Relaties onderhouden (tabblad Basis)

Dit tabblad bevat alle algemene gegevens van een relatie. Niet alle velden zijn verplicht, afhankelijk van het type relatie dat u aanmaakt, kunnen bepaalde velden verplicht zijn of niet.

Sectie Algemeen

Naam

De naam die u hier invoert, wordt gebruikt als bedrijfsnaam voor de relatie.

LinkedIn

Met dit icoon opent u de LinkedIn pagina (in uw webbrowser) van de bedrijfsnaam die u bij het veld 'Naam' heeft opgeven.

Type

Hier kunt u het type van de relatie aangeven. U kunt een keuze maken uit 'Suspect', 'Lead', 'Prospect', 'Klant', 'Dealer', 'Leverancier', 'Zakenrelatie' en 'Medewerker'.

Wanneer voor een bestaande relatie een offerte wordt ingevoerd en het type is 'Suspect' of 'Lead' wordt het type automatisch aangepast naar 'Prospect'. Bij het invoeren van een verkooporder voor een bestaande relatie en het type is nog geen 'Klant' wordt dit automatisch omgezet.

Status

Via dit veld kunt u aan uw relaties een bepaalde status toewijzen. Als u bijvoorbeeld een bijzonder goede klant heeft, kunt u hieraan de status 'Referentie' toekennen. Dit wordt door het systeem aangegeven wanneer u handelingen voor deze relatie uitvoert. Een minder goede klant kunt u bijvoorbeeld blokkeren, zodat er geen enkele transactie voor deze klant meer mogelijk is. U kunt gebruikmaken van de volgende statussen bij een debiteur:

• Actief
  Dit is een actieve debiteur aan wie u regelmatig levert en waarmee u een goede relatie heeft.
• Geblokkeerd
  Deze status kunt u gebruiken om ervoor te zorgen dat u geen kosten maakt maar wel vergoedingen kunt ontvangen voor reeds geleverde artikelen. Met de status geblokkeerd kunt u de debiteur niets leveren, maar kunt u wel orders invoeren, facturen sturen en betalingen ontvangen. Voor financiële boekingen geldt dat u bij het boeken een melding krijgt dat de relatie geblokkeerd is, maar u kunt wel verder gaan met het invoeren van de boeking.  
• Non-actief
  Als u al geruime tijd niets meer heeft geleverd aan een debiteur, kunt u deze de status 'Non-actief ' geven. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van E-CRM.  Wanneer u gebruik maakt van E-CRM, kunt u een relatie op 'Non-actief' zetten middels het  Icoon.
• Pilot
  Deze status kunt u geven aan debiteuren waar u een pilotrelatie mee heeft.
• Referentie
  Deze status is voor klanten waar u een bijzonder goede relatie mee heeft of nauw mee samenwerkt.
• Passief
  Deze status is voor debiteuren waaraan u normaliter niet levert.

Bij een crediteur kunt u gebruikmaken van de volgende statussen

• Actief
  Dit is een actieve crediteur waar u regelmatig bestellingen bij plaatst en waarmee u een goede relatie heeft.
• Geblokkeerd
  Deze status kunt u gebruiken om deze crediteur te blokkeren voor boekingen.
• Non-actief
  Als u al geruime tijd geen gebruik meer heeft gemaakt van de diensten van een crediteur, kunt u deze de status 'Non-actief ' geven. 
• Referentie
  Deze status is voor leveranciers waar u een bijzonder goede relatie mee heeft of nauw mee samenwerkt

 Icoon

Via deze knop kunt u een relatie op de status 'Inactief' zetten.

Wanneer u een relatie inactief wilt maken wordt er eerst gecontroleerd of er nog orders, facturen, of betalingen openstaan. Wanneer dit het geval is verschijnt een overzicht met welke gegevens dit zijn. U dient deze vervolgens eerst af te handelen alvorens u de relatie op inactief kunt zetten.

Het is niet mogelijk om een bestelling in te voeren voor een relatie die inactief is. Het invoeren van een inkoopboeking, een bankboeking, een order of een factuur is wel mogelijk. De factuur en order zijn echter niet te verwerken, tenzij u een andere debiteur als factuurdebiteur opgeeft in de factuur of order. Er verschijnt hierbij wel een waarschuwingsmelding dat de relatie inactief is, maar u kunt verder gaan met de invoer. Tevens is het wel mogelijk om een ontvangst te registreren voor een relatie die inactief is.
 
Bij het inactief maken van een relatie, wordt dit geregistreerd in de administratie middels een activiteit. In de algemene instellingen kunt u bij 'Aanvraag: Inactief' aangeven welke activiteit u hiervoor wilt gebruiken.
In deze activiteit kunt u bijvoorbeeld de reden invullen waarom de relatie inactief wordt. De aangemaakte activiteit kunt u terugvinden op de relatiekaart op het tabblad 'Activiteit' en bij het invoerscherm van de activiteiten. Om het inactief maken van een relatie ongedaan te maken dient u de aangemaakte activiteit te verwijderen. Wanneer u niet met E-CRM werkt kunt u de status van de relatie aanpassen via het veld 'Status'.

Debiteur/Crediteur

Via dit veld kunt u een relatiecode toekennen aan de relatie. Tevens zal kan er ook een debiteurencode of crediteurencode worden ingegeven als u een relatie van het type 'dealer' of  'leverancier' aanmaakt. Het systeem zal altijd voorstellen de relatiecode en debiteur- danwel crediteurcode van een relatie gelijk te houden. U kunt echter het voorgestelde nummer wijzigen. De relatiecode is een unieke code, die niet nogmaals kan worden gebruikt. Als u de verkeerde relatiecode heeft toegekend of een andere wilt toekennen, kunt u de relatie vernummeren. Wanneer u het type van een relatie aanpast van 'Suspect', 'Prospect', 'Lead' of 'Zakenrelatie' naar 'Klant' beschikt u tevens over het icoon  'Gereneren debiteurencode' achter het veld 'Debiteur'. Dit icoon is alléén aanwezig wanneer er bij de relatie nog geen debiteurennummer is opgegeven. Door op het icoon te klikken wordt het eerst volgende debiteurnummer voorgesteld.

Naam contactpersoon

In dit veld kunt u een hoofdcontactpersoon opgeven. U heeft de mogelijkheid de gegevens van de hoofdcontactpersoon verder uit te werken op het tabblad 'Contact'. Hier kunt tevens nieuwe contactpersonen aanleggen.

 Icoon

Met deze knop kunt u de gegevens van het contactpersoon bewerken.

Functieomschrijving / Titel

DUNS nummer

Dun & Bradstreet (D&B) beschikt over een databank met een grote hoeveelheid klantgegevens, die dagelijks worden verzameld en bijgewerkt op basis van verschillende bronnen. Organisaties kunnen, uiteraard tegen betaling, gebruik maken van deze databank. Hierbij is het 'D & B Nummer' het nummer waaronder een organisatie bekend is in de databank.

Het 'D & B Nummer' is een uniek 9-cijferig nummer waarmee organisaties kunnen worden geïdentificeerd. Daarmee biedt deze tevens de mogelijkheid om moeder-dochter structuren te herkennen. Voor meer informatie kunt u terecht op website van Dun & Bradstreet (http://www.dnb.com, alleen via een internetverbinding te raadplegen).

Validatie relatie en risicoprofiel rapport

Dit icoon is van toepassing op alle types relaties behalve relatie van het type 'Medewerker'. Dit icoon is alleen aanwezig wanneer SE1016 E-Risk Management in uw licentie aanwezig is en is alleen actief wanneer u beschikt over de functierechten 'Inclusief D&B relatie validatie' of 'Opvragen D&B risicoprofiel'. Wanneer u op dit icoon klikt wordt er verbinding gemaakt met D&B. Hiervoor is het van belang dat u uw accountgegevens voor D&B heeft ingevuld in de D&B instellingen. Afhankelijk van over welke functierechten u beschikt kunt u middels dit icoon de relatievalidatie uitvoeren en/of het risicoprofiel voor deze relatie opvragen. Het opgevraagde risicoprofiel kunt u bekijken middels het icoon 'D&B risicoprofiel rapport'.

Tevens kunt u deze optie gebruiken bij het aanmaken van een nieuwe relatie. Wanneer u een nieuwe relatie aanmaakt en de D&B gegevens opvraagt middels het D&B nummer kunt u op deze wijze meteen de adresgegevens (zoals die bij D&B bekend zijn) bij de relatie laten invullen.

D&B risicoprofiel rapport

Dit icoon is alleen aanwezig wanneer SE1016 E-Risk Management in uw licentie aanwezig is en is alleen actief wanneer u beschikt over de functierechten 'Inclusief D&B relatie validatie' of 'Opvragen D&B risicoprofiel'. Met dit icoon open u een MS Excel overzicht waarin de gegevens worden getoond die u eerder heeft opgehaald via D&B. Dit kan informatie betreffen zoals het type bedrijf, kredietinformatie, informatie over de verkopen van het bedrijf, het aantal werknemers etc. Voor meer informatie hierover kunt de website van D&B raadplegen.

 Risico indicator

De verschillende kleuren geven de verschillende D&B ratings aan voor deze relatie. In onderstaande tabel wordt aangegeven welke rating bij welke kleur hoort.  

D&B Rating	Kleur	Risico niveau
1	Groen	Minimaal risico
2	Geel	Laag risico
3	Oranje	Meer dan gemiddeld risico
4	Rood	Aanzienlijk risico
5 of null	Grijs	De beschikbare informatie maakt het niet mogelijk een risicofactor te bepalen

 

Meer informatie over de D&B ratings en hoe de rating tot stand komt kunt u lezen op de website van D&B.

Sectie Adres

Adrestypen/Land

Hier kunt u het adrestype selecteren dat u wilt bekijken. U kunt kiezen uit 'Bezoek', 'Levering', 'Factuur', 'Post', 'E-mail'. In het veld land wordt het land van de relatie weergegeven.

Adres1, Adres2, Adres3, Postcode, Plaats

In deze velden staan de adres en vestigingsgegevens van de relatie.

Staat/Provincie

Hier kunt u de staat/provincie selecteren.

 Kaart

Met deze knop opent u GoogleMaps, waarbij het bezoekadres van deze relatie middels een pijl wordt aangegeven op de kaart. U dient over een actieve Internetverbinding te beschikken om deze functie te gebruiken.

 Route

Met deze knop opent u de route naar het bezoekadres van de relatie in GoogleMaps. Bij het bepalen van de route wordt het adres dat u in de administratie-instellingen heeft opgegeven als vertrekpunt gebruikt.

E-mail

Dit veld is alleen beschikbaar indien u bij 'Adrestypen' voor 'e-mail' heeft gekozen. U heeft de mogelijkheid om hier een e-mailadres in te vullen. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.

Website

Dit veld is alleen beschikbaar indien u bij 'Adrestypen' voor 'e-mail' heeft gekozen. U heeft de mogelijkheid om hier de website van de relatie in te vullen.

Telefoon

Geef hier het algemene telefoonnummer van de debiteur in. Indien u gebruik maakt van het Microsoft Phone product, dient u het telefoonnummer op de internationale manier in te geven: U begint met een plusteken, gevolgd door het landnummer, u zet het netnummer zonder nul tussen haken, gevolgd door het locale nummer. Bijvoorbeeld: +31 (15) 2515151. Het icoon met de telefoon kunt u dan gebruiken om het ingevoerde nummer te bellen. Hiervoor is het wel van belang dat alle vereiste instellingen (zoals een TAPI platform) op de juiste manier zijn geconfigureerd. Het veld rechts naar de telefoon kunt u gebruiken om het eventuele doorkiesnummer in te voeren.

Fax

Geef hier het algemene faxnummer van de debiteur in.

Classificatie

U kunt voor uw relaties verschillende 'Classificaties' aanmaken. Hiermee kunt u onder andere aangeven welke hoofdeigenschappen op deze account van toepassing zijn. Standaard zijn de volgende 'Classificaties' aanwezig:

• Small Enterprise
• Medium Enterprise
• Large Enterprise
• Large Account
• Corporate account

Visitekaartje

In dit veld kunt u een digitaal visitekaartje opslaan. Met het icoon naast het veld kunt u het visitekaartje selecteren, deze wordt vervolgens getoond in het veld.

Notities

Hier kunt u een notitie invullen die betrekking heeft op deze relatie.

Notities tonen bij boeking

Bij handelingen voor een bepaalde relatie kan het belangrijk zijn om notities bij te houden. Deze notities kunt u hier bekijken, aanvullen of instellen. Als u het vakje 'Tonen bij boeking' aanvinkt, worden de notities bij een relatie automatisch getoond wanneer u boekingen uitvoert voor deze debiteur.

Statusindicatie

Bij de statusindicatie kunt u de status van een (mogelijke) klant zien. Deze statusindicatie is alleen aanwezig bij relaties die een debiteur kunnen zijn.

Extra informatie

Onderaan het scherm ziet u extra financiële informatie met betrekking tot deze relatie. U kunt bijvoorbeeld de totale omzet van deze relatie zien of het totaal openstaand saldo. De bedragen die hier getoond worden zijn gebaseerd op de datum zoals die is gedefinieerd in de periodedatum-tabel. Wanneer u bijvoorbeeld werkt met een boekjaar dat loopt van 1-7 t/m 30-6, dan wordt de  'omzet vorig jaar' berekend over dit datumtraject. Hierbij worden alle facturen meegenomen waarvan de afdrukdatum van de factuur binnen dit datumtraject ligt. De BTW wordt niet meegenomen in dit totaalbedrag. Het huidig jaar betreft het datumtraject uit de periode-datumtabel dat hoort bij het boekjaar waarin de datum van vandaag valt.

In de sectie 'Klanttevredenheid' heeft u de mogelijkheid om de klanttevredenheid van deze relatie te tonen.