Project Manual - Een functioneel ontwerp voor uw projectadministratie maken
Een functioneel ontwerp voor uw projectadministratie maken
Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het maken van een functioneel ontwerp voor uw projectadministratie.
Voordat u Exact Project gaat gebruiken, dient u een aantal vragen zorgvuldig te overwegen. Ten eerste dient u te besluiten hoe u de projectadministratie precies gaat gebruiken. Ten tweede dient u tijd te besteden aan het maken van een systematisch geheel van stamgegevens, die u in staat stellen om de informatie op een eenvoudige manier op te vragen. Het is nuttig om de beslissingen die u in dit vroege stadium hebt gemaakt op te schrijven, ofwel in woorden of in een diagram, voor toekomstig gebruik. Deze op papier gezette samenvatting van uw projectadministratie wordt een functioneel ontwerp genoemd.
Procedure
- Een functioneel ontwerp voor uw projectadministratie maken
- Een systeem voor uw projectadministratie kiezen
- De grondslagen van uw projectadministratie (systeem) ontwerpen
Een functioneel ontwerp voor uw projectadministratie maken
Het ontwerpen van een projectadministratie kan een gecompliceerd proces zijn. De manier waarop het systeem werkt en de informatie die u kunt opvragen, worden grotendeels bepaald door de manier waarop u deze opzet. Het is daarom verstandig/nuttig om te beginnen met het maken van een functioneel ontwerp voor uw projectadministratie. Een functioneel ontwerp voor wat voor systeem dan ook, beschrijft in algemene termen waar het systeem voor dient en wat u er precies mee zou moeten kunnen doen. Zodra u een functioneel ontwerp hebt gemaakt, kunt u verder gaan met de volgende stap waarin u het systeem in de praktijk brengt.
Een functioneel ontwerp voor een projectadministratie dient ten minste de volgende vragen te beantwoorden:
- In welke mate dient er informatie te worden uitgewisseld tussen de financiële administratie en de projectadministratie?
- Welke hulpmiddelen worden er in uw projecten gebruikt en welke informatie wilt u in uw projectadministratie registreren?
Een systeem voor uw projectadministratie kiezen
Een belangrijk aspect om te overwegen als u een systeem voor uw projectadministratie kiest, is tot welke hoogte de cijfers met betrekking tot kosten en opbrengsten gecommuniceerd (doorgesluisd) moeten worden van uw financiële administratie naar uw projectadministratie en vice versa.
In het algemeen kunnen er drie niveaus onderscheiden worden, variërend van bijna geen uitwisseling of geen uitwisseling van informatie tot een nauwe samenwerking tussen de twee systemen. Het betreft de volgende niveaus:
- Standalone-systeem
- Financieel database-systeem
- Subadministratiesysteem
De verschillen worden hierna beschreven:
Standalone-systeem
Een 'standalone' projectadministratie heeft als kenmerk dat deze op geen enkele manier communiceert met de financiële administratie. De twee systemen zijn volledig gescheiden. Indien u dit systeem gebruikt, registreert u in feite dezelfde informatie tweemaal, maar vanuit verschillende gezichtspunten. In uw financiële administratie registreert u verkregen omzet, gemaakte kosten en betaalde lonen. Voorkomende uitgaven verdeelt u waarschijnlijk tot op zekere hoogte door ze aan verschillende kostenrekeningen toe te wijzen, maar u zult niet alle kosten en omzet toewijzen aan aparte projecten. In uw projectadministratie doet u dat laatste echter wel. Voor elk project registreert u de gemaakte arbeidskosten, gedane inkopen, gebruikte materialen en de door het project gegenereerde omzet. De twee systemen kunnen beschouwd worden als parallel, met een gedeeltelijke overlap voor wat betreft de informatie die zij bevatten, maar verschillend in de presentatie van deze informatie.
Het gebruik van Exact Project als een standalone-systeem houdt in dat u geen enkele koppeling aanbrengt met het financiële administratiesysteem. Dit is waarschijnlijk alleen van belang als u Exact Finance niet hebt, hoewel het ook mogelijk is de koppeling tussen de twee pakketten uit te schakelen. In dat geval vormen Exact Project en Exact Finance twee compleet onafhankelijke systemen.
Financieel database-systeem
Een projectadministratie die wordt gebruikt als een financiële database heeft als kenmerk dat een gedeelte van de informatie rechtstreeks uit de financiële administratie komt. Van elk financieel feit dat u registreert in uw financiële administratie en dat invloed heeft op de kosten of de omzet van een specifiek project neemt u een kopie op in uw projectadministratie. U zou dit bijvoorbeeld kunnen doen voor de kosten die u gemaakt hebt door de aankoop van goederen of diensten van andere leveranciers, in relatie tot een bepaald project. Alle aan het project gerelateerde gegevens die niet in uw financiële administratie worden opgenomen, bijvoorbeeld arbeidsuren van uw personeel of het gebruik van productiemiddelen, worden rechtstreeks geregistreerd in de projectadministratie.
Het gebruik van Exact Project als een financiële database houdt in dat u een koppeling aanbrengt tussen Exact Finance en Exact Project. Van elke boeking in Exact Finance die de kosten of opbrengsten voor een specifiek project beïnvloedt, kunt u een kopie doorsturen naar Exact Project. De verbinding tussen beide pakketten is echter beperkt omdat u geen projectboekingen doorsluist naar Exact Finance.
De overlap tussen de twee systemen die bij een standalone-systeem voorkomt, wordt daardoor gedeeltelijk vermeden, wat u veel werk bespaart. Dit systeem maakt het voeren van een projectadministratie echter enigszins ingewikkelder, omdat u voor elk financieel feit moet vaststellen in welke administratie het moet worden opgenomen.
Vergeleken met het subadministratiesysteem kan het financieel database-systeem een groot nadeel hebben. Reiskosten, de kosten van arbeid of andere kosten die gemaakt zijn voor een project worden geboekt op de relevante kostenrekeningen. Dit zal een negatief effect hebben op uw winst en verliesrekening. Kosten worden meestal gemaakt voordat de opbrengst wordt gerealiseerd, als gevolg hiervan is er nog geen opbrengst om voor deze kosten te compenseren. Indien projecten binnen uw bedrijf in het algemeen slechts enkele weken duren om af te ronden of als u gedurende een project uw klanten regelmatig factureert, levert dit geen problemen op. In dat geval zal de opbrengst van een project snel op de winst- en verliesrekening worden weergegeven. Indien uw projecten de tendens vertonen om relatief lang te lopen, kunt u overwegen Exact Project als subadministratie van Exact Finance te gebruiken.
Subadministratiesysteem
Als uw projectadministratie als subadministratie van uw financiële administratie wordt gebruikt, vindt er naar beide kanten uitwisseling van informatie plaats. Er worden niet alleen kopieën van de aan een project gerelateerde kosten en omzet die opgenomen zijn in de financiële administratie, in de projectadministratie opgenomen, maar relevante projectgegevens worden ook doorgevoerd in de financiële administratie. Tweerichtingsverkeer is het belangrijkste kenmerk van dit systeem.
Omdat de geregistreerde informatie over projectkosten en -omzet ook wordt doorgesluisd naar de financiële administratie, is het subadministratiesysteem ideaal om gebruik te maken van het onderhanden werkprincipe (OHW). U kunt dit onderhanden werk principe toepassen als u voor een klant een redelijk langdurig project gaat uitvoeren en de factuur pas stuurt als het project af is. Zolang het project `onder handen' is, dat wil zeggen zolang het project loopt, beschouwt u alle projectkosten als een investering in het betrokken project. Tenslotte bent u langzamerhand een 'bezitting' aan het opbouwen die u aan de klant verkoopt zodra deze klaar is. U boekt daarom alle arbeidskosten, grondstoffen en aankopen die speciaal voor uw project gemaakt zijn op één balansrekening die de bezitting weergeeft. Als het project afgerond is en u de factuur verstuurt, schrijft u uw projectinvestering over van de balansrekening naar de winst en verliesrekening. De winst en verliesrekening geeft de projectuitgaven niet weer totdat u anders beslist en de kosten en opbrengsten naar de winst en verliesrekening verplaatst.
De balansrekening waarop u alle projectkosten boekt, kan worden beschouwd als een verzamelrekening voor een subadministratie die bestaat uit aparte projecten. Net zoals de verzamelrekening debiteuren in het grootboek uw debiteurensaldo laat zien, zo laat de balansrekening voor kosten van het onderhanden werk het totaal van uw investeringen in een aantal verschillende projecten zien. Hierdoor wordt dit systeem een subadministratie genoemd. Een gelijksoortige rekening voor de projectomzet zal aan de creditkant van de balans verschijnen, waarmee u het saldo kunt crediteren wanneer u dat uitkomt.
De verschillen tussen Exact Project als een standalone-systeem, als een financiële database of als een subadministratie worden samengeVAT in het onderstaande schema. Welke van de drie systemen u gaat gebruiken, hangt af van uw organisatie en het doel waarvoor u het projectadministratiepakket hebt aangeschaft. Bijvoorbeeld, indien u alleen projecten uitvoert die geen opbrengst genereren, kunt u beslissen dat het onderhanden werk principe niet relevant is voor u. Hetzelfde geldt als al uw projecten een korte doorlooptijd hebben. U kunt ook beginnen met Exact Project als een financiële database te gebruiken en overgaan naar een subadministratie zodra u bekend bent met de basisfunctionaliteit.
Standalone
- Er vindt geen uitwisseling plaats tussen Exact Finance and Exact Project.
- Alle voor beide pakketten relevante feiten moeten tweemaal worden geregistreerd.
- In een externe financiële administratie worden kosten en omzet opgenomen in de kosten- en omzetrekeningen.
- De winst en verliesrekening in een extern financieel administratiesysteem laat onmiddellijk de gevolgen van projectactiviteiten zien.
Financiële database
- Boekingen in Exact Finance kunnen naar Exact Project gekopieerd worden, maar boekingen in Exact Project worden nooit naar Exact Finance gekopieerd.
- Slechts enkele feiten moeten tweemaal worden geregistreerd.
- In Exact Finance worden kosten en omzet opgenomen in de kosten- en omzetrekeningen.
- De winst en verliesrekening in Exact Finance laat onmiddellijk de gevolgen van projectactiviteiten zien.
Subadministratie
- Boekingen in Exact Finance kunnen gekopieerd worden naar Exact Project en vice versa.
- Alle informatie wordt uitgewisseld. Er hoeft niets tweemaal geregistreerd te worden.
- Kosten en omzet worden in eerste instantie opgenomen in twee 'onderhanden werk' balansrekeningen.
- De winst- en verliesrekening laat pas gevolgen van projectactiviteiten zien als het project geheel of gedeeltelijk afgerond is.
De grondslagen voor uw projectadministratie ontwerpen
Wanneer u hebt beslist welke projectadministratie u gaat gebruiken, dient u nauwkeurig te overwegen welke informatie u wilt vastleggen. Naast de voor elk project specifieke gegevens is er ook een aantal gegevens die u regelmatig gebruikt. U kunt hierbij denken aan de werknemers, grootboekrekeningen en kostensoorten die u wilt definiëren. Deze gegevens worden stamgegevens genoemd. Het is belangrijk een ontwerp te maken van de stamgegevens die u nodig hebt en deze op te nemen in uw functionele ontwerp. Wanneer u een functioneel ontwerp maakt, dient u zich vooraf volgende vragen te stellen:
- Welke werknemers kunnen aan het project meewerken?
- Wat voor soort activiteiten zijn er nodig?
- Welke productiemiddelen kunnen er in de projecten worden aangewend?
- Met wat voor soort kosten en opbrengsten krijg ik te maken bij mijn projecten? Wil ik de diverse soorten apart vastleggen?
- Tegen welk tarief wil ik de kosten en opbrengsten van de inzet van personeel en van de productiemiddelen vastleggen?
Door deze vragen te beantwoorden, krijgt u een duidelijker beeld van hoe u uw projectadministratie wilt inrichten. Wanneer u een ontwerp maakt voor de benodigde stamgegevens in Exact Project, dient u aan de volgende aspecten te denken:
- De structuur van uw stamgegevens
- De codering van uw stamgegevens
De structuur van uw stamgegevens
Voor het opzetten van de structuur van uw stamgegevens in Exact Project is het belangrijk dat u de onderlinge relatie tussen de diverse onderdelen begrijpt. Bijna alle project stamgegevens wordt gerelateerd aan het centrale concept 'kostensoorten'. U gebruikt kostensoorten om een onderscheid aan te brengen tussen de diverse soorten kosten en opbrengsten die bij een project voorkomen. Hieronder volgen de vijf typen kostensoorten:
- Werknemer
- Artikel
- Materieel
- Direct
- Geen
Zie Kostensoort in de System helpfile. Voor meer informatie over types kostensoorten, zie Kostensoorten aanmaken in de System helpfile.
Met dit netwerk van samenhangende stamgegevens kunt u de kosten die tijdens een project voorkomen nauwkeurig registreren, en kunt u overzichten maken vanuit een reeks verschillende standpunten. Om echter maximaal nut uit de beschikbare overzichten te halen, zijn de codes die u aan de stamgegevens toekent van groot belang.
Project Manual > Inhoud > Een functioneel ontwerp voor uw projectadministratie maken
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
General |
Document ID: |
06.845.003 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
12-02-2008 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |