Afstemmen van bestelling en ontvangst

Groepeer op

In dit veld kunt u aangeven of u de regels wilt groeperen op 'Crediteur' of op 'Artikel'.

Datum vanaf

In dit veld kunt u een datum of een datumtraject invoeren. Alleen transacties binnen dit datumtraject worden getoond. Als u 'Alle' aanvinkt, worden alle transacties getoond.

Precisie

Hier kunt u de precisie instellen voor de bedragen. Het gaat hierbij om het aantal cijfers dat achter de komma kan worden weergegeven.

Onder de selectievelden wordt onder andere het aantal (inkoop)facturen en het aantal ontvangsten per leverancier of per artikel getoond. Eventueel kunt u de kolommen aanpassen  zodat u direct de gewenste informatie ziet. 

Actualiseren

Met deze knop kunt u de getoonde transacties verversen, zodra u bijvoorbeeld de selectievelden heeft gewijzigd.

Zoomen

Met deze knop kunt u doorzoomen op een geselecteerde regel. In dit geval wordt een nieuw scherm geopend. Bovenin staan de volgende selectievelden.

Automatisch

Met deze knop kunt u inkoopfacturen automatisch afstemmen op ontvangsten. Dit kan alleen als het aantal gefactureerde eenheden gelijk is aan het aantal ontvangen eenheden. De bestelling, de ontvangst(en) en de inkoopfactuur worden in dit geval automatisch afgestemd. De waarde voor 'Uw referentie' van de ontvangst wordt vervangen door de waarde voor 'Uw referentie' op de inkoopfactuur. Daarnaast wordt de inkoopprijs uit de bestelling vervangen door de inkoopprijs uit de inkoopfactuur.

Exporteren

Met deze knop kunt u het overzicht exporteren naar Microsoft Excel.

Sluiten
Met deze knop sluit u het afstemmen en keert u terug in het menu.

Onder de selectievelden worden alle typen transactieregels getoond die voldoen aan de selectiecriteria. Door gebruik te maken van de toets Shift of Control kunt u de transactieregels selecteren die u wilt afstemmen. Eventueel kunt u de kolommen aanpassen  zodat u direct de gewenste informatie ziet:

Met de knop doorzoomen kunt u doorzoomen op de onderliggende transacties. U ziet dan de volgende velden en knoppen:

Leverancier

Twee situaties kunnen zich voordoen, namelijk:

• U heeft gegroepeerd op leverancier. In dit veld wordt de leverancier getoond. Deze waarde is niet te wijzigen.
• U heeft gegroepeerd op artikel. In dit veld kunt u de leverancier selecteren waarvoor u facturen en ontvangsten wilt afstemmen.

Artikel

Twee situaties kunnen zich voordoen, namelijk:

• U heeft gegroepeerd op artikel. In dit veld wordt het artikel getoond. Deze waarde is niet te wijzigen.
• U heeft gegroepeerd op leverancier. In dit veld kunt u het artikel selecteren waarvoor u facturen en ontvangsten wilt afstemmen.

Datum vanaf

In dit veld kunt u een datum of een datumtraject invoeren. Alleen transactieregels binnen dit datumtraject worden getoond. Als u 'Alle' aanvinkt, worden alle transactieregels getoond.

Onder de transactieregels wordt de volgende informatie getoond:

Aantal gefactureerd

In dit veld wordt het totale aantal artikelen (eenheden) getoond van de geselecteerde transactieregels die als type 'Invoice' (Factuur) hebben. In dit geval is dit de eerste transactie in bovenstaand voorbeeld (de factuur).

Bedrag gefactureerd

In dit veld wordt het totaal gefactureerd bedrag getoond van de geselecteerde transactieregels die als type 'Invoice' (Factuur) hebben. In dit geval is dit de eerste transactie in bovenstaand voorbeeld (de factuur).

Aantal ontvangen

In dit veld wordt het totaal aantal artikelen getoond van de geselecteerde transactieregels die als type 'Receipt' (Ontvangst) hebben. In dit geval is dit de derde transactie in bovenstaand voorbeeld (tweede ontvangst).

Voorraadwaarde

In dit veld wordt de totale voorraadwaarde getoond van de geselecteerde transactieregels die als type 'Receipt' (Ontvangst) hebben. Deze waarde is gelijk aan het aantal artikelen vermenigvuldigd met de inkoopprijs uit de bestelling. In dit geval is dit de derde transactie in bovenstaand voorbeeld (tweede ontvangst).

Onder aan het scherm ziet u de volgende knoppen.

Actualiseren

Met deze knop ververst u de getoonde transactieregels, wanneer u bijvoorbeeld de selectievelden heeft gewijzigd.

Crediteurenkaart

Met deze knop zoomt u direct door naar de crediteurenkaart van de geselecteerde leverancier.

Artikelmutatiekaart

Met deze knop zoomt u direct door naar de artikelmutatiekaart van het geselecteerde artikel.

Mutatie

Met deze knop kunt u de gehele transactie opvragen van een geselecteerde transactieregel.

Bestelling

Met deze knop kunt u doorzoomen naar de bestelling.

Bijlage

Met deze knop kunt u een bijlage koppelen aan de transactieregel of een bijlage bekijken die u eerder heeft gekoppeld.

Bewerken

Met deze knop kunt u gegevens wijzigen van de geselecteerde transactieregel, zoals bestelnummer, artikel, magazijn en aantal.

Afhandelen

Met deze knop kunt u bestellingen afhandelen waarvan er nog openstaande bestelregels zijn. Op deze manier geeft u aan dat de openstaande bestelregels niet meer ontvangen zullen worden. De status van de bestelling zal op 'Afgesloten' worden gezet en de afgehandelde bestelregels zullen niet meer naar voren komen bij het scherm 'Ontvangsten'. Met het afhandelen van bestellingen zijn geen financiële mutaties gemoeid. Let op: hiermee handelt u de volledige bestelling af, dus alle bestelregels uit de bestelling worden hiermee afgehandeld.

Afboeken

Met deze knop kunt u een ontvangst afboeken. Hiermee vervangt u de tussenrekening (bijvoorbeeld Nog te ontvangen facturen) door de gedefinieerde kostenrekening van het geselecteerde artikel. Hiermee geeft u aan dat u geen inkoopfactuur meer ontvangt voor de ontvangen goederen en deze als winst opneemt op uw resultatenrekening.

Laten vervallen

Met deze knop kunt u een ontvangst laten vervallen. Hiermee wordt de ontvangst niet verwijderd, maar niet meer meegenomen in de administratie (bijvoorbeeld voor de berekening van de voorraadpositie wordt deze niet meer meegenomen). Let op: als u een ontvangst laat vervallen, is deze niet meer terug te halen.

Afstemmen

Met deze knop kunt u de geselecteerde transactieregels handmatig met elkaar afstemmen. Bij het afstemmen worden de bedragen en de waarde voor 'Uw referentie' van de ontvangsttransactie(s) bijgewerkt. De waarde voor 'Uw referentie' van de ontvangst wordt vervangen door de waarde voor 'Uw referentie' van de inkoopfactuur. Daarnaast wordt de inkoopprijs uit de bestelling vervangen door de inkoopprijs uit de inkoopfactuur.

Automatisch

Met deze knop kunt u inkoopfacturen automatisch afstemmen op ontvangsten. Dit kan alleen als het aantal gefactureerde eenheden gelijk is aan het aantal ontvangen eenheden. De bestelling, de ontvangst(en) en de inkoopfactuur worden in dit geval automatisch afgestemd. De waarde voor 'Uw referentie' van de ontvangst wordt vervangen door de waarde voor 'Uw referentie' van de inkoopfactuur. Daarnaast wordt de inkoopprijs uit de bestelling vervangen door de inkoopprijs uit de inkoopfactuur.

Sluiten

Met deze knop sluit u het scherm van afstemmen en keert u terug in het scherm met af te stemmen transacties.