Boekingen invoeren, verwijderen en verwerken

U kunt boekingen invoeren, bekijken en wijzigen via [Financieel, Invoer, (betreffende) Dagboek].

Het invoer scherm van een boeking bestaat uit verschillende delen. De kopregel, de regels, een samenvatting en de knoppen.

• Kopregel: De kopregel bevat informatie over de boeking, zoals bijvoorbeeld het dagboek en de datum waarop geboekt wordt.
• Regels: De regels betreffen de daadwerkelijke boekingsregels en bevatten informatie zoals de grootboekrekening waarop wordt geboekt het bedrag, aantal, enz.
• Samenvatting: Onder de regels wordt samenvattingsinformatie van de boeking en boekingsregels getoond. U kunt hier informatie zien over de debiteur/crediteur waarop geboekt is, de gebruikte kostenplaats, kostendrager, artikelcode of project en informatie over de bedragen van de boeking. Het is afhankelijk van het soort dagboek wanneer welke informatie wordt getoond. Bij een inkoop-/verkoopdagboek worden altijd de gegevens van de debiteur/crediteur getoond. Een inkoop-/verkoopboeking heeft immers altijd maar één debiteur/crediteur. Bij een kas/-bank/memoriaal boeking is dit niet het geval. Er kunnen immers verschillende debiteuren/crediteuren worden gebruikt op de verschillende boekingsregels. In dit geval wordt de informatie dan ook alleen getoond wanneer u de betreffende regel heeft geselecteerd in de boeking (de cursor zich in de betreffende regel bevind). Bij het openen van een bestaande boeking worden alleen de gegevens op basis van de kopregel van de boeking getoond. Om de samenvattingsinformatie van de regels van de boeking te bekijken dient de boeking bewerkt te worden en de betreffende regel geselecteerd te worden.
• Knoppen: Met de knoppen kunt u bepaalde acties voor de boeking uitvoeren. Hierbij kunt u denken aan zaken zoals het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur, de debiteuren-, crediteurenkaart bekijken, de boeking bewerken, etc.

De aanwezige velden in de kopregel en regels en de beschikbare knoppen zijn afhankelijk van het soort dagboek. In de documenten van de verschillende dagboeken kunt u meer lezen over deze velden en knoppen:

• Kas-, bank- en/of giroboekingen invoeren
• Inkoop- en/of verkoopboekingen invoeren
• Memoriaalboekingen invoeren

Wanneer u een nieuwe boeking invoert zijn de velden beschikbaar en kunt u deze invullen. Wanneer u een bestaande boeking opent, wordt deze in eerste instantie als 'alleen lezen' geopend. De velden zijn dan niet aan te passen. Om te boeking te wijzigen of aan te vullen dient u eerst op de knop 'Bewerken' te klikken. Let op: het is niet mogelijk om automatisch aangemaakte afschrijvingsmutaties te bewerken, omdat de aansluiting van de activagegevens met de financiële mutaties in gevaar zou komen. Daarnaast is het niet mogelijk om mutaties te bewerken die afkomstig zijn uit de factuur, order, inkoop, voorraad, productie, service, POS of XML logistiek modules. Bij het bewerken van een mutatie wordt alleen de financiële mutatie bewerkt en niet de factuur, levering etc. waaruit deze mutatie voortkomt. Om een correcte aansluiting te houden tussen de financiële module en de andere modules is het niet mogelijk om deze mutaties te bewerken.

U kunt de boekingen verwijderen via  [Financieel, Invoer, (betreffende) Dagboek, knop 'Verwijderen'].

U geeft het datumtraject aan op dezelfde manier als bij het invoeren van boekingen. U verwijdert boekingen door het dagboek te selecteren waarin de boeking gemaakt is en dan voor 'Zoomen' te kiezen. U ziet nu alle boekingen in dit dagboek. Selecteer de boeking die u wilt verwijderen. U kunt meerdere opeenvolgende boekingen selecteren door de SHIFT-toets ingedrukt te houden en te klikken op de eerste en de laatste boeking. Als u niet-opeenvolgende boekingen wilt selecteren, houdt u de CONTROL-toets ingedrukt terwijl u selecteert.
Als u 'Verwijderen' kiest, moet u deze keuze bevestigen. Kies 'Ja' om de boeking(en) te verwijderen of 'Nee' om deze bewerking af te breken. 

Let op: het is niet mogelijk om automatisch aangemaakte afschrijvingsmutaties te verwijderen, omdat de aansluiting van de activagegevens met de financiële mutaties in gevaar zou komen. Daarnaast is het niet mogelijk om mutaties te verwijderen die afkomstig zijn uit de factuur, order, inkoop, voorraad, productie, service, POS of XML logistiek modules. Bij het verwijderen van een mutatie wordt alleen de financiële mutatie bewerkt en niet de factuur, levering etc. waaruit deze mutatie voortkomt. Om een correcte aansluiting te houden tussen de financiële module en de andere modules is het niet mogelijk om deze mutaties te verwijderen.

Inkoopboekingen waarbij additionele kosten zijn toegewezen kunt u niet verwijderen. Wanneer dit het geval is kan de inkoopboeking niet worden verwijderd of vervallen. Hierbij wordt de melding "Niet toegestaan: Additionele kosten toegewezen" getoond.

Wanneer u de boeking in dat geval toch wenst te bewerken, dient u eerst het toewijzen van de additionele kosten ongedaan te maken.

Via [Financieel, Invoer, Verwerken] kunt u boekingen verwerken. U selecteert de gewenste boekingen op dezelfde manier als bij het verwijderen. Als u de desbetreffende boekingen heeft geselecteerd, kiest u voor 'Verwerken'. Na het verwerken wordt er een document aangemaakt van het verwerkingsverslag. Dit document kunt u terugvinden bij het document onderhoud onder het type 'Posting report'.

In het selectiescherm bij het verwerken van boekingen heeft u de volgende knoppen.

Actualiseren

Via deze knop kunt u het scherm verversen.

Bijlage

Middels deze knop kunt u de bijlage die aan de boeking is gekoppeld bekijken.

Notities

Via deze knop kunt u notities bekijken of aan de boeking toevoegen.

Termijnen

Deze knop is alleen aanwezig na het doorzoomen op het inkoop- of verkoopdagboek. Middels deze knop opent u het termijnendetailscherm van de termijnen van de inkoop/verkoopboeking.

Transactie

Via deze knop kunt u de complete transactie van de geselecteerde boeking bekijken.

Verwerken

Middels deze knop verwerkt u de geselecteerde boekingen. Bij het verwerken van de boekingen wordt er een controle uitgevoerd of alle verplichte analytische waarden zijn gevuld. Als dit niet het geval is, wordt bij het verwerken een melding gegeven voor welke grootboekrekening welke analytische waarden niet gevuld zijn. Bij het onderhoud van de grootboekrekeningen kunt u aangeven welke analytische waarden verplicht zijn.

Wanneer u minder dan 10.000 boekingen verwerkt genereert het systeem een overzicht en slaat dit bestand vervolgens als een document met een 'Tekst-bestand' op in de administratie. Dit document kunt u terugvinden onder [Financieel, Invoer, Documenten] of [CRM, Invoer, Documenten] onder het documenttype 'posting report'. Wanneer u meer dan 10.000 boekingen verwerkt en voor de knop 'Verwerken' kiest verschijnt een selectiescherm waarin u kunt aangeven hoe het exportverslag gegenereerd dient te worden.

De opties die u selecteert bepalen onder andere de tijd die het duurt om de gegevens te verwerken en de grootte van het verwerkingsverslag. Met de optie 'Formaat' kunt u aangeven of u de gegevens in HTML of Tekst formaat wenst op te slaan. Wanneer u de optie 'Tekst' selecteert zal het verwerkingsverslag aanzienlijk minder ruimte in beslag nemen. Daarnaast kunt u aangeven of u alleen de kopregels wilt opnemen in het verwerkingsverslag of ook de detailgegevens. Het alleen opnemen van de kopregels zal het verwerkingsproces aanzienlijk versnellen. Tevens neemt een verwerkingsverslag met alleen kopregels veel minder ruimte in beslag dan een verwerkingsverslag waarin ook de details zijn opgenomen. Hieronder ziet u een voorbeeld van het verwerken van 12.823 boekingen. Dit betreft slechtst een indicatie. De daadwerkelijke verwerkingstijd is afhankelijk van verschillende factoren en kan in uw situatie afwijken.

Optie	Selectie	Resultaat
1	Details Formaat: HTML	Verwerkingstijd: 418 Sec Pagina's: 961 Grootte: 34343KB
2	Details Formaat: Tekst	Verwerkingstijd: 246 Sec Pagina's: 961 Grootte: 3091KB
3	Kopregel Formaat: HTML	Verwerkingstijd: 186 Sec Pagina's: 86 Grootte: 1927KB
4	Kopregel Formaat: Tekst	Verwerkingstijd: 174 Sec Pagina's: 86 Grootte: 145KB

Zoomen

Middels deze knop zoomt u door in een dagboek zodat u alle onderliggende boeking te zien krijgt. Deze knop is alleen actief wanneer u boven in het scherm de optie 'Mutaties tonen' heeft geselecteerd en wanneer er boekingen in het betreffende dagboek aanwezig zijn.

Terug

Middels deze knop gaat u terug naar het vorige scherm. Deze knop is alleen actief nadat u eerder heeft doorgezoomd op een dagboek.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.

Via [Financieel, Invoer, Verslagen, Te verwerken] kunt u een boekingsverslag opvragen voordat u de boekingen definitief verwerkt. U geeft het gewenste datumtraject aan op dezelfde manier als bij het invoeren van boekingen. Boven aan het scherm kunt u de gewenste lay-out van het verslag kiezen.

Verslag

In dit veld heeft u de volgende opties:

• Standaard. Dit overzicht toont het bedrag dat op de gekoppelde dagboekrekening zal worden geboekt en het BTW-bedrag.
  
• Beknopt. Dit is een beknopt overzicht van de bedragen die op de gekoppelde dagboekrekening worden geboekt.
  
• Uitgebreid. Dit is een zeer uitgebreid overzicht, dat van pas kan komen als u alles wilt weten dat over één bepaalde te verwerken boeking in uw administratie is geregistreerd.
• Verwerkingsverslag. Dit verslag toont alle boekingen (dagboekrekening en BTW-rekening) die verwerkt zullen worden. Dit wordt het verwerkingsverslag grootboek genoemd. Daarnaast wordt een verwerkingsverslag debiteuren/crediteuren en eventueel een verwerkingsverslag kostenplaats/kostendrager getoond.

Tevens wordt er een document aangemaakt van het verwerkingsverslag. Bij het document onderhoud kunt u dit verwerkingsverslag terugvinden onder het type 'Posting report'.

Eerst worden alle dagboeken met niet-verwerkte boekingen weergegeven. Als u een dagboek selecteert, kunt u met de knop 'Zoomen' de desbetreffende boekingen weergeven. Met de knop 'Terug' keert u weer terug naar de lijst met dagboeken.

U kunt meerdere dagboeken selecteren of meerdere boekingen in een dagboek selecteren door de CONTROL-toets ingedrukt te houden. terwijl u de gewenste items selecteert. Als u een dagboek selecteert, selecteert u alle boekingen in dit dagboek.

Als u meerdere dagboeken heeft geselecteerd, zijn er twee mogelijkheden, afhankelijk van uw printerinstellingen. Als het afdrukvoorbeeld niet is ingeschakeld, worden de verslagen direct naar de printer gestuurd. Als het afdrukvoorbeeld is ingeschakeld, worden de verslagen per dagboek in een apart venster getoond. U kunt dan per dagboek bepalen of u dit wilt afdrukken of niet.
U kunt via de printerinstellingen de instelling voor het afdrukvoorbeeld opgeven. In dit scherm kunt u links onderaan het veld 'Afdrukvoorbeeld' aan- of uitvinken.

Afdrukvolgorde

Nadat u het soort verslag heeft geselecteerd, kunt u de afdrukvolgorde selecteren. In dit veld heeft u de volgende opties:

• Boekdatum: de te verwerken boekingen worden op volgorde van de boekdatum getoond.
• Boekstuknummer: de te verwerken boekingen worden op volgorde van het boekstuknummer getoond.
• Rapportage datum: de te verwerken boekingen worden op volgorde van de rapportage datum getoond.

Voor het te verwerken verslag 'Verwerkingsverslag' kunt u niet afdrukvolgorde Rapportage datum selecteren.

De opmaak van uw verslag is een standaard opmaak en wordt niet aangepast de selectie van de afdrukvolgorde. Echter: de in het verslag getoonde boekingen zijn gerangschikt naar de door u opgegeven rangorde in Afdrukvolgorde.