Hoofdkantoor: Centraal stamgegevens aanleggen\onderhouden

Introductie

Alle stamgegevens worden aangelegd en onderhouden op het hoofdkantoor of via de pos-portal weggeschreven in de Exact Globe Next database op het hoofdkantoor. Deze manier van werken heeft grote voordelen:

• Gegevens hoeven maar op 1 plek worden aangelegd/onderhouden, import op de filialen zorgt voor de rest.
• Consistentie in de stamgegevens. Alle filialen werken met dezelfde gegevens.
• Kwaliteit van de stamgegevens. Stamgegevens zijn zeer belangrijke bouwstenen in de logistieke en financiële administratie. Door centrale aanleg en onderhoud van deze gegevens, is de kwaliteit hiervan beter gewaarborgd.

Alleen de kassa’s, presets en factuurcodes mogen ook worden aangelegd en onderhouden op de verschillende filialen zelf.

Uitleg  

Medewerkers, rollen en rechten
Medewerkers moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor of via de pos-portal. Medewerkers op de filialen moeten minimaal de rol ‘Vertegenwoordiger’ hebben om te kunnen werken in de kassa’s. Ook moeten zij rechten hebben op het magazijn dat gekoppeld is aan de kassa. De rollen en rechten moeten verder zo worden gedefinieerd dat iedereen precies datgene kan doen waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Met duidelijke vaste procedures zal dit de betrouwbaarheid van de administratie veilig stellen.

Debiteuren
Debiteuren/klanten moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor of via de pos-portal. Om nieuwe debiteuren te kunnen gebruiken op de filialen moeten ze eerst geïmporteerd worden op de desbetreffende filialen. U kunt voor elk filiaal een eigen baliedebiteur aanleggen of u kunt gebruik maken van een algemene baliedebiteur.

Crediteuren en leveranciers
Crediteuren en leveranciers moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor of via de pos-portal. In de databases op de filialen zelf hoeft nooit met de crediteuren of leveranciers te worden gewerkt. Importeren hiervan is dus in principe niet nodig. Leveranciers worden automatisch geïmporteerd bij de import van artikelen op het filiaal.

Betalingscondities
Betalingscondities moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor. Betalingscondities worden automatisch geïmporteerd bij de import van debiteuren en crediteuren op het filiaal.

Artikelen en eenheden
Artikelen moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor of via de pos-portal. Om nieuwe artikelen te kunnen gebruiken op de filialen moeten ze eerst geïmporteerd worden op de desbetreffende filialen. Eenheden worden automatisch geïmporteerd bij de import van artikelen op het filiaal.

Assortimenten, classificaties en artikelgroepen
Assortimenten, classificaties en artikelgroepen moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor. Deze stamgegevens worden automatisch geïmporteerd bij de import van artikelen op het filiaal.

Verkoopprijzen, prijslijsten en prijsafspraken
Verkoopprijzen, prijslijsten en prijsafspraken moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor of via de pos-portal. Verkoopprijzen worden automatisch geïmporteerd bij de import van artikelen op het filiaal. Verkoopprijzen, prijslijsten en prijsafspraken kunnen worden geïmporteerd via de artikelprijzen op het filiaal.

Magazijnen
Voor elk filiaal dient een apart magazijn te worden aangelegd. Dit gebeurt op het hoofdkantoor via [Voorraad, Magazijnbeheer, Magazijnen].

Als het magazijn wordt geopend kunnen via de button ‘Toekennen: artikelen’ eenvoudig de artikelen bekend worden gemaakt in het magazijn. Magazijnen worden automatisch geïmporteerd bij de import van artikelen op het filiaal. De rechten per magazijn moeten daarna op de filialen zelf worden bepaald.

Kassa’s
Kassa’s kunnen, voordat het aanmaken van de stambestanden administratie plaatsvindt, aangemaakt worden op het hoofdkantoor. Nieuwe kassa’s moeten worden aangelegd en onderhouden op de filialen zelf. Kassa’s worden namelijk niet meegenomen bij het importen en exporteren. In de kassa moet het juiste magazijn worden gekoppeld.

Presets
Presets kunnen, voordat het aanmaken van de stambestanden administratie plaatsvindt, aangemaakt worden op het hoofdkantoor. Nieuwe presets moeten worden aangelegd en onderhouden op de filialen zelf. Presets worden namelijk niet meegenomen bij het importen en exporteren.

Grootboekrekeningen
Grootboekrekeningen moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor.

Grootboekrekening voor de debiteuren
Het is niet noodzakelijk om per filiaal een eigen debiteurenrekening te hebben. U kunt namelijk dezelfde debiteurenrekening koppelen aan meerdere verkoopdagboeken.

Dagboeken
Dagboeken moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor.

Dagboek Kas
Leg per kassa een apart dagboek Kas aan. Het is aan te raden om per dagboek Kas een aparte grootboekrekening Kas te gebruiken.

Koppel in de kassa nu het juiste dagboek Kas.

Er is nu een 1:1:1-koppeling tussen de kassa, grootboekrekening en kasboek. Kassaldi in de verschillende menupaden zijn nu zeer eenvoudig met elkaar te vergelijken.

Verkoopdagboeken
U kunt per filiaal een apart verkoopdagboek aanleggen. Het is echter ook mogelijk om hetzelfde algemene verkoopdagboek op alle filialen te gebruiken. In de factuur instellingen op het hoofdkantoor en de filialen moet u dan bepalen of de ‘factuurcode dagboek koppeling’ niet aanstaat. Hieronder volgt een beschrijving, waarin voor elk filiaal een apart verkoopdagboek wordt gebruikt.

Aan de verschillende dagboeken kan dezelfde grootboekrekening worden gekoppeld. Bij het koppelen van dezelfde grootboekrekening komt dan de volgende melding:

Het is dus van belang om aparte boekstuknummersreeksen voor de verkoopdagboeken te bepalen.

Deze boekstuknummers worden pas gebruikt als de ‘factuurcode verkoopboek koppeling’ aanstaat. Activeer deze in [Systeem, Algemeen, Instellingen, Pos of Factuur]. Het boekstuknummer van het verkoopboek wordt ook tegelijkertijd de 'onze referentie' van de aangemaakte kas-, memoriaal en verkoopboeking.

Leg per filiaal een aparte factuurcode aan en koppel die aan het bijbehorende verkoopdagboek via [Systeem, Logistiek, Factuurcodes].

Zorg er tot slot voor dat instellingen de juiste directe factuurcode en het juiste verkoopboek is gekoppeld.

Memoriaaldagboeken
In principe is er maar 1 memoriaal nodig voor alle transacties van alle filialen. Het kan echter handig zijn om ook hier een opsplitsing in te maken. U kunt bijvoorbeeld een memoriaal aanleggen voor alle goederen transacties van het hoofdkantoor en de filialen. Een volgende memoriaal kunt u gebruiken voor alle 'Betalingen onderweg'-transacties. Als u daarnaast de voorraadtransacties uit synergy (telling, ontvangst en overboeking) in een apart memoriaal wilt hebben, dan dient dat aparte memoriaal het laagste nummer te geven van alle memorialen. 

BTW-codes
BTW-codes moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor. BTW-codes kunnen worden gebruikt nadat ze zijn geïmporteerd op het filiaal. Nieuwe BTW-codes worden ook automatisch geïmporteerd bij de import van artikelen, debiteuren en crediteuren op het filiaal.

Valuta en wisselkoersen
Valuta en wisselkoersen moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor. Valutacodes en wisselkoersen kunnen worden gebruikt, nadat ze zijn geïmporteerd op het filiaal via import wisselkoersen.

Selectiecodes
Selectiecodes moeten worden aangemaakt en onderhouden op het hoofdkantoor. Selectiecodes worden worden automatisch geïmporteerd bij de import van debiteuren en crediteuren op het filiaal.

Factuurcodes
Factuurcodes kunnen, voordat het aanmaken van de stambestanden administratie plaatsvindt, aangemaakt worden op het hoofdkantoor. Nieuwe factuurcodes moeten worden aangelegd en onderhouden op de filialen zelf. Factuurcodes worden namelijk niet meegenomen bij het importen en exporteren. De factuurcode moet aan het juiste verkoopboek worden gekoppeld als de ‘faktuurcode dagboek koppeling’ aan staat.

Let op: Als u op het hoofdkantoor orders en facturen invoert waaraan u zelf geen factuurcode koppelt, dan koppelt Exact de eerst beschikbare factuurcode. Dit mag nooit een factuurcode zijn die gebruikt wordt op de filialen, omdat anders de uniciteit van nummers in gevaar komt. Zorg daarom altijd dat de hoofdkantoorfactuurcode het laagste nummer heeft. De factuurcodes zien er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

01 = hoofdkantoor

02 = hoofdkantoor balie

03 = filiaal 1

04 = filiaal 2

Exact zal nu op het hoofdkantoor altijd factuurcode 01 gebruiken als u zelf geen factuurcode koppelt.