Exact Globe+

 

Aandachtspunten voor de BTW voor en na conversie naar Exact Globe Next

Introductie

In Exact Globe Next is de functionaliteit met betrekking tot het registreren en analyseren van BTW transacties sterk uitgebreid. Zo kunt u nu direct na het definitief afdrukken van de BTW-aangifte via Exact inzicht krijgen in de te betalen of te ontvangen bedragen bij de belastingdient. Met E-Elektronisch Bankieren kunt u deze posten betalen op dezelfde wijze als het verrichten van "normale" betalingen.

Voor deze nieuwe functionaliteit zijn wijzigingen doorgevoerd, die tijdens de conversie naar Exact Globe Next worden uitgevoerd. Tevens heeft deze nieuwe functionaliteit invloed op de informatie die is ingevoerd voor de conversie.

Dit document behandeld de nieuwe BTW functionaliteit en aandachtspunten die voor en na de conversie van toepassing zijn.

 

Uitleg

Functionaliteit
Na het afdrukken van een definitieve BTW-aangifte dient een bedrag aan de belastingdienst te worden betaald of krijgt u een bedrag van de belastingdienst. Het verschil tussen Exact Globe 2000 (en Exact voor Windows/Dos) en Exact Globe Next is dat binnen Exact Globe Next automatisch de BTW rekeningen worden tegengeboekt, wat resulteert in een openstaande post die kan worden betaald of ontvangen. Hiermee kunt u dus alle handelingen binnen Exact uitvoeren en niet alleen het afdrukken van de BTW-aangifte. Tevens is de verplichting ten opzichte van de belastingdienst direct inzichtelijk in de administratie en wordt dit niet "buiten" de administratie gehouden.

Extra functionaliteit

• Nieuwe overzichten met mogelijkheden om BTW gegevens te monitoren en te herzien.
• Ondersteuning voor een BTW-aangifte op factuurdatum en betalingsdatum (kasstelsel).
• BTW-aangifte als bijlage (document) bewaren bij de belastingcrediteur en bij de financiële transactie.
• BTW betalingen /ontvangsten zijn op te nemen in de overzichten van uw geldstroom (alléén beschikbaar als S1031 E-Cash flow management in de licentie is opgenomen).

Conversie
Om deze functionaliteit mogelijk te maken wordt tijdens de conversie het volgende uitgevoerd:

Aanmaken van een nieuwe relatie, namelijk de belastingcrediteur
Deze relatie wordt gekoppeld u aan uw BTW-codes. Na het definitief afdrukken van een BTW-aangifte, wordt de resulterende openstaande post gekoppeld aan deze belastingcrediteur. Het te betalen bedrag wordt dus niet buiten de administratie gehouden, maar is direct inzichtelijk op de crediteurenkaart van de belastingdienst en kan met E-Elektronisch Bankieren worden verwerkt als een "normale" betaling.

Aanmaken van nieuwe BTW-rekeningen
Om de nieuwe BTW transacties duidelijk te kunnen onderscheiden van "normale" transacties worden er twee nieuwe grootboekrekeningen aangemaakt waarop de BTW geregistreerd zal worden. Er wordt een rekening aangemaakt voor de te vorderen BTW en een rekening voor de te betalen BTW.

Situatie voor de update

Belastingcode/ BTW code	Omschrijving	Grootboekrekening BTW Te vorderen	Grootboekrekening BTW Te betalen	De belastingdienst
0	BTW  0%
1	BTW Hoog inclusief	1510 BTW te vorderen hoog	1530 BTW te betalen hoog
2	BTW Hoog exclusief	1510 BTW te vorderen hoog	1530 BTW te betalen hoog
3	BTW Laag inclusief	1520 BTW te vorderen laag	1540 BTW te betalen laag
4	VAT Laag exclusief	1520 BTW te vorderen laag	1540 BTW te betalen laag

Situatie na de update

Belastingcode/ BTW code	Omschrijving	Grootboekrekening BTW Te vorderen	Grootboekrekening BTW Te betalen	De belastingdienst
0	BTW  0%			2098 Belastingdienst
1	BTW Hoog inclusief	1521 BTW te vorderen	1541 BTW te betalen	2098 Belastingdienst
2	BTW Hoog exclusief	1521 BTW te vorderen	1541 BTW te betalen	2098 Belastingdienst
3	BTW Laag inclusief	1521 BTW te vorderen	1541 BTW te betalen	2098 Belastingdienst
4	BTW Laag exclusief	1521 BTW te vorderen	1541 BTW te betalen	2098 Belastingdienst

Deze grootboekrekeningen zijn van het type 'Crediteurenrekening' en worden gekoppeld aan de BTW-codes. Op de grootboekkaarten van deze rekeningen kan gegroepeerd worden op BTW-code, waarmee direct inzicht wordt verkregen hoe het saldo op deze rekening is opgebouwd.

Handelingen na de conversie
Bij uw crediteuren wordt een nieuwe crediteur toegevoegd met de naam 'Belastingdienst'. In het onderhoud van de crediteuren [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] kunt u zelf aanvullende informatie invullen bij deze crediteur. U kunt hier de NAW gegevens, bankrekening, telefoonnummer, etc. invullen.

Tevens dient u de BTW-codes te controleren via het onderhoud van de belastingcodes. Hier dient u te controleren of de belastingcrediteur gekoppeld is en of aan elke BTW-code de juiste grootboekrekeningen gekoppeld zijn (dus de tijdens de conversie aangemaakte grootboekrekeningen). Dit geldt tevens voor de BTW-codes met een percentage van nul procent.

Extra aandachtspunten

• Tijdens het boeken in financieel wordt in de boeking automatisch de boeking op de BTW-rekening aangemaakt. Stel u boekt een regel met een BTW-code van 19%. Als u de boekingsregel afmaakt, wordt vervolgens direct de boeking op de BTW-rekening aangemaakt. 
• Na een conversie is het door de gewijzigde functionaliteit niet meer mogelijk om historische BTW-aangiften te raadplegen.
• Het afdrukken van een complete BTW-aangifte volgens de nieuwe functionaliteit is mogelijk als een volledige aangifteperiode in Exact Globe Next gevoerd is. Als u converteert midden in een aangifteperiode, dient u extra handelingen voor en na de conversie uit te voeren om tot een complete BTW-aangifte te kunnen komen.
  

 

Proces
Het basisproces voor de afhandeling van de BTW bestaat uit de volgende vijf stappen:

1. Registreren van verkoop- en inkoopfacturen. 
2. Controleren van de BTW transacties door middel van overzichten
3. De aangifteperiode opgeven. Hiermee kunt u zelf bepalen wanneer u welke BTW aangeeft bij de belastingdienst.
4. De BTW aangifte definitief afdrukken
5. Betalen /ontvangen van het BTW bedrag

1. Registreren van verkoop- en inkoopfacturen en stamgegevens
Voordat u BTW kunt registreren voor uw verkoop- en inkoopfacturen dient u BTW-codes aan te maken. Deze BTW-codes zijn in deze batch hernoemd naar belastingcodes en zijn te vinden via [Systeem, Algemeen, Landen, Belastingcodes]. Bij het onderhouden van belastingcodes zijn de volgende twee velden toegevoegd.

Crediteur
In dit veld dient u de belastingcrediteur aan te geven. De belastingcrediteur wordt gebruikt bij de BTW aangifte. Bij het definitief afdrukken van een BTW aangifte wordt een financiële boeking gemaakt (zie ook 4. De definitieve aangifte ) op deze crediteur en wordt het mogelijk om het BTW bedrag via deze crediteur te betalen (of om er geld van te ontvangen). Met de belastingcrediteur heeft u een beter inzicht in uw BTW transacties. Via de crediteurenkaart kunt u gemakkelijk betalingen aan en ontvangsten van deze crediteur (De Belastingdienst) bekijken. Ook worden de BTW aangiftes als bijlage bij deze crediteur gekoppeld.

Betaling
Dit veld is bestemd voor de geldstroomplanning. Hier dient de frequentie van de betalingen te worden ingevuld. U kunt kiezen voor een aangifte per maand, per kwartaal of per jaar. Gebaseerd op deze informatie wordt de verwachte geldstroom als gevolg van de BTW transacties berekend.

Type Inkoop BTW-aangifte
In dit veld kunt u aangeven op welke type inkoop de belastingcode betrekking heeft. U kunt kiezen uit 'Goederen', 'Diensten' of 'Investeringen'. Dit veld heeft betrekking op niet-aftrekbare BTW.

Percentage niet-aftrekbare BTW
Dit veld heeft betrekking op niet-aftrekbare BTW, deze optie is bestemd voor Belgische licenties.

Rekening niet-aftrekbare BTW
Dit veld heeft betrekking op niet-aftrekbare BTW, deze optie is bestemd voor Belgische licenties.

2. Overzichten

2.1 Factuurlijst
De factuurlijst laat alle facturen voor een bepaalde periode zien. In Exact Globe Next kunt u de factuurlijst opvragen via [Financieel, BTW/Statistieken, Factuurlijst]. In de factuurlijst zijn een aantal selecties mogelijk:

Het selectiescherm van de factuurlijst

Soort
Hier kan een keuze worden gemaakt tussen debiteuren (verkoopfacturen) of crediteuren (inkoopfacturen).

Controle
Deze controle controleert of het basisbedrag + het BTW bedrag overeenkomt met het factuurbedrag. Als u kiest voor 'Alle' ziet u alle verkoop- of inkoopfacturen. Als u kiest voor 'Ja', worden alleen de facturen getoond die voldoen aan deze controle. Als u kiest voor 'Nee', worden alleen de facturen getoond die niet voldoen aan deze controle. Op de factuurlijst wordt door middel van een groen vinkje in de kolom 'Controle' aangegeven dat bij de betreffende regel het basisbedrag + het BTW bedrag overeenkomt met het factuurbedrag. Vooral als u kiest voor 'Nee' kunt u snel facturen vinden, waarbij de BTW berekening onjuist is.

BTW
Door deze optie aan te vinken worden alleen facturen getoond waarvoor BTW is geregistreerd.

De factuurlijst tonen

Datum
In dit veld kunt u een datumtraject opgeven waarvoor u de mutaties wilt opvragen.

Inkoop/verkoopfactuur
Door deze optie aan te vinken worden alle inkoop/verkoopfacturen getoond.

Creditfactuur inkoop/verkoop
Door deze optie aan te vinken worden alle creditfacturen inkoop/verkoop getoond.

Overige
Door deze optie aan te vinken worden overige boekingen waarbij BTW is geregistreerd getoond.

Soort
Hier kan een keuze worden gemaakt tussen debiteuren (verkoopfacturen) of crediteuren (inkoopfacturen). Dit veld komt overeen met het veld 'Soort' in het selectiescherm.

Controle
Dit veld komt overeen met het veld 'Controle' in het selectiescherm.

BTW
Dit veld komt overeen met het veld 'BTW' in het selectiescherm.

De knoppen onderin de factuurlijst

Actualiseren
Met deze knop kunt u het selectiescherm actualiseren nadat u een van de selectiemogelijkheden heeft gebruikt en het resultaat wilt zien.

Exporteren
Met deze knop exporteert u het actuele overzicht direct naar Excel. U kunt de gegevens vervolgens in Excel bewerken om ze te naar wens weer te geven.

Bijlage
Via deze knop kunt u de bijlage bekijken die aan een transactie is gekoppeld. Deze knop is alleen actief als een bijlage aan de transactie is gekoppeld.

Toekennen
Via deze knop kunt u de BTW van de facturen toekennen aan een aangifteperiode. Dit zijn niet de periodes zoals u die gedefinieerd heeft in de periodedatumtabel, maar dit zijn de BTW perioden.
Stel u wilt een bepaalde factuur in de BTW aangifte van juni 2007 meenemen. In dit geval kunt u de regel selecteren en op de knop 'Toekennen' drukken. In een nieuw scherm kunt u aangeven in welke aangifteperiode u de BTW wilt aangeven. Op de BTW aangifte worden dan alle facturen meegenomen waar u deze aangifteperiode aan heeft toegekend.

BTW
Via deze knop kunt u de detailgegevens van de factuur en de BTW bekijken. U kunt in dit scherm bekijken hoe de BTW berekend is.

Onderhouden
Met deze functie kunt u doorzoomen naar het onderhoud van de betreffende debiteur of crediteur om bepaalde stamgegevens te wijzigen, zoals een telefoonnummer of het afleveradres.

Kaart
Via deze functie zoomt u door naar de debiteuren/crediteurenkaart van de relatie die hoort bij de geselecteerde factuur.

Onze ref.
Hiermee krijgt u een overzicht te zien van alle transacties met betrekking tot deze factuur. Dit zijn de boekingen die dezelfde 'Onze referentie' hebben als de verkoopfactuur.

Sluiten
Met deze knop sluit u het scherm.

2.2 BTW-overzicht 

Op het BTW-overzicht kunt u de gegevens opvragen die op uw BTW aangifte komen te staan [Financieel, BTW/Statistieken, BTW-overzicht]. Alle BTW termijnen worden bij elkaar opgeteld voor de geselecteerde periode. Deze optelling kan plaatsvinden op basis van een aantal selectiecriteria:

BTW-vak
Dit is het voorbeeld van uw BTW aangifte.

BTW-code
Deze optie laat alle BTW codes zien die gebruikt zijn in de geselecteerde periode.

BTW-vak/BTW-code
Deze optie laat zien hoe de BTW codes zijn gekoppeld met de BTW vakken.

Aangifteperiode/BTW-vak
Deze optie laat de bedragen zien per aangifteperiode voor de geselecteerde BTW vakken.

GB-rekening
Deze optie laat het saldo zien per (BTW) grootboekrekening.

In het gegroepeerde overzicht zijn een aantal controle mogelijkheden aanwezig om te controleren of het berekende BTW percentage overeenkomt met het percentage van de BTW code die gekoppeld is aan het BTW vak. Verder kunt u de aangifteperiode toewijzen via de knop 'Toekennen'. U kunt dus de aangifteperiode toekennen op factuurniveau (via de factuurlijst) of op BTW-niveau (via het BTW-overzicht).

Verder kunt u via het gegroepeerde overzicht zoomen om zo de detailinformatie per BTW regel te bekijken. Naast het datumfilter kunt u ook filteren op de status van de BTW transacties. De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

Alle
Alle BTW transacties voor deze periode.

Toegewezen
Alle BTW transacties waar een aangifteperiode aan is toegewezen. Bij het kiezen van deze mogelijkheid kunt u ook de aangifteperiode selecteren.

Definitief
Alle BTW transacties waarvoor een definitieve aangifte is gedaan.

Nee
Alle BTW transacties waar nog geen aangifteperiode aan is toegewezen.

3. De aangifteperiode opgeven

Bij de bespreking van de overzichten is het toekennen van de aangifteperiode reeds aan bod gekomen. U kunt dus de aangifteperiode toekennen via de factuurlijst. Door meerdere facturen te selecteren via de CONTROL of SHIFT toets (meervoudige selectie) kunt u op factuurniveau een periode toekennen. Tevens kunt u via het BTW overzicht de aangifteperiode toekennen. Door middel van meervoudige selectie kunt u op BTW niveau een aangifteperiode toekennen. De benaming van de aangifteperiode is zelf te bepalen.

4. De BTW aangifte definitief afdrukken

Met Exact Globe Next kunt u via [Fiancieel, Crediteuren, BTW-aangifte] de BTW aangifte afdrukken. Met Exact Globe Next kunt u de BTW aangifte afdrukken via [Financieel, BTW/Statistieken, BTW-aangifte]
Bij het afdrukken van de BTW aangifte kunt u kiezen tussen twee opties:

Proef
Deze optie laat alle BTW transacties zien voor de gekozen aangifteperiode waarvoor nog geen definitieve aangifte is gedaan.

Definitief
Deze optie laat alle BTW transacties zien voor de gekozen aangifteperiode waarvoor nog geen definitieve aangifte is gedaan. Na het afdrukken van de definitieve BTW aangifte worden de BTW transacties gemarkeerd. Naast dit markeren wordt de volgende boeking aangemaakt, waarmee het saldo op de diverse BTW-rekeningen worden tegengeboekt.

Voorbeeld:

Voorbeeld	Grootboekrek.		Debet	Credit
Verkoop factuur 1	1300	Debiteuren	119
	8000	Omzet		100
	1541	BTW te betalen		19
Verkoop factuur 2	1300	Debiteuren	212
	8000	Omzet		200
	1541	BTW te betalen		12
Verkoop factuur 3	1300	Debiteuren	238
	8000	Omzet		200
	1541	BTW te betalen		38
Inkoop factuur 1	1600	Crediteuren		53
	5000	Kosten	50
	1521	BTW te vorderen	3
BTW aangifte transactie	1541	BTW te betalen	57
	1541	BTW te betalen	12
	1521	BTW te vorderen		3
	1600	Crediteuren		66

De afgedrukte BTW aangifte wordt als bijlage gekoppeld aan de belastingcrediteur en aan de financiële transactie. Indien u over de module S1800 E-CRM beschikt kunt u bij het onderhoud van de belastingcrediteur [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] de aangifte bekijken. Nadat u bij het onderhoud van de crediteur op de knop 'Geavanceerd' heeft gedrukt kunt u op het tabblad 'Doc' de aangifte terugvinden.

Historisch
Via deze optie kunt u de al eerder afgedrukte definitieve aangiften raadplegen.

5. Betalen /ontvangen van het BTW bedrag

Nadat u de aangifte definitief heeft afgedrukt zal een bedrag betaald of ontvangen moeten worden van de belastingdienst. Via menupad [Cash flow, Betalingen, Fiatteren] kunt u de betaling aan de belastingcrediteur fiatteren (als u E-Elekronisch bankieren in uw licentie heeft). Belangrijk is dat u bij 'Inclusief Belastingcrediteuren' de optie ' BTW-Aangifte (Definitief)' of 'Alle' selecteert.
Wanneer u alleen betalingen aan de belastingdienst wilt fiateren selecteert u 'Inclusief Belastingcrediteuren', en wanneer u naast de betalingen aan de belastingdient ook andere betalingen wilt fiateren selecteert u 'Alle'.  Deze optie kunt u vinden onder de knop 'Extra criteria' in het selectiescherm voor het fiatteren van betalingen. Vervolgens kan de betaling worden gefiatteerd en verwerkt als een normale betaling.

Als u een bedrag ontvangt, kunt u dit afstemmen met de openstaande post van de belastingcrediteur. Dit werkt hetzelfde als het afstemmen van een ontvangst met een openstaande post van een debiteur.

 

 

     

Main Category:	Support Product Know How	Document Type:	Support - On-line help
Category:	On-line help files	Security  level:	All - 0
Sub category:	Details	Document ID:	06.127.614
Assortment:	Exact Globe+	Date:	26-09-2022
Release:		Attachment:
Disclaimer