Project Manual - Instellingen definiëren en stamgegevens aanmaken
Instellingen definiëren en stamgegevens aanmaken
Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het aanmaken van financiële, logistieke en project stamgegevens en het definiëren van pakketinstellingen die nodig zijn voor Exact Project.
Als eerste dient u de pakketinstellingen te definiëren voor uw administratie. Na het definiëren van de instellingen en het aanmaken van de stamgegevens kunt u uw administratie gebruiken. Pakketinstellingen zijn keuze-instellingen en standaarden die de manier waarop de verschillende onderdelen van uw projectadministratie werken, beïnvloeden. Wat u in de pakketinstellingen definieert, bepaalt welke gegevens moeten worden ingevoerd in de projectadministratie en daarmee welke gegevens kunnen worden opgevraagd. U kunt bijvoorbeeld definiëren dat de standaardeenheid 'Uren' is. In dat geval wordt overal in Exact Project automatisch bij de standaardeenheid 'Uren' ingevuld.
De pakketinstellingen koppelen de projectadministratie aan uw financiële administratie en mogelijke andere pakketten. Sommige instellingen kunnen tijdens het proces gewijzigd worden als er reeds gegevens zijn ingevoerd. Er zijn echter een aantal instellingen die niet gewijzigd kunnen worden nadat u een administratie in gebruik genomen hebt, dus zorg ervoor dat u er de tijd voor neemt om ze correct te definiëren en overweeg de consequenties.
- De stamgegevens bieden de basis voor uw gehele projectadministratie. Ze bestaan uit min of meer vaste gegevens over werknemers, machines, kostensoorten, enz. Tarieven worden op verschillende plaatsen aangemaakt. U kunt tarieven aanmaken voor verschillende entiteiten in uw stamgegevens, voor combinaties van deze entiteiten en voor ieder project. Tarieven voor de entiteiten in uw stamgegevens (werknemers, functies, debiteuren, eenheden, materieel, uursoorten en projectgroepen) worden in dezelfde functies onderhouden als waarmee u ze aanmaakt.
- Tarieven voor projecten maakt u aan met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Tarieven].
Nadat u de stamgegevens hebt aangemaakt kunt u deze controleren met de opties in het menu [Project: Stamgegevens, Overzichten].
Sommige van de benodigde stamgegevens worden aangemaakt in het Finance menu. Hoe u deze stamgegevens moet aanmaken, is beschreven in de Exact Finance handleiding die bij uw software wordt geleverd. Het betreft de volgende stamgegevens:
- BTW-codes
- Grootboekrekeningen
- Dagboeken
- Betalingscondities
- Valutacodes
- Wisselkoersen
- Bankrekeningnummers en types
- Taalcodes
- Landen
- Aanspreektitels
- Leveringsmethoden
- Debiteuren
- Crediteuren
- Artikelen
- Kostenplaatsen
- Kostendragers
- Factuurcodes
- Artikelgroepen
Procedure
Pakketinstellingen voor Exact Project definiëren
De meeste projectgegevens blijven in essentie hetzelfde als u budgetteert, registreert, journaliseert en projectkosten en -opbrengsten vergelijkt. In plaats van deze gegevens voor elk afzonderlijke project in te voeren, is het sneller en eenvoudiger om een aantal standaardinstellingen te definiëren die in de meeste situaties gebruikt kunnen worden en vervolgens de gegevens waar nodig te wijzigen. U kunt in elke administratie die u gebruikt een aantal algemene en nummerinstellingen definiëren om deze aan uw eisen aan te passen. Alle werknemers die Exact Financials gebruiken zijn dan in staat om gegevens op een uniforme manier in te voeren en te verwerken.
Als u Exact Project voor de eerste keer gebruikt, dan is het belangrijk dat u eerst beslist welke instellingen het beste bij uw eisen passen. Nadat u de instellingen gedefinieerd hebt, zijn niet al deze instellingen meer te wijzigen. 'Journalisering' in [Project: Bestand, Administratie instellingen, Projectinstellingen] op het tabblad 'Verwerken' kan niet meer gewijzigd worden, nadat er boekingen zijn verwerkt. Andere instellingen kunt u wel wijzigen, maar niet met terugwerkende kracht. Het is dus belangrijk dat u van tevoren bepaalt hoe u de instellingen wilt definiëren.
Definieer de instellingen in [Project: Bestand, Administratie instellingen, Projectinstellingen]. De volgende pakketinstellingen dienen te worden gedefinieerd voor Exact Project:
- Algemene instellingen
- Instellingen voor het boeken
- Instellingen voor het verwerken
- Instellingen voor het importeren
Definieer de projecttarief voorkeuren in [Project: Bestand, Administratieve instellingen, Project-tariefprioritering].
Projecttariefvoorkeuren definiëren
Het tarief dat gebruikt wordt tijdens het berekenen van de kosten of het opstellen van een factuur voor uw klanten, is afhankelijk van welke tarieven u hebt aangemaakt en welke prioriteit u aan elk tarief hebt toegekend. Exact Financials maakt onderscheid tussen prioriteiten voor werknemer- en materieeltarieven en voor elk van deze tarieven zijn er interne en externe tarieven. Voor elk van deze tarieven kunt u aangeven hoe belangrijk u het tarief vindt, door het hoger of lager op de lijst te zetten. Het tarief met de hoogste prioriteit staat bovenaan in de lijst. Tarieven lager in de lijst hebben een lagere prioriteit. Tijdens het bepalen van het tarief dat wordt gebruikt, zoekt Exact Project het tarief met de hoogste prioriteit dat is ingevoerd. Projecttarief voorkeuren definieert u in [Project: Bestand, Administratie instellingen, Project-tariefprioritering].
Interne tarieven worden toegepast tijdens het invoeren van kostenboekingen. Interne tarieven worden gebruikt om de kosten te berekenen die horen bij een bepaald project. Externe tarieven zijn van toepassing voor het bepalen van de opbrengsten en worden gebruikt tijdens het factureren. U kunt verschillende tariefvoorkeuren definiëren voor interne en externe tarieven. Of u gebruik wilt maken van verschillende interne en externe tariefvoorkeuren hangt af van uw organisatie.
Voorbeeld
Een werknemer moet overwerken om een project op tijd af te ronden. U wilt deze extra kosten van het overwerken niet doorberekenen aan uw klant. Om de totale kosten van het project juist te berekenen dient u intern echter wel de hogere loonkosten te berekenen. Gebruik verschillende interne en externe prioriteiten om deze situatie mogelijk te maken.
Omdat het definiëren van projecttarief prioriteiten voor zowel interne/externe werknemertarieven als interne/externe materieeltarieven hetzelfde is, wordt hier alleen het definiëren van prioriteiten voor interne werknemertarieven beschreven.
Stamgegevens aanmaken
Zowel eenheden, debiteuren, functies, materieel, uursoorten, werknemers als projectgroepen hebben tarieven. Deze tarieven worden berekend naar de standaardeenheid die u hebt ingevuld bij de 'Project instellingen'. U kunt aanvullend specifieke tarieven aanmaken voor combinaties hiervan met betrekking tot een specifiek project. De interne tarieven worden gebruikt als u budgetten aanmaakt of projectboekingen invoert om bijvoorbeeld de kosten te berekenen die betrokken zijn bij het werk dat gedaan wordt door een werknemer. Welk tarief wordt toegepast, wordt bepaald door een aantal factoren. Of dit tarief wordt toegepast, is gedefinieerd in de instellingen in [Project: Bestand, Administratie instellingen, Project-tariefprioritering]. De externe tarieven worden gebruikt als u budgetten aanmaakt of factureert om de opbrengsten te berekenen die bijvoorbeeld worden gegenereerd door het werk dat wordt verricht door materieel. Welk tarief wordt toegepast, wordt bepaald door een aantal factoren. Of dit tarief wordt gebruikt, is gedefinieerd in de instellingen in [Project: Bestand, Administratie instellingen, Project-tariefprioritering]. Het tarief dat u invoert, wordt letterlijk toegepast.
Afdelingen aanmaken
De meeste organisaties bestaan uit meer dan een afdeling, die elk verschillende taken en verantwoordelijkheden hebben. Door afdelingen aan te maken krijgt u inzicht in de structuur van uw organisatie en kunt u tevens de prestatie van elke afdeling inschatten in termen van kosten en opbrengsten. Maak afdelingen aan met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Afdelingen]. U kunt vervolgens aangeven in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Afdeling-structuur] welke afdeling een deelafdeling is of een of meerdere deelafdeling(en) heeft. Afdelingen kunnen aan werknemers worden gekoppeld. Ze kunnen worden gebruikt om aanvullende informatie te verschaffen over uw werknemers. Afdelingen kunnen tevens worden gebruikt om de projectrealisaties in beeld te brengen. U dient tenminste één afdeling aan te maken voordat u werknemers aanmaakt.
Afdelingen als zodanig kunnen niet worden gebruikt om de gerealiseerde kosten en opbrengsten te analyseren van elke afdeling. Als u zoveel detail wilt, dient u uw afdelingen als kostenplaatsen te definiëren.
Als u afdelingen hebt aangemaakt, kunt u vervolgens:
Afdelingenstructuur aanmaken
Als u een aantal afdelingen hebt aangemaakt, kunt u van deze afdelingen een structuur maken. U kunt subafdelingen aan andere afdelingen hangen en daar vervolgens weer subafdelingen aan hangen, enz. U maakt zo'n structuur met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Afdelingenstructuur ].
Kostenplaatsmanagers aanmaken
Een kostenplaats is een eenheid of een afdeling binnen uw organisatie waarbinnen kosten worden gemaakt. De manager van een kostenplaats is verantwoordelijk voor de kosten die gemaakt worden in zijn of haar kostenplaats. U dient ten minst één werknemer en een kostenplaats aan te maken, voordat u kostenplaats managers kunt aanmaken.
Maak kostenplaatsen aan in het Finance menu in [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Kostenplaatsen]. Kostenplaatsmanagers maakt u aan in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Werknemers]
Kostenplaatsstructuur aanmaken
Kostenplaatsen komen vaak overeen met afdelingen. Budgetten, kosten en opbrengsten worden verdeeld over de afdelingen. Met behulp van kostenplaatsen kunt u de efficiëntie van uw afdelingen beter inschatten door hun gebudgetteerde kosten en opbrengsten te vergelijken met de gerealiseerde kosten en opbrengsten. Het kan voorkomen dat u nog gedetailleerdere informatie wilt. U kunt dan gebruik maken van subkostenplaatsen. Subkostenplaatsen bieden u de mogelijkheid om een hiërarchische structuur in uw kostenplaatsen aan te brengen. Maak kostenplaatsstructuren aan in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Kostenplaatsstructuur].
Voorbeeld
Kostenplaats '8000 Verkopen' bestaat uit de volgende subkostenplaatsen:
'8100 Binnenlandse verkopen'
'8200 Buitenlandse verkopen'
'8300 Overhead verkopen'
Door te boeken op subkostenplaatsen, kunt u gedetailleerdere informatie opvragen uit uw projectadministratie.
Kostensoorten aan eenheden koppelen
Als u het gebruik van productiemiddelen in uw projectadministratie wilt registreren, dient u eenheden aan te maken. Eenheden worden gebruikt om de activiteiten van duurzame productiemiddelen te registeren en specificeren.
Als u (materieel)boekingen invoert voor uw materieel, selecteert u de juiste eenheid en het aantal gebruikte eenheden voor elke activiteit.
Voorbeeld
U gebruikt een bedrijfsauto om klanten te bezoeken en rijdt hiermee 250 km. Een graafkraan verplaatst 500 kubieke meter aarde of egaliseert 500 vierkante meters land. U dient de eenheden kilometer, kubieke meter en vierkante meter aan te maken.
Maak eenheden aan in [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Eenheden] in Exact Sales. Nadat u de eenheden hebt aangemaakt kunt u extra informatie toevoegen. Voer project specifieke stamgegevens in met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Eenheden en kostensoorten] in Exact Project. U kunt een intern en extern tarief invoeren per eenheid. Of deze tarieven ook daadwerkelijk gebruikt worden is afhankelijk van het systeem van tariefprioriteiten dat u gedefinieerd hebt.
- U kunt eenheden alleen aanmaken in Exact Sales.
Debiteurentarieven aanmaken
U kunt aan elke debiteur een debiteur specifiek tarief koppelen. Dit tarief zal dan alleen worden gebruikt bij deze debiteur en kan nooit worden gebruikt voor een van uw andere debiteuren. Gebruik [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Tarieven] om debiteur specifieke tarieven aan te maken. Welk tarief gebruikt wordt in een bepaalde situatie, hangt af van wat u gedefinieerd hebt in de instellingen in [Project: Bestand, Administratie instellingen, Project-tariefprioritering].
Functies aanmaken
Voor verschillende taken die in uw bedrijf uitgevoerd worden, zijn vaak één of meerdere werknemers verantwoordelijk. Door bepaalde functies aan te maken, kunt u voor iedere werknemer aangeven welke activiteiten tot zijn of haar dagelijkse taken behoren. Functies maakt u aan in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Functies].
De aangemaakte functies worden gekoppeld aan werknemers. Zij bieden extra informatie over uw werknemers. Behalve functies kunt u informatie over interne en externe tarieven, capaciteiten en eenheden invoeren. De tarieven die u hier invoert, zijn niet noodzakelijkerwijs de tarieven die gebruikt worden wanneer u projectboekingen invoert.
Locaties aanmaken
Locaties zijn plaatsen waar projecten of activiteiten van uw werknemers worden uitgevoerd. De meeste bedrijven gebruiken een groot aantal verschillende locaties waar de dagelijkse activiteiten worden uitgevoerd. U dient deze eerst aan te maken voordat u de locaties in uw projectadministratie kunt gebruiken. Voorbeelden van locaties zijn conferentiekamers, klaslokalen en vergaderzalen. Een externe locatie kunt u bijvoorbeeld 'Extern' noemen of het adres van de locatie gebruiken. Locaties maakt u aan in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Locaties].
Nadat u locaties hebt aangemaakt kunt u een locatie koppelen aan een project in [Projecten, Stamgegevens, Onderhoud, Projectstamkaartenstructuur].
Materieel aanmaken
Als u duurzame productiemiddelen gebruikt in uw projecten, wilt u de kosten van het gebruik van deze productiemiddelen terugzien in uw projectkosten. In Exact Financials worden productiemiddelen materieel genoemd. U kunt een intern tarief en een extern tarief invoeren zodat u de kosten die u maakt en de resulterende lasten aan uw klant kunt doorberekenen. Maak materieel aan met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Materieel].
Kostensoorten aanmaken
Elk project genereert kosten en/of opbrengsten. Kostensoorten kunt u gebruiken om deze kosten en opbrengsten in bepaalde groepen onder te verdelen. Alle kostensoorten die u aanmaakt via [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Kostensoorten] moet van één van de volgende typen zijn:
- Werknemer
- Artikel
- Materieel
- Direct
- Geen
Het type kostensoort 'Werknemer' kan verder worden opgesplitst in verschillende uursoorten. Wanneer u uursoorten aanmaakt, kunnen alleen kostensoorten van het type 'Werknemer' worden geselecteerd.
Aangemaakte journaliseringstypen kunt u koppelen aan kostensoorten. Als u hebt besloten om volgens kostensoorten te journaliseren, zullen de projectopbrengsten en kosten volgens de aan de kostensoorten gekoppelde journaliseringstypen worden gejournaliseerd.
! Als u gebruik wilt maken van de kostensoort 'Geen' dient u er rekening mee te houden dat dit enige problemen kan opleveren bij de resultatenoverzichten. Deze bevatten niet altijd de verwachte gegevens.
Uursoorten aanmaken
Voor een goed inzicht in de kosten en opbrengsten die zijn ontstaan door de verrichtingen van uw werknemers, dient u in staat te zijn om bij te houden wat welke werknemer deed op een bepaalde dag en hoeveel tijd daaraan besteed werd. Door uursoorten aan te maken kunt u uw klanten verschillende tarieven berekenen voor verschillende activiteiten van uw werknemers. Maak uursoorten aan in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Uursoorten].
De gegevens die u registreert over uursoorten omvatten interne en externe tarieven die gebruikt kunnen worden wanneer u projectboekingen invoert voor de door de werknemers gewerkte uren. Of deze tarieven ook daadwerkelijk gebruikt worden hangt af van het systeem tariefprioriteiten dat u gedefinieerd hebt.
Werknemers aanmaken
Voor het juiste gebruik van een project administratie, is het nodig om bepaalde gegevens van de werknemers die bij bepaalde activiteiten van het project betrokken zijn, vast te leggen. Het werknemersbestand beVAT zowel interne als externe werknemers die werken voor een uitzendbureau en aan uw project meewerken. U gebruikt deze gegevens wanneer u het aantal uren invoert dat elke werknemer aan het project gewerkt heeft. Persoonlijk gegevens, zoals adres en geboortedatum, kunnen gemakshalve worden vastgelegd. Deze persoonlijke gegevens worden getoond in de overzichten.
Werknemers die u hebt ingevoerd kunnen worden ingezet om activiteiten van een project uit te voeren. U kunt hen opnemen in de planning en hun uren boeken. U kunt een kostenplaats, een afdeling of een functie aan uw werknemers koppelen. De gegevens van de werknemer zijn van belang voor uw project administratie, omdat aan de hand van deze gegevens de kosten en opbrengsten van uw projecten worden bepaald. Andere voorbeelden van dergelijke gegevens zijn het tarief waartegen de kosten van een uur werk wordt vastgelegd voor interne doeleinden. Maak werknemers aan met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Werknemers].
Projectstatussen aanmaken
Wanneer u met projecten werkt, wilt u misschien onderscheid maken tussen de verschillende statussen die een project in uw organisatie kan hebben.
Voorbeeld
Een project kan de status 'Inactief', 'Actief' of 'Afgewezen' hebben.
Maak de relevante projectstatussen aan zodat u kunt aangeven welke status een project heeft. Maak statussen aan met [Project: Stambestanden, Onderhoud, Algemeen, Projectstatussen]. U kunt de huidige projectstatus aan een project koppelen met [Project: Projecten, Stamgegevens, Onderhoud, Projectstamkaarten].
Projecttypen aanmaken
Projecten hebben vaak verschillende kenmerken. Als u projecttypen aanmaakt via [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Projecttypen] en deze aan uw projecten koppelt, kunt u een project kenmerken. Als u het projecttype controleert, weet u wat u kunt verwachten en welke activiteiten verricht dienen te worden.
Voorbeeld
Als u in de bouw werkzaam bent, maakt u misschien gebruik van projecttypen voor 'Renovaties', 'Groot onderhoud' of 'Aanvullend maatwerk'.
Projectgroepen aanmaken
In deze organisatie kunt u groepen van projecten definiëren die bepaalde gemeenschappelijke kenmerken hebben. U kunt projectgroepen aanmaken om de verschillende typen projecten van elkaar te scheiden. Maak projectgroepen aan met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Projectgroepen]. U kunt een valuta aan projectgroepen koppelen. U kunt interne en externe tarieven invoeren voor de projectgroepen. De gekozen valuta wordt gebruikt om uw projectkosten te berekenen, als u hebt aangegeven dat deze tarieven gebruikt dienen te worden.
Toeslagcodes aanmaken
U kunt toeslagcodes aanmaken via [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Toeslagcodes]. Er zijn twee typen toeslagen mogelijk: een percentage of een vast bedrag. Toeslagcodes zijn alleen te gebruiken bij kostensoorten van het type 'Direct'. Bij de andere kostensoorten kunt u gebruik maken van tarieven. U kunt maar bij twee van de factureermethodes toeslagcodes gebruiken, namelijk bij {Termijnen met een slotfactuur} en {Regie}. Toeslagen worden gebruikt voor facturering.
Factuurgroepen aanmaken
U kunt een factuurgroep aan projecten koppelen om aan te geven hoe deze gefactureerd moeten worden. Maak factuurgroepen aan met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Factuurgroepen].
Het koppelen van een factuurgroep aan een project bepaalt hoe het project wordt gefactureerd en welke factuurregels worden gegenereerd.
Factuurgroepdetails
U kunt per factuurgroep definiëren welke regels er worden opgenomen in de facturen die gegenereerd worden. U kunt de tekst invoeren voor de factuurregels die u genereert en vervolgens aangeven welke kostensoorten opgenomen moeten worden in het bedrag van de specifieke factuurregel. Als u 'Termijnen' als factureermethode hebt gekozen, kunt u alleen kostensoorten van het type 'Direct' koppelen, maar geen toeslagcodes. Toeslagcodes kunt u alleen gebruiken als u hebt gekozen voor de factureermethodes 'Termijnen met slotfactuur' of 'Regie'. U kunt toeslagcodes koppelen aan kostensoorten van het type 'Direct'. U kunt regels aan een factuurgroep toevoegen in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Factuurgroepdetails]. Door met de rechter muisknop op de factuurgroep te klikken, kunt u een nieuwe factuurgroepregel aanmaken. Door op de factuurgroepregel te dubbelklikken, kunt u deze onderhouden. Als u met de rechter muisknop op de factuurgroepregel klikt, kunt u een kostensoort koppelen, of de factuurgroepregel verwijderen. Nadat u een kostensoort gekoppeld hebt, kunt u aan deze kostensoort een toeslagcode koppelen (als de kostensoort van het type 'Direct' is), door met de rechter muisknop op de kostensoort te klikken.
Voorbeeld
U wilt dat de kosten van een project per werknemer getoond worden; voor elke werknemer wordt dus een factuurregel gegenereerd met de tekst die u invoert in 'Omschrijving'. Kies {Werknemer} in 'Verdichtingsniveau'. Kies vervolgens per factuurregel de kostensoorten waarvoor de bedragen moeten worden gefactureerd.
Als u een factuurregel wilt voor de totale kosten die gemaakt zijn in een project voor de gekoppelde kostensoorten, voert u de relevante tekst in 'Omschrijving' in en kiest u {Totaal} in 'Verdichtingsniveau'. U kunt kostensoorten van alle typen kiezen in 'Kostensoort'. U kunt hier ook de toeslagcode kiezen.
Meest gestelde vragen
- Ik heb een omschrijving ingevoerd voor de factuurgroep die aan het project is gekoppeld dat ik factureerde, maar de factuurregel is niet gegenereerd. Wat is er gebeurd?
Er waren geen kostenboekingen aanwezig voor de kostensoorten die gekoppeld zijn aan het gekozen verdichtingsniveau voor de regel die u hebt ingevoerd of de specifieke kostensoort was niet gekoppeld aan een factuurgroep.
- Wat moet ik doen om een lege regel toe te voegen op de facturen die ik per project wil genereren?
Laat de omschrijving van het betreffende volgnummer leeg en koppel er geen kostensoorten aan.
- Waarom kan ik geen toeslagcode gebruiken bij kostensoorten van het type werknemer, materieel of artikel?
U maakt bij deze kostensoorten al gebruik van een tarief. De toeslagcode is alleen te gebruiken bij kostensoorten van het type 'Direct', omdat u hier geen gebruik kunt maken van tarieven.
Faselijsten aanmaken
De afzonderlijke projecten zullen zich in verschillende fasen bevinden. Afhankelijk van het type project zijn er fasen als: het ramen van de kosten van een project omvatten, het uitbrengen van een offerte, het uitvoeren van het betrokken werk en het uitvoeren van mogelijke aanvullende activiteiten.
Als u een faselijst aanmaakt en deze aan een project koppelt, kunt u besluiten welke fasen in het project worden opgenomen. Als u meer dan één faselijst aanmaakt, kunt u de relevante faselijst per project kiezen. U kunt een faselijst aanmaken door een code voor de faselijst in te vullen en deze vervolgens te omschrijven. Maak faselijsten aan met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Faselijsten, Faselijsten].
Maak vervolgens de fasen aan die in de verschillende faselijsten moeten worden opgenomen. Maak fasen aan met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Faselijsten, Fasen].
Koppel vervolgens de fasen aan de relevante faselijst om de faselijst samen te stellen met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Faselijsten, Faselijsten samenstellen].
Voorbeeld
U hebt bijvoorbeeld standaardprojecten en meer uitgebreide projecten. Voor de standaardprojecten maakt u een standaard faselijst aan en u maakt de relevante fasen aan voor deze faselijst. Voor de meer uitgebreide projecten maakt u een andere faselijst aan met de aanvullende fasen en u koppelt de fasen aan de faselijst om de faselijst samen te stellen.
Journalisering
Journaliseringstypen aanmaken
Een journaliseringstype kan worden gezien als een specifieke boekingsregel voor een bepaalde standaard situatie. U kunt journaliseringstypen aanmaken voor de volgende standaard situaties:
- Onderhanden werk kosten
- Dekking kosten
- Kostprijs projecten
- Onderhanden werk opbrengsten
- Dekking opbrengsten
- Opbrengsten projecten
Kies verschillende grootboekrekeningen om onderscheid te maken tussen, bijvoorbeeld, journaliseringstypen voor werknemers en voor materieel. Het journaliseringstype bepaalt welke grootboekrekening wordt gebruikt bij het journaliseren. Maak journaliseringstypen aan met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Journalisering, Journaliseringstypen].
- Welk journaliseringstype gebruikt wordt hangt af van de instellingen van de aan het project gekoppelde projectgroep.
Journaliseringstypen koppelen
Nadat u journaliseringstypen hebt aangemaakt, moet u de journaliseringstypen koppelen aan projectgroepen of kostensoorten. Als u een projectgroep aanmaakt, geeft u aan of de aan de projectgroep gekoppelde projecten gejournaliseerd moeten worden met de aan de projectgroep gekoppelde journaliseringstypen of met de aan de kostensoort gekoppelde journaliseringstypen.
Gebruik de volgende functies om journaliseringstypen te koppelen:
Aangezien deze functies grotendeels hetzelfde zijn, wordt alleen [Stamgegevens, Onderhoud, Journalisering, Journaliseringstype per project groep] beschreven.
Kostenverdelingen aanmaken
Een kostenverdeling is een verdere onderverdeling van een boekingsregel die u hebt gespecificeerd in een journaliseringstype. Als u gebruik maakt van kostenverdelingen, kunt de kosten toekennen aan verschillende grootboekrekeningen of kostensoorten.
- U dient kostenverdelingen in Exact Project niet te verwarren met kostenverdeelstaten waar kosten worden verdeeld van indirecte naar directe kostenplaatsen.
Nadat u kostenverdelingen hebt aangemaakt, kunt u deze koppelen aan een journaliseringstype. Maak kostenverdelingen aan in [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Journalisering, Kostenverdelingestypen].
Kostenverdelingen koppelen aan journaliseringstypen
Een kostenverdeling verdeelt een bepaald percentage van een bedrag op een grootboekrekening naar een of meer andere grootboekrekeningen. Door twee of meer kostenverdelingen te koppelen aan een journaliseringstype, kunt u het gehele bedrag dat wordt geboekt op de grootboekrekening van het journaliseringstype verdelen over andere grootboekrekeningen.
Nadat u kostenverdelingen hebt aangemaakt, kunt u deze koppelen aan een journaliseringstype. Koppel kostenverdelingen aan een journaliseringstype met [Project: Stamgegevens, Onderhoud, Journalisering, Kostenverdelingen per journaliseringstype].
Exact Financials Enterprise > Project > Instellingen definiëren en stamgegevens aanmaken
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
General |
Document ID: |
06.845.004 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
22-07-2015 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |