Activa aanmaken en onderhouden

Sectie Activum

Investering

In dit veld wordt de totale investering van het activum getoond. U heeft twee mogelijkheden, namelijk:

• In het geval dat de administratie al een investeringsboeking voor dit activum bevat, kunt u dit veld leeg laten. Na het bewaren van het activum kunt u op het tabblad Mutaties deze boeking koppelen aan dit activum en vult het programma het veld 'Investering' automatisch.
• In het geval dat u nog geen investeringsboeking heeft gemaakt, kunt u in dit veld het investeringsbedrag invoeren. Bij het bewaren van het activum, krijgt u de vraag of u alsnog een investeringsboeking wilt aanmaken.

Op het moment dat een investeringsboeking is gekoppeld, ziet u het groene vinkje zoals op de schermafdruk zichtbaar is. Tot die tijd ziet u een rood kruis.

Datum

In dit veld geeft u de datum van de investering in. Dit is de mutatiedatum van de investeringsboeking.

Soort eigendom

Er zijn verschillende soorten eigendom voor een activum. Hier kunt u het betreffende type selecteren. Deze soort kunt u later gebruiken voor het opvragen van specifieke zelfgemaakte overzichten voor activa.

Er zijn de volgende soorten eigendom:

• aangeschaft
• geleased
• gehuurd
• onderhoud
• pacht
• huurkoop
• geproduceerd
• andere
  

Sectie Grootboekrekeningen

Groep

Dit veld is verplicht. U koppelt uw activum hier aan een activumgroep. De activumgroep bevat de grootboekrekeningen die gebruikt worden voor de registratie en afschrijvingen op het activum. Wanneer u de activumgroep wijzigt bij een activum, heeft u de mogelijkheid om de historische gegevens aan te passen of om een overboeking te maken.

Activum/Afschrijving (Balans)/Afschrijving (W&V)

De grootboekrekeningen die hier gevuld zijn, komen direct uit de stamgegevens van de activumgroep en zijn niet te wijzigen.

Afschrijvingsmethode

Ook de afschrijvingsmethode wordt overgenomen uit de stamgegevens van de activumgroep. Echter u kunt deze wel wijzigen.

Perioden/Basis/Kosten

Deze gegevens komen ook direct uit de stamgegevens van de afschrijvingsmethode. Het aantal perioden van afschrijving, is afhankelijk van het aantal perioden dat u heeft gedefinieerd in uw periode/datum-tabel. Bij een verdeling van 1 boekjaar in 12 perioden (maanden) zal een afschrijving van 10 jaar in 120 perioden gedefinieerd moeten worden. (1*10*12)

In het veld 'Kosten' wordt de (geplande) afschrijving voor de huidige periode getoond op basis van de periode datum tabel. Voorbeeld: Wanneer u het activum opent op 2/3/2010 en deze datum valt in periode 3 van 2010, wordt de afschrijving van periode 3 van 2010 getoond. Wanneer u het activum opent op 10/10/2010 wordt de afschrijving van periode 10 van 2010 getoond. Wanneer de afschrijving voor die periode nog niet is verwerkt, wordt de gebudgetteerde afschrijving voor de betreffende periode getoond. 

Begindatum

In dit veld geeft u de begindatum van de afschrijving in. Bij het aanmaken van een nieuw activum vult het pakket hier standaard de huidige systeemdatum in. Op het moment dat u een investeringsboeking koppelt of vanuit het activum laat aanmaken, ziet u deze datum hier verschijnen. U kunt de datum echter wijzigen, zodat de afschrijving op een eerdere of latere datum begint.

Einddatum

De einddatum vult het programma automatisch op basis van de begindatum en het aantal periodes dat u heeft gedefinieerd in de afschrijvingsmethode. Geeft u hier zelf een einddatum in, dan verdeelt het programma het investeringsbedrag over de periodes tussen de begindatum en einddatum.

Afschrijving Over

In dit veld kunt u aangeven wanneer u de afschrijving uit wilt voeren. U heeft de keuze uit 3 opties, namelijk 'Begin van de Periode', 'Einde van de periode' en 'Andere'. Met de eerste twee opties zal de afschrijving op het begin of het einde van de periode uitgevoerd worden. Indien u 'Andere' selecteert kunt u zelf een dag van de periode opgeven. Indien u hier bijvoorbeeld kiest voor dag 10 zal de afschrijving op de tiende dag van de maand gezet worden. Indien u dag 29, 30 of 31 selecteert zal de berekening van de gebudgetteerde afschrijvingen gebaseerd worden op de dichtstbijzijnde dag van de maand indien dag 29, 30 of 31 niet bestaan in de betreffende maand. Als u bijvoorbeeld dag 31 selecteert zal de berekening gebaseerd zijn op de laatste dag van elke maand. Voor april zou in dat geval dag 30 automatisch geselecteerd worden.

Berekenen

Als u de begindatum heeft opgegeven, kunt u de afschrijvingen over het activum berekenen. Hierbij wordt u gevraagd om de gemaakte wijzigingen te bewaren. Als u het activum wilt laten berekenen kiest u hier voor 'Ja'. De afschrijvingen over het activum worden nu berekend aan de hand van de afschrijvingsmethode die u heeft geselecteerd. U kunt op het tabblad 'Mutaties' de gebudgetteerde afschrijvingen zien. Deze budgetten zijn als het ware onverwerkte afschrijvingsboekingen, u kunt ze ook aanpassen door ze opnieuw te berekenen. Om de gebudgetteerde afschrijvingen definitief te maken, dient u eerst de afschrijvingen te verwerken.

Restwaarde

Als er sprake is van een vooraf te bepalen of geplande 'Restwaarde' kunt u deze hier opgeven. Deze restwaarde gebruikt het programma bij de berekening van het totale aantal 'af te schrijven' periodes en de hoogte van de afschrijvingen. Hoe het programma met de restwaarde omgaat, bepaalt de gekoppelde afschrijvingsmethode.

Sectie Bijlagen

Afbeelding

Als u een afbeelding van uw activum wilt bijvoegen, kunt u die hier selecteren. Het programma opent een Windows dialoogvenster, waarmee u een afbeelding kunt selecteren. De afbeelding ziet u in het vlak verschijnen.

Bijlage

U kunt ook een tekstbestand aan het activum koppelen. Dit kunnen bijvoorbeeld contracten zijn, of de factuur van aanschaf.

Sectie Notities

Notities

U kunt een notitie aanmaken voor dit activum. Deze notitie wordt dan ook aan de aangemaakte afschrijvingen, gekoppeld.

Sectie Geavanceerd

Deze sectie is op te vragen door te kiezen voor de knop 'Geavanceerd' onderin uw scherm. Door vervolgens te kiezen voor 'Eenvoudig' kunt u deze sectie weer verbergen.

Kostendrager

Hiermee kunt u een kostendrager aan dit activum koppelen.

Artikelcode

Hier kiest u een code van een serieartikel. Het gebruik van een artikelcode biedt twee voordelen. Als u bij de inkoopboeking de artikelcode gebruikt, komen alleen de serienummers naar voren van dit artikel. Een verkeerde invoer wordt hiermee voorkomen. Daarnaast wordt de koppeling met het activum direct gemaakt.

Aantal

Hier kunt u een aantal opgeven. Zo kan een activum dat in bulk ingekocht wordt en niet afzonderlijk afgeschreven hoeft te worden, worden geregistreerd onder één activum. Bijvoorbeeld 25 tafels voor een inventaris die gezamenlijk zijn aangeschaft.

Sectie Actueel: In gebruik

Wijzigen

Met deze knop kunt u de bovenstaande gegevens wijzigen. Hiermee opent u een scherm met de volgende velden:

Medewerker

Hier ziet u de medewerker die gebruik gaat maken van het activum. Standaard koppelt het programma de medewerker die het activum aanmaakt. U kunt dit aanpassen door middel van de knop 'Wijzigen'.

Project

Hier kunt u een nieuw project koppelen aan een activum of een bestaand project wijzigen. Wanneer u het project wijzigt, heeft u de mogelijkheid om de historische gegevens aan te passen of om een overboeking te maken.

Kostenplaats

Hier geeft u de kostenplaats in waarop u graag de afschrijvingsboekingen wilt laten registreren. Standaard koppelt het programma de kostenplaats van de gekoppelde medewerker. U kunt dit aanpassen door middel van de knop 'Wijzigen'. Wanneer u de kostenplaats wijzigt, heeft u de mogelijkheid om de historische gegevens aan te passen of om een overboeking te maken.

Magazijn

Hier kunt u een nieuw magazijn koppelen aan een activum of een bestaand magazijn wijzigen.

Locatie

Hier kunt u een nieuwe locatie koppelen aan een activum of een bestaande locatie wijzigen.

Wijzigingsdatum

Hier geeft u aan wanneer de wijziging in moet gaan. Indien u kiest voor alles zal de wijziging betrekking hebben op alle aanwezige data die betrekking heeft op het activum.

Op dit tabblad ziet u de mutaties voor een activum. Bovenin het scherm ziet u totaalbedragen, zoals de totale investering, totaal bedrag afgeschreven en de boekwaarde van het activum. Indien er meerdere investeringen zijn gedaan worden er twee regels getoond. De eerste regel toont de datum en het bedrag van de eerste investering. De tweede regel toont een totaalbedrag van aanvullende investeringen tot en met de huidige datum.

Investering / Herwaardering / Totaal: Investering

Op deze regels worden de investeringen en herwaarderingen van het activum getoond. Indien er meerdere investeringen zijn gedaan worden er twee regels 'Investering' getoond. De eerste regel toont de datum en het bedrag van de eerste investering. De tweede regel toont een totaalbedrag van aanvullende investeringen tot en met de huidige datum.

In dit geval betreft dit een oorspronkelijke investering van 40.000,- op 2/2/2008. Vervolgens zijn er nog twee investeringen geweest van 25.000,- en 10.000,-. Deze worden gezamenlijk getoond op de tweede regel als een bedrag van 35.000,-

Wanneer er een herwaardering is uitgevoerd wordt de herwaardering getoond onder de investering. In dit geval betreft het een negatieve herwaardering van 100,-. Onder de herwaardering staat de totale investering. Dit betreft alle investeringen samen met de herwaardering.

Cumulatieve afschrijving

Wanneer er bij de invoer sprake was van een cumulatieve afschrijving wordt dit getoond bij de regel 'Cumulatieve afschrijving'. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer het activum op een later tijdstip (wanneer er reeds afschrijvingen zijn uitgevoerd) in Exact Globe Next is ingevoerd. Het bedrag betreft dan het totaal bedrag aan afschrijvingen die reeds zijn uitgevoerd.

Boekwaarde

Dit betreft de boekwaarde van het activum op het moment van invoer.

Afschrijving

Dit betreft het totaal bedrag aan afschrijvingen van dit activum. In de kolom 'Budget' wordt het totaal aan gebudgetteerde afschrijvingen t/m vandaag getoond. Wanneer het totaal aan afschrijvingen afwijkt van de gebudgetteerde afschrijvingen wordt in de kolom 'Verschil' het verschilbedrag getoond. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de afschrijving van de huidige maand nog niet verwerkt is. In dat geval is het verschil bedrag de gebudgetteerde afschrijving van deze maand.

Boekwaarde

In deze kolom wordt de huidige boekwaarde van het activum getoond. In de kolom 'Budget' wordt de huidige boekwaarde van het activum inclusief de gebudgetteerde afschrijvingen t/m vandaag getoond. Wanneer de huidige boekwaarde afwijkt van de gebudgetteerde boekwaarde wordt dit in de kolom 'Verschil' het verschilbedrag getoond. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de afschrijving van de huidige maand nog niet verwerkt is. In dat geval is het verschilbedrag de gebudgetteerde afschrijving van deze maand.

Met de iconen aan de rechterkant kunt u investeringen koppelen of ontkoppelen en het scherm verversen..

 Koppelen: Mutaties

Bij het koppelen van een activum kunt u een investering aan het activum koppelen. U heeft hierbij bijvoorbeeld ook de mogelijkheid om meerdere inkoopfacturen aan één activum te koppelen. Nadat u de gewenste regel heeft geselecteerd kunt u met de knop 'Selecteren' de boeking aan het activum koppelen.ij het koppelen beschikt u over 3 velden:

Actueel bedrag

Dit betreft het bedrag uit de boeking dat nog niet is toegewezen/gekoppeld aan een activum.

Toewijzen

Hier kunt u het bedrag opgeven dat u wilt toewijzen aan dit activum. Wanneer u bijvoorbeeld een inkoopfactuur van 10.000 heeft geselecteerd, waarvan de helft betrekking heeft op dit activum, geeft u hier 5000 op.

Aantal

Dit betreft het aantal van de boeking dat betrekking heeft op dit activum. Wanneer u bijvoorbeeld een inkoopfactuur heeft geboekt voor 2 stuks met een bedrag van 10.000 waarvan de helft van de inkoopfactuur op dit activum betrekking heeft, geeft u hier 1 op.

 Ontkoppelen mutatie

Bij het ontkoppelen van een mutatie, kunt u de regel selecteren die u wenst te ontkoppelen. Nadat u de regel heeft geselecteerd kunt u middels de knop 'Selecteren' de mutatie loskoppelen van het activum. Wanneer u ervoor kiest om de oorspronkelijke investering ontkoppelen, verschijnt meteen het koppelscherm waar u een nieuwe investering kunt koppelen. Wanneer u geen nieuwe investering kiest wordt de oorspronkelijke koppeling niet verwijderd.

Actualiseren

Met dit icoon kunt u het scherm verversen.

Sectie Afschrijving

In deze sectie ziet u de berekende gebudgetteerde afschrijvingsbedragen en de werkelijke afschrijvingen per boekjaar en per periode. De bedragen zijn berekend aan de hand van de afschrijvingsmethode zoals gekoppeld op het tabblad algemeen in de sectie 'Grootboekrekeningen'.
Standaard laat het programma u de primaire afschrijvingsmethode zien. U kunt ook een overzicht opvragen voor een secundaire afschrijvingsmethode of samen.
De secundaire afschrijvingsmethode is te definiëren op het tabblad 'Extra' dat verderop in dit document wordt behandeld. Bij een primaire afschrijving kunt u denken aan bijvoorbeeld de economische afschrijving en bij de secundaire afschrijving bijvoorbeeld aan een fiscale afschrijving.
Het programma zal de afschrijvingen registreren volgens de primaire afschrijvingsmethode. De secundaire methode is slechts voor rapportagedoeleinden.

U kunt hier ook een bepaalde mutatie wijzigen. Dit gaat op precies dezelfde manier als het wijzigen van een financiële mutatie in E-Account.
N.B. Let op, het wijzigen van mutaties kan, bij onzorgvuldig gebruik, de registratie van de afschrijvingen op een activum ontregelen.

Het tabblad kinderen toont u alle activa waarbij u dit activum als 'moeder' heeft gedefinieerd.

Aan de rechterkant van het scherm ziet u drie pictogrammen waarmee u op dit moment nieuwe kinderen aan een bestaand activum kunt koppelen. Als er al kinderen aan het activum zijn gekoppeld kunt u deze ook direct selecteren en wijzigen. Tenslotte kunt u een 'kind' verwijderen.
Wilt u bestaande kinderen koppelen, dan dient u op dit moment nog de kinderen te openen en het activum als moeder te koppelen. Ze zijn daarna bij het moederactivum wel zichtbaar op dit tabblad.

Let op: Door een kind uit deze lijst te verwijderen, verwijdert u het volledig uit de activumadministratie. Als u de moeder/kind-relatie ongedaan wilt maken, ontkoppelt u de moeder van het kind in het onderhoudsscherm van het kindactivum.

Via dit tabblad is het mogelijk om het gebruik van het activum te plannen. U kunt hierbij denken aan het plannen van het gebruik van een machine, reservering van een poolauto, etc.

Om te kunnen plannen dient u aan de volgende voorwaarden te voldoen. Voor het gebruik van de planning dient u eerst een artikel aangemaakt te hebben, dat, als we het voorbeeld van de machine te volgen, bijvoorbeeld 'Autogebruik' heet. Om de planning te starten kunt u kiezen voor de knop 'genereren' . Er verschijnt dan een nieuw scherm: 

U krijgt dan de mogelijkheid om een 'Machine-uur' en aantal geplande uren in te voeren. Bij 'Vanaf t/m' kunt u het datumtraject weergeven waarin het activum gebruikt gaat worden. Vervolgens kunt u kiezen voor 'Genereren' en de geplande uren zullen dan in bovenstaande scherm getoond worden

Magazijn

Hier selecteert u het magazijn.

Uitvoer

Bij uitvoer selecteert u een artikel. Dit artikel is afhankelijk van uw licentie van het type 'Standaard' of 'Machine-uur'. Bij een standaard artikel kunt u denken aan een artikel 'gebruiksuur'. Hiermee plant u dus een 'uur' gebruik van een machine bijvoorbeeld.
Als u gebruik maakt van de modules E-Project en E-Productie bijvoorbeeld dan selecteert u hier een artikel van het type 'Machine-uur'. U kunt dan bijvoorbeeld een machine gaan plannen. Wanneer u dit in combinatie met een afschrijvingsmethode van het type 'Gebaseerd op gebruik/prestatie' kunt u hier netjes bijhouden op welke wijze u gebruik maakt van het activum en hoe dit in relatie staat tot de afschrijving.

Aantal

Dit is het aantal uur of dagdelen als in het voorbeeld gegeven bij de uitleg uitvoer.

Vanaf - T/m

Hier geeft u het datum traject op waarbinnen u het aantal uren wilt plannen. Het programma verdeelt het uren over de dagen die u hier ingeeft.

Inclusief

Hier kunt u ervoor kiezen om ook een planning te genereren voor de zaterdagen en zondagen die binnen het hiervoor opgegeven planningstraject liggen.

Auto

Wanneer het activum een auto betreft kunt u deze optie aanvinken. Dit veld blijft altijd beschikbaar en u kunt het dus wijzigen, ook wanneer een activum in gebruik is genomen. Het is louter bedoeld om uw auto's in overzichten te kunnen uitfilteren.

Materieel

U kunt door dit veld aan te vinken aangeven dat een activum 'Materieel' is. De term materieel wordt gebruikt voor vaste activa die tastbaar zijn, bijvoorbeeld een gebouw of een machine. Niet materiële activa zijn bijvoorbeeld Goodwill, etc. Dit veld blijft altijd beschikbaar en u kunt het dus wijzigen, ook wanneer een activum in gebruik is genomen. Het is louter bedoeld om uw 'tastbare' activa in overzichten te kunnen uitfilteren.

Sectie Afschrijvingsmethode 

Secundair

Hier kunt u een secundaire afschrijvingsmethode opgeven voor het activum. Deze secundaire afschrijvingsmethode kunt u gebruiken, wanneer uw economische afschrijving afwijkt van de fiscale afschrijving op een activum. U kunt dan per activum, overzichten opvragen op basis van de economisch afschrijving, wat zorgt voor een ander financieel resultaat. De secundaire afschrijvingsmethode, veroorzaakt geen financiële mutaties en wordt uitsluitend gebruik voor overzichten.

Begindatum

In dit veld geeft u de begindatum van de secundaire afschrijving in. Vanaf deze datum begint de afschrijving. In het tabblad 'Mutaties' wordt in de sectie 'Afschrijving' de berekening van de secundaire afschrijvingsmethode getoond.

Contractnummer

In dit veld kunt u het eventuele contractnummer invullen.

Vrije velden

Hier beschikt u over een aantal extra te definiëren velden, waarin u zelfgedefinieerde alfabetische en numerieke waarden kunt koppelen aan uw activa. U kunt deze velden gebruiken in overzichten. U kunt zelf aangeven wat de omschrijving van deze vrije velden is. Daarnaast kunt u ook aangeven of en welke standaard waarde gevuld dient te worden, en heeft u de mogelijkheid om voorgedefinieerde waarden te gebruiken. Dit kunt u instellen bij het onderhoud van de vrije velden.

Sectie Teksten 

Activa: gebruikersveld 1 t/m 10 

Deze vrije velden kunt u gebruiken voor tekst.

Sectie Waarden 

Activa: gebruikersnummer

Hier nog de mogelijkheid om vijf extra waarden in te voeren. In deze velden kunnen alleen getallen gevuld worden. Het verschil met bedragen is dat bedragen 2 cijfers achter de komma kunnen hebben, en waarden niet.

Sectie Data 

Activa: gebruikersdatum 1 t/m 2  

U heeft hier twee datavelden die vrij te definiëren zijn. U kunt hier bijvoorbeeld data opgeven, voor onderhoud, etc.

Sectie Bedragen 

Activa: Gebruikersnummer

U kunt hier maximaal vijf extra velden gebruiken om bedragen in te geven.

Sectie Opties 

Activa: Ja/Nee-veld 1 t/m 2

U heeft hier nog twee vrije velden voor opties. Deze vrije velden kunt u gebruiken voor de ja/nee opties.

De waardes die u in de secties van de vrije velden heeft opgegeven, komen wel op overzichten te staan, maar worden door het pakket niet als bijvoorbeeld een 'rekenwaarde' herkent. De waardes die u hier zelf opgeeft, zijn door uzelf te interpreteren. De labels van de diverse vrijde velden kunt u ook zelf definiëren.

Dit tabblad bevat een logboek waarin de wijzigen in de stamgegevens van het activum per gebruiker worden bijgehouden. U kunt alle wijzigingen opvragen door de medewerker leeg te laten, of de wijzingen per medewerker opvragen met behulp van het veld 'Medewerker'.