Exact Globe+

Waarom worden er automatisch boekingen gegenereerd aan de onbekende debiteur of crediteur?

Exact Globe Next is veel meer dan alleen een boekhoudpakket. Gebruikers hebben met Exact Globe Next real-time inzicht in de financiële huishouding van hun organisatie. Er wordt met het pakket geoffreerd, gepland, geproduceerd, verloond, gefactureerd etcetera. En omdat iedereen binnen de organisatie werkt met één gegevensbron is er maar één 'waarheid'. Het management kan besluiten nemen op basis van rapportages die naar wens kunnen worden samengesteld. Alle informatie is gekoppeld, alles is traceerbaar, alle informatie kan vanaf meerdere kanten worden benaderd.

Dat wetende is het interessant te kijken naar het gebruik van 'de onbekende debiteur'. Veel gebruikers van Exact Globe Next vragen zich namelijk af waarom er bij een directe kosten- of omzetboeking in het kas- of bankboek een boeking wordt gemaakt die is gekoppeld aan de onbekende debiteur of crediteur. Soms worden deze boekingen zelfs betiteld als 'spookboekingen' of 'nul-boekingen', daarmee suggererend dat het een fout in de programmatuur zou zijn. Maar niets is minder waar. Maar is het nu echt nodig, dat gebruik van de onbekende debiteur / crediteur?

Het antwoord is 'ja', maar eigenlijk zou het niet nodig moeten zijn. Exact Globe Next kan u laten zien waar uw geld precies naartoe is gegaan en waar precies uw omzet vandaan is gekomen. U kunt in één oogopslag zien hoe de geldstromen lopen en zodoende 100% controle hebben over inkomsten en uitgaven. Daartoe staan u allerlei overzichts- en rapportagemogelijkheden ter beschikking waarmee u alle financiële transacties van begin tot eind kunt traceren. Voorwaarde daarvoor is echter wel dat er koppelingen worden gelegd, koppelingen die veelal automatisch door Exact Globe Next worden gegenereerd. Maar bij handmatige boekingen ligt dat wat lastiger: de programmatuur kan op dat moment namelijk de herkomst van de transactie niet herleiden en eist van u een koppeling met een debiteur of crediteur.

De drie manieren waarop de koppeling tussen een boeking en een debiteur/crediteur kan worden gelegd: 

Automatisch laten afletteren met ingevoerde facturen
Wanneer u betalingen en ontvangsten registreert en deze aflettert tegen ingevoerde inkoopfacturen en verkoopfacturen, worden de meeste koppelingen zoals hierboven genoemd automatisch voor u vastgelegd. De programmatuur herkent automatisch de juiste debiteur of crediteur.

De boeking die daaruit ontstaat, is bijvoorbeeld de volgende:

Handmatig koppelen zonder het inboeken van facturen
Indien u een handmatige boeking invoert zonder de hierboven genoemde cyclus te volgen, dan is het uiteraard ook mogelijk een koppeling met een debiteur of crediteur te leggen. Zonder dat u deze hoeft af te letteren (dat gebeurt automatisch), kunt u een financiële transactie direct op een kostenrekening boeken. Daarbij kunt u in de kolom 'Relatie' in het financiële dagboek de juiste debiteur of crediteur koppelen.

Het boeking die hieruit resulteert is dezelfde als hierboven is weergegeven, alleen is de crediteur 'Huis ter Duin' door u zelf geselecteerd.

Handmatige boeking maken zonder koppeling toe te voegen
De derde en laatste mogelijkheid is het automatisch laten koppelen van de onbekende debiteur / crediteur aan een handmatige kostenboeking. Zoals reeds eerder verklaard moeten financiële transacties in een gesloten cash flow systeem als Exact Globe Next te herleiden zijn naar een debiteur of crediteur. Het systeem laat het dan ook niet toe dat er geen koppeling wordt gelegd. Op het moment dat u een boeking ingeeft zonder een 'relatie' te selecteren, zal het systeem automatisch de onbekende debiteur danwel crediteur koppelen.

De grootboekrekening die hiervoor wordt gebruikt is de volgende:

1. Wanneer er een debiteuren/crediteurenrekening is gekoppeld aan de onbekende debiteur/crediteur wordt deze gebruikt.
2. Wanneer er geen debiteuren/crediteurenrekening aan de onbekende debiteur/crediteur is gekoppeld, wordt de standaard debiteuren/crediteurenrekening gebruikt. Dit kunt u aangeven middels de optie 'Standaard' op het tabblad 'Basis' bij het onderhoud van die debiteuren/crediteurenrekening.
3. Wanneer er geen debiteuren/crediteurenrekening aan de onbekende debiteur/crediteur is gekoppeld, en er geen standaard debiteuren/crediteurenrekening is gedefinieerd, wordt de debiteuren/crediteurenrekening met het laagste nummer (die niet aan een BTW-code is gekoppeld) gebruikt.

Deze boeking heeft geen enkel gevolg voor het saldo van uw grootboekrekeningen, enkel op de hoogte van de totale bedragen. Zoals u hieronder kunt zien is de boeking op de crediteurenrekening altijd in balans. Overigens verdient het aanbeveling (en dat is niet het geval in het voorbeeld hieronder) om aparte rekeningen aan te maken voor de onbekende debiteur en crediteur.

Wanneer u nu overzichten gaat maken door middel van de menupaden [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Te vorderen/te betalen] ouderdomsanalyses of overzichten van openstaande posten gaat opvragen, kunt u door middel van de knop 'Extra criteria' eventueel aangeven dat u de onbekende debiteur of crediteur wilt uitsluiten. Zodoende zullen deze niet in de rapportages verschijnen.

Toch zult u door het niet koppelen van de juiste relatie bij uw boekingen cruciale informatie gaan missen. Wanneer u bijvoorbeeld een overzicht van uw kostenrekeningen gaat genereren in een spilanalyse via menupad [Financieel, Verslagen, Spilanalyse] krijgt u onderstaand resultaat:

Wanneer u consequent de juiste relatie koppelt (of automatisch laat koppelen) bij iedere financiële transactie zal het resultaat van dezelfde spilanalyse er als volgt uitzien:

Zoals u hierboven ziet zijn alle uitgaven (in dit geval) gekoppeld aan de betreffende crediteur. U ziet zo precies waar de diverse kosten worden gemaakt, en in welke verhouding. Bijkomend voordeel is dat u vanuit de debiteuren- en crediteurenkaarten in uw administratie precies kunt terugvinden welke geldstromen er tussen uw organisatie en deze specifieke relatie hebben plaatsgevonden.

Zoals u ziet biedt Exact Globe Next u inzicht in de complete financiële huishouding van uw organisatie. U kunt altijd traceren waar uw liquide middelen vandaan zijn gekomen en waar ze naartoe zijn gegaan. Echter, zonder juiste koppeling zal het altijd een raadsel blijven. Mocht dit voor bepaalde kostenposten in uw organisatie geen probleem zijn, dan kunt u gebruik maken van de onbekende debiteur en crediteur. In alle andere gevallen is een juiste koppeling van groot belang.