Exact Financials (v3)

Purchase Manual - Bestellingen invoeren

Bestellingen invoeren

Als u goederen of diensten wilt afnemen bij een van uw crediteuren, dient u een bestelling in te voeren en deze naar uw crediteur te sturen. Deze paragraaf beschrijft hoe u bestellingen kunt invoeren. Uw bestelling voert u in met de functie [Processen, Bestellingen, Invoeren bestellingen]. In dit menupad kunt u ook bestellingen corrigeren, wijzigen of verwijderen.

Bestelnummer

Dit is het nummer dat aan uw bestelling wordt toegekend. Accepteer het ingegeven nummer voor de nieuwe bestelling. Met dit nummer kunt u de bestelling opnieuw oproepen als u er iets in wilt wijzigen. In de inkoopinstellingen [Bestand, Administratie instellingen, Inkoopinstellingen] kunt u het bestelnummer definiëren dat hier vervolgens voorgesteld wordt. Voor een nieuwe bestelling zal dit nummer automatisch met '1' verhoogd worden. Als u voor een nieuwe bestelling een ander nummer wilt gebruiken dan hier als standaard wordt weergegeven, dient u het bestelnummer in de inkoopinstellingen te wijzigen. Als u dat niet in de instellingen doet, komt Exact automatisch op met het nummer volgend op het nummer in de instellingen en niet volgend op het nummer dat u hier handmatig heeft ingegeven.

Status

Dit veld geeft de status van de bestelling aan. Een bestelling kan de volgende statussen hebben:

Nieuw: als u de bestelling aan het invoeren bent.
Ingevoerd: nadat u de bestelling heeft ingevoerd.
Terug naar auteur: de bestelling is niet goedgekeurd en dient gewijzigd te worden.
Opnieuw ingevoerd: nadat wijzigingen zijn aangebracht in bestellingen die waren teruggestuurd naar de auteur.
Gefiatteerd: nadat de bestelling gefiatteerd is. Hij is nu klaar om afgedrukt te worden.
Afgekeurd: de bestelling is afgekeurd en naar de historie gestuurd. Hij kan niet meer opgeroepen worden.
Geplaatst: de bestelling is afgedrukt. Als u geen gebruik maakt van bevestiging wordt de bestelling meteen verwerkt. Anders is hij klaar om bevestigd te worden, waarna hij eveneens verwerkt wordt.
Bevestigd: de bestelling is bevestigd en naar de historie gestuurd.
Verworpen: de bestelling wordt bij het bevestigen niet bevestigd, maar afgekeurd door de crediteur.
In gebruik: als een gebruiker iets in de bestelling aan het wijzigen is.

Als een bestelling de status 'Ingevoerd', 'Terug naar auteur' of 'Opnieuw ingevoerd' heeft, kunt u haar wijzigen.

Crediteur

Hier vult u de crediteur in bij wie u een bestelling wilt plaatsen.

Klant

Hier wordt het klantnummer weergegeven waaronder u bekend bent bij deze crediteur.

Tabblad - algemeen

Inkoper

Hier wordt als standaard de inlognaam weergegeven van de gebruiker die is ingelogd. U kunt deze naam wijzigen en kiezen uit alle gebruikers die zijn aangemaakt in [Management, Systeem, Autorisatie, Rechtenbeheer] in het Systeem menu.

Kenmerk

U kunt meerdere kenmerken voor een bestelling invullen. Deze kenmerken worden gebruikt in overzichten en in de lay-out van de bestelling.

Tekstcode

Hier kunt u de code van de tekst ingeven die u aan de bestelling mee wilt geven. U kunt de code alleen wijzigen als u het veld 'Wijzigen' achter 'Tekstcode' heeft aangekruist in de inkoopinstellingen. Deze teksten zijn min of meer vast, maar niet zo vast dat u ze aan de lay-out zou willen toevoegen. Bijvoorbeeld: Bestelvoorwaarden of "De beste wensen voor het nieuwe jaar". U kunt de teksten aanmaken in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Algemene tekstcodes]. Zie Algemene tekstcodes.

Code extra omschrijving

Hier wordt standaard de code van de extra omschrijving weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld. Als u geen extra omschrijving aan de crediteur heeft gekoppeld, kunt u hier een omschrijving naar keuze selecteren. U kunt de code alleen wijzigen als u 'Wijzigen crediteurengegevens' heeft aangekruist in de inkoopinstellingen. U kunt een extra omschrijving aan een crediteur koppelen in [Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren] in het Finance menu. Zie Extra omschrijvingen.

Selectiecode

U kunt hier zelf het selectiecriterium kiezen dat u graag wilt gebruiken. Een selectiecode wordt gebruikt om bestellingen te groeperen.

Voorbeeld

U zou bijvoorbeeld een '1' kunnen geven aan alle bestellingen die op maandag de deur uit moeten, een '2' aan alle bestellingen die op dinsdag de deur uit moeten, etc.

Valuta

De valuta die hier wordt weergegeven, is de valuta die u aan de crediteur heeft gekoppeld. U kunt een valuta aan een crediteur koppelen in [Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren] op het tabblad 'Boekstuk' in het Finance menu. Als u geen valuta aan deze crediteur heeft gekoppeld, wordt de standaard valuta uit de financiële instellingen [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Verwerken' in het Finance menu, weergegeven. U kunt de valuta wijzigen als u 'Wijzigen crediteurengegevens' heeft aangekruist in de inkoopinstellingen. Zie Inkoopgegevens crediteuren.

Koers

Hier wordt de koers weergegeven van de ingevulde valuta, ten opzichte van de Euro. De koersen van EMU-valuta kunnen niet gewijzigd worden, nadat u de Euro wizard gedraaid heeft. U kunt dit veld wijzigen als u deze instelling 'Wisselkoers wijzigen' in de inkoopinstellingen aankruist. Voor deze valuta dient dan wel de instelling 'Variabele dagkoers' in [Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta] in het Finance menu aangekruist te zijn.

Tabblad - bestellings-/leveringsgegevens'

Datum

Vul onder 'Bestelling' de datum van de bestelling in en onder 'Levering' de datum waarop de bestelling geleverd zal worden.

Wijze

Vul onder 'Bestelling' de wijze van bestellen in en onder 'Levering' de wijze waarop de bestelling geleverd zal worden. Zie Lever-/Bestelwijzen.

Adres

Vul onder 'Bestelling' het adres in van het filiaal van de crediteur waar u de bestelling plaatst en onder 'Levering' het adres waar de bestelling geleverd dient te worden. In de adresgegevens kunt u bijvoorbeeld ook de contactpersoon bij uw crediteur weergeven.

Als u in dit veld niets ingeeft, wordt het standaard adres uit de stamgegevens van uw crediteuren weergegeven. Uw eigen adres wordt dan standaard uit de administratiegegevens weergegeven. Zie Lever-/Besteladressen voor debiteuren en crediteuren. Zie ook Leveradressen voor bestellingen.

Tabblad - regels

Bestelregel

Als u een nieuwe bestelregel wilt aanmaken, accepteert u dan het aangegeven nummer. U kunt hier ook het nummer ingeven van de bestelregel die u wilt wijzigen.

Artikel/Tekstregel

Vul hier in of u een bestelregel aan wilt maken voor een artikel of voor een tekstregel.

Als u voor Artikel kiest, dient u het artikel in te vullen dat u wilt bestellen. Vervolgens dient u een externe artikelcode in te geven en een omschrijving. Als het artikel dat u selecteert een tekstartikel is, wordt hier in plaats van een omschrijving, de tekstregel weergegeven die u heeft ingevoerd toen u het artikel aanmaakte. U kunt tekst aan deze tekstregel toevoegen op de underscores '_'.
Als u voor Tekstregel kiest, dient u vervolgens een artikelgroep en een tekstregel in te geven.

Externe artikelcode

U kunt aan uw artikelen een externe artikelcode geven. Dit is de code die uw crediteur aan het artikel geeft. Een externe artikelcode is gekoppeld aan een extra omschrijving in [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] op het tabblad 'Extra omschrijving'. Een extra omschrijving kan vervolgens aan een crediteur gekoppeld worden in [Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren]. Als u een bepaald artikel bij meerdere crediteuren kunt bestellen, kunt u op deze wijze een artikel dus meerdere externe artikelcodes geven.

Als de extra omschrijving die u op het tabblad 'Algemeen' van de bestelling heeft ingevoerd, aan het artikel gekoppeld is dat u bestelt, zal de externe artikelcode die aan deze extra omschrijving gekoppeld is hier ingegeven zijn. U kunt de code eventueel wijzigen. Als de extra omschrijving niet aan een artikel gekoppeld is of er is geen externe artikelcode aan gekoppeld, kunt u hier zelf een code ingeven.

Ontvangst

Afhankelijk van wat u heeft aangegeven bij het artikel dat u heeft aangemaakt, is deze instelling standaard aan als u met ontvangsten wilt werken of uit als u dat niet wilt. U kunt hier alsnog kiezen of u bij deze bestelregel met of zonder ontvangst wilt werken, als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen artikelgegevens' heeft aangekruist.

Aantal

Vul hier het aantal voor deze bestelregel in.

BTW-code

Hier wordt standaard de BTW-code weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld. Als u aan deze crediteur geen BTW-code heeft gekoppeld, wordt de BTW-code weergegeven die u aan het artikel heeft gekoppeld. U kunt deze BTW-code wijzigen als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen artikelgegevens' heeft aangekruist.

Gewenste leverdatum

Vul hier de datum in waarop u wilt dat de bestelling geleverd wordt.

Prijs

In dit veld wordt standaard de prijs van het artikel weergegeven, zoals u dat heeft ingevoerd toen u het artikel aanmaakte. De prijs wordt weergegeven in de valuta die u voor deze bestelling gebruikt. U kunt deze prijs handmatig wijzigen als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen artikelgegevens' heeft aangekruist.

Tabblad - koppelingen

Project

U kunt deze bestelling aan een project koppelen, als de goederenrekening die u aan de artikelgroep heeft gekoppeld, waaraan het artikel of de tekstregel van deze bestelregel gekoppeld is, een projectrekening is. Dat kunt u definiëren in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] in het Finance menu. In de financiële instellingen [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Verwerken' dient u tevens aangegeven te hebben dat u gebruik wilt maken van een koppeling met project. Het veld 'Project' dient dan op {Verplicht} of {Facultatief} te staan.

Vul hier het project in waarvoor deze bestelregel bedoeld is.

Kostensoort

Vul hier kostensoort in van het type {Direct}. Bijvoorbeeld Directe kosten. Zie de Project help file voor meer informatie over kostensoorten.

Kostenplaats

Omschrijving

Deze omschrijving bestaat uit het bestelnummer plus het kenmerk dat u heeft ingevuld op het tabblad 'Algemeen'.

Tabblad - analytisch

Kostenplaats

Hier wordt standaard de kostenplaats weergegeven die u in de projectstamkaart, in [Projecten, Stamgegevens, Onderhoud, Projectstamkaarten] in het Project menu, aan het project heeft gekoppeld dat u op het vorige tabblad ingevuld heeft. Als u geen kostenplaats aan het project heeft gekoppeld of u maakt geen gebruik van een koppeling met Exact Project C/S, wordt hier als standaard de kostenplaats uit de inkoopinstellingen weergegeven. U kunt deze standaard kostenplaats wijzigen als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen' achter 'Kostenplaats' heeft aangekruist. In de financiële instellingen [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Verwerken' kunt u aangegeven of het gebruik wilt maken van kostenplaatsen. Als u voor {Verplicht} heeft gekozen, bent u hier verplicht om een kostenplaats in te vullen.

Ten minste een van de grootboekrekeningen onder 'Inkoop/Verkoop' en 'Inkoop' in onderhoud artikelgroepen [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelgroepen] dient een kostenplaatsrekening te zijn. Dat geldt voor de grootboekrekeningen van de artikelgroep die aan de tekstregel of het artikel gekoppeld is die in deze bestelregel ingevoerd is.

Kostendrager

Hier wordt standaard de kostendrager weergegeven, die u aan het te bestellen artikel heeft gekoppeld. Als u geen kostendrager aan het artikel heeft gekoppeld, wordt als standaard de kostendrager uit de inkoopinstellingen weergegeven. U kunt deze standaard kostendrager wijzigen als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen' achter 'Kostendrager' heeft aangekruist. In de financiële instellingen [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Verwerken' kunt u aangegeven of het gebruik wilt maken van kostendragers. Als u voor {Verplicht} heeft gekozen, bent u hier verplicht om een kostendrager in te vullen.

Ten minste een van de grootboekrekeningen onder 'Inkoop/Verkoop' en 'Inkoop' in onderhoud artikelgroepen [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelgroepen] dient een kostendragerrekening te zijn. Dat geldt voor de grootboekrekeningen van de artikelgroep die aan de tekstregel of het artikel gekoppeld is die/dat in deze bestelregel ingevoerd is.

Multidimensie

Hier worden alle dimensies weergegeven die u heeft aangemaakt in [Bestand, Administratie instellingen, Instellingen meerdimensionaal boeken] en [Tabellen, Onderhoud, Dimensies].

Ten minste een van de grootboekrekeningen onder 'Inkoop/Verkoop' en 'Inkoop' in onderhoud artikelgroepen [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelgroepen] dient een multidimensierekening te zijn. Dat geldt voor de grootboekrekeningen van de artikelgroep die aan de tekstregel of het artikel gekoppeld is die/dat in deze bestelregel ingevoerd is.

Locatie

Hier wordt als standaard de locatie weergegeven die u aan het artikel gekoppeld heeft dat u in deze bestelregel heeft ingevoerd. U kunt deze locatie wijzigen als u in de inkoopinstellingen zowel 'Wijzigen artikelgegevens' als 'Wijzigen' bij het veld 'Locatie' heeft aangekruist. De locatie wordt gebruikt voor de afdeling die de bestelling geplaatst heeft. Als u in plaats van een artikel een tekstregel ingevoerd heeft, blijft dit veld leeg.

Tabblad - korting

Prijslijst

Hier wordt standaard de prijslijst weergegeven die u aan de crediteur gekoppeld heeft. U kunt deze prijslijst wijzigen als u in de inkoopinstellingen 'Wijzigen crediteurengegevens' heeft aangekruist. Zie Prijslijsten.

Kortingssoort

Selecteer het soort korting dat u wilt geven. U kunt kiezen uit {Bedrag} of {Percentage}.

Regelkorting

Voer hier het kortingspercentage of -bedrag in. Wat u hier invult is afhankelijk van uw keuze in het vorige veld.

Berekeningsmethode

Selecteer een berekeningsmethode. U kunt kiezen uit: {Staffelkorting over regelkorting}, {Regelkorting over staffelkorting} of {Staffelkorting plus regelkorting}.

'Staffelkorting over regelkorting' betekent dat de regelkorting eerst van het orderbedrag wordt afgetrokken en dat vervolgens de staffelkorting wordt berekend.
'Regelkorting over staffelkorting' betekent dat de staffelkorting eerst berekend wordt. Regelkorting wordt vervolgens over het resultaat berekend.
'Staffelkorting plus regelkorting' betekent dat beide kortingen worden berekend en bij elkaar worden opgeteld. Het resultaat wordt afgetrokken van het orderbedrag.

Tabblad - Totaal

Factuurkorting %

Hier wordt als standaard het kortingspercentage weergegeven dat aan de crediteur is gekoppeld in [Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren] op het tabblad 'Factuur' in het veld 'Kortingspercentage'. Als u geen kortingspercentage aan de crediteur heeft gekoppeld, kunt u zelf een percentage ingeven van de korting die u over de factuur gaat krijgen, als u in de inkoopinstellingen 'Wijzigen crediteurengegevens' heeft aangekruist. Deze korting staat los van de korting in de regels, de betalingskorting en kredietbeperking.

Kostencode

Hier wordt standaard de kostencode weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld, evenals de order- en vrachtkosten die u aan deze kostencode gekoppeld heeft en ook de BTW-codes die u aan de order- en vrachtkosten heeft gekoppeld. Als u geen kostencode ingeeft, kunt u zelf de order- en vrachtkosten bepalen. U kunt de standaard kostencode wijzigen als u in de inkoopinstellingen zowel 'Wijzigen crediteurengegevens' als 'Wijzigen' achter 'Kostencode' heeft aangekruist. Zie Kostencodes.

Orderkosten

De orderkosten worden automatisch getoond als u een kostencode heeft geselecteerd waaraan ook orderkosten zijn gekoppeld. U kunt deze orderkosten niet wijzigen. Als u geen gebruik maakt van een kostencode, kunt u zelf de orderkosten bepalen.

BTW-code

De BTW-code zal automatisch worden getoond als u een kostencode heeft geselecteerd. Het is de BTW-code die u aan de crediteur gekoppeld heeft en als u geen code aan de crediteur gekoppeld heeft, is het de BTW-code die aan de kostencode gekoppeld is.

Als u geen kostencode ingeeft, wordt als standaard de BTW-code getoond, die u aan de crediteur heeft gekoppeld en als u geen code aan de crediteur heeft gekoppeld dan is de BTW-code standaard '0'. U kunt de BTW-code alleen wijzigen als u geen kostencode heeft ingegeven en als u in de inkoopinstellingen 'Wijzigen crediteurengegevens' heeft aangekruist.

Vrachtkosten

De vrachtkosten worden automatisch getoond als u een kostencode heeft geselecteerd waaraan ook vrachtkosten zijn gekoppeld. Als u geen gebruik maakt van een kostencode, kunt u zelf de vrachtkosten bepalen.

BTW-code

De BTW-code zal automatisch worden getoond als u een kostencode hebt geselecteerd. Het is de BTW-code die u aan de crediteur gekoppeld heeft en als u geen code aan de crediteur gekoppeld heeft, is het de BTW-code die aan de kostencode gekoppeld is.

Als u geen kostencode ingeeft, wordt als standaard de BTW-code getoond, die u aan de crediteur heeft gekoppeld en als u geen code aan de crediteur heeft gekoppeld dan is de BTW-code standaard '0'. U kunt de BTW-code alleen wijzigen als u geen kostencode hebt ingegeven en als u in de inkoopinstellingen 'Wijzigen crediteurengegevens' heeft aangekruist.

Op dit tabblad kunt u ook de regelbedragen en de totale bedragen vinden van de bestelling.

Tabblad - Notities

Op dit tabblad kunt u extra notities kwijt die u aan de bestelling wilt toevoegen.

Onderaan het scherm staat de knop 'Verwijderen'. Met deze knop kunt u een bestelling verwijderen als deze de status 'Ingevoerd', 'Terug naar auteur' of 'Opnieuw ingevoerd' heeft. Als u alleen een bestelregel wilt verwijderen, dient u in het tabblad 'Regels', 'Koppelingen', 'Analytisch' of 'Korting' te gaan staan en vervolgens op deze knop te klikken.

Purchase Manual > Inhoud > Bestellingen > Bestellingen invoeren

XMNineSevenMX

Main Category:	Support Product Know How	Document Type:	Online help main
Category:	On-line help files	Security level:	All - 0
Sub category:	Details	Document ID:	06.843.248
Assortment:	Exact Financials (v3)	Date:	21-02-2006
Release:		Attachment:
Disclaimer

Tags	Support Product Know How-On-line help files-Details