Exact Globe+

Excel add-In: Data uit verschillende tabellen halen met Excel Add-in functies

Introductie

Dit document beschrijft hoe u met behulp van functies in de Excel Add-in data rechtstreeks uit de verschillende tabellen kunt halen. Dit kan met verschillende functies die u kunt vinden onder [Exact Globe Next, Functie].

Uitleg

Stel u wilt in één overzicht alle grootboekrekeningen met de omschrijvingen en de BTW-codes die aan de grootboekrekeningen gekoppeld zijn, ook met omschrijving. U gaat als volgt te werk:

1. Met de functies FILE_FIRST en FILE_NEXT genereert u een kolom met alle grootboekrekeningnummers:
   • In de eerste cel (waar u het eerste grootboekrekeningnummer wilt hebben) kiest u via [Exact Globe Next, Functie] voor de functie FILE_FIRST
     Als Tabel kiest u de tabel grootboekrekeningen (grtbk), die u met F5 kunt selecteren. In deze tabel staan namelijk alle grootboekrekeningen.
     De juiste Index is grtbk. De juiste index is meestal gelijk aan de tabelnaam.
   • In de tweede cel (waar u het tweede grootboekrekeningnummer wilt hebben) kiest u voor de functie FILE_NEXT
     Bij Cel geeft u een verwijzing in naar de vorige grootboekrekening.
     Stel u heeft in cel A2 (1ste kolom 2e rij), met de functie FILE_FIRST, het eerste grootboekrekeningnummer staan.
     De functie FILE_NEXT geeft u dan in in cel A3 (1ste kolom 3e rij)
     Achter Cel geeft u dan in:   =A2 (de cel van de vorige grootboekrekening. U geeft dezelfde Tabel en Index in als wat u in de functie FILE_FIRST heeft ingegeven.
   • Selecteer nu de cel met het tweede grootboekrekeningnummer (met de functie FILE_NEXT), en kopieer deze cel met [Bewerken (Edit) / Kopiëren (copy)].
   • Selecteer een reeks cellen onder de gekopieerde cel en plak hierin de grootboekrekeningnummers met  [Bewerken (Edit) / Plakken (Paste)]. Zorg dat u de gegevens in voldoende cellen plakt, zodat alle grootboekrekeningnummers verschijnen.
2. Met de functie ACC_DATA of FILE FIELD vraagt u de omschrijving op die bij het betreffende grootboekrekeningnummer hoort. Ga hiervoor in de cel staan naast het eerste grootboekrekeningnummer en ga naar [Exact Globe Next, Functie] en kies een van de twee functies:
   • FILE_FIELD:
     Tabel is grtbk, aangezien in deze tabel alle grootboekrekeningen staan.
     Sleutel is het grootboekrekeningnummer, dus een verwijzing naar de betreffende cel in de eerste kolom, bijvoorbeeld: =A2 (1ste kolom 2e rij). Het heeft geen zin hier het grootboekrekeningnummer rechtstreeks in te voeren, aangezien u deze handeling dan voor elke cel apart moet uitvoeren. Geeft u een celverwijzing in naar de eerste kolom, dan is het mogelijk om deze cel naar beneden te kopiëren.
     De index is weer grtbk.
     De gewenste Kolom kunt u selecteren met F5. U wilt de omschrijving van de rekeningen zien, dus u selecteert hier "omschrijving".
   • ACC_DATA:
     Met deze functie kunt u in principe hetzelfde als met FILE_FIELD, deze functie haalt alleen data uit grtbk en niet uit andere tabellen. Met deze functie hoeft u daarom niet het bestand grtbk en de gelijknamige index te selecteren.
     Bij GB rekening geeft u een verwijzing in naar de betreffende cel in de eerste kolom, bijvoorbeeld: =A2 (1ste kolom 2e rij). Het heeft geen zin hier het grootboekrekeningnummer rechtstreeks in te voeren, aangezien u deze handeling dan voor elke cel apart moet uitvoeren. Geeft u een celverwijzing in naar de eerste kolom, dan is het mogelijk om deze cel naar beneden te kopiëren.
     De gewenste Kolom kunt u selecteren met F5. U wilt de omschrijving van de rekeningen zien, dus u selecteert hier "omschrijving".
3. Met de functie ACC_DATA of FILE FIELD vraagt u eveneens de BTW code op die bij het betreffende grootboekrekeningnummer hoort. Ga hiervoor in de cel staan naast de omschrijving van het eerste grootboekrekeningnummer en ga naar [Exact Globe Next, Functie] en kies een van de twee functies:
   • FILE_FIELD:
     Tabel is weer grtbk.
     Sleutel is het grootboekrekeningnummer, dus een verwijzing naar de betreffende cel in de eerste kolom, bijvoorbeeld: =A2
     De index is weer grtbk.
     De gewenste Kolom kunt u selecteren met F5. U wilt de BTW-code van de rekeningen zien, dus u selecteert hier "BTW-code".
   • ACC_DATA:
     Bij GB rekening geeft u een verwijzing in naar de betreffende cel in de eerste kolom, bijvoorbeeld: =A2.
     De gewenste Kolom kunt u selecteren met F5. U wilt de BTW-code van de rekeningen zien, dus u selecteert hier "BTW-code".
4. Met de functie FILE FIELD vraagt u eveneens de omschrijving van de BTW code op. Ga hiervoor in de cel staan naast de BTW-code van het eerste grootboekrekeningnummer en ga naar [Exact Globe Next, Functie] en kies een van de twee functies:
   • Tabel is nu btwtrs (BTW-codes selecteren)
   • Sleutel is de BTW-code, dus een verwijzing naar de betreffende cel in de derde kolom, bijvoorbeeld: =C2
   • De index is weer gelijk aan de tabelnaam: btwtrs
   • Bij Kolom selecteert u "Omschrijving", omdat u de omschrijving van de BTW-code wilt zien.
5. Selecteer nu in de eerste rij de omschrijving van de grootboekrekening, de BTW-code en de omschrijving van de BTW-code, en kopieer deze cellen met [Bewerken (Edit) / Kopiëren (copy)].
6. Selecteer nu alle lege cellen naast de overige rekeningnummers, onder de omschrijving van de eerste grootboekrekening en plak hierin de gegevens met  [Bewerken (Edit) / Plakken (Paste)].

Gerelateerde onderwerpen

• Excel Add-in Startpagina