Lay-outs onderhouden: rekenveld toevoegen

Blok

Bovenaan in het scherm kunt u het blok selecteren waarvan u een databaseveld op de lay-out wilt opnemen.

Formule

Hier wordt de formule weergegeven die is ingegeven via de knop 'Formule wijzigen'

Formule wijzigen

Na het blok geselecteerd te hebben waarin het rekenveld moet worden opgenomen, kunnen de bijbehorende velden, geselecteerd worden om mee te gaan rekenen. U klikt dan op ‘Formule wijzigen’. Via deze knop komt u in een nieuw scherm, waarin u een formule kunt ingeven. Hier beschikt u over de volgende velden:

Databasevelden

In dit veld kunt u databasevelden selecteren, om deze toe te voegen aan het formuleveld. Hiertoe gaat u eerst met de cursor op de juiste plek in het formuleveld staan (daar waar het databaseveld moet komen), vervolgens selecteert u een databaseveld en daarna voegt u het databaseveld toe met de '>>'-knop.

Rekenvelden

Het is mogelijk om een reeds gebruikt rekenveld te gebruiken in een nieuw rekenveld. Hiertoe zorgt u ervoor dat u het bestaande rekenveld een label geeft. Vervolgens is het met deze functie mogelijk het bestaande rekenveld op te nemen in het nieuwe rekenveld. U gaat eerst met de cursor op de juiste plek in het formuleveld staan (daar waar het rekenveld moet komen), vervolgens selecteert u het betreffende rekenveld en daarna voegt u het rekenveld toe met de '>>'-knop.

Functies: concat/replace/round/trim

• Concat: hiermee kunt u twee of meer velden aan elkaar 'plakken'. De velden zijn met een punt-komma-teken van elkaar gescheiden. Tekstvelden kunt u toevoegen tussen dubbele aanhalingstekens.  Stel u wilt bijvoorbeeld een postcode en een woonplaats precies naast elkaar zien met een vast aantal spaties ertussen. De formule kan dan zijn: concat( [Postcode]; " " ; [Woonplaats] )
• Replace: met deze functie kunt u een bepaalde waarde vervangen door een nieuwe waarde. De formule: replace([Debiteurnummer]; 1010; "goed") zal het resultaat "goed" geven, als het om debiteurnummer 1010 gaat, in alle andere gevallen wordt het debiteurnummer zelf weergegeven.
• Round: met deze functie kunnen bedragen / getallen naar eigen inzicht worden afgerond. Bijvoorbeeld:
  • Round([veld];0.01) rond af op centen 12.123 => 12.12
  • Round([veld];0.05) rond af op 5 cent 3.24 => 3.25
  • Round([veld];0.1) rond af op 10 cent 8.75 => 8.8
  • Round([veld];0.25) rond af op 25 cent 8.13 => 8.25
  • Round([veld];1.0) rond af op helen 8.33 => 8
• Trim: deze functie haalt eventuele spaties weg die voorafgaan aan een veld.

Bij de rekenvelden kunt u ook gebruik maken van een 'als...dan...anders' constructies. Hier volgen een aantal voorbeelden:

Voorbeeld van een enkele conditie:
trim([Artikelcode]) == "ART0100" THEN "Nieuwe omschrijving" ELSE [Omschrijving artikelbestand]

Uitleg: Als de artikelcode ART0100 is, wordt de "Nieuwe omschrijving" afgedrukt in plaats van de omschrijving uit het artikelbestand

Voorbeeld van meerdere condities (én-condities):
(trim([Artikelcode]) == "ART0100" && [Prijs excl. BTW, excl. korting] == 0,00) THEN "is nu tijdelijk twee maanden gratis" else [Omschrijving artikelbestand]

Uitleg: Als de artikelcode ART0100 is én de prijs 0,00 is dan wordt de tekst "ART0100 is nu tijdelijk twee maanden gratis" afgedrukt in plaats van de omschrijving uit het artikelbestand. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn als een bepaald artikel soms maar niet altijd gratis wordt aangeboden.

Voorbeeld van meerdere condities (en-condities én of-condities):
[Classificatie] == "CA" || [Classificatie] == "MW" || [Classificatie] == "MWR" THEN "Contactpersoon 1" else ([Classificatie] == "INE" || [Classificatie] == "LOe" THEN "Contactpersoon 2" else "Contactpersoon 3")

Uitleg: Als de classificatie "CA" of "MW" of "MWR" is wordt de tekst "Contactpersoon 1" afgedrukt, als de classificatie "INE" of "LOe" is wordt de tekst "Contactpersoon 2" afgedrukt. In alle overige gevallen wordt de tekst "Contactpersoon 3" afgedrukt. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn als u op basis van de classificatie van een debiteur meerdere contactpersonen binnen uw bedrijf heeft.

Formule

In dit veld kunt u de formule intypen / wijzigen.

Operatoren

Deze knop geeft alle mogelijke tekens weer die in het formuleveld gebruikt kunnen worden. Door op één van de tekens te klikken, voegt u deze toe aan het formuleveld. 

Knop: >>

Met deze knop kunt u een databaseveld, rekenveld of functie toevoegen aan het formuleveld.

Afhankelijk van het veld en resultaat dat u kiest, heeft u nog een aantal extra opties: 

Voorlooptekst/volgtekst

Een tekst die altijd voor/na een databaseveld wordt afgedrukt als het databaseveld bestaat.

Kleur

Hiermee kan de kleur van de verschillende velden bepaald worden.

Voor de komma

Het getal 'Voor de komma' bepaalt samen met het getal 'Na de komma' de lengte van het veld op de lay-out. Is de lengte van een getal echter groter dan de hier ingevulde lengte, dan zal toch altijd het volledige bedrag worden weergegeven. Dus ook met de instelling 'Voor de komma'= 2 zal het bedrag 123456 volledig getoond worden. Met de instelling 'Voor de komma' kunt u zelf inschatten in welke orde van grootte uw bedragen zijn, zodat de kolom op de lay-out zelf de juiste breedte krijgt.

Na de komma

Met de instelling 'Na de komma'=2 zal het bedrag 123456,789 worden afgerond tot 123456,79. Met de instelling 'Na de komma'=0 wordt het bedrag afgerond tot 123457. Voor de berekening van het totaalbedrag en voor de financiële afhandeling in de administratie, wordt altijd het onafgeronde bedrag gebruikt.

Label

Een label is de naam van de berekening. Het pakket biedt de mogelijkheid om in een rekenveld gebruik te maken van een andere berekening, daarvoor dient u de labelnaam van de eerste berekening te selecteren in de tweede berekening.

Getal/Datum/Tekst

Hier kunt u aangeven of het resultaat van de formule een getal, datum of tekst moet zijn.

Veld verbergen

Hiermee kunt u ervoor zorgen dat het veld niet wordt getoond tijdens afdrukken. Op de lay-out zelf is dit veld grijs. Deze optie kunt u gebruiken indien een bepaalde berekening wel vaak terugkomt, maar niet rechtstreeks op de lay-out moet staan.

Duizendtalscheiding

Hier kunt u al of niet aanvinken of de getallen moeten zijn voorzien van een duizendtalscheidingsteken.

Afbreken op veldbreedte

Als een omschrijving langer is dan de veldlengte, dan gaat de omschrijving verder op de regel eronder. Deze optie zorgt ervoor dat de regels volledig gevuld worden, de woorden worden dus afgebroken. Hierbij wordt geen rekening gehouden met lettergrepen. Staat deze optie uit, dan staat het gehele woord (dat niet meer op de regel past) op de regel eronder.

Secundaire valuta

Deze optie is alleen zichtbaar voor bedragen en alleen als u in de instellingen heeft aangegeven dat u gebruik maakt van een secundaire valuta. Indien u deze optie aanvinkt, dan worden de bedragen van dit veld in de secundaire valuta weergegeven.

Weglaten indien leeg

Deze optie voorkomt dat exact nullen gaat invullen in lege velden.

Eenheid

Stel dat u werkt met extreem grote of kleine getallen, dan kunt u aangeven in welke eenheid u de gegevens wilt zien. Stel dat u 47.000.000 wilt zien als 47, dan geeft u achter eenheid 1.000.000 in.

Rekenveld/Voorlooptekst/Volgtekst uitlijnen

Voor de uitlijning zijn er vier mogelijkheden:

• Links uitlijnen
• Rechts uitlijnen
• Aansluiten op vorig veld met tussenspatie
• Aansluiten op vorig veld zonder tussenspatie

Rekenen met een datum

Om met een datum te rekenen kunt u een rekenveld op de lay-out toevoegen. Hierin dient een formule te staan waarbij een aantal dagen wordt opgeteld bij of afgetrokken van een datumveld. Indien u bijvoorbeeld de formule '[Afleverdatum bestelling] - 7' aanmaakt zal op de afgedrukte bestelbon een afleverdatum min 7 dagen getoond worden. Het aantal dagen dat u bij het datumveld wilt optellen of dat u van het datumveld wilt aftrekken dient achter het datumveld te staan. De formule '7 - [Afleverdatum bestelling]' levert dan ook geen berekening op, maar de vaste waarde '00/00/2000'. Voor de berekening kunt u gebruik maken van de operatoren '- (min)', '+ (plus)', '* (keer)' en '/ (delen)'. Houdt u er wel rekening mee dat de laatste 2 operatoren dezelfde functie hebben als '+ (plus)'. Het uiteindelijke resultaat van de berekening is dus hetzelfde.

OK

Als u op OK klikt staat het rekenveld op de lay-out. U kunt dit veld met de muis of met de pijltjes toetsen verplaatsen naar de juiste plek. Vervolgens heeft u nog de mogelijkheid de opmaak van het veld te wijzigen: lettertype, lettergrootte, vet, cursief en/of onderstreept.