Exact Globe+

Afstemmen van één betaling met meerdere facturen bij import bankafschrift

Introductie

U kunt afschriften importeren via [Cash flow, Invoer, Importeren].

Nadat u het bankbestand naar de bank heeft verzonden, ontvangt u een elektronisch afschrift met de uitgevoerde betalingen/ontvangsten. Dit afschrift kunt u importeren in Exact Globe Next. Bij het importeren van bankafschriften worden deze (indien mogelijk) direct toegewezen aan de juiste debiteur/crediteur en afgeletterd met de juiste openstaande post. Ook kan het systeem automatisch meerdere facturen met één betaling/ontvangst afstemmen. Na het importeren van het afschrift wordt het afschrift automatisch verwerkt en gejournaliseerd (afhankelijk van de bankinstellingen die u gedefinieerd heeft). Betalingen en ontvangsten waarvoor geen factuur wordt gevonden, worden geboekt op de gedefinieerde rekening 'Niet toegewezen'.

Hieronder wordt uitgelegd hoe de bankimport in zijn werk gaat wanneer er één betaling/ontvangst is voor meerdere facturen.
 

Uitleg van de velden

Via [Systeem, algemeen, instellingen, bankinstellingen] kunt u de optie 'Geavanceerde afletterrun' aanvinken. Het doel van deze optie is om extra afstemming uit te voeren ter verbetering van de bankimport wanneer er één betaling/ontvangst is voor meerdere facturen. De optie 'Geavanceerde afletterrun' is standaard niet geselecteerd.

Wanneer de optie 'Geavanceerde afletterrun' is geselecteerd is de knop 'Geavanceerde afletterrun' zichtbaar in de volgende menupaden:

1. [Cashflow, Betaalmiddelen, Onderhouden] tabblad instellingen
2. [Cashflow, Invoer, Import]
 

Ad 1: [Cashflow, Betaalmiddelen, Onderhouden] tabblad instellingen

Wanneer er op de knop 'Geavanceerde afletterrun' wordt geklikt bij betaalmiddelen welke NIET over een bankimport formaat beschikken verschijnt onderstaande melding:

Wanneer er op de knop 'Geavanceerde afletterrun' wordt geklikt bij betaalmiddelen welke WEL over een bankimport formaat beschikken verschijnt onderstaande scherm 'Extra afstemmings criteria'.

Banknaam
Hier wordt de banknaam weergegeven. Dit veld kunt u niet aanpassen.

Land
Hier wordt het land van de geselecteerde bank weergegeven. Dit veld kunt u niet aanpassen.

Formaat naam
Hier wordt de formaat naam van de geselecteerde bank weergegeven. Dit veld kunt u niet aanpassen.

Scheidingsteken (Opbouw betalingsreferentie)
Hier kunt u het scheidingsteken ingeven welke maximaal uit 2 karakters mag bestaan. Dit is het scheidingsteken uit de betalingsreferentie welke in het bankbestand wordt gebruikt. Wanneer u als scheidingsteken een spatie ingeeft verschijnt de melding: 'enkele spatie'. Deze melding is bedoeld om aan te geven dat er een spatie als scheidingsteken is ingevoerd. Wanneer u als afbakening een dubbele spatie ingeeft verschijnt de melding: 'Dubbele spatie'. Deze melding is bedoeld om aan te geven dat er een dubbele spatie als scheidingsteken is ingevoerd. Wanneer u bijvoorbeeld 'X' ingeeft als afbakening verschijnt er geen melding, maar verschijnt scheidingsteken 'X'. Wanneer u het scheidingsteken heeft ingevoerd kunt u pas 'de structuur van de tekst' selecteren. Wanneer u de 'structuur van de tekst' heeft geselecteerd en u verwijdert de afbakening, dan zal de 'structuur van de tekst' ook worden verwijderd.

Structuur van tekst
Hier kunt u de positie van ieder criterium ingeven, zodat bekend wordt waar de betalingsreferentie aan moet voldoen. Het eerste veld is voor afstemming criterium 1, het tweede veld voor afstemming criterium 2 en het derde veld voor afstemming criterium 3.

Het eerste veld toont factuurnummer, debiteurnummer en factuurbedrag. Wanneer u factuurnummer als afstemming criterium 1 selecteert is het niet meer mogelijk om deze als afstemming criterium 2 of 3 te selecteren. Wanneer u debiteurennummer als afstemming criterium 2 selecteert kunt u het factuurbedrag als afstemming criterium 3 selecteren of dit criterium leeg laten.

Voorbeeld:
Scheidingsteken  = ;
Structuur van tekst 1 = Factuurnummer
Structuur van tekst 2 = Debiteurnummer

De betalingsreferentie in het bankafschrift zal de volgende structuur moeten bevatten:
Factuurnummer1;Debiteur1<spatie>Factuurnummer2;Debiteur2<spatie>....<spatie>FactuurnummerN;DebiteurN

Kortom: De structuur van de betalingsreferentie zal moeten voldoen aan het scheidingsteken en de structuur van de tekst uit de instellingen. Op deze manier kan Exact Globe Next 'Extra afstemming' toepassen op basis van deze criteria.

Bank import: Selectie afletterruns
Afstemming vindt plaats op basis van een 10-tal runs te weten:

Run 0. Tegenbankrekening, factuurbedrag (Deze run wordt altijd uitgevoerd en is niet aan of uit te vinken. Deze run wordt gebruikt voor het toewijzen.)
Run 1: Debiteur/Crediteur, Onze Ref. 

Run 2: Debiteur, Betalingsreferentie

Run 3: Crediteur, Betalingsreferentie

Run 4: Bankrekening, Onze Ref., Bedrag

Run 5: Bankrekening, Betalingsreferentie

Run 6: Debiteur, Onze Ref.

Run 7: Bankrekening, Bedrag

Run 8: Onze Ref., Bedrag
Run 9: Betalingsreferenties, vervaltermijnen

Run 10: Extra afstemming

U kunt zelf aangeven welke runs u wilt activeren door deze aan of uit te vinken. Bij import van bankbestand zullen de geactiveerde runs worden uitgevoerd.

Ad 2: [Cashflow, Invoer, Import]

De optie 'Geavanceerde afletterrun' is nu ook in bovenstaand menupad zichtbaar.

Wanneer u geen importbestand selecteert en op de knop 'Geavanceerde afletterrun' klikt verschijnt onderstaand scherm waar u het betaalmiddel dient te selecteren waarvoor u de Extra afstemmings criteria wilt definiëren.

Wanneer u het betreffende betaalmiddel selecteert en kiest voor 'Openen', wordt het scherm met 'Extra afstemmings criteria' getoond waar u het scheidingsteken en de structuur van de tekst kunt ingeven. Tevens worden de runs voor afstemming getoond welke u kunt aan en uitvinken.

Wanneer u in het importscherm een bankbestand selecteert zal de applicatie automatisch de 'extra afstemmings criteria' toepassen. De reden hiervoor is eenvoudig: zonder het bankbestand te selecteren weet de applicatie niet op welke bank de extra afstemmings criteria van toepassing zijn.

Wanneer het scheidingsteken en de structuur van de tekst zijn gedefinieerd kan het bankbestand worden geïmporteerd en zijn de extra afstemming criteria van kracht. Onderaan in het importscherm wordt de status van de import weergegeven.

Tijdens het importeren van het bankbestand vindt er de 'extra afstemming' plaats waardoor het afstemmen van meerdere facturen met één betaling/ontvangst is verbeterd.

Gerelateerde onderwerpen

• Startpagina E-Elektronisch Bankieren
• Betaalmiddelen onderhouden
• Afschriften importeren
• Bankinstellingen