Transacties selecteren en zoeken

Boven aan het scherm vindt u deze filtervelden waarmee u mutaties uit de financiële boekhouding kunt traceren:

Filter

U kunt hier kiezen uit de mogelijkheid "begint met" of "bevat". De waarde die u hier opgeeft is bepalend voor de manier waarop het systeem uw ingegeven criteria behandeld.

Traject

Als eerste criterium kunt u hier aangeven of het traject dat u opvraagt een datum-, rapportagedatum-, of leverdatumtraject betreft.

Datum

U kunt het (rapportage)datumtraject opgeven waarin de mutatie is aangemaakt. Het systeem gaat dan zoeken naar alle mutaties die binnen de gestelde termijn vallen. De keuzeoptie handmatig wil zeggen dat het een eigen aangemaakte boeking in E-account betreft en dus niet een mutatie afkomstig uit een andere module zoals bijvoorbeeld E-factuur.

GB-rekening

U kunt een selectie opgeven tussen een aantal grootboekrekeningen of kiezen voor "alle" waardoor u het systeem op alle grootboekrekeningen laat zoeken.

Dagboek

Hier kunt u een selectie maken op een dagboek.

Boekstuknummer

U kunt een selectie opgeven van een aantal boekstuknummers of kiezen voor "alle" waardoor u het systeem op alle boekstuknummers laat zoeken.

Kostenplaats / Kostendrager

Met de velden 'Kostenplaats / Kostendrager kunt u de mutaties voor een range van kostenplaatsen of kostendragers in een bepaalde periode opvragen. Zo kunt u eenvoudig controleren, of alle mutaties de juiste kostenplaats of kostendrager bevatten, en deze eventueel direct aanpassen.

Cost Center Layout 1

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u kostenplaatscategorieën heeft gedefinieerd. Als u dit veld gebruikt, worden alleen transacties met de geselecteerde kostenplaatscategorie getoond.

Relatie

Hier kunt u een selectie maken op een relatie zodat alleen de transacties van die relatie worden getoond. Wanneer u geen selectie wilt maken op ene relatie selecteert u de optie 'Alle'.

Onze referentie

Indien u het "onze referentienummer", of een gedeelte daarvan, van de mutatie weet dan kunt u dat in dit veld opgeven. Het systeem beperkt de getoonde mutaties dan direct tot de mutaties waarin dat referentienummer voorkomt.

Extern nummer

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u gebruik maakt van externe nummering. Met dit veld kunt u een selectie maken op een extern nummer dat is toegekend aan de transactie.

Uw referentie

Voor "uw referentie" geldt hetzelfde als voor "onze referentie", met dien verstande dat dit het referentienummer van een debiteur of crediteur is.

Ordernummer/Bestelnummer

Voor ordernummer geldt hetzelfde als voor uw en onze referentie.

Omschrijving

Hiermee zoekt u op de omschrijving of een gedeelte daarvan.

Selectiecode

Hiermee zoekt u op een selectie code.

Type

In dit veld kunt het type boeking opgeven ('Normaal' of 'Laten vervallen'). U kiest 'Normaal' als u verwerkte en niet-verwerkte boekingen wilt zoeken. U kiest 'Laten vervallen' als u boekingen zoekt die u eerder heeft laten vervallen via [Systeem, Controles, Opschonen, Boekingen laten vervallen]. Met de optie 'Alle' worden alle boekingen met uitzondering van de vervallen boekingen getoond, omdat vervallen boekingen geen onderdeel van de administratie meer zijn. 

Subtype

Met deze optie kunt u aangeven welk soort mutatie u wilt zoeken. U kunt zoeken naar een ontvangst, betaling of bijvoorbeeld een verkoopfactuur.

Valutabedrag

Bij het zoeken naar transacties kunt u bij het veld 'Bedrag' zoeken op basis van een bedrag. Bij dit veld kunt u aangeven of u wilt zoeken op dat bedrag in standaard valuta, vreemde valuta of beide. Wanneer u hier de optie 'Standaardvaluta' selecteert wordt op gezocht op de bedragen in standaardvaluta. Wanneer u de optie 'Vreemde valuta' selecteert wordt er gezocht op het bedrag in vreemde valuta. Bij het veld 'Valuta' kunt u dan eventueel aangeven op welke valuta u wilt zoeken. Wanneer u wilt zoeken op het bedrag in vreemde valuta en standaard valuta selecteert u hier de optie 'Beide'.

Valuta

Dit veld is alleen actief wanneer u bij het veld 'Valutabedrag' de optie 'Vreemde valuta' heeft geselecteerd. Wanneer u wilt zoeken op een bedrag in vreemde valuta kunt u hier de betreffende valuta selecteren. Bij het veld 'Bedrag' kunt u vervolgens aangeven op welk bedrag u wilt zoeken. Wanneer u wilt zoeken op een bedrag in vreemde valuta, maar niet op een specifieke valuta kunt u dit veld leeglaten.

Bedrag

Met dit veld kunt u zoeken op het bedrag van de transacties. Op deze wijze kunt u zoeken naar een specifiek bedrag, alle bedragen onder of boven een bepaald bedrag of bedragen binnen een bepaald bereik. U selecteert hier een van de aanwezige opties:

• gelijk aan
• ongelijk aan
• kleiner dan
• kleiner dan of gelijk aan
• groter dan
• groter dan of gelijk aan
• tussen
• niet tussen

Vervolgens kunt u in het veld dat verschijnt het bedrag of de bedragen opgeven. Afhankelijk van welke optie u bij het veld 'Valutabedrag' heeft geselecteerd wordt er gezocht op het bedrag in standaard valuta, vreemde valuta of beide.

In het midden van het scherm ziet u het zoekresultaat met daaronder de volgende informatie:

Rijen

In dit veld staat het aantal rijen dat op dit moment getoond wordt. Dit aantal is afhankelijk van de geselecteerde opties.

Debet / Credit

In deze velden wordt getoond hoeveel er in de huidige selectie totaal geboekt is aan de debet- en de creditkant.

Saldo

In dit veld wordt het saldo van de debet- en creditboekingen getoond in de huidige selectie.

Actualiseren

Druk op deze knop als u alle zoekcriteria heeft opgegeven en het resultaat wilt zien.

Wijzigen

Met deze knop kunt u een geselecteerde regel wijzigen, ook als deze al verwerkt is.

Factuur

Met deze knop kunt u de onderliggende factuur opvragen. Deze optie is uiteraard alleen beschikbaar als u een regel selecteert waaraan een factuur is gekoppeld.

Onze referentie

Met deze knop zoomt u door naar de volledige transactie waar de geselecteerde regel een onderdeel van is op basis van het 'Onze referentie'. Naast de boeking in een verkoopboek ziet u dan bijvoorbeeld ook de boeking in het bankboek (als een debiteur betaald heeft).

Uw referentie

Hiervoor geldt hetzelfde als onze referentie, alleen dan is de transactie gegroepeerd op basis van 'Uw referentie'.

Boeking

Hiermee opent u de boeking waarvan deze regel een onderdeel is. U kunt deze boeking bekijken, maar ook bewerken. Ook als deze al definitief verwerkt is. Let erop dat u een gewijzigde boeking altijd opnieuw moet verwerken. Deze knop is niet in allen gevallen actief. Dit is het geval bij transacties die alleen als mutatie aanwezig zijn en niet als boeking. Dit kan het geval zijn wanneer u deze als mutatie heeft geïmporteerd [XML, Financiële import, Mutaties]. Of wanneer u de boekingsbestanden heeft opgeschoond.

Rekening

Met deze knop kunt u doorzoomen naar de grootboekkaart van de geselecteerde grootboekrekening.

Debiteur

Met deze knop kunt u vanuit de grootboekkaart direct doorzoomen naar een debiteurenkaart. Deze optie is alleen beschikbaar als er in de geselecteerde regel sprake is van een boeking waaraan een debiteur gekoppeld is. Het is dus niet nodig om de grootboekkaart te verlaten en via het menu naar de debiteurenkaart te gaan.

Crediteur

Met deze knop kunt u vanuit de grootboekkaart direct doorzoomen naar een crediteurenkaart. Deze optie is alleen beschikbaar als er in de geselecteerde regel sprake is van een boeking waaraan een crediteur gekoppeld is. Het is dus niet nodig om de grootboekkaart te verlaten en via het menu naar de crediteurkaart te gaan.

Exporteren

Met deze knop kunt u het huidige overzicht direct naar MS Excel exporteren. U kunt het overzicht vervolgens als Excel-werkblad opslaan en gebruiken in bijvoorbeeld analyses en presentaties.

Wissen

Met deze knop wist u het zoekresultaat en de ingevoerde zoekcriteria, zodat u een volledig nieuwe zoekopdracht kunt uitvoeren. Zo voorkomt u dat een eerdere zoekopdracht een conflict veroorzaakt met een nieuwe zoekopdracht.

Afdrukken

Met deze knop kunt u het volledige zoekresultaat afdrukken.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.