Exact Globe+

Voorraadwaardering: concept en werking

Introductie

Het doel van een financiële administratie is het registreren van financiële feiten, zodat de financiële informatie correct kan worden gepresenteerd. Om deze reden worden in Exact Globe Next de artikelen tegen werkelijke kosten geregistreerd. Zo wordt vermeden dat veronderstelde feiten (een vaste verrekenprijs) worden gezien als vaststaande feiten.

Dit document beschrijft de waardering van de voorraad, zoals deze plaatsvindt in Exact Globe Next. De basis voor alle voorraadtransacties is dat deze worden geregistreerd per ontvangst of levering (tenzij het artikel wordt gedefinieerd als serie/batchartikel, waarbij de ontvangst of levering wordt uitgesplitst met serienummers of batchnummers). De waarde van de transactie wordt bepaald door twee variabelen, namelijk het aantal en de prijs. Om met de meest gebruikte waarderingmethoden te kunnen werken moeten de voorraadtransacties zo worden geregistreerd dat vanuit één set van gegevens al deze waarderingsmethoden kunnen worden gebruikt. Dit is mogelijk als we de ontvangst van artikelen registreren tegen werkelijke inkoopprijs en de uitgifte van artikelen tegen kostprijs (gedefinieerd bij het onderhouden van een artikel). De kostprijs van het artikel kan vervolgens op ieder moment met behulp van de kostprijsfunctionaliteit worden bijgewerkt. Op dat moment worden ook alle transacties met betrekking tot uitgiften bijgewerkt met de berekende werkelijke kostprijs.

U kunt uw waarderingsmethoden kiezen in uw instellingen: Voorraad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Voorraad]. 

Dit document is niet van toepassing wanneer u gebruik maakt van de waarderingsmethode 'Classic VVP'. Deze methode staat beschreven in document Voorraadwaardering Classic VVP: Concept en Werking.

Uitleg

Ontvangst van artikelen van een leverancier
Bij de ontvangst van de goederen is het aantal (Q) artikelen een feit. U weet precies wat u ontvangen heeft aan de hand van de pakbon. De inkoopprijs (P) hoeft nog geen feit te zijn (meestal beschikt u bij de ontvangst van artikelen niet over een inkoopfactuur). Om deze reden wordt verondersteld dat de inkoopprijs gelijk is aan de inkoopprijs van de bestelling. Als aan de ontvangst geen bestelling is gekoppeld, wordt de inkoopprijs uit de leveranciersgegevens van het artikel gebruikt. Deze heeft u gedefinieerd bij het onderhouden van artikelen. De waarde van de transactie (P * Q) wordt gebruikt voor de registratie op de voorraadrekening en de tussenrekening 'Nog te ontvangen facturen'.

Ontvangst van inkoopfactuur van een leverancier
Bij de ontvangst van de inkoopfactuur is de situatie omgekeerd. Nu is de inkoopprijs een feit. U weet precies wat u gaat betalen voor de artikelen. Het aantal artikelen is geen feit. Alleen op basis van de inkoopfactuur weet u niet of het aantal gefactureerde artikelen gelijk is aan het aantal ontvangen artikelen.

Alleen na het logistiek afstemmen [Voorraad, Magazijnbeheer, Afstemmen] van de inkoopfactuur en de ontvangst van de artikelen worden beide variabelen (prijs en aantal) geregistreerd als financiële feiten. Bij het logistiek afstemmen wordt de bij de registratie van de ontvangst gebruikte inkoopprijs vervangen door de werkelijk betaalde inkoopprijs (als deze afwijken van elkaar). Met andere woorden: de oorspronkelijke ontvangstboeking wordt aangepast in plaats van dat een nieuwe (correctie)boeking wordt aangemaakt. Een uitzondering hierop is als u afstemt in afgesloten perioden.

Levering van de artikelen aan een klant
Bij de levering van de artikelen is het aantal (Q) artikelen een feit. U weet precies wat u geleverd heeft aan de hand van de pakbon. De kostprijs (P) van de artikelen is geen feit. Op basis van de pakbon weet u niet precies wat die specifieke artikelen hebben gekost. Om deze reden wordt verondersteld dat de (werkelijke) kostprijs gelijk is aan de kostprijs uit het onderhoud van de artikelen. De waarde van de transactie (P * Q) wordt gebruikt voor de registratie op de voorraadrekening en de kostenrekening 'Kostprijs verkopen'.

Pas bij het waarderen van de voorraad [Voorraad, Magazijnbeheer, Voorraadwaardering] worden beide variabelen geregistreerd als financiële feiten. Aan de hand van de verschillende waarderingsmethoden worden de werkelijke kostprijzen voor iedere uitgiftetransactie berekend. Na het berekenen van de werkelijke kostprijs worden in alle uitgiftetransacties de veronderstelde kostprijzen vervangen door de werkelijke kostprijzen. Met andere woorden: de oorspronkelijke uitgiftetransactie wordt aangepast in plaats van dat een nieuwe (correctie)boeking wordt aangemaakt. Voordat u deze functie opstart is het raadzaam om eerst logistiek af te stemmen, zodat de juiste inkoopprijzen worden gebruikt bij het bepalen van de juiste kostprijs.

Correctietellingen
Bij het tellen in het magazijn kan het voorkomen dat het werkelijke aantal artikelen niet overeenkomt met het aantal in de administratie. Hiervoor kunt u correctietellingen invoeren [Voorraad, Magazijnbeheer, Tellingen]. Afhankelijk van de voorraadwaardering waarmee u werkt krijgt een telling een financiële waarde mee. Wanneer u werkt met de voorraadwaarderingsmethode 'Gemiddelde Inkoopprijs' wordt aan een telling de waarde van de kostprijs meegegeven. Wanneer u werkt met de voorraadwaarderingsmethode 'LIFO', FIFO' of 'VVP' wordt alleen het aantal gecorrigeerd. De telling krijgt een waarde wanneer u de voorraadwaardering opstart.

Wanneer u de voorraadwaardering verwerkt [Voorraad, Magazijnbeheer, Voorraadwaardering] met de optie 'Herwaarderen' aangevinkt wordt de boeking van de telling aangepast. Deze waarde is terug te vinden op de artikelkaart. Dit heeft als gevolg dat een positieve telling niet wordt overschreven wanneer de voorraadwaardering voor de tweede keer wordt opgestart. Een negatieve telling wordt nu gezien als een levering.

Voorraadherwaardering
Als laatste stap in de voorraadwaardering kunt u de voorraad volgens een gekozen voorraadwaardering herwaarderen [Systeem, Logistiek, Herwaardering]. Dit kan nodig zijn als de voorraadwaarde op de grootboekrekening niet overeenkomt met de voorraadwaarde volgens een (gekozen) waarderingsmethode. Dit kan gebeuren in de volgende gevallen:

• invoer van correctietellingen.
• logistiek afstemmen of het waarderen van de voorraad in combinatie met gesloten perioden.
• logistiek afstemmen resulteert in een voorraadwaarde tegen werkelijke inkoopprijs. Als uw waarderingsmethode bijvoorbeeld VVP is, is de voorraadwaarde op uw grootboekrekening dus niet gelijk aan de voorraadwaarde volgens deze methode .

Bij het herwaarderen wordt de voorraadwaarde op uw grootboekrekening aangepast naar de voorraadwaarde volgens uw waarderingsmethode. Hiervoor wordt een journaalpost aangemaakt. Er worden geen aanpassingen gemaakt op bestaande mutaties, zoals bij logistiek afstemmen of voorraadwaardering. Eerst wordt de gehele voorraad afgeboekt, vervolgens opgeboekt tegen de nieuwe waarde. Het verschil wordt standaard geboekt op de rekening prijsverschillen, die u heeft gedefinieerd in het onderhoud van de betreffende artikelgroep, echter deze rekening kunt u indien gewenst wijzigen in een rekening naar keuze. 

De functie voorraadherwaardering kunt u tevens gebruiken voor het wijzigen van de inkooprekening van een artikel.

Gerelateerde onderwerpen

• Logistiek afstemmen
• Voorraadwaardering
• Voorraadherwaardering
• Voorrraadwaardering Classic VVP: Concept en Werking.