Retouren invoeren, wijzigen en verwerken

Retouren vanuit leveringen kunnen worden ingeboekt via menu [Order, Invoer, Leveringen]. Kies 'Nieuwe retouren' in het scherm dat getoond wordt.

Vervolgens wordt een scherm met onderstaande velden weergegeven:

Klant

Hier kunt u de debiteur selecteren van wie de goederen retour komen. 

Uw referentie

Hier kunt u uw referentie opgeven voor de desbetreffende teruggave.

Omschrijving

Hier kunt u een omschrijving opgeven voor de desbetreffende teruggave.

Na het selecteren van een klant wordt een scherm geopend, met daarin de leveringen aan deze klant. In dit scherm kunt u de retour artikelen selecteren. Boven in dit scherm kunt u een keuze maken tussen de opties 'Openstaand' en 'Leveringen' waarmee u de reeds geleverde goederen of de goederen uit de nog openstaande orders kunt selecteren.
Wanneer u de optie 'Tonen: Alleen Serie/Batch artikelen op voorraad' aanvinkt wordt er een controle uitgevoerd op de voorraad van de serie-/batch artikelen. In dat geval worden de serie-/batch artikelen die niet op voorraad zijn niet getoond. Alleen serie-/batchartikelen met voorraad EN de andere artikelen worden dan getoond. Wanneer u de optie uitvinkt worden alle geleverde artikelen getoond. Deze instelling heeft alléén invloed op de serie-/batchartikelen. De andere artikelen worden altijd getoond ongeacht of deze optie is aangevinkt of dat er voorraad aanwezig is.

Met het filter in dit scherm kunt u een verdere selectie maken op de retour artikelen. Nadat u de betreffende artikelen in dit scherm heeft geselecteerd en op 'OK' klikt worden de geselecteerde artikelen overgenomen in het retourscherm. In het retour scherm worden de gegevens van de artikelen getoond en kunt u de aantallen aanpassen.

Vervolgens kunt u in de regel een artikel selecteren en in de kolom 'Retour' opgeven hoeveel goederen er retour zijn ontvangen. U kunt desgewenst 'Te leveren' of 'Creditnota' aanvinken. Deze opties zijn niet van toepassing op maak artikelen waarbij het attribuut 'Exploderen - Leveringen' is aangevinkt. 'Te leveren' houdt in dat u de artikelen retour neemt en deze artikelen opnieuw gaat leveren aan de klant. De oorspronkelijke verkooporder wordt heropend. In deze verkooporder worden de retourregels toegevoegd. De oorspronkelijke regels zijn ook aanwezig en niet te bewerken. De leverdatum van de retourregel(s) kunt aanpassen naar de gewenste leverdatum.

Als u 'Te leveren' kiest, kunt u een tevens een ontvangstbon afdrukken. De optie 'Creditnota' houdt in dat u de artikelen retour neemt en dat de artikelen worden gecrediteerd middels een creditnota. Als u voor 'Creditnota' kiest, wordt er na verwerking automatisch een creditfactuur aangemaakt. Vinkt u geen van beide opties aan dat worden de artikelen alleen retour genomen en vindt er geen verdere actie plaatst. Als u de gewenste optie heeft aangevinkt, klikt u op 'Verwerken. Als u de gegevens niet wilt verwerken, kiest u 'Annuleren'. U kunt ook de bijbehorende order openen door te 'Order' te kiezen.

De retour is nu daadwerkelijk in het systeem geregistreerd. Dit kunt u bijvoorbeeld zien als u de artikelkaart opvraagt. Kies [Order, Artikelen, Kaarten], open de gewenste artikelkaart, selecteer een periode, selecteer de gewenste regel en kies 'Zoomen'. Selecteer de gewenste regel en klik op 'Onze referentie' onder aan het scherm. U krijgt dan de financiële journaalposten te zien die aan de retour ten grondslag liggen.

De volgende financiële journaalpost wordt aangemaakt:

Voorraad
Aan \ Kostprijs verkopen 

Retouren vanuit ontvangsten kunnen worden ingeboekt via [Inkoop, Invoer, Retouren]. Het invoerscherm is gelijk aan dat van Retouren vanuit leveringen, met het verschil dat u hier over de kolom 'Te ontvangen' in plaats van 'Te leveren' beschikt. De financiële journaalpost die wordt aangemaakt indien u een retour gaat verwerken is wel anders, namelijk:

Nog te ontvangen facturen
Aan \ Voorraad

Bij het invoeren van geplande retouren verschijnt na het selecteren van de leverancier, het scherm waarin de ontvangsten van de betreffende leverancier worden getoond. In dit scherm kunt u de artikelen selecteren die u retour stuurt. Boven in dit scherm kunt u een keuze maken tussen de opties 'Openstaand' en 'Ontvangsten' waarmee u de reeds ontvangen goederen of de goederen uit de nog openstaande bestellingen kunt selecteren.

Wanneer u de optie 'Tonen: Alleen Serie/Batch artikelen op voorraad' aanvinkt wordt er een controle uitgevoerd op de voorraad van de serie-/batch artikelen. In dat geval worden de serie-/batch artikelen die niet op voorraad zijn niet getoond. Alleen serie-/batchartikelen met voorraad EN de andere artikelen worden dan getoond. Wanneer u de optie uitvinkt worden alle ontvangen artikelen getoond. Deze instelling heeft alléén invloed op de serie-/batchartikelen. De andere artikelen worden altijd getoond ongeacht of deze optie is aangevinkt of dat er voorraad aanwezig is.

Met het filter in dit scherm kunt u een verdere selectie maken op de artikelen die u retourneert. Nadat u de betreffende artikelen in dit scherm heeft geselecteerd en op 'OK' klikt worden de geselecteerde artikelen overgenomen in het retourscherm. In het retour scherm worden de gegevens van de artikelen getoond en kunt u de aantallen aanpassen. Tevens beschikt u in dit scherm over de volgende kolommen:

Toevoegen aan ink. order

Deze optie is standaard aangevinkt/uitgevinkt afhankelijk van de inkoopinstelling 'Nieuwe regel: Toevoegen aan inkoop order'. Voor de retourregel voor het aantal dat in de bestelling aanwezig is, is deze optie altijd aangevinkt, ongeacht de inkoopinstelling. U kunt deze dan ook niet uitvinken. Voor retourregels met een aantal dat groter is dan het aantal in de bestelling kunt u middels deze optie aangeven of de extra retourregel in de bestelling toegevoegd dient te worden.

Voor het aantal dat groter is dan het aantal in de bestelling kunt u deze optie alleen aanpassen wanneer u over het functierecht 'Veranderen van standaardwaardes voor nieuwe regel bij ontvangsten' beschikt. Daarnaast is dit veld alleen aanwezig wanneer de gebruiker tevens over het functierecht 'Extra aantallen en artikelen toestaan bij ontvangen' beschikt.

Nulbedrag

Voor de retourregel van het aantal dat in de bestelling aanwezig is, is deze optie altijd aangevinkt, ongeacht de inkoopinstelling 'Toevoegen aan ink. order'. U kunt deze optie dan ook niet aanvinken. Voor retourregels met het aantal dat groter is dan het aantal in de bestelling kunt u met deze optie aangeven of er voor deze extra retourregel een bedrag van 0,00 gebruikt dient te worden. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt de transactie van de extra retour geregistreerd met een bedrag van 0.

Voor het aantal dat groter is dan het aantal in de bestelling kunt u deze optie alleen aanpassen wanneer u over het functierecht 'Veranderen van standaardwaardes voor nieuwe regel bij ontvangsten' beschikt. Daarnaast is dit veld alleen aanwezig wanneer de gebruiker tevens over het functierecht 'Extra aantallen en artikelen toestaan bij ontvangen' beschikt.

Als u de module E-retour in uw licentie heeft, kunt u zowel in de bestelling als in de order geplande retouren opgeven door een negatief aantal op te geven.

Opmerking: het totaalbedrag kan zowel positief als negatief zijn.