Project Manual - Projecten factureren
Projecten factureren
Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het aanmaken van facturen voor projecten. Dit wordt gebaseerd op de gegenereerde facturen voor projecten. Als u Exact Sales hebt, kunt u projectfacturen genereren die gebaseerd zijn op de ingevoerde gegevens in uw projectadministratie. Als u uw klanten in termijnen factureert, dient u eerst termijnen aan te maken.
Voordat u facturen kunt genereren, moet u de te factureren projecten selecteren; deze worden dan opgenomen in een factuurvoorstel. Als u termijnen wilt opnemen in een factuurvoorstel, dient u eerst de te factureren termijnen te kiezen. Nadat u de geselecteerde projecten hebt gecontroleerd en eventuele correcties hebt aangebracht, drukt u het factuurvoorstel af. Daarna kunt u de factuurvoorstellen fiatteren.
Procedure
Als u een project voor een klant uitvoert, kunt u de klant een factuur sturen nadat het project is afgerond. Voor projecten die langer duren, kunt u overeenkomen elke maand deelfacturen te sturen, telkens wanneer er een gedeelte van het project wordt afgerond. In het laatste geval kan het handig zijn als u van tevoren vastlegt in hoeveel termijnen u de projectkosten gaat factureren en welk bedrag voor elke periode gefactureerd gaat worden.
U bepaalt de wijze waarop een project gefactureerd wordt door een factuurgroep aan een project te koppelen. Zie Factuurgroep in de System helpfile. U kiest een factureermethode per factuurgroep. U kunt alleen termijnen voor een project aanmaken als u termijnfacturering met of zonder slotfactuur in 'Factureermethode' kiest [ Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Factuurgroepen ]. U kiest ook een selectiemethode per factuurgroep die het tijdstip van factureren aangeeft. U kunt factureren aan de hand van:
- De voortgang van het project (een percentage gereed)
- De termijndatum
Maak termijnen aan in [ Projecten, Factureren, Invoeren termijnen ]. U kunt aangeven wanneer de facturen verzonden dienen te worden.
Wanneer u termijnen hebt aangemaakt:
- Kunt u een factuur voor elke termijn aanmaken zodra de datum is overschreden of als het door u ingevoerde percentage behaald is.
- Dient u handmatig aan te geven in [Management, Gereedmelden projecten] dat er een bepaald percentage behaald is, als u ervoor gekozen hebt te factureren nadat een deel van het project is afgerond.
Als u met uw klanten bent overeengekomen regelmatig te factureren tijdens het project, dan is het belangrijk dat de door u aangemaakte termijnen correct zijn. De termijnen zijn van belang voor het verwerkingsproces van uw projectfacturen. U wordt daarom aangeraden uw termijnen regelmatig te controleren terwijl het project loopt. U dient de bedragen op juistheid te controleren en ervoor te zorgen dat de termijnen op het juiste tijdstip gefactureerd worden. Controleer de aangemaakte termijnen in [ Overzichten, Facturering, Ingevoerde termijnen ].
In het overzicht wordt de term 'voorstel' gebruikt. Deze term geeft aan dat een termijn (regel) is opgenomen in een factuurvoorstel.
U kunt projecten aanmaken die gefactureerd worden in termijnen met of zonder slotfactuur. Nadat u het project hebt aangemaakt en aan de relevante factuurgroep hebt gekoppeld, dient u termijnen aan te maken. U kunt met uw klant overeengekomen zijn hem elke maand een termijnfactuur van het project te sturen of wanneer een bepaald percentage van het project gereed is. In het eerste geval dient de systeemdatum na de vervaldatum te liggen voordat u de betreffende termijn kunt factureren. In het tweede geval dient u eerst tijdens het factureren aan te geven dat een bepaalde termijn kan worden gefactureerd. U doet dit door een percentage in te voeren waarmee u aangeeft hoeveel procent van het project is afgerond via menupad [ Management, Gereedmelden projecten ]. Wanneer het percentage gereed voor een project is ingevoerd, kunt u de termijnen met een lager percentage factureren.
- Dit gedeelte is alleen relevant voor projecten die u in termijnen wilt factureren.
Als u veel projecten hebt waarvoor u termijnfacturen verstuurt, kan het moeilijk voor u zijn overzicht te houden welke termijnen nog gefactureerd moeten worden, welke reeds gefactureerd zijn en welke afgerond zijn. Voor de projecten die in termijnen worden gefactureerd, kunt u op gezette tijden controleren welke gedeelten van de projecten gefactureerd kunnen worden. Controleer het volgende:
- Welke termijnen zijn gereed om te worden gefactureerd?
- Zijn deze projecten/termijnen gereedgemeld?
- Zijn deze termijnen reeds gefactureerd?
Gebruik de volgende functies om de status van de termijnen te controleren:
- [ Overzichten, Facturering, Ingevoerde termijnen ] Om te controleren welke termijnen ingevoerd zijn en opgenomen kunnen worden in de te genereren factuurvoorstellen.
- [Overzichten, Facturering, Te factureren transacties] Om de termijnen die reeds zijn opgenomen in een factuurvoorstel te controleren (dit betekent dat de termijnen reeds gefactureerd zijn of nu gefactureerd kunnen worden).
- Dit gedeelte is alleen relevant als u termijnfacturering met slotfactuur gebruikt.
Als uw projecten een lange looptijd hebben en u de werkelijke kosten wilt factureren, kies dan {Termijnen met slotfactuur} in 'Factureermethode' in [ Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Factuurgroepen ] voor de factuurgroep die u koppelt aan de projecten met een lange looptijd. U gebruikt dit factureermethode indien de werkelijke kosten van een project onregelmatig verspreid zijn over de looptijd van het project. Als u de methode gebruikt die op de werkelijke kosten is gebaseerd, ontstaat er een groot verschil tussen de factuurbedragen. Dit probleem kan worden opgelost door termijnen met een slotfactuur te gebruiken. Maak eerst een schatting van het project, maak dan de relevante termijnen aan, genereer facturen voor de termijnen en stuur een afschrift, de slotfactuur, aan het einde van het project. Als u met termijnen werkt, is de kostenverdeling constant over de maanden/perioden. Het bedrag van de slotfactuur kan zowel debet als credit zijn. U stuurt dan een extra factuur of een creditfactuur. Als u een juiste schatting hebt gemaakt, zou de slotfactuur 0,0 moeten zijn, maar dit hoeft niet noodzakelijkerwijs het geval te zijn.
Voordat u slotfacturen kunt genereren, dient u:
- De termijnen van het project te factureren.Voor elke termijn dient u onderstaande stappen gevolgd te hebben:
- U hebt de gegevens van het project ingevoerd en verwerkt
- U hebt termijnen afgesloten
- U hebt een factuurvoorstel gegenereerd
- U hebt facturen gegenereerd
- Het project te blokkeren
- De ontstane boekingen te journaliseren (indien u gebruik maakt van journaliseren en/of vrijvallen)
- Het onderhanden werk te laten vrijvallen (indien van toepassing)
- Het project af te sluiten
Genereer de slotfacturen in [ Projecten, Factureren, Genereren slotfacturen ].
Zodra u de slotfacturen hebt gegenereerd, kunt u:
- Een factuurvoorstel genereren
- Facturen genereren (nadat u het factuurvoorstel hebt gegenereerd)
U kunt op elk willekeurig moment een aantal projecten tegelijk uitvoeren. Met sommige projecten zult u net begonnen zijn terwijl u met andere bijna of helemaal klaar bent en waarvan u de facturen kunt gaan verzenden. U kunt ook projecten hebben die gedeeltelijk gereedgemeld zijn en waarvan u de klant een termijnfactuur wilt sturen. Aangezien het factureren bestaat uit een aantal opeenvolgende stappen, dient u te bepalen welke projecten u wilt factureren voordat u verder gaat. Hierdoor voorkomt u fouten en weggevallen gegevens. U kunt op een van de volgende manieren projecten factureren:
- Regiefacturering
- Termijnfacturering
- Termijnfacturering met slotfactuur
Factuur voorstellen maakt u aan via menupad [ Project, Factureren, Aanmaken factuurvoorstellen ].
Als u factuurvoorstellen hebt aangemaakt, is het van belang dat u deze controleert, voordat u de facturen aanmaakt en verstuurd. Controleerde factuurvoorstellen in [ Projecten, Factureren, Overzicht factuurvoorstellen ].
Met deze functie kunt u een factuurvoorstel uitstellen of een deel van het factuurvoorstel. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat een aantal van de machines die u voor een bepaald project hebt aangeschaft, nog niet gefactureerd moeten worden. U kunt dan het aantal machines aanpassen en de facturering uitstellen. Ook kunt u besluiten dat een deel van het aantal tegen een ander tarief gefactureerd moet worden. U kunt dan het tarief aanpassen. Alleen als u als factureermethode 'Regie' hebt gekozen, kunt u ook op regeldetailniveau uitstellen. Als u een factuurvoorstel of een deel ervan hebt uitgesteld, wordt dit factuurvoorstel of het deel ervan automatisch opgenomen in het volgende factuurvoorstel dat u aanmaakt. Als u het aantal niet verandert, maar het tarief wel, blijft er een restant over. Dit restant kunt u niet uitstellen, want dit kan niet meer gefactureerd worden.
U kunt in deze functie, te bereiken via menupad [ Projecten, Factureren, Onderhouden factuurvoorstellen ],ook delen van factuurvoorstellen verwijderen.
Nadat u de factuurvoorstellen die u wilt afdrukken grondig hebt gecontroleerd, kunt u ze afdrukken in [ Projecten, Factureren, Afdrukken factuurvoorstellen ]. U kunt de factuurvoorstellen in deze zelfde functie controleren.
Voordat projectfacturen worden aangemaakt dienen ze tot in de details gecontroleerd te worden. Om te voorkomen dat facturen worden aangemaakt voordat deze nauwkeurig gecontroleerd zijn, moeten de te factureren projecten worden gefiatteerd. Nadat de factuurvoorstellen afgedrukt en gecontroleerd zijn, moeten zij gefiatteerd worden. Fiatteren houdt in dat u instemt met verdere verwerking van de gegevens. Aangezien fiatteren zeer belangrijk is tijdens het factureren, is het van belang om van tevoren te beslissen wie bevoegd is om projecten te fiatteren. Slechts één persoon of afdeling dient hierover te beslissen. Als u gefiatteerd hebt terwijl dat niet van toepassing was, kunt u dat veranderen door de factuurvoorstellen af te keuren. U kunt te factureren projecten fiatteren en afkeuren in [ Management, Fiatteren factuurvoorstellen ].
Wanneer u eenmaal projecten hebt gefiatteerd:
- Kunt u de gefiatteerde projecten niet meer wijzigen.
- Kunt u facturen aanmaken voor het gefiatteerde project in [ Projecten, Factureren, Aanmaken facturen ].
U kunt in deze functie ook de factuurvoorstellen controleren.
Facturen aanmaken voor uw projecten is de laatste stap in het factureringsproces die u uitvoert in uw projectadministratiesysteem. Zodra u de noodzakelijke stappen in het factureringsproces gezet hebt, kunt u facturen aanmaken. De facturen worden in Exact Sales gegenereerd. U kunt de facturen afdrukken en verwerken in uw factureringssysteem. Maak facturen aan in [ Projecten, Factureren, Aanmaken facturen ].
Nadat u facturen hebt aangemaakt:
- Kunt u de facturen in Exact Sales afdrukken.
- Worden opbrengstmutaties automatisch gegenereerd in Exact Project.
In deze functie kunt u ook de factuurvoorstellen controleren.
Project Manual > Inhoud > Projecten factureren
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.845.011 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
10-10-2008 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |