriften. Door deze optie aan te vinken activeert u het log
voor het importeren van de afschriften, en beschikt u in het
scherm van het importeren over de knop Log waarmee u het log kunt
bekijken.
Sectie Berekening betalingsdatum (dagen vanaf vervaldatum)
Met deze instellingen kunt u aangeven hoe u uw betalingsdatum wilt laten bereken. U kunt per type aangeven hoe u het wilt instellen. U kunt dit instellen voor Incasso termijnen, Salaris termijnen en overige termijnen.
Bij het aanmaken van een termijn wordt de vervaldatum berekend aan de hand van de betalingsconditie. Middels deze instelling kunt u aangeven hoeveel dagen voor vervaldatum de betalingsdatum moet komen te liggen. Wanneer u wilt dat de betalingsdatum 2 dagen voor de vervaldatum komt, vult u '2' dagen in.
Sectie Betalingen: Overige
Wanneer u werkt met SEPA betaalopdrachten en incasso-opdrachten kunt u bij het betaalmiddel aangeven of u gebruik wilt maken van 'Batch aanlevering'. Wanneer dat het geval is (of wanneer uw bank de afschriften altijd gecomprimeerd aanlevert) is het aan te raden om te werken met betalingen onderweg waarbij de betalingen onderweg rekening van het type 'Crediteurenrekening' is. Voor meer informatie, zie Wel of niet werken met 'Betalingen onderweg'? en Betalingen onderweg in Exact Globe+.
Betalingen journaliseren
Met deze instelling kunt u het journaliseren van betalingen activeren. Bij het verwerken van betalingen wordt direct een financiële boeking gemaakt op de grootboekrekening Bank/Kas die gekoppeld is aan het betaalmiddel. Wanneer u het journaliseren van betalingen wel activeert en betalingen onderweg niet, heeft dat als consequentie dat bij het verrichten van de betaling direct de bankgrootboekrekening afgeboekt wordt. Dit betekent dat de openstaande post administratief als betaald beschouwd wordt. De openstaande post is dan ook direct afgeboekt van de lijst openstaande posten via het memoriaaldagboek dat is aangegeven bij de instellingen. Deze instelling heeft verstrekkende consequenties.
- Bankafschriften mogen niet meer geïmporteerd worden. Immers, de betalingen zijn al op de bankgrootboekrekening geboekt. Het importeren zou leiden tot een dubbele boeking van betalingen.
- Bankafschriften moeten handmatig ingeboekt worden, waarbij alleen de ontvangsten geboekt mogen worden en de betalingen die door een incasso-opdracht zijn afgeschreven.
- Het saldo van de bankrekening in de administratie kan afwijken van het saldo van het laatst ontvangen bankafschrift.
Deze methode van registreren is niet in alle landen toegestaan. In Nederland is dit bijvoorbeeld niet toegestaan.
Memoriaal
Indien de instelling 'Betalingen journaliseren' aangevinkt is, dient u altijd een memoriaaldagboek te selecteren. De financiële boeking wordt in dit dagboek aangemaakt.
Betalingen onderweg
Deze optie is alleen beschikbaar indien de optie 'Betalingen journaliseren' actief is.
Het activeren van deze instelling zorgt ervoor dat bij het verwerken van de betalingen een financiële boeking wordt aangemaakt naar een 'Betalingen onderweg'-rekening in plaats van direct naar de bankrekening. Het journaliseren van betalingen naar een rekening 'Betalingen onderweg' heeft als consequentie dat de openstaande posten van de crediteur afgeboekt worden naar de 'Betalingen onderweg'-rekening. Hierdoor is het op de balans mogelijk om inzicht te houden in het bedrag van de betalingen onderweg.
Rekening betalingen onderweg
Deze optie is alleen actief als de optie 'Betalingen onderweg' geactiveerd is.
De rekening die hier ingevuld is, verschijnt als default bij het verwerken van betalingen. Deze grootboekrekening kan van het type 'Neutraal' of 'Crediteur' zijn. Welke u kiest heeft consequenties voor de administratievoering. Bij het type 'Neutraal' kan bij het importeren niet meer toegewezen/afgeletterd worden. Het is sterk aan te raden om gebruik te maken van het type 'Crediteur'-rekening. Bij het verwerken van de betaling wordt de post overgeboekt van uw crediteur naar de crediteur die gekoppeld is aan het betaalmiddel. Dit is een ideale optie indien u gebruik maakt van 'gecomprimeerde afschriften'. (Bij ongecomprimeerde afschriften krijgt u iedere betaling en ontvangst los op uw afschrift te zien. Bij gecomprimeerde afschriften worden betalingen samengevoegd tot één regel op uw afschrift; dit is anders dan het verzamelen van betalingen). Bij het importeren van het bankafschrift kan de openstaande post bij de crediteur van het betaalmiddel worden afgeboekt via de rekening 'Betalingen onderweg'.
Exact adviseert om de instellingen 'Betalingen journaliseren' en 'Betalingen onderweg' niet aan te vinken in geval van ongecomprimeerde bankafschriften. In dit geval wordt volop gebruik gemaakt van de mogelijkheden van Exact Globe+. Met deze werkwijze blijft u inzicht houden in de details van uw geldstromen. Bovendien functioneert de automatische herkenning van afschriftregels bij het importeren van bankafschriften optimaal. Er wordt geen financiële boeking in het grootboek gemaakt voor de betalingsopdracht. Wel is in de crediteuren/debiteurenadministratie volledig inzichtelijk welke betalingen onderweg zijn door gebruik van het filter 'Betalingen onderweg' (Alle, Exclusief of Uitsluiten). Ook in de cashflowoverzichten heeft u volledig en gedetailleerd inzicht in de betalingen onderweg door middel van zo'n filter. Met dit filter kunt u zelf bepalen of u de betalingen onderweg wel, alleen of niet wilt tonen.
Indien uw crediteur belt kunt u op één plek, namelijk zijn crediteurenkaart inzicht krijgen in de openstaande posten én in de posten die onderweg zijn (door ze toe te voegen). De crediteurenkaart laat dan dezelfde gegevens zien als de crediteur in zijn administratie zou moeten hebben.
In geval van gecomprimeerde afschriften adviseert Exact om wel met 'Betalingen journaliseren' en 'Betalingen onderweg' te werken. In dit geval wordt de openstaande post afgeboekt bij de crediteur die u betaalt en wordt een openstaande post opgeboekt bij de crediteur die gekoppeld is aan het betaalmiddel. Bij het importeren van het afschrift kan dit worden afgeletterd. Als niet met betalingen onderweg gewerkt wordt, wordt het lastig om alle betaalde posten bij verschillende crediteuren op 1 crediteur te krijgen zodat de betaling kan worden afgeletterd.
Het is niet mogelijk om in de bankinstellingen een aparte betalingen onderweg rekening aan te maken voor incasso's. U kunt wel bij het aanmaken van de incassorun een andere grootboekrekening ingeven (dan de betalingen onderweg rekening in de instellingen). Deze dient u dan elke keer handmatig aan te passen. Op deze manier is het mogelijk om voor de incassoruns een andere betalingen onderweg rekening te gebruiken.
Sectie Betalingen: Kas, Kredietbrief, Cheque
Betalingen journaliseren
Indien deze instelling gebruikt wordt dan worden de cheques gejournaliseerd na het afdrukken. Na het activeren van deze instelling worden de velden 'Dagboek betalingen onderweg' en 'Betalingen onderweg' geactiveerd. Indien de instelling niet geactiveerd
is, dan zal er alleen een boeking aangemaakt worden na het verwerken van het afschrift.
Memoriaal
Indien cheques gejournaliseerd worden na het afdrukken, dan dient de boeking gecreëerd te worden in een memoriaaldagboek. De reden dat hier geen dagboek (bank, giro, of kas) geselecteerd kan worden is dat er geen logisch boekstuknummer gegenereerd kan worden. Over het algemeen is het boekstuknummer gelijk aan het afschriftnummer. Tijdens het creëren van de boeking na het afdrukken van de cheques is zo'n nummer niet beschikbaar.
Betalingen onderweg
Gebruik deze instelling om ervoor te zorgen dat de cheques gejournaliseerd worden via de rekening 'Betalingen onderweg'. Na het selecteren van deze instelling kunt u ook een rekening 'Betalingen onderweg' definiëren. Als de instelling niet gebruikt wordt, dan wordt de journalisering automatisch naar de bankrekening uitgevoerd.
Rekening betalingen onderweg
Indien u hier een grootboekrekening ingegeven heeft, dan wordt bij het journaliseren deze rekening gebruikt. Indien geen rekening ingegeven is en u vinkt wel de optie 'Betalingen journaliseren aan, wordt direct de grootboekrekening gekoppeld aan uw bankrekening afgeboekt (niet toegestaan in Nederland).
In de volgende voorbeelden worden de verschillende boekingen die aangemaakt worden uitgelegd:
Situatie 1:
Betalingen journaliseren = UIT
Dagboek betalingen onderweg = leeg
Betalingen onderweg = UIT
Rekening betalingen onderweg = leeg
Financiële boeking aangemaakt na het fiatteren van betalingen en aanmaken van een bankbestand:
Geen, omdat de instelling UIT staat.
Financiële boeking aangemaakt na het reconciliëren en verwerken van het bankafschrift (in dagboek Bank, Giro, of Kas)
Crediteuren
aan Bank
Situatie 2:
Betalingen journaliseren = AAN
Dagboek betalingen onderweg = gevuld met dagboek
Betalingen onderweg = UIT
Rekening betalingen onderweg = leeg
Financiële boeking aangemaakt na het fiatteren van betalingen en aanmaken van een bankbestand:
Crediteuren
aan Bank
Financiële boeking aangemaakt na het reconciliëren en verwerken van het bankafschrift (in dagboek Bank, Giro, of Kas)
Geen, omdat de totale boeking al aangemaakt is na het fiatteren van betalingen en aanmaken van een bankbestand.
Situatie 3:
Betalingen journaliseren = AAN
Dagboek betalingen onderweg = gevuld met dagboek
Betalingen onderweg = AAN
Rekening betalingen onderweg = leeg
Financiële boeking aangemaakt na het fiatteren van betalingen en aanmaken van een bankbestand:
Crediteuren
aan Betalingen onderweg (gedefinieerd in het bankboek)
Financiële boeking aangemaakt na het reconciliëren en verwerken van het bankafschrift (in dagboek Bank, Giro, of Kas)
Betalingen onderweg (gedefinieerd in het bankboek)
aan Bank
Situatie 4:
Betalingen journaliseren = AAN
Dagboek betalingen onderweg = gevuld met dagboek
Betalingen onderweg = AAN
Rekening betalingen onderweg = gevuld met grootboekrekening
Financiële boeking aangemaakt na het fiatteren van betalingen en aanmaken van een bankbestand:
Crediteuren
aan Betalingen onderweg (gedefinieerd in de instellingen)
Financiële boeking aangemaakt na het reconciliëren en verwerken van het bankafschrift (in dagboek Bank, Giro, of Kas)
Betalingen onderweg (gedefinieerd in de instellingen)
aan Bank
Sectie Betalingsinstellingen: Post gedateerde cheque
Betalingen journaliseren
Met deze optie kunt u aangeven dat bij het ontvangen/betalen van een post gedateerde cheque een boeking wilt aanmaken. Wanneer u deze optie uitvinkt wordt er geen boeking aangemaakt. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt er een bij het ontvangen van een post gedateerde cheque een boeking aangemaakt op de rekening die u bij het veld 'Grootboekrekening: Ontvangst' heeft geselecteerd. Bij het betalen van een post gedateerde cheque een boeking aangemaakt op de rekening die u bij het veld 'Grootboekrekening: Betaling' heeft geselecteerd.
Grootboekrekening: Ontvangst
Dit veld is alleen actief wanneer u de optie 'Betalingen journaliseren' heeft aangevinkt. U kunt hier een rekening koppelen die gebruikt wordt bij het ontvangen van een post gedateerde cheque. De rekening die u hier koppelt dient een debiteurenrekening te zijn. Het is aan te raden hier een aparte rekening voor aan te maken.
Grootboekrekening: Betaling
Dit veld is alleen actief wanneer u de optie 'Betalingen journaliseren' heeft aangevinkt. U kunt hier een rekening koppelen die gebruikt wordt bij het betalen van een post gedateerde cheque. De rekening die u hier koppelt dient een crediteurenrekening te zijn. Het is aan te raden hier een aparte rekening voor aan te maken.
Sectie Betalingen: Laten vervallen
Toestaan: Laten vervallen
Met deze optie kunt u aangeven dat u cheques wilt laten vervallen. Wanneer u deze optie aanvinkt beschikt u in het menupad [Cash flow, Statistieken, Verwerkt door] over de knop 'Laten vervallen'. Daarnaast is de aanwezigheid van deze knop afhankelijk van de volgende bankinstellingen:
- Geavanceerd: betaalmiddel afhandeling: Uitgevinkt, en
- Betalingen journaliseren (in de sectie 'Betalingen: Kas, Kredietbrief, Cheque'): Aangevinkt, en
- Betalingen onderweg (in de sectie 'Betalingen: Kas, Kredietbrief, Cheque'): uitgevinkt
Om daadwerkelijk de cheques te mogen laten vervallen dient u tevens over 'Bewerken/Onderhouden' rechten voor het dagboek te beschikken.
Sectie Betalingsspecificatie
Afdrukken: Betalingsspecificatie
Door de optie 'Afdrukken: Betalingsspecificatie' aan te vinken, wordt de gedefinieerde lay-out afgedrukt als betalingen worden verwerkt. U kunt betalingen verwerken via [Cash flow, Betalingen, Verwerken].
Afdrukken: Alleen verzamelbetalingen
Door deze optie aan te vinken, worden alleen verzamelbetalingen afgedrukt op de lay-out. Als u deze optie niet aanvinkt, worden alle betalingen afgedrukt op de lay-out. De lay-out wordt alleen gebruikt als u via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documenten, Cash flow] een lay-out heeft gedefinieerd.
Voer cheque/LOC nummer manueel in
Met deze optie kunt u aangeven of bij het invoeren van betalingen en ontvangsten met de methode 'Cheque', 'Kredietbrief' en 'Post gedateerde cheque' handmatig een nummer opgegeven mag worden. Wanneer u deze optie aanvinkt beschikt u bij de invoer over het veld nummer waar u zelf een nummer kunt opgeven. Wanneer u deze optie uitvinkt wordt het nummer automatisch toegekend en kunt u tijdens de invoer dit nummer niet wijzigen.
Standaard is deze optie aangevinkt en mag u bij het invoeren van betalingen en ontvangsten met de methode 'Cheque', 'Kredietbrief' en 'Post gedateerde cheque' handmatig een nummer opgeven. Wanneer u deze optie uitvinkt wordt het nummer automatisch toegekend en kunt u tijdens de invoer dit nummer niet wijzigen. Op deze wijze kunt u voorkomen dat een nummer dubbel gebruikt wordt.
Sectie Stortingsnummer
Automatisch genereren
Door deze optie aan te vinken worden stortingsnummers automatisch gegenereerd bij cashflow ontvangsten [Cashflow, Invoer, Cashflow].
Sectie Voorschot
Memoriaal
Hier dient u het memoriaal op te geven dat wordt gebruikt voor de boekingen die worden aangemaakt bij het werken met voorschotten.
Sectie SEPA
Automatisch: IBAN Berekening
U heeft de mogelijkheid om het IBAN van de bankrekeningen van uw relaties automatisch te berekenen op basis van het rekeningnummer en de banknaam. Om hiervan gebruik te maken dient u deze instelling aan te vinken. Wanneer u deze instelling aanvinkt wordt een disclaimer getoond waarin u de voorwaarden voor het automatisch berekenen van het IBAN dient te accepteren. U kunt deze accepteren door in het scherm met de disclaimer op 'Accepteren' te klikken. Na het accepteren is de nieuwe instelling aangevinkt. Wanneer u vervolgens de administratie sluit en heropent wordt bij het wijzigen van bestaande bankrekeningen of aanmaken van nieuwe bankrekeningen het IBAN automatisch berekend op basis van het rekeningnummer en de banknaam. Deze automatische berekening is alleen van toepassing bij het aanmaken of wijzigen van de bankrekeningen. Voor toevoegen van het IBAN bij de bestaande rekeningen kunt u gebruik maken van de IBAN import tool.
CAMT Importeren: Toewijzingsregels
U heeft de mogelijkheid om zelf toewijzingsregels te creëren voor het importeren
van CAMT.053 afschriften. Om hiervan gebruik te maken dient u deze instelling
aan te vinken. De toewijzingsregels zijn alléén van toepassing op het importeren
van CAMT.053 afschriften en worden pas toegepast wanneer het afschrift niet kan
worden toegewezen op basis van de standaard toewijzingsfunctionaliteit.
Gevraagde incassodatum berekening
Wanneer u werkt met SEPA incasso-opdrachten wordt bij het verwerken van
de incasso een bestand aangemaakt dat u kunt versturen naar de bank. In dit
bestand is informatie opgenomen ten behoeve van de uitvoering door de bank,
waaronder de datum waarop geïncasseerd dient te worden de 'Requested
collection date'. Voor betaalmiddelen uit Nederland, Duitsland, Oostenrijk
en België kunt u met deze instelling aangeven of deze datum gebaseerd moet
zijn op de vervaldatum of de betalingsdatum van de factuurtermijn. Voor de
betaalmiddelen van de andere landen wordt altijd de 'Vervaldatum' toegepast
ongeacht welke optie u hier selecteert.
Het berekenen van de datum is afhankelijk van de velden Incassodatum
(Eerste) en Incassodatum (Terugkerend) in de sectie SEPA
Incasso opdrachten op het tabblad Instellingen bij het
onderhoud van het betaalmiddel.
Afhankelijk van welke optie (Betalingsdatum of Vervaldatum)
er is geselecteerd wordt de gevraagde incassodatum als volgt berekend:
Het maakt systeem gebruik van de 'Laatste incassodatum' van de
incassomachtiging. Wanneer er nog geen incasso is verwerkt, is deze datum
leeg. In dat geval voert het systeem de volgende controle uit:
vervaldatum of betalingsdatum van de betalingstermijn < werkelijke datum +
waarde van het veld Incassodatum (Eerste). Wanneer de
incassomachtiging hieraan voldoet wordt de werkelijke datum + waarde van het
veld Incassodatum (Eerste) gebruikt als 'Requested collection date'.
Anders wordt de vervaldatum of betalingsdatum gebruikt.
Wanneer de 'Laatste incassodatum' wel gevuld is voert het systeem de
volgende controle uit: vervaldatum of betalingsdatum van de
betalingstermijn < werkelijke datum + < waarde van het veld Incassodatum
(Terugkerend). Wanneer de incassomachtiging hieraan voldoet wordt de
werkelijke datum + waarde van het veld Incassodatum (Terugkerend)
gebruikt als 'Requested collection date'. In de andere situaties wordt de
vervaldatum of betalingsdatum van de betalingstermijn gebruik als de 'Requested
collection date'.
De werkelijke datum in deze berekeningen betreft de systeemdatum.