Exact Globe+

Conversie: Veel gestelde vragen

Zie voor aandachtspunten en meer informatie document "Aandachtspunten voor de migratie naar Exact Globe Next".

1) Klopt het dat na de conversie debiteuren/crediteuren zijn aangemaakt die voor conversie nog niet bestonden?
Dit is inderdaad correct. Voorbeelden hiervan zijn de onbekende debiteur/crediteur en de crediteur de Belastingdienst . Deze zijn benodigd voor respectievelijk het registreren van betalingen/ontvangsten en belastingboekingen. 

2) Is het na de conversie mogelijk om een btw-aangifte te doen over geconverteerde historische perioden?
Nee, dit is niet mogelijk. U kunt alleen aangifte doen over boekingen die u heeft ingevoerd na conversie. Dit is in verband met de nieuwe werking van de btw-aangifte in Exact Globe Next. Zie voor meer informatie document "De nieuwe BTW afhandeling"

3) Waarom heb ik twee nieuwe btw-rekeningen na conversie?
Dit is in verband met de gewijzigde BTW-functionaliteit in Exact Globe Next. De nieuwe rekeningen dienen van het type Crediteuren te zijn ivm met de registratie van belastingboekingen op de crediteur Belastingdienst.

4) Waarom is het adviseerbaar om eerst een proefconversie uit te voeren alvorens een definitieve conversie te doen?
Dit is raadzaam omdat u op deze wijze een tijd proef kunt draaien. Zo raakt u bekend met de nieuwe programmatuur en zal de overgang soepeler verlopen. Daarnaast kunt u op deze wijze goed controleren of al uw gegevens juist zijn geconverteerd.

5) Waarom krijg ik de melding “Niet ondersteund Oude Stijl BTW” bij het bewerken van boekingen van voor de conversie?
De BTW-afhandeling in Exact Globe Next verloopt anders dan in Exact Globe 2000, Exact (Globe) voor Dos en Exact (Globe) voor Windows. Hiervoor is onder andere de belastingcrediteur ingevoerd en zijn nieuwe BTW-grootboekrekeningen van het type "crediteur" aangemaakt. Voorheen was dit van het type "BTW". Daarom zijn boekingen uit Exact Globe 2000, Exact (Globe) voor Dos en Exact (Globe) voor Windows niet aan te passen. En indien u dit probeert, resulteert dit in de eerder genoemde melding.

6) Is het mogelijk om de oude BTW-rekeningen na de conversie in Exact Globe Next weer als BTW-rekeningen te gebruiken?
Dit is niet mogelijk. Dit in verband met de gewijzigde BTW-functionaliteit in Exact Globe Next. De BTW-rekeningen dienen in Exact Globe Next van het type Crediteuren te zijn. De 'oude' BTW-rekeningen hebben na de conversie in Exact Globe Next het type 'BTW-rekening' en deze kunnen functioneel niet gewijzigd worden naar type Crediteuren. Dit omdat hier al een saldo op staat die niet naar een crediteur uitgeslitst is (Belastingdienst).

7) Klopt het dat na de conversie op de nieuwe tussenrekeningen gekoppeld aan memoriaal dagboeken veel mutaties staan?
Dit is inderdaad correct. Deze rekeningen worden gebruikt om de debiteuren en crediteuren mutaties te importeren. Elke debiteuren of crediteuren mutatie wordt met behulp van deze tussenrekeningen geimporteerd. Hierbij worden mutaties op deze rekening gegenereerd. Standaard hebben deze tussenrekeningen nummers die beginnen met 222222*. Het saldo hierop mag niet meer zijn dan enkele centenverschillen (veroorzaakt door afrondingsverschillen). Eventuele centenverschillen kunnen met een memoriaal boeking naar een verschillen rekening geboekt worden. Als het saldo op de gebruikte tussenrekeningen groter is dan enkele centenverschillen kunt u contact opnemen met onze afdeling Customer Support. Er mag in dit geval niet in de geconverteerde administratie verder gewerkt worden.

8) Is het mogelijk om een administratie met een gebroken boekjaar te converteren?
Het is mogelijk om een administratie met een gebroken boekjaar te converteren. Vanwege de datumoriëntatie in Exact Globe Next is het echter belangrijk dat u de periode-datumtabel in Exact (Globe) voor DOS of Exact (Globe) voor Windows goed inricht voordat u de conversie uitvoert, om ervoor te zorgen dat de mutaties uit de oude programmatuur in de juiste periode en boekjaar terechtkomen.
 
    Bijvoorbeeld:

    Uw boekjaar loopt van 1 juli 2006 tot 1 juli 2007 en in het oude systeem heeft u hiervoor boekjaar 2006 gebruikt.
    De periodedatum moet er dan als volgt uitzien:
 
    Boekjaar 2006
    Periode 1: 1 juli 2006 tot 31 juli 2006
    Periode 2:    1 aug 2006 tot 31 aug 2006
    ...
    Periode 11: 1 mei 2007 tot en met 31 mei 2007
    Periode 12: 1 juni 2007 tot en met 30 juni 2007
 
In Exact voor DOS kunt u de periode-datumtabel genereren via menupad [SAPO]. In Exact (Globe) voor Windows via [Menu, Administratie inrichten, Algemeen, Periode-datumtabel]. Ondanks dat u de instelling periode-datumcontrole heeft uitgeschakeld of niet verplicht heeft gesteld in uw oude programmatuur, is het voor de conversie noodzakelijk deze toch in te richten. Indien de periode-datumtabel niet aanwezig is, worden in bovenstaand voorbeeld boekingen uit januari 2007 geconverteerd naar periode 1 in boekjaar 2007.

9) Is het noodzakelijk dat het oude pakket en Exact Globe Next beide op dezelfde pc staan?
Om de conversie van Exact (Globe) voor DOS of Exact (Globe) voor Windows succesvol uit te kunnen voeren moet zowel de administratie als de programmatuur vanaf het werkstation waarop u de conversie uitvoert bereikbaar zijn. Exact Globe Next moet dus op het werkstation geïnstalleerd zijn en Exact (Globe) voor DOS of Exact (Globe) voor Windows moeten vanaf het werkstation op te starten zijn. Voor de conversie wordt namelijk de programmatuur van beide versies gebruikt. Ook de administratie moet geraadpleegd kunnen worden. Het is niet mogelijk om een back-up van een administratie rechtstreeks te converteren.
Het is ook mogelijk om de export bestanden naar een andere werkstation te kopiëren en vanaf dit werkstation een import uit te voeren. Hierbij is het van groot belang dat op beide werkstations (export en import) dezelfde batch en versie van Exact Globe Next geïnstalleerd is.
 
10) Is het mogelijk om een administratie waarvan de euroconversie nog niet doorlopen is te converteren naar Exact Globe Next?
Als u uw administratie overzet naar Exact Globe Next, wordt uw administratie automatisch naar de euro geconverteerd. Dit gaat makkelijker en sneller dan eerst uw administratie in de oude versie naar de euro te converteren en dan deze administratie over te zetten naar Exact Globe Next. U bespaart uzelf dus één conversie (en daarmee werk en tijd). Indien uw administratie reeds geconverteerd is naar de euro, dan wordt deze conversie natuurlijk overgeslagen. In sommige situaties kan het voorkomen dat de euroconversie toch doorlopen wordt. Dit komt omdat de ISO-valutacode van de standaardvaluta in uw administratie niet goed gekoppeld is. Bijvoorbeeld aan de valuta EUR is de ISO-valutacode NLG gekoppeld. Controleert u voor de conversie of de ISO-valutacode van uw standaardvaluta juist gekoppeld is.In Exact (Globe) voor Windows kunt u dit doen via [Menu, Administratie inrichten, Financieel, Valutasoorten, Valutasoorten] en Exact (Globe) voor DOS via [FOAO].
 
11) In welke situatie wordt geen conversie met mutaties ondersteund?
Er zijn een aantal situaties waarbij de conversie naar Exact Globe Next met mutaties niet wordt ondersteund en een conversie van de stamgegevens geadviseerd wordt. Er wordt geen conversie ondersteund indien er:

• Handmatig correcties aangemaakt zijn op de beginbalans.
• Afsluitmutaties (verdichte mutaties die niet op nul lopen) aanwezig zijn.
• Financiële inconsistenties geconstateerd zijn in de mutaties van uw administratie. Het gaat hier om grootboek-, debiteuren- en crediteurenmutaties.
• In een administratie met meer dan 10 boekjaren is het niet mogelijk om de financiële consistentie controle voor alle aanwezige boekjaren uit te voeren. Dit omdat in Exact (Globe) voor Dos of Exact (Globe) voor Windows de financiële consistentie controle dit niet ondersteund. Hierdoor is het niet mogelijk om te controleren of de administratie financieel consistent is. Wij adviseren om in dit geval een conversie met alleen stamgegevens uit te voeren. 

12) Waar komen de verschillen in grootboeksaldi bij een conversie met salarisgegevens vandaan?
Wanneer er een conversie wordt uitgevoerd met salarisgegevens kan het gebeuren dat de grootboeksaldi voor conversie afwijken met die van na conversie. Dit is het geval wanneer er in de oude Exact-pakketten verzuimsaldi zijn ingegeven tijdens het boeken van de salarissen.

Het verzuimsaldi (totaal opgebouwd -/- totaal opgenomen) wordt namelijk als totaal saldo in Exact Globe Next geïmporteerd. Dit is terug te zien op de Saldilijst verzuim [Salaris/HR, Verslagen, Saldilijst Verzuim ]. In Exact Globe Next wordt aan het toegestane verlof een financiële waarde meegegeven (de salariskosten per uur * aantal verlofuren). Dit is ook terug te zien wanneer de saldilijst verzuim wordt opgevraagd op Bedrag. In de oudere Exact-pakketten werd er geen financiële waarde toegekend aan het verzuim. Dit is dus de reden waarom de grootboeksaldi afwijken na conversie. Zie voor meer informatie document "Waar komen de verschillen in grootboeksaldi bij een conversie met salarisgegevens vandaan?".