De instellingen voor Inkoop kunt u definiëren via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Inkoopinstellingen]. Met deze instellingen geeft u onder andere aan welke lay-outs standaard moeten worden gebruikt, of bestellingen moeten worden gefiatteerd en of ontvangstbonnen moeten worden afgedrukt. Deze instellingen bepalen voor een groot gedeelte hoe uw inkoopproces wordt vormgegeven.
U beschikt over de volgende secties:
Sectie Invoer
Melding als inkoopprijs > kostprijs
Als u dit veld aanvinkt, wordt u bij de invoer van bestellingen gewaarschuwd als de opgegeven inkoopprijs hoger is dan de kostprijs.
Orderprestatiedatums
Als u dit veld aanvinkt, kunt u bij de invoer van bestellingen gebruik maken van de velden gevraagde, geplande en oorspronkelijk geplande datum.
Alleen inkopers
Met deze instelling kunt u bepalen of tijdens het invoeren van bestellingen uitsluitend een medewerker met de rol 'Purchase Agent' als vertegenwoordiger gekoppeld kan worden.
Bestellingen genereren: Gebruik aanmaakdatum als besteldatum
Met deze optie kunt u aangeven welke datum als uitgangspunt gebruikt dient te worden bij het genereren van bestellingen. Wanneer u deze optie uitvinkt wordt de datum van de bestelling en de inkoopprijs van de artikelen gebaseerd op de eerste leverdatum in de order (mits er geen doorlooptijd gedefinieerd is). Wanneer u de optie aanvinkt wordt de besteldatum en de inkoopprijs van de artikelen gebaseerd op de huidige datum (die u in het administratie openen scherm heeft opgegeven).
Voorbeeld: Wanneer u deze optie uitvinkt en u in 2009 een verkooporder invoert die in 2010 wordt geleverd dan worden in de verkooporder de prijzen van 2009 gebruikt. De bestelling die voor de verkooporder wordt gegenereerd heeft een datum in 2010 omdat de leverdatum van de verkooporder ook in 2010 valt. In de bestelling worden dan ook de prijzen van 2010 gebruikt.
Vaak willen bedrijven de bestelling echter meteen naar hun leverancier versturen voor de prijzen van 2009 en een verwachte levering in 2010. In dat geval kunt u deze instelling aanvinken zodat de datum van de bestelling is gebaseerd op de datum van de dag dat de bestelling wordt gegenereerd.
Sectie Fiatteren
Bestellingen
Als u dit veld aanvinkt, is het verplicht om een bestelling te fiatteren. Na het fiatteren is het mogelijk de bestelling af te drukken.
Fiatteren vanaf
Als u hierboven aangeeft dat bestellingen eerst gefiatteerd moeten worden, geeft u in dit veld aan vanaf welk bedrag fiatteren verplicht is. Onder dit bedrag is het niet verplicht een bestelling te fiatteren.
Raamcontracten
Als u dit veld aanvinkt, is het verplicht om een raamcontract te fiatteren.
RTV orders
Als u dit veld aanvinkt, is het verplicht om RTV orders te fiatteren.
Sectie Ontvangst
Serie-/batchnummers toekennen aan ontvangst
Als u dit veld aanvinkt, kunt u bij het invoeren van een ontvangst serie-/batchnummers invoeren. Als u dit veld niet aanvinkt, mag een serie- of batchnummer worden toegekend. Via de artikelmutatiekaart of bij de levering van het artikel kunt u achteraf een serie-/ batchnummer toekennen. Het betreffende artikel moet wel als attribuut 'Serie' of 'Batch' hebben. Tevens dient u te beschikken over E-Serie/Batch in uw licentie.
Batchnummers automatisch blokkeren
Als u dit veld aanvinkt, worden de goederen bij ontvangst direct geblokkeerd. Bij het aanmaken van een batchnummer zal de status van het veld 'Geblokkeerd' worden beïnvloed door deze instelling.
Ontvangstetiketten
Als u dit veld aanvinkt, worden bij het verwerken van een ontvangst direct ontvangstetiketten afgedrukt.
Ontvangstbonnen
Als u dit veld aanvinkt, wordt bij het verwerken van een ontvangst direct een ontvangstbon afgedrukt. Als u dit veld niet aanvinkt, is het niet mogelijk een ontvangstbon af te drukken, ook niet op een later tijdstip.
Wisselkoers gebaseerd op ontvangstdatum
Met deze optie kunt u aangeven welke wisselkoers gebruikt dient te worden voor ontvangsten. Wanneer u deze optie uitvinkt wordt bij het boeken van een ontvangst de wisselkoers van de datum van de bestelling gebruikt. Als deze optie is aangevinkt wordt bij het boeken van de ontvangst de wisselkoers van de transactiedatum van de ontvangst gebruikt.
Bij retouren geldt dat voor geplande retouren altijd de wisselkoers van de datum van de bestelling wordt gebruikt. Bij een niet geplande retour wordt de datum van de retourboeking gebruikt. Voor RTV-orders geldt dat de wisselkoers van de datum van de RTV-order wordt gebruikt.
Welk bedrag in de ontvangstboeking gebruikt wordt is tevens afhankelijk van de voorraadwaarderingsmethode die u gebruikt. Werkt u met de voorraadwaarderingsmethode 'Classic VVP' dan wordt bij de ontvangst de kostprijs gebruikt. Maakt u gebruik van een van de andere voorraadwaarderingsmethoden, dan wordt voor de ontvangst de inkoopprijs gebruikt.
Gebruik verzamellay-outs
Als u deze instelling aanvinkt, kunt u een verzamellay-out gebruiken tijdens het afdrukken van bestellingen, inkoopontvangsten, retouren en raamcontracten. U kunt dit doen door diverse lay-outcodes aan een verzamellay-outgroep te koppelen. Als u deze instelling uitvinkt, kan er maar één enkele lay-outcode worden gekoppeld tijdens het afdrukken.
Nieuwe regel: Toevoegen aan inkoop order
Met deze optie kunt u de standaardwaarden voor de kolommen 'Toevoegen aan ink. order' en 'Nulbedrag' bij het invoeren van ontvangsten of retouren bepalen.
Wanneer u deze optie aanvinkt zijn de opties 'Toevoegen aan ink. order' en 'Nulbedrag' bij het invoeren van ontvangsten of retouren automatisch aangevinkt, en kunnen alleen uitgevinkt worden door gebruikers die beschikken over het functierecht 'Veranderen van standaardwaarden voor nieuwe regels bij ontvangsten'.
Wanneer u deze optie uitvinkt zijn de opties 'Toevoegen aan ink. order' en 'Nulbedrag' bij het invoeren van ontvangsten of retouren automatisch uitgevinkt, en kunnen alleen aangevinkt worden door gebruikers die beschikken over het functierecht 'Veranderen van standaardwaarden voor nieuwe regels bij ontvangsten'.
Sectie Prijzenbeheer
Prijslijsten/Prijsafspraken per artikelgroep
Afhankelijk van uw licentiesamenstelling kunt u deze instelling vinden in de orderinstellingen (E-Prijsbeheer, E-Order, E-Service Management, of E-POS zijn in de licentie aanwezig), in de factuurinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Factuur zijn aanwezig, maar geen E-Order, E-Service Management of E-POS) of in de inkoopinstellingen (E-Prijsbeheer en E-Inkoop zijn aanwezig, maar geen E-Order, E-Service Management, E-POS of E-Factuur).
Met deze optie kunt u aangeven dat u gebruik wilt maken van prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep. Voordat u met prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep gaat werken dient u uw prijslijsten/prijsafspraken per artikel op te schonen, zodat u zo optimaal mogelijk gebruik kunt maken van deze functionaliteit. Bij het aanvinken van deze optie wordt hierover ook een melding getoond.
Het opschonen van uw prijslijsten/prijsafspraken per artikel kunt u via de volgende menupaden:
[Systeem, Controles, Prijzenbeheer, Prijslijst/Prijsafspraakregels]
[Systeem, Controles, Prijzenbeheer, Verkoopprijslijsten]
[Systeem, Controles, Prijzenbeheer, Historische regels]
Het aan en uitvinken van de instelling 'Prijslijsten/Prijsafspraken per artikelgroep' is niet iets wat frequent uitgevoerd dient te worden omdat dit de gegevens kan vervuilen. U maakt een keuze of u van deze functionaliteit gebruikt maakt of niet.