Exact Financials

Balansen

Introductie

Dit document beschrijft het werken met balansoverzichten. De balansoverzichten geven een algemeen overzicht van de financiële situatie van een bedrijf op een gegeven moment, door de saldi van sommige of alle grootboekrekeningen te laten zien. De bekendste overzichten zijn:

• Winst-en-verliesrekening. De winst-en-verliesrekening wordt gebruikt om de winst van een bedrijf te bepalen door de opbrengsten en de kosten te vergelijken.
• Balans. De balans laat de activa en de verplichtingen van een administratie zien. Een openingsbalans wordt aan het begin van elk boekjaar samengesteld en een sluitingsbalans aan het eind van het jaar. De sluitingsbalans is hetzelfde als de openingsbalans van het volgende boekjaar.

Het is gebruikelijk om balansoverzichten op te tekenen in de loop van het boekjaar, omdat de financiële situatie van een bedrijf voortdurend interessant is. Voordat de balans en de winst-en-verliesrekening worden gegenereerd, dient u eerst een proefbalans op te stellen. Voor het corrigeren van de proefbalans wordt gebruik gemaakt van voorlopige boekingen.

U kunt in Exact Financials verschillende balansoverzichten genereren. Hoe de gegevens in deze overzichten worden gerangschikt en weergegeven, hangt af van de volgende factoren:

• Het verdichtingsschema dat u hanteert en de subtotaalrekeningen die u gebruikt.
• De aard van de desbetreffende grootboekrekening: het kan gaan om een balansrekening of een winst- en verliesrekening.
• De lay-outs zoals u deze heeft gedefinieerd in [Finance: Grootboek, Balansen].

In [Finance: Grootboek, Balansen] vraagt u met behulp van de lay-outs uw balansgegevens op voor:

• Proef en saldibalans. Om de debet en credit bedragen per grootboekrekening te tonen en de balans.
• Balans/Winst& Verlies rekening. Om de balans en de winst-en-verliesrekening te tonen.
• Verdichte balans. Om een balans te tonen inclusief subtotalen en hoofdverdichtingen en verdichtingen.
• Uitgebreide balans. Om de debet en credit bedragen per grootboekrekening te tonen en de balans per hoofdverdichtingen en verdichtingen.
• Structuur balans. Voor deze balans dient u eerst een structuur te creëren. Deze balans kan bijvoorbeeld data bevatten op kostenplaats en kostendrager niveau.

Om deze balansen te kunnen gebruiken, dient u eerst lay-outs aan te maken. U hoeft niet alle lay-outs zelf aan te maken. Er wordt een aantal lay-outs standaard meegeleverd.

Uitleg van de velden

Wanneer u gaat naar [Finance: Grootboek, Balansen] ziet u een lijst met lay-outs. Deze lijst bevat de standaard lay-outs die worden meegeleverd door Exact, maar ook de door u zelf aangemaakte lay-outs. Selecteer de gewenste lay-out of kies voor 'Nieuw' om een nieuwe lay-out aan te maken. De werking van het overzicht 'Balansen' is gelijk aan de werking van de andere overzichten binnen Exact Financials Enterprise. Een toelichting op de belangrijkste/ afwijkende velden op het tabblad 'Criteria':

Sectie Selectie

Grootboekrekening: Groep
Via 'Grootboekrekening: Groep' bepaald u met welke structuur uw balansoverzicht wordt weergegeven. Indien u zelf structuren aan heeft gemaakt, kunt u hier de gewenste structuur selecteren. Eventueel kunt u een subselectie van de structuur selecteren in de twee velden onder het hoofdveld.

Wanneer u de balans en winst-en-verliesrekening wilt weergeven middels het standaard verdichtingsschema op basis van de door u aangemaakte (hoofd)verdichtingen, laat u het selectieveld leeg. U dient dan alleen te groeperen op 'Grootboekrekening: Groep'. Middels het cijfer achter het selectieveld geeft u aan tot welk niveau verdicht moet worden, waarbij 1 het meest verdicht betekent. Het meest gebruikte niveau is 3, dit houdt in dat de totalen van de grootboekrekeningen, verdichtingen en balans & winst-en-verliesrekening worden weergegeven.

Sectie Voorkeuren

Proef- en saldibalans
Als u deze optie markeert wordt niet gesorteerd op het type grootboekrekening (balans / winst & verlies). Sortering vindt plaats op grootboekrekening. Er wordt geen saldo winst en verlies berekend. 

Gebruik: Subtotaalrekening
Heeft u subtotaalrekeningen gedefinieerd en wilt u deze tonen in uw balansoverzicht, vink dan deze optie aan.

Tonen: Alle grootboekrekeningen
Als u deze optie markeert worden alle grootboekrekeningen getoond ongeacht of er een saldo of mutaties op een rekening bestaan. Als u deze optie niet aanvinkt toont de belans alleen grootboekrekeningen waarop mutaties zijn gemaakt.

Sectie Groeperen

Grootboekrekening: Groep
Groepeer op 'Grootboekrekening: Groep' om het balansoverzicht weer te geven volgens het door u gedefinieerde verdichtingsschema.

Meer informatie over het werken met overzichten vindt u in de volgende documenten:

• Overzichten
• Overzichtenlay-outs  

Exact Financials Enterprise > Finance > Balans