Exact Compact+

Bankafschrift inboeken in Exact Compact

Introductie

U kunt bankafschriften handmatig invoeren via [Compact, Boekingen, Boeken], vervolgens kunt u het bankboek selecteren en voor "Nieuw" kiezen. Het bankboek in Exact Compact is zo opgebouwd dat u zonder enige boekhoudtechnische kennis deze boekingen kunt invoeren. 
In Exact Compact  is het invullen van een debiteur of crediteur verplicht. Er wordt vanuit gegaan dat het geld altijd van een relatie afkomt of naar een relatie toegaat. Indien u geen relatie selecteert, dan wordt automatisch de onbekende crediteur of debiteur geselecteerd.

Bij de betalingen op het bankafschrift kunnen de volgende scenario's zich voordoen:

• u weet van wie u de betaling heeft ontvangen of aan wie u betaald heeft en u weet ook om welke openstaande post het gaat in uw administratie. U kunt de betaling dus toewijzen aan een relatie en afletteren met een betalingstermijn.
• u weet van wie u de betaling heeft ontvangen of aan wie u betaald heeft, maar op dit moment weet u niet om welke openstaande post het gaat. U kunt de betaling dus enkel toewijzen aan een relatie en (nog) niet afletteren.
• u weet niet van wie u de betaling heeft ontvangen of aan wie u betaald heeft. U kunt de betaling dus ook niet afletteren met een openstaande post.
• u wilt rechtstreeks op een kosten- of omzetrekening boeken.

Al deze scenario's kunnen worden ingevoerd in Exact Compact zonder bekend te zijn met een grootboekrekeningschema. Afhankelijk van het scenario worden automatisch de juiste grootboekrekeningen door Exact Compact gebruikt. Deze rekeningen heeft u gedefinieerd in uw stamgegevens van uw relaties (debiteuren/crediteuren) en dagboek. Bij de invoer hoeft u dus enkel aan te geven van wie u de betaling ontvangt (weet u dit niet, dan laat u dit veld leeg) en om welke openstaande post het gaat (weet u dit niet, dan laat u dit veld leeg). Exact Compact doet de rest.

Uitleg

Het doel van het bankboek is het registreren van het papieren bankafschrift in de administratie. Aan de hand van het volgende bankafschrift wordt uitgelegd wat de handelingen zijn die uitgevoerd moeten worden en welke boekingen worden aangemaakt door Exact Compact.

Bankafschrift

Begin- en eindsaldo
Het beginsaldo wordt reeds weergegeven. U neemt het eindsaldo over van het bankafschrift, zodat u bij het sluiten van de bankboeking kunt controleren of u alle bedragen correct heeft ingevuld.

Regel 1   Ontvangst zonder openstaande post
Bij de eerste regel op het bankafschrift is het u niet direct duidelijk wie Maxter Company is. Als u zoekt in uw relaties, komt deze naam niet naar voren. Uit de omschrijving van de betaling is ook niet te halen om welke openstaande post het gaat, omdat het misschien een referentie van de betaler betreft.

Om het invoerproces niet te frustreren en zo snel mogelijk het bankafschrift in te boeken zodat het banksaldo actueel is, kunt u deze betaling op een kruispost zetten. Naderhand kan deze post worden bekeken en achterhaald worden wie er betaald heeft en wat er betaald is. Deze kruispostenrekening, de niet toegewezen rekening, is de tussenrekening die gekoppeld is aan het dagboek, mits dit een tussenrekening is.  

In het bankboek vult u geen relatie in, omdat deze niet bekend is. U vult geen onze referentie in en u hoeft niet te zoeken naar een openstaande post via F5 in de kolom 'Onze referentie'. Het enige wat u weet is dat er 250 euro ontvangen is. U vult dus enkel het ontvangen bedrag in en tabt door. Dit ziet er als volgt uit:

Nadat u de regel heeft doorgetabt en alleen de omschrijving en het ontvangen bedrag heeft ingegeven, wordt automatisch een onze referentie gegenereerd uit uw nummertraject. Tevens wordt de rekening 2700 Niet toegewezen gekoppeld. Deze rekening is gedefinieerd bij het onderhouden van het betaalmiddel. Dit is uw kruispostenrekening voor deze bankrekening. De volgende boeking wordt dus gemaakt:

De geldstroom heeft nu de status 'niet toegewezen' aangezien er nog geen relatie is toegekend. Op het moment dat u alsnog een relatie toekent, zal de post op de debiteuren- of crediteurenkaart als vooruitontvangst of vooruitbetaling worden geboekt. Kiest u ervoor om de geldstroom af te letteren met een factuur, dan zal de boeking anders worden geregistreerd.

Regel 2 Ontvangst van een debiteur maar zonder een openstaande post
Degene die betaald heeft, is bekend in uw administratie, alleen als u via F5  in het zoek- en selectiescherm in de kolom 'Onze referentie' zoekt, kunt u geen openstaande post vinden van 750 euro. Het kan voorkomen dat de daadwerkelijke openstaande post bijvoorbeeld 749,99 bedraagt en daardoor niet verschijnt, Exact Compact laat alleen de openstaande posten zien waarvan het bedrag precies gelijk is aan het bedrag wat u heeft ingevoerd. Indien het bedrag afwijkt krijgt u geen openstaande posten te zien.

Zodra u eerst op 'Wissen' en daarna op 'Zoeken' drukt verschijnen alle openstaande posten van de desbetreffende debiteur of crediteur. Nu kunt u de openstaande post waar de deelbetaling betrekking op heeft selecteren. In deze situatie gaan we er echter van uit dat de post helemaal niet aanwezig is.

U vult dus de omschrijving en de relatie in. U vult het ontvangen bedrag in en tabt de regel door (dus voorbij de 'Onze ref'). Dit ziet er als volgt uit:

Doordat u een relatie koppelt, wordt niet rekening 2700 gekoppeld, maar de debiteurenrekening 1300. De onze referentie wordt weer gegenereerd uit uw nummertraject .

Regel 3 Ontvangst op een opstaande post
Degene die betaald heeft, is bekend in uw administratie en via F5 in de kolom 'Onze referentie' kunt u de openstaande post van factuur 2030078 vinden.

U vult dus de omschrijving en de relatie in. U vult het ontvangen bedrag in en tabt door naar de kolom 'Onze ref'. U drukt op F5  in het zoek- en selectiescherm selecteert u openstaande post. Vervolgens kiest u voor de knop 'Selecteren'. U ziet dat de openstaande post gekoppeld wordt en kiest voor 'Sluiten'. Vervolgens tabt u de regel door. Dit ziet er als volgt uit:

Doordat u een relatie koppelt, wordt niet rekening 2700 gekoppeld, maar de debiteurenrekening 1300. De onze referentie is gelijk aan het factuurnummer. U ziet een vinkje staan in de kolom 'Afgeletterd', omdat het ontvangen bedrag is afgeletterd met een openstaande post.

Indien u op een debiteurenrekening of crediteurenrekening boekt, dient u altijd een relatie te specificeren. Doet u dit niet, dan zal hier de onbekende debiteur of crediteur worden gebruikt.  

Regel 4 Een debiteur betaald meerdere openstaande posten
Degene die betaald heeft, is bekend in uw administratie en via F5 in de kolom 'Onze referentie' kunt u de openstaande posten van factuur 2030074 en 2030086 vinden.

U vult dus de omschrijving en de relatie in. U vult het ontvangen bedrag in en tabt door naar de kolom 'Onze ref'. U drukt op F5 en selecteert de openstaande posten. Vervolgens kiest u voor de knop 'Selecteren'. U ziet dat de openstaande posten gekoppeld worden en kiest voor 'Sluiten'. Vervolgens tabt u de regel door. Dit ziet er als volgt uit:

Doordat u een relatie koppelt, wordt niet rekening 2700 gekoppeld, maar de debiteurenrekening 1300. De onze referentie is leeg omdat het hier een verzamelbetaling betreft. U ziet een vinkje staan in de kolom 'Afgeletterd', omdat het ontvangen bedrag is afgeletterd met twee openstaande posten.

Regel 5 Rechtstreek op een kostenrekening boeken
De laatste regel is een kostenpost. Hiervoor heeft u geen openstaande post in uw administratie. In Exact Compact geldt het principe: een geldstroom gaat of komt altijd van iemand. In dit geval de relatie bank. Indien u de debiteur of crediteur niet in uw administratie aanwezig is zal Exact Compact automatisch de onbekende debiteur of crediteur koppelen.

U vult dus de omschrijving en de relatie in. U vult het ontvangen bedrag in en tabt de regel door (dus voorbij de 'Onze ref'). Doordat u een relatie heeft gekoppeld wordt rekening 1600 voorgesteld. U verandert deze grootboekrekening in de bankkostenrekening. Dit ziet er als volgt uit:

Doordat u een relatie koppelt, wordt niet rekening 2700 gekoppeld, maar de crediteurenrekening 1600. Deze kunt u wijzigen in de bankkostenrekening. Dit is het enige scenario waar enige kennis van het grootboekrekeningschema vereist is. De onze referentie wordt weer gegenereerd uit uw nummertraject. De volgende boeking wordt gemaakt:

Bankkosten            25
aan Crediteuren              25

Crediteuren            25
aan Bank                       25

De betaling loopt dus via de crediteurenrekening en wordt bij de relatie Rabobank geregistreerd. Op deze manier heeft u altijd inzicht in de in- en uitgaande geldstromen bij deze relatie. Vult u zelf geen relatie in, dan zal de onbekende debiteur/crediteur worden gebruikt. Via deze relatie is de geldstroom dus altijd traceerbaar. Het is echter voor u zelf inzichtelijker als u telkens de juiste relatie invult (indien nodig dient u deze aan te maken).

Nu is de bankboeking compleet. Onderin het scherm wordt een verschil van nul aangegeven. Zou er nog een verschil zijn, krijgt u daarvan een melding en kunt u het sluiten annuleren of het eindsaldo aan laten passen. Het banksaldo is actueel.

Toch hebben we een aantal "steekjes" laten vallen. Zo zijn betalingen wel toegewezen aan een relatie, maar nog niet afgeletterd met een openstaande post. Tevens hebben we een betaling helemaal niet toegewezen aan een relatie, laat staan afgeletterd met een openstaande post.

Verdere afhandeling van het bankafschrift

Op de grootboekkaart van rekening 2700 staan alle betalingen die niet zijn toegewezen aan een relatie. Voor dit lijstje dient te worden uitgezocht om welke betalingen het gaat. Vervolgens kunt u deze toewijzen aan de juiste relatie of afletteren met de bijbehorende openstaande post.

Verder is er nog de ontvangst van regel 2 waarbij u een bedrag heeft ontvangen van Bicycle World, maar waarbij u niet de bijbehorende post kunt vinden. Nadat u de debiteurenkaart van Bicycle World heeft bekeken blijkt dat er bij deze debiteur nog 3 posten van 250,- openstaan. Tevens ziet u de ontvangst van 750,- staan.
Het bedrag dat Bicycle World aan u heeft betaald blijkt de betaling voor deze 3 posten samen te zijn.

Op de debiteurenkaart selecteert u nu alle 4 de regels. Vervolgens drukt u op de knop afletteren onderaan het scherm.
Hiermee geeft u aan dat de ontvangst van 750,- betrekking heeft op de 3 openstaande posten van 250,-. Doordat u deze heeft afgeletterd staan de 3 posten nu niet meer open, en de ontvangst is alsnog afgeletterd.

Gerelateerde onderwerpen  

• Top 10: Invoeren, verwerken en verwijderen van boekingen
• Hoe kan ik meerdere openstaande posten van een debiteur of crediteur in één keer inboeken?
• Boeken in kas-, bank- en giroboeken
• Aanmaken en wijzigen betalingscondities
• Hoe kan ik mijn kolommen in een boeking aanpassen?