Exact Compact

Hoe kan ik een begintelling van mijn artikelen invoeren?

In Exact Compact Handel kunt u de begintelling van uw voorraad invoeren via [Handel, Voorraad, Tellingen] of (HVT). Voor het invoeren en verwerken van tellingen kunt u het document Tellingen Verwerken raadplegen.

Telling nieuwe administratie
Indien u een nieuwe administratie heeft aangemaakt, of een administratie met stamgegevens heeft, kunt u de begintelling invoeren via [Handel, Voorraad, Tellingen] of (HVT). U kunt in de kolom 'Nieuw' de huidige voorraad per artikel invoeren, en op deze manier de begintelling van uw voorraad invoeren.

Telling nieuwe administratie met magazijnlocaties
Wanneer u in de nieuwe administratie gebruikt maakt van magazijnlocaties [Systeem, Algemeen, Instellingen, Voorraadinstellingen] dient u bij het maken van een nieuwe telling eerst op het icoon van de magazijnlocatie te klikken. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm, waarbij u eerst de magazijnlocatie dient te selecteren alvorens de correcte voorraad ingevuld kan worden.

Bij het verwerken van de telling worden in uw administratie de volgende journaalposten aangemaakt:

U doorloopt de volgende stappen:

1. Via [Compact, Boekingen, Beginsaldo] voert u de beginsaldi in van uw grootboekrekeningen. De beginwaarde van uw voorraad kunt u boeken op een tussenrekening 'Voorraad'. Deze voorraadwaarde dient u later uit te splitsen naar de juiste voorraadrekening(en). 
2. Via [Handel, Voorraad, Tellingen] of (HVT) voert u de telling van uw voorraad in. U kunt als peildatum de laatste datum van het voorgaande jaar ingeven (dus bijvoorbeeld 31-12-2003) omdat dit de datum is waarop de boeking als gevolg van de telling gemaakt zal worden. Bij het verwerken van de telling wordt de voorraadrekening opgeboekt. De voorraadrekening representeert nu de voorraadwaarde van uw fysiek aanwezige voorraad. Deze voorraadwaarde wordt berekend door per artikel de vaste verrekenprijs (zoals ingesteld in het onderhoud van de artikelen ) te vermenigvuldigen met het aantal van betreffend artikel dat u op voorraad heeft, en dus bij de telling heeft ingevoerd. Als tegenrekening wordt de rekening 'Kostprijs Verkopen' gebruikt. 
3. U heeft nog een saldo staan op uw tussenrekening 'Voorraad'. Tevens is uw winst- en verliesrekening 'Kostprijs verkopen' gebruikt bij de telling, en heeft dus direct gevolgen voor uw Winst- en Verliesrekening. Deze twee zaken moeten gecorrigeerd worden. In het memoriaal kunt op de laatste datum van het voorgaande jaar (dus bijvoorbeeld op 31-12-2003) handmatig het saldo van de tussenrekening 'Voorraad' en van de rekening 'Kostprijs Verkopen' afboeken. Een eventueel verschil hiertussen kunt u afboeken op bijvoorbeeld een rekening 'Afschrijving Voorraad'. Dit verschil bestaat dus uit de voorraadwaarde ingevoerd op de tussenrekening 'Voorraad' en de werkelijke voorraadwaarde gebaseerd op de tellingen.

Conclusie

• Tussenrekening Voorraad: deze rekening is weer in balans
• Rekening Voorraad: hier staat nu een waarde gebaseerd op de Vaste Verreken Prijs. Er is dus aansluiting tussen de financiële voorraadwaarde en logistieke voorraad.
• Rekening Kostprijs Verkopen: dit is een Winst en Verlies rekening en is na correctie bij punt 3 weer in balans
• Rekening Afschrijving Voorraad: hierop komt het verschil te staan indien de voorraadwaarde zoals als beginsaldo ingegeven en de voorraadwaarde als gevolg van de tellingen (dus de werkelijke voorraadwaarde) niet overeenkomt. In veel gevallen wordt hier een Winst- en verliesrekening voor gebruikt. Wij adviseren u contact op te nemen met uw accountant om na te vragen welke rekening er in uw administratie gebruikt mag worden.

Aandachtspunten
Er kunnen meerdere rekeningen 'Voorraad' en 'Kostprijs Verkopen' aanwezig zijn, afhankelijk welke rekeningen in het onderhoud van de artikelen zijn gekoppeld. Controleer dus goed welke boekingen worden gemaakt op basis van de tellingen en welke correctieboekingen er  gemaakt moeten worden per rekening 'Kostprijs Verkopen' .

Telling geconverteerde administratie
Indien u een geconverteerde administratie met mutaties heeft uit Exact Compact 2000 of Exact Compact voor Windows is het ook noodzakelijk om een begintellling van uw voorraad in te brengen. De voorraadposities worden met de conversie namelijk niet overgenomen.

Via [Handel, Voorraad, Tellingen] of (HVT) voert u de telling van uw voorraad in. Bij het verwerken van de telling worden in uw administratie de volgende journaalposten aangemaakt:

Aangezien in Exact Compact 2000 en Exact Compact voor Windows de boekingen op de rekening Voorraad en Kostprijs Verkopen handmatig worden gedaan staan hier dus al bedragen op. Met het verwerken van de begintelling wordt er nogmaals een boeking gemaakt op deze grootboekrekeningen. Er dient dus handmatig een correctieboeking gemaakt te worden in het memoriaal.

Voorbeeld

• Waarde op rekening Voorraad in Exact Compact 2000 / Exact Compact voor Windows is EUR 5000
• Er wordt een begintelling ingevoerd waardoor de rekening Voorraad nu wordt opgeboekt voor EUR 4000

De volgende boeking wordt automatisch bij het verwerken van de telling in het memoriaal aangemaakt:

De volgende boeking dient nog handmatig in het memoriaal gemaakt te worden:

Conclusie:

• Rekening Voorraad: hier staat nu een waarde gebaseerd op de Vaste Verreken Prijs. Er is dus aansluiting tussen de financiële voorraadwaarde en logistieke voorraad.
• Rekening Kostprijs Verkopen: dit is een Winst en Verlies rekening en deze staat weer gelijk voordat de voorraadtelling heeft plaatsgevonden
• Rekening Afschrijvingen Voorraad: . Verschillen met betrekking tot de voorraadwaarde als gevolg van de invoering van het voorraadwaarderingssysteem VVP zijn op deze rekening geboekt. U kunt zelf aangeven welke rekening u hiervoor wilt gebruiken tijdens het invoeren van de memoriaalboeking. In veel gevallen wordt hier een Winst- en verliesrekening voor gebruikt. Wij adviseren u contact op te nemen met uw accountant om na te vragen welke rekening er in uw administratie gebruikt mag worden

LET OP : Er kunnen meerdere rekeningen Voorraad en Kostprijs Verkopen aanwezig zijn, afhankelijk welke rekeningen in het onderhoud van de artikelen zijn gekoppeld. Controleer dus goed welke boekingen worden gemaakt op basis van de tellingen en welke correctieboekingen er dus gemaakt moet worden 'per rekening Voorraad' en rekening 'Kostprijs Verkopen'

Gerelateerde onderwerpen

• Tellingen Verwerken
• Onderhoud Artikelen
• Het invoeren van een beginbalans