Grootboekrekeningen aanmaken en onderhouden

Sectie Algemeen 

Rekening Nummer

Dit is het nummer van de grootboekrekening. Dit nummer moet uniek zijn omdat deze waarde gebruikt wordt om de rekening te herkennen in boekingen en overzichten.

Omschrijving

In dit veld kunt u een omschrijving van de grootboekrekening opgeven. Omschrijvingen worden gebruikt om in overzichten de rekening snel te herkennen. Het pictogram naast het veld ziet u alleen als u in uw instellingen meerdere talen geselecteerd heeft. Als u op dit pictogram klikt, kunt u een omschrijving opgeven voor uw vreemde talen.

Bedrijf Rekening

Dit veld is alleen aanwezig wanneer SE1068 - E-Fiscale Verslaglegging in uw licentie aanwezig is. Dit veld is bestemd om een alternatieve grootboekrekening in te vullen. Deze kan gebruikt worden voor alternatieve grootboekrekening codering.

Standaard

Met deze optie kan bij een rekening worden aangegeven of dit een standaard rekening is. Hiervoor dient de rekening een subadministratie debiteurenrekening of crediteurenrekening te zijn. Deze optie kan gebruikt worden wanneer er in uw administratie meerdere debiteuren/crediteurenrekeningen zijn. De standaard debiteuren/crediteurenrekening zal dan worden gebruikt bij het toewijzen in iedere cash flow transactie (ontvangst of betaling via de bank module) waarbij er geen aparte debiteuren/crediteurenrekening is ingevuld in het onderhoud van de betreffende debiteur/crediteur. Wanneer de cash flow transactie niet alleen wordt toegewezen aan een debiteur/crediteur, maar ook wordt afgeletterd met een openstaande post, dan wordt de debiteuren/crediteurenrekening gebruikt die in verkoop/inkoopboeking is gebruikt.

Wanneer u deze optie aanvinkt terwijl er al een andere grootboekrekening als standaard rekening is gedefinieerd, wordt u hierover middels een melding geïnformeerd. U kunt er dan voor kiezen de actie door te zetten danwel te annuleren.

Wanneer er meerdere debiteuren/crediteurenrekeningen in uw administratie aanwezig zijn dan wordt als volgt bepaald welke rekening wordt gebruikt:

• Er wordt eerst gekeken naar de debiteur/crediteur. Is bij het onderhoud van deze debiteur/crediteur een rekening gekoppeld bij het veld 'Debiteurenrekening/Crediteurenrekening' op het tabblad 'Financieel', dan wordt deze rekening gebruikt.
• Is hier geen rekening gekoppeld dan wordt er gekeken of er een debiteuren/crediteuren grootboekrekening aanwezig is waarbij de optie 'Standaard' op het tabblad 'Basis' is aangevinkt. Is dat het geval, dan wordt die rekening gebruikt.
• Is er geen debiteurenrekening aanwezig waarbij de optie 'Standaard' is aangevinkt, dan wordt de debiteurenrekening gebruikt die het laagste nummer heeft. Is er geen crediteurenrekening aanwezig waarbij de optie 'Standaard' is aangevinkt, dan wordt de crediteurenrekening, die niet aan een belastingcode is gekoppeld en  het laagste nummer heeft, gebruikt. 

Subadministratie

Bij het aanmaken van een grootboekrekening kunt u aangeven van welke subadministratie deze rekening is.
Indien u aangeeft dat de rekening een Balansrekening is kunt u kiezen voor:

• Neutrale rekening
  Een neutrale rekening heeft geen enkele standaardlogica in zich. Indien een rekening niet getypeerd kan worden als één van de andere types, dan kunt u de 'neutrale' rekening gebruiken. Een rekening 'Goodwill' is een goed voorbeeld van een neutrale grootboekrekening.
• Debiteurenrekening
  De debiteurenrekeningtypes zorgen ervoor dat alle transacties op deze rekening ten laste van een specifieke debiteur geboekt moeten worden. Hierdoor wordt een subadministratie bijgehouden die u de mogelijkheid biedt om niet alleen alle verplichtingen te kunnen bekijken, maar ook te specificeren naar de verschillende debiteuren.
• Crediteurenrekening
  De crediteurenrekeningtypes zorgen ervoor dat alle transacties op deze rekening verplicht ten laste van een specifieke crediteur geboekt moeten worden. Hierdoor wordt een subadministratie bijgehouden die de mogelijkheid geeft om niet alleen alle verplichtingen te kunnen bekijken, maar ook te specificeren naar de verschillende crediteuren. Let wel: binnen de software is de crediteurenrekening niet alleen voorbehouden aan handelscrediteuren, maar wordt deze eveneens gebruikt voor de Belastingdienst of de bank waarbij u leningen heeft lopen. Ook worden werknemers als crediteuren vastgelegd om salarisbetalingen te kunnen verrichten.

Een balansrekening kan als één van de volgende types worden gedefinieerd. Deze types worden bepaald vanuit de definitie van de stamgegevens en kunnen niet door u aangemaakt worden. De types worden automatisch aangepast al naar gelang u deze gebruikt in activagroepen, artikelen of dagboeken. De volgende types zijn beschikbaar:

• Activumrekening
  Wanneer de rekening gekoppeld wordt aan een activumgroep, dan wordt het subtype van de rekening omgezet naar 'Activum'.
• Kasrekening
  Wanneer de rekening gekoppeld wordt aan een dagboektype 'Kas', dan wordt het subtype van de rekening omgezet naar 'Kas'.
• Bankrekening
  Wanneer de rekening gekoppeld wordt aan een dagboektype 'Bank', dan wordt het subtype van de rekening omgezet naar 'Bank'.
• Voorraadrekening
  Wanneer de rekening gekoppeld wordt als 'Voorraadrekening' van een artikel, dan wordt het subtype van de rekening omgezet naar 'Voorraad'.

Wanneer u aangeeft dat het een Winst & Verlies rekening is kunt u kiezen voor:

• Neutraal
  Rekeningen die niet als omzet of kosten aangemerkt kunnen worden moeten als 'neutraal' opgenomen worden. Neutrale rekeningen hebben binnen de software geen logica. Een bepaalde toeslag op een factuurbedrag wordt bijvoorbeeld berekend naar klanten toe. Moet deze toeslag echter niet opgenomen worden in de omzet, dan kunt u het rekeningtype op 'neutraal' zetten.
• Omzet
  U dient alle rekeningen waarop omzet geboekt wordt te definiëren als subtype 'Omzetrekening'. Alle omzetoverzichten tonen alleen gegevens van deze grootboekrekeningen.
• Kosten
  Alle rekeningen waarop kosten geboekt worden moeten als subtype 'Kostenrekening' gedefinieerd worden. 

Een BTW-rekening komt niet meer voor. Als er toch nog een dergelijke rekening aanwezig is, komt deze uit een conversie van een vorige versie van Exact. Tijdens de conversie worden automatisch twee BTW rekeningen (één te vorderen en één af te dragen BTW) aangemaakt van het type crediteurenrekening. Deze twee nieuwe rekeningen worden automatisch gekoppeld aan alle belastingcodes. De oude BTW rekeningen (van het type BTW) kunnen niet meer worden gebruikt. Deze grootboekrekeningen zijn alleen bewaard gebleven om oude boekingen, die hier op staan geboekt terug te vinden (tracebility). Mocht er worden geconverteerd met alleen stamgegevens dan kunnen deze BTW rekeningen, van het type BTW, worden verwijderd. 
De reden dat een grootboekrekening die aan een belastingcode is gekoppeld een crediteurenrekening is, heeft te maken met de BTW afhandeling.

De mogelijke typen zijn:

• Activumrekening
• Bankrekening
• Crediteurenrekening
• Debiteurenrekening
• Voorraadrekening
• Omzetrekening
• Kostenrekening
• Neutrale rekening
• Kas

Geblokkeerd handm. invoer

Als een grootboekrekening geblokkeerd is, kan deze niet meer gebruikt worden in een handmatige boeking met uitzondering van boekingen in het dagboek waaraan de rekening is gekoppeld. Tevens is bij het aanvinken van deze optie de grootboekrekening geblokkeerd voor boekingen die afkomstig zijn van de bankmodule. Vanuit andere modules (zoals E-Factuur) kan nog wel geboekt worden op deze rekening. Het blokkeren van een rekening heeft geen invloed op reeds gemaakte boekingen. Deze kunnen bijvoorbeeld nog steeds verwerkt worden. Een uitzondering zijn de rekeningen die aan de BTW-codes zijn gekoppeld. Op deze rekeningen kan altijd een handmatige boeking worden gemaakt ongeacht of de optie is aangevinkt.

Daarnaast is het niet mogelijk om een geblokkeerde rekening aan een budget te koppelen.

Presentatie: Verdicht

Als u dit veld aanvinkt, wordt de grootboekkaart standaard gegroepeerd op periode.

Saldo

Hier kunt u aangeven of het saldo van deze grootboekrekening op de debet- of creditzijde van de interactieve balans weergegeven moet worden.

Koppelen

Met deze optie kunt u aangeven of u het wilt toestaan dat transacties gekoppeld mogen worden. Door deze optie aan te vinken heeft u op de grootboekkaart de mogelijkheid om transacties te koppelen, en de mogelijkheid om te selecteren op gekoppelde transacties. Via het koppelen van transacties kunt u aangeven welke transacties bij elkaar horen. Door middel van een koppelingnummer (kolom Koppeling nr.) worden de transacties aan elkaar gekoppeld. Wanneer de betreffende grootboekrekening in de grootboekinstellingen als 'Nog te ontv. facturen/goederen' is gedefinieerd, dan is dit veld grijs en kunt u dit niet aanvinken.

Herwaardering toelaten

Met deze optie kunt u aangeven of deze grootboekrekening geherwaardeerd mag worden.

Intercompany transacties

Met deze optie kunt u aangeven of een grootboekrekening gebruikt kan worden voor intercompany transacties. Deze optie heeft u alleen op het moment dat de subadministratie van het type 'Debiteurenrekening' of  'Crediteurenrekening' is. 

Sectie Resultaten & Mutaties

Bij de sectie Resultaten en Mutaties ziet u een samenvatting van de totalen die op deze rekening zijn geboekt. U kunt hier het totale saldo zien en de totale debet en credit bedragen. Verder ziet u hier ook het totaal bedrag dat verwerkt en onverwerkt is. Tevens kunt u hier de datum van de laatste mutatie op deze grootboekrekening terugzien.

Sectie Notities

Hier kunt u een notitie opgeven met informatie over de grootboekrekening. Middels het icoon rechts van het veld kunt u de notitie toevoegen of een bestaande notitie aanpassen. Met de optie 'Notities tonen bij boeking' kunt u aangeven of u de notitie wilt tonen bij het boeken op deze rekening. Wanneer u de optie aanvinkt en u selecteert deze grootboekrekening in een boeking wordt de notitie getoond. De notitie wordt echter niet getoond in de volgende situaties:

• De grootboekrekening wordt gebruikt in de balanceerregels. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de volgende situaties:
  • U maakt een boeking in het inkoopboek waarbij het kopregel bedrag afwijkt van het bedrag in de regels. Bij het sluiten van de boeking vraag het systeem of het verschil bedrag afgeboekt dient te worden op de rekenverschillen rekening. In dit geval wordt de rekenverschillen rekening toegevoegd in de boeking, maar worden hiervoor géén notities getoond.
  • U maakt een boeking in het memoriaal die niet in evenwicht is. Bij het sluiten van de boeking vraagt het systeem of de boeking in evenwicht gebracht dient te worden op de tussenrekening van het memoriaal. In dat geval wordt de tussenrekening van het memoriaal toegevoegd in de boeking, maar worden hiervoor géén notities getoond.
• De grootboekrekening is gekoppeld aan een dagboek
• Er geen notitie is opgegeven bij het onderhoud van de grootboekrekening.

Sectie Verslaglegging Groep

In deze sectie kunt u aangeven of het een 'Balans'- of een 'Winst & Verlies'-rekening is. Balansrekeningen worden gebruikt om schuld & bezit van uw onderneming te registreren. De verlies & winstrekeningen worden gebruikt om het resultaat van de onderneming op te registreren.

In de andere velden heeft u de mogelijkheid om tot 10 categorieën te koppelen.

Sectie Analytisch Benodigd

Aantallen, Medewerker, Artikel, Project

De beschikbaarheid van deze opties is afhankelijk van uw licentiesamenstelling:

• Medewerker: altijd aanwezig
• Aantallen: SE1055 E-Kostenanalyse of SE1300 E-Voorraad
• Project: SE1400 E-Project
• Artikelen: SE1100 E-Factuur of SE1200 E-Order of SE1400 E-Project

Door deze opties aan te vinken kunt u ervoor zorgen dat het verplicht is dat deze velden gevuld zijn bij het invoeren of verwerken van boekingen op deze grootboekrekening. In de instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen] kunt u aangeven of de controle plaatsvindt op het moment van verwerken of op het moment van invoeren.

Wanneer u kiest voor de optie om de controle tijdens het invoeren van de boeking te laten plaatsvinden, weet u zeker dat de boeking volledig is ingevoerd. U hoeft dan achteraf niet nog eens de boeking aan te passen voordat u kunt verwerken. Wanneer u kiest voor de optie om de controle tijdens het verwerken van de boekingen te laten plaatsvinden, kunt u snel boekingen invoeren ook als verplichte informatie tijdens de invoer (nog) niet bekend zijn. Op een later tijdstip verrijkt u de boeking dan alsnog met de juiste gegevens.

Sectie Gebruikt in  

Deze sectie is alleen aanwezig als de betreffende grootboekrekening is gekoppeld aan een ander stamgegeven of gebruikt is in de grootboekkoppelingen.

Wanneer bijvoorbeeld de grootboekrekening is gebruikt in een betaalmiddel, kunt u door op het icoon te klikken het onderhoud van het betreffende betaalmiddel openen.

Sectie Instellingen 

Indien de grootboekrekening is gebruikt in de instellingen wordt dit hier weergegeven. Wanneer bijvoorbeeld de betreffende rekening gekoppeld is als rekenverschillenrekening en Euro-rekenverschillenrekening, kunt u middels de knop 'Openen' het instellingen scherm openen waarin u kunt aangeven waaraan u de rekening wilt koppelen.

U ziet hier dan dat de betreffende rekening is gekoppeld als rekenverschillenrekening en Euro-rekenverschillenrekening. U kunt hier de opties uitvinken zodat deze rekening niet langer meer gekoppeld is. Bij de instellingen wordt deze koppeling dan ook verwijderd. Verder ziet u in dit scherm de mogelijke opties waaraan u deze rekening kunt koppelen. De nummers achter de omschrijving geven de rekening aan die er op dit moment aan gekoppeld is. Als er geen nummer achter de omschrijving staat, maar wel een vinkje, dan betekent dit dat de huidige rekening eraan is gekoppeld. Als er geen nummer achter de omschrijving staat, en ook geen vinkje, dan betekent dit dat er nog geen rekening aan gekoppeld is.

Kostenplaats

Middels deze optie kunt u aangeven dat het verplicht is om een kostenplaats in te vullen bij gebruik van deze rekening. Wanneer u deze optie aanvinkt bent u verplicht om een kostenplaats te selecteren bij het veld 'Standaard Kostenplaats'. Afhankelijk van de instelling 'Controle Analytische waarden' in de grootboekinstellingen, wordt bij het invoeren of verwerken van de boeking gecontroleerd of er een kostenplaats is gekoppeld.

Standaard Kostenplaats

Hier kunt u een standaard kostenplaats definiëren voor deze grootboekrekening. Deze kostenplaats wordt standaard gevuld bij het boeken op deze rekening.

Kostenplaatsverdeling toegestaan

Middels deze instelling kunt u aangeven of u kostenplaatsverdeling wilt toestaan voor deze grootboekrekening. Alleen rekeningen waarbij deze optie is aangevinkt kunt u als dekkingsrekening selecteren bij het onderhoud van de kostenplaatsen.

Sectie Kostenplaatsen

In deze kolom kunt alle kostenplaatsen opnemen die gebruikt mogen worden bij deze grootboekrekening. Als u hier bijvoorbeeld kostenplaats 'INK' koppelt, dan mag bij het boeken op deze grootboekrekening alléén kostenplaats 'INK' en de kostenplaats die u bij 'Standaard Kostenplaats' gekoppeld heeft, worden gebruikt. Als u geen kostenplaats koppelt, mogen alle kostenplaatsen worden gebruikt.

Selecteren

Met deze knop kunt u kostenplaatsen selecteren. De kostenplaatsen die u selecteert worden gekoppeld aan deze grootboekrekening

 

Kopiëren

Met deze knop kunt u de gekoppelde kostenplaatsen van een andere grootboekrekening kopiëren naar deze grootboekrekening.

Verwijder

Met deze knop kunt u de gekoppelde kostenplaats verwijderen van deze rekening. U verwijderd niet de kostenplaats zelf, maar alleen de koppeling met deze grootboekrekening.

Bewerken

Met deze knop kunt u voor een gekoppelde kostenplaats de eenheden definiëren.

Kostendrager

Middels deze optie kunt u aangeven dat het verplicht is om een kostendrager in te vullen bij gebruik van deze rekening. Wanneer u deze optie aanvinkt bent u verplicht om een kostendrager te selecteren bij het veld 'Standaard Kostendrager'. Afhankelijk van de instelling 'Controle Analytische waarden' in de grootboekinstellingen, wordt bij het invoeren of verwerken van de boeking gecontroleerd of er een kostendrager is gekoppeld.

Standaard Kostendrager

Hier kunt u een standaard kostendrager definiëren voor deze grootboekrekening. Deze kostendrager wordt standaard gevuld bij het boeken op deze rekening.

Sectie Kostendragers

In deze kolom kunt alle kostendragers opnemen die gebruikt mogen worden bij deze grootboekrekening. Als u hier bijvoorbeeld kostendrager 'X' koppelt, dan mag bij het boeken op deze grootboekrekening alléén kostendrager 'X' en de kostendrager die u bij ''Standaard Kostendrager' gekoppeld heeft, worden gebruikt. Als u geen kostendrager koppelt, mogen alle kostendragers worden gebruikt.

Selecteren

Met deze knop kunt u kostendragers selecteren. De kostendragers die u selecteert worden gekoppeld aan deze grootboekrekening

Kopiëren

Met deze knop kunt u de gekoppelde kostendragers van een andere grootboekrekening kopiëren naar deze grootboekrekening.

Verwijder

Met deze knop kunt u de gekoppelde kostendrager verwijderen van deze rekening. U verwijderd niet de kostendrager zelf, maar alleen de koppeling met deze grootboekrekening.

Jaar

Middels deze optie kunt u een jaar selecteren waarvoor u de budgetten wilt zien.

Kostenplaats

Via deze optie kunt u filteren om alleen de budgetten te zien die bij deze kostenplaats horen.

Kostendrager

Via deze optie kunt u filteren om alleen de budgetten te zien die bij deze kostendrager horen.

Groepeer op

Met deze optie kunt u de budgetregels gegroepeerd weergeven. U kunt groeperen op budgetscenario, magazijn, kostenplaats of medewerker.

Budget/Werkelijke

Met deze opties kunt u budgetten en/of de werkelijke gegevens tonen. Het budget dat wordt getoond is het actieve budget.

Nieuw

Met deze knop kunt u een nieuw budget toevoegen.

Bewerken

Met deze knop kunt u het geselecteerde budget bewerken.

Kopiëren

Met deze knop kunt u het budget kopiëren van een ander jaar.

Kopiëren werkelijke

Met deze knop kunt u de werkelijke gegevens kopiëren van een ander jaar.

Fiatteren

Met deze knop kunt u de budgetten fiatteren. Niet gefiatteerde budgetten worden in het rood weergegeven en gefiatteerde budgetten worden in het blauw weergegeven. Door het budget te fiatteren geeft u aan dat u het budget goedkeurt.

Jaar

Hier kunt u het jaar selecteren waarvan u de gegevens wilt tonen.

Budgetscenario

Hier kunt u een budgetscenario selecteren.

Budget

Wanneer u de gebudgetteerde gegevens wilt zien dient u deze optie aan te vinken.

Werkelijke

Wanneer u de werkelijke gegevens wilt zien dient u deze optie aan te vinken.

Sectie budgetten

In de sectie budgetten worden de gebudgetteerde en werkelijke gegevens per kostenplaats per periode getoond

Jaar

Hier kunt u het jaar selecteren waarvan u de gegevens wilt tonen.

Budgetscenario

Hier kunt u een budgetscenario selecteren.

Budget

Wanneer u de gebudgetteerde gegevens wilt zien dient u deze optie aan te vinken.

Werkelijke

Wanneer u de werkelijke gegevens wilt zien dient u deze optie aan te vinken.

Sectie Budgetten

In de sectie budgetten worden de gebudgetteerde en werkelijke gegevens per kostenplaats per periode getoond.

Jaar

Hier kunt u het jaar selecteren waarvan u de gegevens wilt tonen.

Budgetscenario

Hier kunt u een budgetscenario selecteren.

Budget

Wanneer u de gebudgetteerde gegevens wilt zien dient u deze optie aan te vinken.

Werkelijke

Wanneer u de werkelijke gegevens wilt zien dient u deze optie aan te vinken.

Sectie Budgetten

In de sectie budgetten worden de gebudgetteerde en werkelijke gegevens per kostenplaats per periode getoond.

Niet-aftr. BTW

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de grootboekinstellingen de optie 'Niet-aftrekbare BTW' heeft aangevinkt. In dit veld kunt u het percentage niet-aftrekbare btw opgeven. Bij het boeken op deze grootboekrekening wordt het hier opgegeven percentage als niet-aftrekbare btw geboekt op de rekening die u bij het veld 'Rek. niet-aftr. BTW' heeft gedefinieerd. Wanneer u bijvoorbeeld een boeking maakt waarbij de btw EUR 21,- betreft, en het hier opgegeven percentage is 10%, dan wordt er EUR 18,90 geboekt op de 'Rekening te vorderen BTW' en EUR 2,10 op de 'Rek. niet-aftr. BTW'.

U heeft tevens de mogelijkheid om een percentage niet-aftrekbare BTW op te geven bij het onderhoud van de btw-codes. Wanneer zowel bij de btw-code als bij de gebruikte kostenrekening de gegevens voor niet-aftrekbare btw zijn gevuld hebben de gegevens van de kostenrekening altijd voorrang boven de gegevens van de btw-code.

Rek. niet-aftr. BTW

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de grootboekinstellingen de optie 'Niet-aftrekbare BTW' heeft aangevinkt. In dit veld kunt u de grootboekrekening opgeven waarop de niet-aftrekbare btw geboekt dient te worden. Bij het boeken op deze grootboekrekening wordt het percentage dat bij 'Niet-aftr. BTW' is opgegeven geboekt op deze rekening. Wanneer u bijvoorbeeld een boeking maakt waarbij de btw EUR 21,- betreft, en het percentage niet-aftrekbare BTW is 10%, dan wordt er EUR 18,90 geboekt op de 'Rekening te vorderen BTW' en EUR 2,10 op de 'Rek. niet-aftr. BTW'.

U heeft tevens de mogelijkheid om een rekening niet-aftrekbare BTW op te geven bij het onderhoud van de btw-codes. Wanneer zowel bij de btw-code als bij de gebruikte kostenrekening de gegevens voor niet-aftrekbare btw zijn gevuld hebben de gegevens van de kostenrekening altijd voorrang boven de gegevens van de btw-code.

Kasstroomoverzicht

Met deze knop kunt u extra types aan de grootboekrekeningen toevoegen om op deze manier de transacties verder te kunnen specificeren voor het kasstroomoverzicht. Voor de weergave van het kasstroomoverzicht heeft het alleen effect om de grootboekrekeningen toe te kennen aan de types 'Langlopende schulden' of 'Eigen vermogen'. In het kasstroomoverzicht worden deze als volgt getoond:

• Wanneer u een rekening toekent aan het type 'Langlopende schulden', dan wordt de betaling/ontvangst die is afgeletterd met een factuur die op deze rekening is geboekt, getoond bij 'Toename leningen' of 'Afname leningen'.
• Wanneer u een rekening toekent aan het type 'Eigen vermogen', dan wordt de betaling/ontvangst die is afgeletterd met een factuur die op deze rekening is geboekt, getoond bij 'Toename financiering', 'Afname financiering'.
• Naast de types 'Eigen vermogen' en 'Langlopende schulden' heeft het toekennen van andere types aan de grootboekrekening, géén invloed op hoe de gegevens worden getoond in het kasstroomoverzicht.

Presentatie

Met deze instelling bepaalt u of op de grootboekrekening boekingen gedaan kunnen worden of dat de grootboekrekening wordt gebruikt voor presentatiedoeleinden op de balans- of winst-en-verliesrekening. U kunt kiezen voor 'Standaard', 'Subtotaal' of 'Leeg'. Een standaard-grootboekrekening is een grootboekrekening die gebruikt kan worden in een financiële boeking. Een subtotaalrekening is een grootboekrekening waarop u geen boekingen kunt doen. U kunt hiermee wel een subtotaal uitrekenen van een groep grootboekrekeningen. Met een lege rekening maakt u een witregel op de balans- of winst-en-verliesrekening.

Als u een grootboekrekening heeft gekoppeld aan een debiteur of crediteur, kunt u dit veld niet wijzigen. Als u de koppeling aan uw debiteur of crediteur ongedaan maakt, kunt u het veld weer wijzigen.

Belastingcode

Hier kunt u de standaard belastingcode voor deze grootboekrekening opgeven. Door middel van F5 of het vergrootglas kunt u het selectiescherm openen waar u tevens nieuwe belastingcodes kunt aanmaken en onderhouden.

Vrije velden 

Hier vindt u velden die gebruikt kunnen worden voor het toevoegen van extra informatie. U kunt deze velden naar eigen inzicht gebruiken. Bij het onderhoud van de vrije velden kunt u zelf de namen voor deze vrije velden definiëren. 

Via XBRL kunt u uw grootboekrekeningen koppelen aan een taxonomie. Wanneer u hiervan gebruik maakt wordt de naam van het vrije veld aangepast aan de naam van de geselecteerde taxonomie. Wanneer u bijvoorbeeld de taxonomie 'Taxonomy: NL' heeft geselecteerd wordt de naam van het vrije veld aangepast naar 'Taxonomy: NL'. Wanneer u vervolgens ook een koppeling maakt tussen een grootboekrekening en een taxonomie-element, dan wordt het vrije veld gevuld met de naam van het taxonomie-element. Het systeem gebruikt hier een vrij veld voor. Wanneer u reeds zelf de naam van het vrije veld heeft aangepast, gebruikt het systeem het volgende vrije veld. Wanneer u meerdere taxonomieën heeft geselecteerd gebruikt het systeem steeds het opvolgende vrije veld hiervoor.

U kunt de naam van het door een taxonomie gebruikte vrije veld aanpassen indien gewenst. U dient er dan echter rekening mee te houden dat het voor u dan onduidelijk is dat het betreffende veld voor deze doeleinden wordt gebruikt. Tevens dient u er rekening mee te houden dat de inhoud van de vrije velden die voor XBRL-koppelingen wordt gebruikt ook wordt mee geëxporteerd bij het exporteren van een auditfile.

Op het tabblad Log kunt u bekijken wie wat wanneer heeft gewijzigd. Tevens kunt zien wat de oorspronkelijke waarde van een veld was voordat het werd aangepast.