Projecten onderhouden tabblad Basis

Soort

Met dit veld wordt bepaald of en hoe straks de facturering plaats gaat vinden. Voordeel voor de klant is dus dat dit per project bepaald kan worden. Er zijn 5 keuze mogelijkheden:

• Vast: Vaste projecten worden uitgevoerd voor een vast, aangenomen bedrag. Alleen dit afgesproken bedrag wordt gefactureerd. Arbeidsuren, machine-uren en overige kosten worden niet gefactureerd. Aan een vast project moet een verkooporder gekoppeld zijn en er kan maar één verkooporder aan dit project gekoppeld worden. Er kunnen wel meerdere inkooporders gekoppeld worden aan een project. Wanneer een vast project gecreëerd wordt, dient er gelijk een verkooporder aangemaakt te worden voor dit project.
• Nacalculatie: project wordt uitgevoerd op basis van de gemaakte kosten. Achteraf worden alle uren en/ of materialen gefactureerd aan de debiteur waarvoor het project wordt uitgevoerd. Een nacalculatie project komt voort uit een offerte of verkooporder. Het uurartikel of producten (geen maak-artikelen) kunnen geselecteerd worden in de verkooporder. Aan een nacalculatieproject dient één verkooporder gekoppeld te zijn, meerdere verkooporders kunnen niet aan een project gekoppeld worden. Meerdere inkooporders kunnen gekoppeld worden aan een nacalculatieproject. Wanneer via menu [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] een nieuw project wordt aangemaakt met type 'Nacalculatie' dan dient er gelijk een verkooporder aangemaakt te worden voor dit project.
• Training: Een training project wordt gebruikt bij het volgen van een training voor zowel klanten als werknemers. De kosten van dit type project en de gegenereerde opbrengsten worden geregistreerd. Een moeder-training project moet eerst gecreëerd worden. Wanneer de training gefactureerd dient te worden, dan kan er een verkooporder gegenereerd worden. Een kind-training project zal aangemaakt worden voor deze verkooporder en zal gelinkt worden aan het moeder-training project.
• Intern: Interne projecten kunnen gebruikt worden voor kostenregistratie. Er zal geen omzet gegenereerd worden voor dit type project. Projecten met dit type worden gebruikt voor interne doeleinden en wordt niet op door gefactureerd.
• Productie: Een productie project is het resultaat van een verkooporder met een 'Maak' artikel, of er is een productie order aangemaakt. De kosten en opbrengsten of de productie kunnen getraceerd worden voor ieder productie project. Het werkelijke aantal dat is geproduceerd kan vergeleken worden met de planning. Wanneer een productieproject gegenereerd is vanuit een verkooporder, kunnen de extra kosten toegevoegd worden aan de verkooporder en daarna gefactureerd worden naar de klant. Alle productie projecten moeten en kunnen één productie order gekoppeld hebben, er kunnen wel meerdere inkooporders gekoppeld zijn aan een productie project. Wanneer via menu [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] een nieuw project wordt aangemaakt met type 'Productie' dan dient er gelijk een productieorder aangemaakt te worden voor dit project. Er kunnen geen projecten aangemaakt worden met type 'Productie' zonder dat er een productieorder voor wordt aangemaakt.

Project

Hier geeft u een projectcode in. Dit is de code waarop u uw project kunt terug vinden en die u bijvoorbeeld dient te gebruiken bij het boeken op een project. De code kan letters, cijfers en andere leestekens bevatten. U bent dus flexibel in het coderen van uw projecten van het soort 'Intern' en 'Training'. Voor projecten van het soort 'Nacalculatie', 'Vast' en 'Productie' wordt het (productie)ordernummer gebruikt als projectcode. Per project dient u een unieke code te gebruiken.

Indien u een project genereert vanuit een verkooporder, offerte of productieorder, dan zal de initiële codering gelijk zijn aan het respectievelijke offerte of verkooporder nummer.

OHW (Methode)

Hier kunt u de onderhanden werk methode voor het geopende project ingeven. U heeft de keuzes uit de volgende methodes:

• Percentage gereed: Kostenerkenning
• Percentage gereed: Omzeterkenning
• Afgehandelde contractmethode
• Nee : OHW
• Te factureren
• Percentage gereed: Kostenerkenning (budget)
• Percentage gereed: Omzeterkenning (budget)
• OHW kosten en opbrengsten overboeken
• OHW kosten en opbrengsten

Standaard wordt de methode voorgesteld die u in de projectinstellingen heeft gedefinieerd.

Omschrijving

Hier vult u de omschrijving van het project in. Uit deze omschrijving moet duidelijk worden om welk project het gaat. De omschrijving hoeft niet uniek te zijn, al is dit uiteraard wel aan te raden. Bij gegenereerde projecten wordt de omschrijving gekopieerd uit de verkooporder of offerte.

Manager

In dit veld staat de manager van het project ingegeven. Bij gegenereerde projecten wordt de manager van het project overgenomen uit de verkooporder of offerte. De manager is verantwoordelijk voor het project. In de verschillende overzichten kunt u een selectie maken op de manager van een project.

Kostenplaats

Hier kunt u een kostenplaats selecteren. In verschillende overzichten kunt u op kostenplaats selecteren. U kunt daarmee een selectie maken van projecten. Dit veld is niet verplicht. Wanneer dit een productieorder project is wordt hier de kostenplaats van de productieorder getoond. Wanneer u de kostenplaats in dat geval wijzigt verschijnt de melding "Wilt u de kostenplaats van het project wijzigen?", waarmee u kunt aangeven of u tevens de kostenplaats van het gekoppelde project wilt wijzigen. De kostenplaats wordt dan tevens gewijzigd in de bijbehorende productieorder. Wanneer er een moederproject is gekoppeld aan de productieorder wordt bij het wijzigen van de kostenplaats in het project alleen de kostenplaats in de regel van de bijbehorende productieorder aangepast.

Moeder

Indien het project deel uitmaakt van een hoofdproject dan kan dit hoofdproject hier als 'ouder' worden ingegeven. Wanneer u een moederproject heeft gekoppeld en u bewaart het project dan wordt de vraag gesteld of u de attributen van het moederproject wilt kopiëren naar dit project. Wanneer u 'Nee' antwoord dan wordt er niets gekopieerd, wanneer u 'Ja' antwoord worden de volgende attributen gekopieerd:

• Functiegroep
• Artikelgroep
• Serienummer
• Eindproduct 
• Status
• Kostendrager
• Manager
• Alleen voor leden zichtbaar
• Realisaties : Leden
• Realisaties : Alleen gekoppelde activiteiten
• Gepland vanaf datum
• Gepland t/m datum
• Magazijn (Alleen wanneer het type van het kindproject 'Intern' of 'Training' is)
• Debiteur (Alleen wanneer het type van het kindproject 'Intern' is)
• OHW methode (Alleen wanneer het type van het project niet 'Productie' is)

Op het tabblad 'Gerelateerd' kunt u de moeder en kindprojecten, die aan dit project zijn gekoppeld bekijken.

Relatie

Aan het project van types vast, nacalculatie en training is een relatie gekoppeld. Dit is de relatie uit de verkooporder, offerte of productieorder. Aan interne projecten en productieprojecten is geen relatie gekoppeld en is het veld 'Relatie' ook niet zichtbaar. Het aanpassen van een relatie is alleen mogelijk indien er nog niet is gefactureerd op het betreffende project. U kunt dit doen door in de projectkaart op de knop 'Order' te klikken en in de order de debiteur aan te passen. Houd er rekening mee dat de betalingstermijnen (onder de knop 'Condities' in de order) allemaal gewist worden en u deze opnieuw dient aan te maken.

Order

In dit veld is de gekoppelde verkooporder en de offerte. Wanneer u een project opent van het type 'Intern' of 'Productie' is het veld order niet zichtbaar.

Magazijn

Dit is het magazijn voor uw boekingen. Standaard wordt het magazijn uit de kopregel van de verkooporder, offerte of productieorder zien. Alle boekingen vanuit het project komen ook op dit magazijn terecht.

Verdichten: Order

Deze optie is alleen aanwezig bij projecten van het type nacalculatie. Dit veld is alleen te wijzigen wanneer er nog geen gefiatteerde realisaties aanwezig zijn op dit project. Middels deze optie kunt u aangeven hoe u de realisaties op dit project wilt verdichten.

Sectie MRP

Status

E-Project kent geen historie. Alle gegevens worden centraal in 1 database opgeslagen. Door gebruik te maken van een status kan er toch onderscheid gemaakt worden tussen de diverse projecten. Er zijn 4 statussen die kunnen worden toegekend:

• Actief: een lopend project, waarop kosten en uren geboekt kunnen worden. Deze status is van toepassing op een project waarop realisaties en activiteiten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld wanneer de verkooporder voor het project is aangemaakt en de planning is goedgekeurd. Op projecten met deze status kunnen alle activiteiten worden geregistreerd en kunt u boekingen invoeren voor dit project en kunt u boekingen koppelen aan dit project.
• Geblokkeerd: Wanneer een project geblokkeerd is kunnen er geen boekingen worden gemaakt voor het project vanuit de projectmodule. Tevens kunt u de gekoppelde verkooporder niet meer wijzigen. Bestaande boekingen voor dit project kunt u nog steeds verwerken. Wanneer deze boekingen zijn verwerkt kan het OHW bedrag worden vrijgegeven. Wel is het mogelijk om financiële boekingen in te voeren op een geblokkeerd project en kunt u financiële boekingen koppelen aan een geblokkeerd project. Het gaat dan om het boeken in bijvoorbeeld het memoriaal-, inkoop- of verkoopdagboek. Het invoeren van facturen orders en offertes voor een geblokkeerd project is niet mogelijk.
• Afgehandeld: Wanneer het project is afgehandeld worden er geen activiteiten meer geregistreerd op het project. Alle gekoppelde kindprojecten, verkooporders, facturen, interne orders, bestellingen en productieorders zijn afgehandeld en er zijn geen resterende bedragen op de OHW rekening. Daarnaast kunt u financiële boekingen invoeren op een afgehandeld project en kunt u financiële boekingen koppelen aan een afgehandeld project. Hierbij verschijnt wel een melding dat het project is afgehandeld. Daarnaast kunt u ook facturen invoeren voor afgehandelde projecten, maar is het invoeren van orders en offertes voor een afgehandeld project niet mogelijk.
• Voorgesteld: Het project is nog niet actief. U heeft bijvoorbeeld al wel de voorcalculatie in de vorm van een budget ingevoerd. U kunt een offerte of verkooporder aanmaken voor een voorgesteld project.

Hieronder ziet u een overzicht van welke acties mogelijk zijn bij elke status van het project:

Actie/Status	Voorgesteld	Actief	Geblokkeerd	Afgehandeld
Gegevens op de projectkaart aanpassen
Verkoooporder wijzigen
Medewerkers plannen
Realisaties/leveringen
Fiatteren realisaties/additionele kosten				*2
Verwijderen realisaties/additionele kosten				*2
Facturen genereren
Facturen fiatteren
Facturen definitief afdrukken
OHW genereren
OHW vrijvallen
Bestelling aanmaken
Goederen ontvangen
Inkoopfactuur invoeren				*1
Betaling verwerken
Bankontvangsten invoeren				*1
Memoriaalboeking invoeren				*1

* 1, Er verschijnt een melding dat het project is afgehandeld, maar u kunt wel verder gaan.
* 2, U kunt een project niet afhandelen wanneer er nog zaken open staan (niet gefiatteerd zijn). Er kunnen dus ook geen zaken gefiatteerd of verwijderd worden omdat die er niet kunnen zijn.

Percentage gereed

In dit veld kunt u het percentage gereed van het project aangeven. Deze waarde, die u handmatig kunt vullen, geeft u een indicatie van de voortgang van het project. Dit veld is alleen aanwezig voor projecten met een van de volgende OHW-methoden:

• Afgehandelde contractmethode
• Nee: OHW
• Te Factureren
• Percentage gereed kostenerkenning (budget)
• Percentage gereed omzeterkenning (budget)

Gepland

Hier kunt u de geplande start- en einddatum van het project opgeven. Achter deze veld wordt het geplande aantal dagen getoond. Wanneer u dit veld leeg laat, dan vult het systeem automatisch de datum van vandaag als startdatum. Als einddatum vult het systeem dan automatisch dezelfde dag in de eerstvolgende maand. Het datumtraject dat u hier opgeeft is informatief. Bij enkele overzichten kunt u in de selectiecriteria filteren op de geplande datum van het project.

Kosten (Schatting)

Hier kunt u het geschatte kosten aangeven voor het geopende project. Dit veld is alleen zichtbaar bij projecttype 'Training'.

Aantal

Hier kunt u het geschatte aantal van uren of materiaal ingeven voor het geopende project. Deze optie is alleen zichtbaar bij projecttype 'Training'.  

Eindproduct

In dit veld kunt u het eindproduct van het project invullen. Wanneer er geen uitvoerproduct van toepassing is kunt u dit veld leeg laten. Voor projecten van het type 'Training' is dit veld verplicht. Daarnaast kunt u voor deze projecten allen artikelen selecteren m.u.v. conditie artikelen. Voor projecten van het type 'Intern' kunt u hier alleen standaard artikelen selecteren.

Sectie Financieel

Inclusief: Kinderen

Door het aanvinken van deze optie worden tevens de gebudgetteerde en werkelijke bedragen van de kindprojecten in de totalen opgenomen. Tevens is deze instelling van toepassing op welke gegevens er worden getoond bij de regels 'OHW productie' en 'OHW anders'.

Planning

In de kolom planning staan de gebudgetteerde bedragen per regel.

Werkelijke

In deze kolom staan de werkelijke bedragen per regel.

Verschil

In de kolom 'Verschil' staat per regel het verschil van het bedrag uit de kolom 'Werkelijk' minus het bedrag uit de kolom 'Planning'.

Uitleg per regel:

• Opbrengst: De planningkolom laat het totale omzetbedrag zien dat gebudgetteerd is op basis van aantal, korting en verkoopprijs. Het bedrag in de kolom 'Werkelijk' laat het werkelijke bedrag laat zien dat gefactureerd is. Dit betreft boekingen op rekeningen van het type 'Omzet'.
• Kosten: De planningkolom geeft het totaalbedrag van kosten weer dat gebudgetteerd is gebaseerd op het aantal en kostprijs (van bijvoorbeeld een uurartikel). De kolom 'Werkelijk' geeft het werkelijke bedrag van kosten weer gebaseerd op de geregistreerde realisaties. Dit betreft boekingen op rekeningen van het type 'Kosten'.
• Resultaat: Geeft het verschil tussen de opbrengst en kosten weer. Resultaat = (Werkelijke omzet - OHW omzet) - (Werkelijke kosten - OHW kosten).
• Marge: De ratio tussen opbrengst en kosten.
• Inkoop/ Productie: De planningkolom geeft de gebudgetteerde kosten voor de productieorder en de werkelijke kolom geeft de werkelijke kosten van de afgehandelde productieorder. Dit veld is alleen zichtbaar bij projecten met type 'Productie'.
• OHW: Deze regel toont het OHW bedrag voor het betreffende project.
• Omzet OHW: Deze regel wordt alleen getoond voor projecten met de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten overboeken' of 'OHW kosten en opbrengsten'. In deze regel wordt het totale werkelijke bedrag getoond voor alle transacties die zijn geboekt op dit project en de 'Omzet OHW'-rekening uit de projectinstellingen. Standaard wordt hier 0 getoond.
• Kosten OHW: Deze regel wordt alleen getoond voor projecten met de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten overboeken' of 'OHW kosten en opbrengsten'. In deze regel wordt het totale werkelijke bedrag getoond voor alle transacties die zijn geboekt op dit project en de 'Kosten OHW' rekening uit de projectinstellingen. Standaard wordt hier 0 getoond.
• OHW Productie: Deze regel wordt alleen getoond voor projecten met de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten overboeken' of 'OHW kosten en opbrengsten' en wanneer de optie 'Inclusief kinderen' is aangevinkt. In deze regel wordt het totale werkelijke bedrag getoond voor alle transacties die zijn geboekt op dit project en de 'Productie : OHW'-rekening uit de grootboekinstellingen. Standaard wordt hier 0 getoond.
• OHW anders: Deze regel wordt alleen getoond voor projecten met de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten overboeken' of 'OHW kosten en opbrengsten'.Wanneer de optie 'Inclusief kinderen' is uitgevinkt wordt hier het totale werkelijke bedrag getoond voor alle transacties op dit project die niet zijn geboekt op de 'Omzet OHW'-rekening, 'Kosten OHW' rekening of de 'Productie : OHW'-rekening uit de projectinstellingen en grootboekinstellingen. Standaard wordt hier 0 getoond. Wanneer de optie 'Inclusief kinderen' is aangevinkt wordt hier het totale werkelijke bedrag getoond voor alle transacties op dit project en de 'Onderhanden werk (Saldo)'-rekening uit de projectinstellingen. Standaard wordt hier 0 getoond.
• Resultaat + OHW: In deze regel wordt het werkelijke financiële resultaat en de werkelijke bedragen van al het onderhanden werk getoond. Resultaat + OHW = Werkelijke omzet - Werkelijke kosten - OHW productie.

Sectie Conditie

In het overzicht in sectie Condities worden de termijnen van de geselecteerde project weergegeven. Dit overzicht is zichtbaar bij de projecttypes 'Nacalculatie', 'Vast', 'Productie' en 'Training'.

Genereren: Factuur

Wanneer u een termijn geselecteerd heeft dan kunt u door middel van deze knop een factuur genereren voor het geselecteerde termijn. De knop is alleen actief wanneer een termijn geselecteerd wordt die nog niet gefactureerd is.

Notitie

In dit veld kunt u notities toevoegen aan het project. Door middel van de knop  'Tijdstempel' kunt u een tijdstempel toevoegen aan de notitie.

Afbeelding

Hier kunt u een afbeelding toevoegen aan het project. Wanneer u op deze knop klikt kunt u de afbeelding opzoeken en toevoegen aan het projectonderhoud.