U kunt via [Inkoop, Invoer, Bestellingen] nieuwe bestellingen aanmaken. Tevens kunt u hier bestaande bestellingen wijzigen, totdat de bestelling volledig is ontvangen. Nadat u een bestelling volledig heeft ontvangen, kunt u deze terugvinden in de inkoophistorie [Inkoop, Verslagen, Inkoophistorie]. Als u [Inkoop, Invoer, Bestellingen] kiest, wordt een selectiescherm weergegeven. Als u hier een bestelling selecteert en op 'Openen' klikt, of als u op 'Nieuw' klikt, wordt een invoerscherm weergegeven. Dit scherm bestaat uit de volgende onderdelen:
Besteld bij
In dit veld kunt u de leverancier invoeren waarbij u de artikelen gaat bestellen. U kunt in dit veld het nummer of de (gedeeltelijke) naam van de leverancier invoeren. Tevens kunt u hier een leverancier aanmaken door op het vergrootglas te klikken en 'Nieuw' te kiezen.
Levering aan (Magazijn) / Levering aan (Debiteur)
In dit veld kunt u het magazijn selecteren waarin de artikelen worden ontvangen. Standaard wordt dit veld gevuld met het standaardmagazijn uit uw instellingen. U kunt dit eventueel wijzigen. U kunt een ander magazijn selecteren door de magazijncode in te voeren of deze op te zoeken door middel van F5 of het vergrootglas.
Tevens heeft u de mogelijkheid om de artikelen direct te laten bezorgen bij uw klant. Dit doet u door in dit veld te kiezen voor <F5>. In het selectiescherm kunt u door middel van het veld 'Levering aan' bepalen of de levering in één van uw magazijnen moet plaatsvinden of aan uw debiteur. Als u de laatste optie kiest, kunt u met behulp van het filter deze debiteur selecteren.
Factuur voor (Magazijn) / Factuur voor (Debiteur)
In dit veld kunt u aangeven naar wie de factuur voor de te ontvangen artikelen moet worden gezonden. Standaard wordt dit veld gevuld met het factuuradres van het betreffende magazijn. Wanneer er bij het betreffende magazijn geen factuuradres is gedefinieerd wordt het hoofdadres van het magazijn voorgesteld.
De magazijnen bij de velden 'Levering aan (Magazijn)' en 'Factuur voor (Magazijn)' dienen altijd aan elkaar gelijk te zijn. De adressen van deze twee velden mogen echter wel afwijken.
Tevens heeft u de mogelijkheid om de factuur direct te laten bezorgen bij uw klant. Dit doet u door in dit veld te kiezen voor <F5>. In het selectiescherm kunt u door middel van het veld 'Factuur voor' bepalen of de factuur voor één van uw magazijnen of voor uw debiteur bestemd is. Als u de laatste optie kiest, kunt u met behulp van het filter deze debiteur selecteren.
Onderhouden
Met deze knop komt u gelijk in het crediteurenonderhoud van de desbetreffende crediteur.
Kaart
Met deze knop kunt u direct doorzoomen naar de crediteurenkaart van de geselecteerde crediteur.
Adres
Nadat u de leverancier, het magazijn en het factuuradres heeft geselecteerd, worden de NAW-gegevens getoond. Bij de leverancier wordt het postadres getoond. Eventueel kunt u met de knop 'Adres' een ander adres selecteren. Wijzigingen die u hier doorvoert kunt u naar keuze opslaan. Wanneer u na het wijzigen het scherm sluit kunt u ervoor kiezen de wijzigingen bij de contactpersoon zelf op te slaan middels de knop [overschrijven], of de gegevens als geheel nieuwe contactpersoon opslaan middels de knop [aanmaken]. Wanneer de wijziging eenmalig is kiest u voor annuleren, de gegevens worden dan alleen in de bestelling zelf bewaard.
Bestelnummer
Dit is het nummer voor deze bestelling. Wanneer een nieuwe order wordt aangemaakt is het veld 'Bestelnummer' leeg. Op het moment dat u door de order tabt met de [TAB] toets en u komt in het veld 'Bestelnummer', heeft u drie mogelijkheden:
-
Wanneer u besluit om het veld leeg te laten, kunt u doortabben met de [TAB] toets. Het eerstvolgende bestelnummer wordt gevuld zoals gedefinieerd in uw instellingen. Het veld 'Bestelnummer' wordt direct geblokkeerd, zodat het nummer niet meer is aan te passen.
-
U kunt zelf een nummer invoeren. Vervolgens kunt u met de [TAB] toets doortabben. Het veld 'Bestelnummer' wordt direct geblokkeerd, zodat het nummer niet meer is aan te passen. Afhankelijk van de nummerinstelling 'Boekstuknummer wijzigen toegestaan' is het niet mogelijk om een nummer op te geven dat afwijkt van het nummer uit de nummerinstellingen.
-
Met de [F5] toets is het mogelijk om een bestaande bestelling te selecteren. Vervolgens kunt u met de [TAB] toets doortabben. De bestaande bestelling wordt geopend in het scherm.
Omschrijving
In dit veld kunt u de bestelling een omschrijving meegeven, zodat u hem later makkelijk kunt herkennen.
Bst.wijze
In dit veld kunt u de bestelwijze van de bestelling invoeren. Dit is de wijze waarop u de bestelling gaat doorgeven aan de leverancier. U kunt een bestaande bestelwijze invoeren of een nieuwe aanmaken door op het vergrootglas te klikken en 'Nieuw' te kiezen.
Besteldatum
In dit veld kunt u de datum invoeren waarop u de artikelen gaat bestellen. Standaard wordt dit veld gevuld met de huidige datum. Nadat u de leverancier heeft ingevuld en op Tab heeft gedrukt om verder te gaan, kunt u deze datum wijzigen.
Medewerker
In dit veld kunt u de medewerker selecteren die verantwoordelijk is voor deze bestelling. Deze medewerker zal worden voorgesteld in de bestelregels. Standaard wordt dit veld gevuld met de medewerker die gekoppeld is aan de leverancier. Dit kunt u doen bij het onderhouden van de leverancier. Als u geen medewerker gekoppeld heeft aan de leverancier, wordt de medewerker die de bestelling aangemaakt voorgesteld.
Leveringswijze
In dit veld kunt u de leveringswijze van de bestelling invoeren. U kunt een bestaande leveringswijze invoeren of een nieuwe aanmaken door op het vergrootglas te klikken en 'Nieuw' te kiezen.
Condities
Met deze knop kunt u extra bestelgegevens invoeren.
Inkoopfactuur
Als u een inkoopfactuur heeft ingeboekt op de bestelling, ziet u hier de onze referentie van de inkoopfactuur.
Prijslijst: Leverancier
In dit veld ziet u de code van de (mogelijke) prijsafspraak met de geselecteerde leverancier. Met het pictogram achter dit veld kunt u eventueel de prijsafspraak wijzigen.
Kolommen definiëren
U kunt zelf bepalen welke kolommen u wilt zien. Als u boven aan het scherm op de knop 
klikt, krijgt u een scherm waar u de verschillende kolommen kunt aan- of uitvinken. Als u een kolom aanvinkt, wordt deze weergegeven in de bestelregels. Als u een kolom uitvinkt, kunt u deze kolom niet gebruiken in een bestelregel en wordt deze ook niet getoond. Tevens kunt u in dit scherm kiezen of u aantallen in verkoopeenheden of in inkoopeenheden wilt bestellen.
Artikel
In dit veld kunt u uw eigen artikelcode invoeren, een deel van de beschrijving van uw eigen artikelcode of de artikelcode van de leverancier van het artikel dat u gaat bestellen. Als u op F5 drukt, krijgt u een selectiescherm met alle artikelen. Dit zijn de artikelen die bekend zijn in het standaardmagazijn. Dit is het magazijn dat u heeft gekozen in het veld 'Magazijn' in het gedeelte met de bestelgegevens. Naast het selecteren van een artikel via de <F2> of <F5> toets kunt u ook de artikelcode, zoekcode of omschrijving van het artikel invoeren in dit veld. Hierbij wordt eerst gekeken of er een artikel is waarvan de artikelcode volledig overeenkomt met de door u ingevulde tekst. Is dat niet het geval dan wordt gekeken of er een artikel is waarvan de zoekcode volledig overeenkomt met de door u ingevulde tekst. Als dit niet het geval is wordt er gekeken of er een artikel is waarvan de artikelcode leverancier volledig overeenkomt met de door u ingevulde tekst. Wanneer dit ook niet het geval is wordt gekeken of er een artikel is waarvan een deel van de omschrijving van het artikel de door u opgegeven tekst bevat. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de status van het artikel.
Omschrijving
In dit veld wordt de omschrijving getoond van het geselecteerde artikel. Deze kunt u eventueel wijzigen. Deze gewijzigde omschrijving geldt alleen voor deze bestelling. De omschrijving wordt niet gewijzigd bij het onderhoud van het artikel.
Lange omschrijving
Dit is de tekst die u bij het onderhoud van het artikel heeft ingevoerd in het veld 'Tekst'. Deze lange omschrijving is alleen bij het onderhouden van het artikel te wijzigen, niet in een bestelling.
Extra omschrijving
In deze kolom wordt de extra artikelomschrijving getoond. U kunt de extra artikelomschrijving bekijken te klikken op het icoon in deze kolom. De extra artikelomschrijving wordt dan in een apart venster getoond.
Artikelcode leverancier
Dit is de artikelcode voor het artikel die door uw leverancier wordt gebruikt. Dit veld heeft geen invloed op uw administratie. Het is enkel een informatieveld, zodat uw leverancier direct weet om welk artikel het gaat.
Assortimenten
Wanneer u in de kolominstellingen heeft aangeven dat u tevens de assortimenten wilt tonen worden aparte kolommen getoond voor uw assortimenten. Nadat u een artikel heeft geselecteerd worden de aan dat artikel gekoppelde assortimenten getoond in de betreffende kolommen. U kunt de gegevens in deze kolommen niet aanpassen. Wanneer er géén assortimenten zijn gedefinieerd voor de betreffende artikelen tonen deze kolommen geen gegevens. U kunt de assortimenten koppelen aan de artikelen op het tabblad 'Basis' van het artikelonderhoud.
Prijslijst
De prijslijst wordt gebruikt om de korting te berekenen aan de hand van de gedefinieerde kortingstabel. Als u een prijslijst gedefinieerd heeft voor de leverancier, dan wordt deze gebruikt. Als dit niet het geval is, wordt de prijslijst gebruikt waar het artikel toe behoort. Als u het artikel aan meerdere prijslijsten gekoppeld heeft, wordt een selectiescherm getoond waaruit u de prijslijst kunt kiezen. Als u geen prijslijsten gebruikt, kunt u dit veld overslaan.
De volgende drie velden zijn van toepassing op de orderprestatiedatums. Deze velden zijn alleen van toepassing wanneer u in de inkoopinstellingen heeft aangegeven dat u met orderprestatiedatums werkt.
Gevraagde datum
De datum waarop de bestelde voorraad binnen moet zijn in het magazijn. De datum wordt berekend door de levertijd op te tellen bij de orderdatum uit de kopregel. Aan de hand van dit veld kan worden nagegaan hoe snel de leverancier voldoen kan aan de vraag door deze te vergelijken met de geplande datum.
Geplande datum
De datum waarop de leverancier aangeeft te leveren. Deze datum kan niet worden aangepast in de bestelling en is in eerste instantie gelijk aan de gevraagde datum. Door de datum te vergelijken met de leverdatum kan de betrouwbaarheid van de leverancier worden vastgesteld. Deze datum, ook na bevestigen, worden aangepast door de gevraagde datum te wijzigen en op de vraag 'Herberekenen leverdatum?' ja te antwoorden.
Origineel geplande datum
De origineel geplande datum blijft na bevestiging altijd hetzelfde. Tot die tijd kan deze nog worden aangepast door de gevraagde datum te wijzigen en op de vraag 'Herberekenen leverdatum?' ja te antwoorden. Dit veld kan een ondersteuning geven bij het bepalen van de betrouwbaarheid van de leverancier.
De logica voor deze velden:
- De waarde voor 'Geplande datum', 'Origineel geplande datum', en 'Leverdatum' is standaard het zelfde als de 'Gevraagde datum'.
- Wanneer u de 'Gevraagde datum wijzigt, wordt afhankelijk van de kolominstelling 'Herberekenen : Leverdatum?' een melding getoond. Wanneer u hier de optie 'Altijd' heeft geselecteerd worden de velden 'Geplande datum', 'Origineel geplande datum', en 'Leverdatum' bijgewerkt met de 'Gevraagde' datum. Wanneer u de optie 'Vragen' heeft geselecteerd en u beantwoord deze met 'Ja', dan worden de 'Geplande datum', 'Origineel geplande datum', en 'Leverdatum' ook bijgewerkt de 'Gevraagde' datum. Wanneer u de optie 'Nooit' heeft geselecteerd of de vraag met 'Nee' beantwoord, worden de velden 'Geplande datum', 'Origineel geplande datum', en 'Leverdatum' niet aangepast
- Het wijzigen van de 'Leverdatum' leidt altijd tot het aanpassen van de 'Geplande datum' zolang het niet de werkelijke ontvangst is die wordt geregistreerd. Of de 'Origineel geplande datum' ook wordt aangepast is afhankelijk van de status van de bestelling. Wanneer de bestelling definitief is afgedrukt (en bevestigd aan de leverancier) wordt de 'Origineel geplande datum' niet bijgewerkt.
- Om de waardevolle prestatiedatum informatie niet te beïnvloeden, wordt de status van een gefiatteerde of verwerkte bestelling niet gereset wanneer de leverdatum wordt gewijzigd.
- De bestaande 'Leverdatum' wordt aangepast wanneer de goederen worden ontvangen. De laatste ontvangst heeft geen invloed op de andere orderprestatievelden omdat dit de laatste stap van het inkoopproces betreft.
Leverdatum
In dit veld kunt u de geplande afleverdatum invoeren. Standaard wordt een afleverdatum voorgesteld die rekening houdt met de ingevoerde levertijd van de leverancier. Deze levertijd kunt u ingeven bij het onderhouden van uw artikelen, tabblad 'Leveranciers'. U kunt de 'Leverdatum' tevens aanpassen in de volgende manieren:
Valuta
Dit is de valuta waarin de bestelling wordt geplaatst. Standaard wordt de valuta voorgesteld die u gekoppeld heeft bij het onderhoud van de leverancier. Als u geen valuta gekoppeld heeft, wordt de standaardvaluta uit uw instellingen gebruikt.
Prijs
In dit veld wordt de inkoopprijs getoond die u heeft ingevoerd bij het onderhoud van het artikel, tabblad 'Leveranciers', veld 'Prijs'. Wanneer de prijs nul is, kan deze worden aangepast. Anders kan de prijs alleen worden aangepast wanneer de gebruiker beschikt over de juiste functierechten.
Nettoprijs
De nettoprijs is in eerste instantie gelijk aan de prijs. Afhankelijk van de functierechten kan deze prijs worden aangepast. Wanneer de nettoprijs wordt aangepast wordt het verschil tussen de prijs en de nettoprijs als korting weergegeven in het veld 'Kortings-%'.
Kortings-%
In dit veld kunt u handmatig het kortingspercentage invoeren. Standaard wordt dit percentage berekend aan de hand van de ingevoerde prijslijst. Eventuele wijzigingen worden in het orderlogboek bijgehouden.
BTW
In dit veld kunt u de BTW-code invoeren die van toepassing is op deze bestelling. Standaard wordt de BTW-code voorgesteld die gekoppeld is aan de leverancier (op het tabblad Leveranciers van het artikelonderhoud en niet van het onderhouden van de leverancier zelf).
Bedrag
In dit veld wordt voor deze bestelregel het totaal te betalen bedrag exclusief BTW getoond. Dit is het aantal bestelde eenheden vermenigvuldigd met de nettoprijs.
Projectcode
Deze bestelling wordt geregistreerd op de projectkaart van een actief project, als u in dit veld een projectcode koppelt. Dit kunt u alleen doen, als u de module E-Project in uw licentie heeft. Standaard wordt dit veld gevuld met de projectcode die u heeft ingevoerd onder de knop 'Extra' in het gedeelte met de bestelgegevens.
Medewerker
Standaard wordt in dit veld de medewerker gekopieerd die u heeft ingevoerd bij de bestelgegevens. U kunt eventueel een andere medewerker selecteren.
Kostenplaats
Als u de module E-Kostenanalyse in uw licentie heeft, kunt u hier de kostenplaats invoeren. De kostenplaats die is ingevoerd in het gedeelte met de bestelgegevens wordt voorgesteld. Deze kunt u eventueel voor deze bestelregel wijzigen. Wanneer u de bestelling koppelt aan een project, kunt u de kostenplaats in de bestelregel niet wijzigen.
Kostendrager
Als u de module E-Kostenanalyse in uw licentie heeft, kunt u hier de kostendrager invoeren. Standaard wordt de kostendrager van het assortiment voorgesteld. Deze kunt u eventueel voor deze bestelregel wijzigen.
Instructie
U kunt in dit veld eventueel een instructie met betrekking tot deze regel invoeren.
U kunt deze instructie afdrukken op de bestelbon en ontvangstbon, mits u het
betreffende veld op de lay-out van de bestelbon en pakbon heeft toegevoegd.
Aantallen : Inkoopeenheid / Verkoopeenheid
In dit veld wordt of de inkoopeenheid of de verkoopeenheid getoond. Dit is afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft bij het aanpassen van de kolommen.
Power view
De Power View geeft gebruikers de mogelijkheid om, bijvoorbeeld vanuit een order of bestelling, klant- of leverancier-specifieke informatie zoals de gekochte artikelen en betaalde bedragen in een overzicht te tonen. Het is een sterke manier om snel relevante informatie op te vragen.
Bron
Vanuit diverse bronnen kan de bestelling aangemaakt zijn. Hierbij kan gedacht worden aan een verkooporder, een interne order of een productieorder. Met de knop 'Bron' kunt u een overzicht krijgen van de transacties die ten grondslag liggen aan de bestelling.
Ontvangst
Als u voor 'Ontvangst' kiest, krijgt u een overzicht te zien van de ontvangst(en) van deze bestelling.
Toewijzen
Als u voor 'Toewijzen' kiest, krijgt u een overzicht te zien van de verkooporders die op dit artikel zijn ingevoerd zijn en openstaan. Hier kunt u de bestelling toewijzen aan deze verkooporder. Door bestellingen of voorraden toe te wijzen aan specifieke verkooporders kunt u precies zien welk deel van uw voorraden en bestellingen nog vrij zijn, en kunt u nauwkeuriger bestellen. Daarnaast is het niet mogelijk dezelfde voorraad dubbel te verkopen, zodat u het risico op achteraf nee-verkopen minimaliseert. Wanneer een bestelling eenmaal is toegekend kunt u later altijd besluiten deze toewijzing ongedaan te maken, of de bestelling toe te wijzen aan een andere verkooporder.
MRP
Met deze knop zoomt u door naar de MRP planning.
Project
Als u in een bestelregel werkt en 'Project' kiest, wordt het onderhoud van het gekoppelde project in die regel geopend. Als u niet in de bestelregels werkt en 'Project' kiest, wordt het onderhoud van het gekoppelde project in het gedeelte met de bestelgegevens (onder de knop 'Condities') getoond.
Als u nergens een project heeft gekoppeld of de gebruiker geen rechten heeft op het onderhouden van projecten, is de knop 'Project' niet benaderbaar. Deze knop is alleen beschikbaar als u E-Project in uw licentie heeft.
Afstemmen
Wanneer er voor een bestelling ook een inkoopfactuur is ontvangen en gekoppeld aan de bestelling kunt u middels deze knop de afstemfunctionaliteit opstarten.
Verzamelen
Met deze knop wordt in een apart scherm informatie over de bestelling weergegeven. Er kan gesorteerd worden op verschillende groeperingen. Bij elke sorteringsmogelijkheid worden totaalgegevens getoond zoals het aantal. Het kan namelijk voorkomen dat in meerdere bestelregels hetzelfde artikel wordt ingevoerd (bijvoorbeeld als een verschillende afleverdatum van toepassing is). Deze functionaliteit heeft geen enkele invloed op de bestelling. Het is enkel een andere manier om de bestelregels te bekijken.
Nieuw
Met deze knop kunt u een nieuwe bestelling aanmaken. De huidige bestelling zal hiermee worden afgesloten.
Sluiten
Met deze knop sluit u de bestelling af.