Keuze van het conversiescenario bij een conversie uit Exact (Globe) voor Dos / Exact (Globe) voor Windows / Exact Globe 2000

Er zijn drie verschillende manieren om uw administratiegegevens te migreren naar Exact Globe Next. De keuze van het conversiescenario heeft consequenties voor het optimaal gebruik van Exact Globe Next. In dit document worden de drie verschillende scenario’s beschreven.

Overzicht stappen conversie

Inrichten van een nieuwe administratie

U kunt natuurlijk het overgangsmoment naar een revolutionair systeem als Exact Globe Next aangrijpen om uw administratie eens goed onder de loep te nemen. Op die manier kunt u uw administratie dusdanig inrichten dat u optimaal van alle vernieuwingen en voordelen kunt profiteren. Hiervoor is het nodig dat uw instellingen en uw stamgegevens opnieuw gedefinieerd worden voordat u begint met de dagelijkse registratie van uw gegevens. Doordat u op die manier wordt gedwongen om alles nog eens goed te overdenken, is de kans groot dat u veel historische ballast kunt achterlaten in uw huidige systeem. U kunt hierbij denken aan reeds vertrokken klanten die nog steeds als debiteur gedefinieerd staan en niet verwijderd kunnen worden. Binnen uw huidige systeem zullen alle gegevens nog steeds beschikbaar zijn als naslagwerk. Vanaf het moment dat u begint te werken met ‘One-X ’ van Exact Globe Next kunt u snel de administratie inrichten, de gegevens invoeren en dus direct profiteren van de voordelen van Exact Globe Next.

Conversie met stamgegevens

Een volledig nieuwe administratie opzetten kan een tijdrovende onderneming zijn. U kunt ook alleen de stamgegevens converteren. Deze stamgegevens worden tot zover mogelijk één op één overgenomen uit uw bestaande Exact-versie. Zie document ‘Welke gegevens worden geconverteerd?’  voor een overzicht van de geconverteerde stambestanden en mutaties. Tijdens de conversie kunt u de stamgegevens opschonen, zodat u fris van start kunt gaan.Binnen bestaande administraties is het vaak erg moeilijk om gegevens op te schonen. Hierdoor kunnen er veel achterhaalde gegevens in uw administratie zitten. Denkt u maar eens aan niet gebruikte grootboeknummers, oude debiteuren en crediteuren en niet meer in gebruik zijnde artikelen. Doordat deze nog bestaan binnen een administratie, zijn overzichten vaak minder duidelijk en neemt de kans op fouten toe.

Het voordeel van deze manier van converteren zit in het niet opnieuw hoeven invoeren van de stamgegevens. Dit kan aanmerkelijk efficiënter zijn dan helemaal opnieuw beginnen. Wanneer u echter te weinig tijd neemt voor het opschonen van uw gegevens, bestaat de kans dat u met een ‘vervuilde’ omgeving begint. Dit dient u dus in de gaten te houden.

Bij een conversie van stamgegevens met mutaties is het vaak niet mogelijk om eens flink de bezem door de gegevens te halen. Een conversie van alleen stamgegevens biedt hierbij uitkomst en zorgt ervoor dat u binnen Exact Globe Next een frisse start kunt maken.

Na het overnemen van de stamgegevens dient u de beginsituatie van de financiële status goed in te voeren. Dit kan door het invoeren van de openingsbalans. Binnen uw huidige systeem zullen alle gegevens nog steeds beschikbaar zijn als naslagwerk.

LET OP: Bij een conversie uit Exact Globe 2000 wordt uw administratie niet geëxporteerd/gedmporteerd. In plaats hiervan wordt de bestaande administratie geconverteerd naar Exact Globe Next. Hierdoor wordt u tijdens de conversie niet de vraag gesteld of u alleen stamgegevens of stamgegevens met mutaties wilt converteren. Als u een alleen uw stamgegevens wilt converteren kunt u eerst een stamgegevens kopie van uw bestaande administratie maken en vervolgens deze kopie converteren. Zie document "Administratie kopiëren" voor meer informatie. 

Conversie met stamgegevens en mutaties

Bij deze conversie worden de mutaties van de laatste twee boekjaren in de administratie overgenomen naar Exact Globe Next. Natuurlijk worden ook stamgegevens als debiteuren, crediteuren en uw grootboekstructuur meegenomen.

Met een conversie van de mutaties kunt u niet vanaf het begin volledig gebruikmaken van de innovaties binnen Exact Globe Next. De geconverteerde boekingen zijn minder herleidbaar binnen de mutaties waardoor u op traceerbaarheid concessies zult moeten doen. Deze geconverteerde gegevens zijn ook niet verrijkt met extra informatie, waardoor de transparantie evenmin volledig benut kan worden. Deze beperkingen zijn deels van toepassing op de boekingen die u invoert in Exact Globe Next als een direct gevolg van eerder geconverteerde boekingen.

Als gevolg van de innovatie van ‘One-X ’ binnen Exact Globe Next kunt u dezelfde of zelfs gedetailleerdere informatie verkrijgen met een eenvoudiger opzet van bijvoorbeeld uw rekeningschema. Dit is een direct gevolg van de transparantie binnen Exact Globe Next en de verrijking van de financiële transacties. Hierdoor kunt u niet alleen op grootboekrekeningsniveau de analyse uitvoeren, maar ook de juiste kruisverbanden leggen. Eventuele aanpassingen in deze stamgegevens kunt u slechts beperkt doorvoeren als u ook de mutaties gaat converteren.

Raadpleeg het actuele overzicht van de migratiemogelijkheden, zodat u goed voorbereid begint met Exact Globe Next. Zie document ‘Welke gegevens worden geconverteerd?’

LET OP: Bij een conversie uit Exact Globe 2000 wordt uw administratie niet geëxporteerd/gedmporteerd. In plaats hiervan wordt de bestaande administratie geconverteerd naar Exact Globe Next. Hierdoor wordt u tijdens de conversie niet de vraag gesteld of u alleen stamgegevens of stamgegevens met mutaties wilt converteren. Document ‘Welke gegevens worden geconverteerd?’ is niet van toepassing bij een conversie uit Exact Globe 2000, dit omdat de bestaande Exact Globe 2000 administratie wordt geconverteerd.